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Controladoria e Controles Internos Painel: Organização, Controle Interno e Controladoria

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Controladoria e Controles Internos Painel: Organização, Controle Interno e Controladoria. X Prolatino – Congresso Internacional de Contabilidade do Mundo Latino - Uberlândia – MG - 19/11/2009 -. Agenda. Momentos do controle interno Implantação de sistemas ERP Fechamentos mensais

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Presentation Transcript
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Controladoria e Controles Internos

Painel: Organização, Controle Interno e Controladoria

X Prolatino – Congresso Internacional de Contabilidade do Mundo Latino

- Uberlândia – MG - 19/11/2009 -

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Agenda
  • Momentos do controle interno
  • Implantação de sistemas ERP
  • Fechamentos mensais
  • Cartas de controle interno
  • Considerações finais
  • Objetivos da palestra
  • A Controladoria e as necessidades de controle
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Objetivos da palestra

2 – debater temas relevantes sobre organização, controladoria e controle interno

1 – contribuir para o sucesso do X Prolatino

3 – apresentar meu pensar sobre a contribuição da Controladoria para os controles internos

4 – interagir e aprender com os colegas da mesa de trabalhos

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Definições operacionais adotadas
  • Controladoria:
    • área e / ou função que apóia o processo de gestão, atende os agentes de mercado e realiza a implantação, manutenção e operação dos sistemas de informações operacionais e gerenciais (PELEIAS, 2002; BORINELLI, 2008)
  • Controle interno:
    • Conjunto de normas, procedimentos, instrumentos e ações adotados sistematicamente pelas empresas (PELEIAS, 2003)
  • Sistema de controle interno:
    • Combinação de políticas, procedimentos, sistemas operacionais, de informação e outros instrumentos, estabelecido e mantido pela administração (PELEIAS, 2003)
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Identificação das demandas de controle
  • Há duas necessidades de controle no cenário de negócios:
  • controle de gestão;
    • garantir a eficácia empresarial, obtendo resultados planejados, que permitam a sobrevivência, a continuidade e o crescimento;
  • controle interno:
    • garantir que as atividades resultantes das decisões tomadas ocorram em níveis de eficiência pelo melhor uso dos recursos à disposição dos gestores, para obter produtos e serviços.
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Controle da gestão
  • Deve fornecer informações para avaliar:
  • o desempenho dos gestores e áreas de responsabilidade:
    • identificar o resultado das decisões tomadas, em relação a planos pré-estabelecidos, por áreas e para toda a empresa;
  • o resultado de produtos e serviços:
    • identifica o efeito de decisões sobre eventos e transações, nos níveis planejado e realizado;
    • evidencia margens de contribuição obtidas, e a eficiência no consumo de recursos, em relação a padrões pré-estabelecidos.
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Controle interno
  • Objetivo:
    • garantir que as atividades ocorram com eficiência e segurança - melhor uso dos recursos e salvaguarda dos ativos da empresa.
  • Refere-se a decisões operacionais e repetitivas, tomadas pelos empregados.
  • Uma forma de garantir o adequado controle interno é:
    • ter processos de trabalhos definidos e pessoas treinadas para realizá-los;
    • usar a T.I. para realizar transações com rapidez, agilidade e eficiência.
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operação

gestão

Integrando as necessidades de controle

  • É preciso integrar e compatibilizar as necessidades de controle.

Integração e

compatibilização

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Porque integrar e compatibilizar as necessidades
  • Não há controle de gestão quando as operações ocorrem em níveis inadequados de eficiência operacional.
  • Não há um adequado ambiente de controle se a organização não possui um sistema de controle interno confiável.
  • Alcançar os objetivos da empresa requer a integração entre os requisitos de controle de gestão e os de controle interno.
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Componentes do sistema de controle interno
  • Os componentes de um sistema de controle interno são:
    • estrutura organizacional;
    • delegação de autoridade;
    • instruções escritas;
    • ambiente operacional;
    • ambiente de informática;
    • sistema contábil.

Controles

administrativos

Controles

contábeis

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Porque adotar momentos para a discussão
  • Obter um cenário referencial para expor e debater o tema.
  • O cenário referencial adotado considera:
    • A implantação de sistemas integrados ERP;
    • Os fechamentos contábeis mensais;
    • A correção de problemas apontados pelos auditores independentes na carta de controle interno.
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1º momento

Implantação de sistemas integrados ERP

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O que é um sistema integrado
  • Solução em processamento de dados que atende as necessidades operacionais das empresas.
  • Sua concepção e uso são uma evolução em relação a outras soluções já usadas:
    • MRP: Materials Requirements Planning;
    • MRPII: Manufacturing Resources Planning.
  • A evolução neste campo permitiu conceber e desenvolver os sistemas ERP - Enterprise Resources Planning.
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Compras

Controle de

Estoques

Tesouraria

Vendas

  • linguagem única de programação
  • ambiente cliente-servidor
  • base única de dados
  • integração entre os vários módulos, e destes com a contabilidade

Folha de

Pagamento

Produção

Contabilidade

Controle do

Imobilizado

Contas

a Pagar

Controle

de

Projetos

Contas a

Receber

Manutenção

Industrial

Custeio

Representação gráfica de um sistema integrado

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Fases de um projeto de implantação
  • Implantar sistemas é tarefa complexa. Requer uma equipe multifuncional e um parceiro implantador.
  • As grandes fases são:
      • avaliação da situação atual;
      • desenho detalhado da situação atual;
      • desenho da situação futura;
      • prototipação ou modelagem;
      • início da operação;
      • estabilização.
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Avaliação da situação atual
  • Realizar um amplo diagnóstico sobre a empresa.
  • Do ponto de vista de controle interno, é necessário:
    • identificar problemas operacionais e de controle interno por ciclos de transações;
    • analisar as cartas de controle interno, emitidas pelos auditores independentes;
    • uma análise preliminar do sistema de controle interno da empresa;
    • avaliar os aspectos de controle interno inseridos no sistema a ser adquirido e os que devem ser atendidos durante a implementação.
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Desenho detalhado da situação atual
  • Concluir o diagnóstico da situação atual dos ciclos de transações da empresa.
  • Do ponto de vista de controle interno, é necessário:
    • identificar e detalhar os riscos internos e externos aos sistemas de informática;
    • analisar o sistema de controle interno e identificar os pontos de melhoria para o adequado funcionamento do sistema ERP;
      • estrutura organizacional;
      • delegação de autoridade;
      • instruções escritas;
      • ambiente operacional e de informática;
      • sistema contábil.
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Desenho da situação futura - 1 de 2
  • Aqui se define a “nova maneira de fazer as coisas”.
  • Avaliar os requisitos de controle inseridos no ERP e os necessários à nova situação – novo ambiente de controle.
  • Do ponto de vista de controle interno, é necessário:
    • identificar e detalhar os riscos internos e externos ao sistema ERP;
    • identificar e propor alterações na estrutura organizacional;
    • fazer a “limpeza” dos arquivos que “migrarão” para o novo ambiente;
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Desenho da situação futura - 2 de 2
  • É necessário - continuação ...
    • rever os níveis de delegação de autoridade;
    • revisar ou redigir novas instruções escritas;
    • redefinir o funcionamento do ambiente operacional com os recursos oferecidos pelo ERP;
    • definir o novo ambiente de informática (hardware, software e pessoal);
    • desenhar e implantar o novo sistema contábil.
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Prototipação ou modelagem - 1 de 2
  • Concluir as configurações e testar o sistema individualmente e em conjunto.
  • Do ponto de vista de controle interno, é preciso:
    • verificar se os requisitos de controle interno foram implantados conforme o esperado;
      • estrutura organizacional;
      • delegação de autoridade;
      • instruções escritas;
      • ambiente operacional e de informática;
      • sistema contábil;
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Prototipação ou modelagem - 2 de 2
  • É preciso - continuação ...
    • definir os perfis de acesso e operação para os usuários do sistema;
    • escrever e testar as instruções operacionais do novo sistema;
    • ter certeza de que os principais usuários foram treinados;
    • verificar se os cadastros e dados “migrados” para o novo ambiente foram “limpos”;
    • avaliar a condição de segurança da estrutura de informática;
    • testar os procedimentos de guarda, recuperação e rastreabilidade dos dados.
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Início da operação
  • É o momento de colocar o sistema “no ar”.
  • Do ponto de vista de controle interno, é necessário:
    • verificar se as instruções de operação do sistema estão disponíveis para os principais usuários;
    • desenvolver procedimentos manuais alternativos para as situações em que o sistema “não funcionar”;
    • acompanhar o desempenho do sistema - hardware, software e eficiência de operação;
    • verificar se o sistema de controle interno está adequado ao novo ambiente da empresa.
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Estabilização
  • É a fase de “adquirir competência” na sistema. Busca-se eficiência operacional e resposta dos recursos oferecidos.
  • Do ponto de vista de controle interno, é necessário:
    • acompanhar o comportamento do sistema de controle interno;
    • atualizar ou redigir novas instruções de operação;
    • acompanhar os procedimentos de segurança - guarda, recuperação e rastreabilidade dos dados;
    • tratar adequadamente o controle interno, sempre que novos negócios / transações forem parametrizados no novo sistema.
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2º momento

Fechamentos mensais

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Definição
  • É a etapa que permite obter as demonstrações contábeis.
  • A freqüência de ocorrência pode ser:
    • mensal;
    • semestral;
    • anual.
  • É de responsabilidade de todos na empresa.
  • Deve ser planejado, coordenado e validado pela Controladoria.
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Objetivos
  • obter as demonstrações contábeis;
  • integrar os sistemas auxiliares à contabilidade;
  • cumprir obrigações tributárias;
  • atender determinações dos órgãos regulamentadores;
  • obter informações - planejado x realizado;
  • avaliar a eficácia do sistema controle interno;
  • preparar o trabalho dos auditores independentes;
  • atender todos os usuários da Contabilidade.
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Vantagens
  • Define a data de apuração dos resultados da empresa;
  • atribui a responsabilidade pelas informações a quem de direito;
  • compromete a empresa no fechamento;
  • ordena o trabalho das áreas e da Controladoria;
  • “Fecha” a etapa de execução, no processo de gestão;
  • avalia se as práticas e processos de negócio são eficientes e adequados;
  • otimiza os recursos de T. I.;
  • permite identificar problemas operacionais;
  • garante consistência entre os sistemas auxiliares e a contabilidade.
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Como funciona
  • As operações são realizadas pelas várias áreas:
    • dentro de ciclos de transações;
    • com base em políticas, normas e procedimentos e instruções operacionais;
    • usando os módulos do ERP, integrados ao módulo contábil;
    • de acordo com as determinações legais e reguladoras;
    • como parte do processo de gestão.
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Como ocorre na prática
  • Os módulos do sistema ERP são integrados entre si e com o módulo contábil.
  • São definidos procedimentos e datas para o encerramento das operações (mês, semestre, ano).
  • É feito o encerramento dos módulos operacionais e sua integração à contabilidade.
  • Os relatórios contábeis são gerados, analisados, eventualmente ajustados, encerrados em definitivo e apresentados.
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3º momento

Cartas de controle interno

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definição
  • “Carta de controle interno” ou “carta de recomendação para melhoria dos controles internos”:
    • documento que o auditor independente entrega ao cliente após emitir seu parecer.
    • Relata os problemas operacionais identificados pelo auditor durante seus trabalhos, para os quais a administração deve buscar a solução.
    • Em uma empresa gerida de forma competente, este documento possui poucos itens a serem observados.
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Conteúdo da carta
  • Pode ser elaborada e desdobrada por áreas funcionais e / ou ciclos de transações da empresa.
  • Para cada área e / ou ciclo, os auditores apontam os problemas de controle interno identificados durante seus trabalhos.
  • Ao entregar a carta, os auditores estão pedindo formalmente que a administração posicione em relação à solução dos problemas reportados.
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O que fazer com a carta – 1 de 2
  • Após receber e tomar ciência do quanto apontado, é preciso:
    • Elaborar planos de trabalho para solucionar os problemas apontados;
    • Resolver os problemas e acompanhar se a solução é definitiva;
    • Reportar à administração o andamento dos trabalhos.
  • As melhorias podem ser em:
    • áreas;
    • processos;
    • pessoal;
    • sistemas.
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O que fazer com a carta – 2 de 2
  • É preciso acompanhar se há reincidência de problemas apontados em cartas de anos anteriores.
  • O melhor dos mundos é que:
    • Não haja reincidência de problemas de controle interno;
    • Que os pontos apontados diminuam.
  • O ambiente de negócios é dinâmico.
  • A Controladoria e de seus profissionais devem estar alertas para potencializar a eficácia do sistema de controle interno.
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Considerações finais
  • A Controladoria tem papel relevante na definição, implantação e manutenção do ambiente de controle e do sistema de controle interno.
  • O pensar apresentado é uma seqüência a aplicável a empresas sob determinadas condições.
  • Em outras circunstâncias é preciso:
    • Avaliar a situação atual;
    • Determinar as intervenções necessárias;
    • Avaliar a relação custo-benefício;
    • Selecionar as atividades a serem realizadas;
    • Acompanhar os resultados ao longo do tempo.
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Análise da agenda proposta
  • Momentos do controle interno
  • Implantação de sistemas ERP
  • Fechamentos mensais
  • Cartas de controle interno
  • Considerações finais
  • Objetivos da palestra
  • A Controladoria e as necessidades de controle
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E agora ...

Ouviremos e aprenderemos com meus colegas e depois conversaremos sobre o quanto apresentado

Muito obrigado pela atenção

[email protected] / [email protected]

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