PROCESY PROJEKTOVÉHO MANAGEMENTU

1. PROCESY PROJEKTOVÉHO MANAGEMENTU Přednášky 7 - 11 Doc. Ing. Hana Bartošová, CSc. Ing. Mgr. Jan Bartoš

2. Plánování projektu • Jedním z hlavních předpokladů efektivního řízení projektu je dělat věci správně hned napoprvé • Projektový plán zahrnuje: • CO • KDO • KDY

3. Plánování projektu • Čeho se má dosáhnout? • Cíle • Strategie • Co a kdo? • Matice zodpovědnosti • Kdy? • Časové plánování (čas činností • a logické vazby) • Co? • Strukturovaná dekompozice • činností projektu • Za kolik? • Plán zdrojů a nákladů • Kdo? • Dekompozice organizační • struktury • Co když? • Identifikace rizik • Pravděpodobnost výskytu

4. 1 Problém 6 cíle, výstupy, přínosy Kontrola a hodnocení 2 5 Odhad rizik Vytvoření projektu 3 Rozpočet a finance 4 Plánování projektu

5. Vytvoření plánu projektu 1. Identifikování projektových činností 2. Odhad doby trvání činností 3. Určení požadavků na zdroje 4. Vytvoření/analýza síťového grafu 5. Příprava návrhů pro projekt

6. Časové plánování 1. Identifikace logických vazeb mezi činnostmi 2. Určení pracnosti jednotlivých činností 3. Stanovení doby trvání jednotlivých činností 4. Určení požadavků na zdroje a sestavení rozpočtu nákladů

7. Plánování projektu Vkládání rezerv? 1. Individuální odhady časových a finančních rezerv jednotlivými pracovníky (rezervy se pak vrší) 2. Rezerva 5-10% u každého úkolu v síti 3. Přidání neplánovaných (doufáme, že fakticky nepotřebných) činností 4. Přidání věrohodných, ale ne nutných úkolů ke konci projektu 5. Přidání co nejpřesnější rezervy v %

8. Plánování projektu Důvody pro vkládání rezerv 1. Poruchy komunikace 2. Prodlevy v procesu schvalování 3. Chyby / omyly 4. Pracovní neschopnost / dovolené 5. Administrativní průtahy 6. Nefunkčnost nových návrhů 7. Prostoje a poruchy (PC, technika…) 8. Zpoždění dodavatelů...

9. Rozpad (dekompozice) projektu(WorkBreakdownStructure) Rozpad podle: • Časové posloupnosti činností • Rozpadu produktu do hlavních částí • Podle funkcí produktu • Podle struktury nákladů • Podle organizační struktury

10. Rozpad (dekompozice) projektu(WORK BREAKDOWN STRUCTURE) Je východiskem pro: • … přiřazení zdrojů • … sestavení rozpočtu • … časový a kapacitní rozvrh • … posouzení rizik • … evidenci nákladů • … kontrolu stavu

11. Rozpad (dekompozice) projektu(WORK BREAKDOWN STRUCTURE) PROJEKT Etapa A Etapa B Etapa C Blok A.1 Blok A.2 Blok A.3 B.1 B.2 C.1 C.2 A.2.1 A.2.2 A.2.3 Dekompozice Popis úkolu Popis úkolu Popis úkolu A.2.2.1 A.2.2.2 Popis úkolu Popis úkolu V každé etapě se podrobně plánuje pouze etapa následující. Ostatní etapy se plánují orientačně. Realizace

12. Rozpad (dekompozice) projektu(WORK BREAKDOWN STRUCTURE)

13. Funkční rozpad (dekompozice) Výroba prototypu ultra lehkého letounu Plánování Vývoj Výroba Ověřovací zkoušky Činnosti Náklady Konstr. TPV Výroba Montáž Zkušeb. Úprava práce dílů lety dokum.

14. Funkční rozpad (dekompozice) Vytvoření komplexního vzdělávání managerů Plánování Přípravná fáze Realizace Ověřovací zkoušky Činnosti Náklady Identifikace Screening Náčrt Náplň Pilotní Úprava nabídky kursů potřeb osnov kursy osnov na trhu

15. Předmětový rozpad Výroba prototypu ultra lehkého letounu Kabina Křídla Trup Podvozek Rám Skelet Rám Potahy Přepážky Potah Příď Hlavní

16. Předmětový rozpad Vytvoření komplexního vzdělávání managerů Kurs I. - Projektová příprava Kurs II. - Řízení lidských zdrojů Kurs III. - Dovednosti managera projekt příprava motivace odměňování vyjednávání komunikace realizace logframe nábor pravomoci time management prezentace

17. Hierarchický rozpad Výroba prototypu ultra lehkého letounu Obchod Výroba Provoz Kontrola Zásobovači Market. Konstr. Výr. Mechanici Piloti Státní Interní. prac. dělníci inspekce kontrola

18. Hierarchický rozpad Vytvoření komplexního vzdělávání managerů marketing příprava kurzů školení kontrola nábor informační. osnovy náplň zajištění lektoři zpětná vlastní kampaň přednášek vazba kontrola prostor prezentace

19. Členění do fází • Podle minulých zkušeností • Podle šablon pro typické projekty • Podle hlavních kontrolních termínů předepsaných zadavatelem • Podle principů dekompozice

20. Členění do fází Výhody: • Užitečné pro řízení projektu z pohledu vyšších vedoucích • Při plánování projektu – způsob jak jít od větších celků k detailu • Na některé fáze můžeme aplikovat podprojekty (i formou subdodávky) • Efektivní vytváření variantních plánů • Zlepšení kontroly dílčích výsledků

21. Ganttův diagram (úsečkový graf)

22. Ganttův diagram (úsečkový graf) Činnosti A B C D E 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

23. Síťový graf - CPM CPM – popis Příloha 2 CPM výsledek ala bažant

24. Nejdříve možný začátek Nejdříve možný konec Činnost 4 Činnost 5 Činnost 6 Činnost 7 Nejpozději možný začátek Nejpozději možný konec Celková rezerva Síťový graf - CPM

25. Řízení nákladů projektu Cíl: zajistit dokončení dle rozpočtu 1. Plánování zdrojů 2. Odhady nákladů 3. Stanovení rozpočtu 4. Řízení a kontrola nákladů

26. Plánování nákladů a) Slouží ke stanovení výše nákladů, které bude zapotřebí vynaložit na realizaci projektu. b) 2 kroky: 1. Plánování celkových nákladů na projekt 2. Plánování nákladů na realizaci jednotlivých projektových činností

27. Odhad nákladů Vyplývá z naplánovaných zdrojů k provedení činností projektu: a) odhad nákladů odlišit od stanovení ceny b) jednotkové sazby užití zdrojů (hod, dny, kg, m2, Kč, …) c) zkušenost, účetnictví, parametrické modely (Kč/kg, Kč/m3, Kč/hod, ...) d) předpokládaný rozptyl (+/-, od-do), alternativy.

28. Odhad zdrojů • Proč odhadovat zdroje • podklad pro rozpočet • efektivní projektové řízení zdrojů • Co je dobrý odhad • nejpřesnější prognóza, jaké zdroje budou spotřebovány v projektu • stejná pravděpodobnost odchylky nahoru i dolů

29. Odhad zdrojů Co není odhad • hádání • dřívější odhad plus dřívější chyba • očekávaná odpověď • vytoužený cíl Metody odhadování • bottom-up • top-down • odhadovací databáze

30. Plánování zdrojů Vyplývá z definice činností, jejich sekvence a jejich délky k dosažení cíle projektu: 1. popis dostupných zdrojů a jejich množství 2. odhad dle minulých projektů, zkušenosti 3. vlastní zdroje, outsourcing, koupě, apod. 4. alternativy

31. Plánování zdrojů Materiální zdroje • cestovné • nákup vybavení • režijní náklady • subdodávky Je možné použít nějaký softwarový produkt (např. MS Project), který k jednotlivým činnostem přiřadí zdroje ze seznamu nákladů podle rozsahu činností.

32. Plánování zdrojů • lidské zdroje • mzdové náklady • člověkodny = persondays • využitelná pracovní doba = utilization rate • diety/ubytování a stravné – kalkuluje se podle zákona o cestovních náhradách

33. Tvorba rozpočtu a) Vyplývá z odhadu nákladů; přiřazuje náklady jednotlivým činnostem (kumuluje je v čase) b) Sčítá všechny odhadované náklady po etapách i celkem (v Kč, příp. v jiných parametrech) c) Slouží k měření, sledování a vyhodnocování nákladů (příp. toku hotovosti) projektu.

34. Tvorba rozpočtu • Náklady ≠ Financování • Problematické položky: • zisky • nepřímé náklady • náklady za provedení obchodu • náklady na všeobecnou administrativu • náklady na vývoj nových produktů a služeb • náklady na financování

35. Tvorba rozpočtu Rozpočet pro projektového managera • podrobnější • klasická forma je v softwarovém provedení

36. Tvorba rozpočtu Rozpočet pro zadavatele • strukturovaný rozpočet – určuje zadavatel • jen souhrnné kategorie • vázán smlouvou a závazný

37. Únor Leden Březen Duben Květen budoucí náklady 45000 5000 personální náklady 23000 23000 23000 23000 23000 všeobecné personální náklady věcné náklady 12000 14324 17890 23456 12001 všeobecné věcné náklady externí náklady 45000 23456 12456 0 2300 12345 450 3457 investiční náklady 123456 12346 12000 0 0 SOUČET 203456 101970 88691 59362 38458 Průběh financování 2001 Leden Únor Březen Duben Květen 88691 59362 38458 součet 203456 101970 příchod plateb 100000 130000 disponibilní saldo 46544 -55426 -44117 26521 likvidita 46544 -55426 -44117 26521 -11937 Financování

38. Průběh a ukončení projektu

39. Zahájení realizace plánu 1. Jmenování a zorganizování projektového týmu 2. Ustanovení provozních pravidel týmu 3. Přizpůsobení zdrojům pro projekt 4. Rozvržení pracovních etap 5. Matice odpovědnosti 6. Zdokumentování pracovních etap

40. Monitorování a kontrola průběhu 1. Stanovení systému informování o průběhu 2. Zavedení nástrojů nebo procesů kontroly průběhu 3. Definování způsobu řešení problémů a konfliktů 4. Monitorování postupu vs. plán 5. Revize projektových plánů 6. Prezentace po etapách

41. Uzavření projektu 1. Odsouhlasení výsledků zadavatelem 2. Kompletace projektové dokumentace 3. Po-projektový audit 4. Vydání závěrečné zprávy o projektu

42. Možná interní rizika 1.Neochota vyšších vedoucích delegovat příslušné pravomoci na Projekt Manažera 2.Nedocenění přínosu úspěšných projektů 3.Neposkytnutí osobní podpory členům týmu ze strany vyšších vedoucích 4.Vytvoření malého časové prostoru 5.Nepřiměřené sankce v případě neúspěchu

43. Řízení rizik

44. Řízení rizik • Řízení rizik je prostředkem, pomocí něhož je systematicky řízena neurčitost za účelem zvýšení pravděpodobnosti dosažení záměru projektu a projektových cílů • Veškeré řízení projektů je řízením rizik • Chopit se příležitosti, znamená podstoupit riziko.

45. Charakteristika rizika • Riziko projektu je nejistá událost nebo podmínka, která když nastane má pozitivní nebo negativní vliv na cíle projektu (PMBOK)

46. Charakteristika rizika • Riziko má příčinu a následek • Rizika jsou vnější a vnitřní • Rizika mají vztah k buď k procesům nebo produktům projektu • Rizika existují vždy • Předcházet pravděpodobným rizikům je efektivnější než řešit jejich následky • Ne všechna rizika jsou předvídatelná.

47. Druhy rizik • Technická • Ekonomická • Politická • Sociologická • Manažérská • Právní • Organizační • Finanční • Osobnostní

48. Kdo se má riziky zabývat? • Manažér projektu • Členové projektového týmu • Ten, kdo financuje projekt (sponzor) • Uživatel projektu • Kdokoli z dalších zainteresovaných stran Každý ze své pozice hájí své zájmy.

49. Vazba Riziko - Plánování DEFINOVÁNÍ PLÁNOVÁNÍ • Prohlášení o práci • Matice zodpovědnosti • Komunikační plán Všichni zainteresovaní odsouhlasí pravidla projektu • Schopnost dodání • Přístup k dodání • Zodpovědnosti • Monitorování rizika Řízení rizik Tvorba rozvrhu a rozpočtu Změny v rámci, dodání, zodpovědnostech, nákladech a rozvrhu, komunikačním plánu Nová rizika

50. Proces řízení rizika Identifikace rizika Vytvoření odezvy Kontrola Analyzujte projekt a identifikujte zdroje rizik • Definujte riziko, • vč. potenciálních • negativních vlivů • Přiřaďte k riziku • pravděpodobnost • jeho výskytu • Vytvořte strategii • ke snížení možné • škody • Implementujte • strategii snížení • rizika • Pokračujte ve • sledování projektu • a hledání nových • rizik Nová rizika Nová rizika