Elektronisches Dienstreisemanagement Ein Anwendung der Bildungsdienste Sommersemester 2011

1. Elektronisches Dienstreisemanagement Ein Anwendung der Bildungsdienste Sommersemester 2011 Vortragender: Mag. (FH) Alexander Heiß

2. Vorstellung: • Mag. (FH) Alexander Heiß • Referatsleiter Controlling und Hochschulen • Amt der Tiroler Landesregierung • Abteilung Bildung • A-6020 Innsbruck, Heiliggeiststraße 7-9 • Tel: +43 (0)512 508 2565 • Telefax: +43 (0)512 508 2555 • alexander.heiss@tirol.gv.at • www.tirol.gv.at/abteilung-bildung

3. Zielsetzung: • Die Schulleiter/innen • erhalten einen Überblick betreffend ihrer Aufgaben im EDM • erhalten einen Überblick über den Einsatz von EDM

4. Agenda: • Dienstreiseantrag • Erfassen der Daten durch LehrerIn • Befürwortung des Antrags durch LeiterIn • Genehmigung des Antrags durch Abteilung Bildung • Dienstreiseabrechnung • Erfassung der Daten durch LehrerIn • Bestätigung durch Schulleiter • Anweisung der Reiserechnungssumme d. Abt. Bildung • FahrgemeinschaftenDokumentation und Hilfe • WanderlehrerIn • Rahmenstundenplan • Tätigkeitsbericht

5. Rahmenbedingungen: System = technische „Spielregeln“ Benutzeranforderungen gesetzliche Grundlagen = inhaltliche „Spielregeln“ Erlässe RGV Hierarchische Anforderungen

6. Verfassungsrechtliche Grundlagen: • Schulbehörden des Bundes • Landesschulrat • Bezirksschulrat • Schulbehörden des Landes • Bezirksverwaltungsbehörde • Landesregierung

7. Dienstrecht: • http://www.ris.bka.gv.at/

8. Applikationsaufruf • URL: https://portal.tirol.gv.at • Via TiBS, … • Applikationsaufruf Hier finden Sie Anleitungen und Hilfen zum Elektronischen Dienstreisemanagement

9. Applikationsaufruf Aufruf Bildungsdienste (BiDi)

10. Einstieg Checkbox aktivieren „Absenden“ anklicken

11. Unterstützungssysteme Wichtige Hinweise Anleitungen, km-Sätze etc.

12. Einstiegsmaske Übersicht /mögliche Folgeaktivitäten Reiseanträge der Lehrkräfte

13. EDM - Prozesse Reise Erledigungen im Anschluss an die Dienstreise Erledigungen vor Antritt der Dienstreise LehrerInAntrag LeiterInBefürwortung Abt. Bildung Genehmigung LehrerInAbrechnung LeiterInBestätigung Abt. Buchhaltung Prüfung/Auszahlung Dienstreiseabrechnung Dienstreiseantrag

14. Veranstaltungen suchen Ihr Suchergebnis können Sie mit den zur Verfügung stehenden Feldern einschränken Informationen aus PH-Online;DRA möglich? Rahmendaten und Übernahme in Dienstreiseantrag

15. Dienstreiseantrag • Veranstaltung auswählen • Fort- und Weitbildungsveranstaltung aus PH-Online • Andere Veranstaltungen • Reiseverlauf festlegen • Fortbewegungsmittel auswählen • Beginn- und Endezeiten der Veranstaltung angeben • Zusatzinformation beachten • Übernachtung festlegen (optional) • Business-Ticket anfordern (optional) • Bemerkung bei Bedarf erfassen (optional) • Weiterleitung

16. Genehmigung von Dienstreiseanträgen • Genehmigung von Dienstreiseanträgen Reisedetails anzeigen lassen Bearbeitungsschritt anklicken

17. Genehmigung von Dienstreiseanträgen Falls erforderlich, Kommentar eingeben oder Textvorlage übernehmen Gewünschten Bearbeitungsschritt anklicken (mit „Befürworten“ wird Antrag an die Abt. Bildung weitergeleitet)

18. Genehmigung von Dienstreiseanträgen Falls erforderlich, Kommentar eingeben oder Textvorlage übernehmen Gewünschten Bearbeitungsschritt anklicken (mit „Befürworten“ wird Antrag an die Abt. Bildung weitergeleitet)

19. Dienstreiseantrag • Antrag wurde von LehrerIn erfasst und von LeiterIn befürwortet • Leiterin hat Antrag befürwortet und an die Abt. Bildung weitergeleitet • Leiterin hat Antrag abgelehnt und an den/die LehrerIn zurückgesandt • Abt. Bildung hat Antrag genehmigt, LehrerIn kann nach erfolgter Reise Dienstreiseabrechnung bearbeiten • Abt. Bildung holt Stellungnahmen der Schulaufsicht ein • Abt. Bildung genehmigt Antrag nicht und sendet ihn an den/die LehrerIn zurück

20. Dienstreiseabrechnung Reisedetails anzeigen lassen Bearbeitungsschritt anklicken

21. Genehmigung von Dienstreiseabrechnungen Abrechnungsdetails anzeigen lassen Mögliche Folgeaktivität anklicken

22. Genehmigung von Dienstreiseabrechnungen

23. Genehmigung von Dienstreiseabrechnungen Mit Genehmigen erfolgt die Weiterleitung an die Abt. Buchhaltung

24. Belege müssen der Abt. Buchhaltung auf deren Anforderung übermittelt werden. Vorgenommene Korrekturen werden von der Abt. Buchhaltung kommentiert

25. Dienstreiseabrechnungen • Abrechnung wurde von LehrerIn erfasst und an LeiterIn weitergeleitet • Leiterin hat Abrechnung befürwortet und an die Abt. Buchhaltung weitergeleitet • Leiterin hat Abrechnung abgelehnt und an den/die LehrerIn zurückgesendet • Abt. Buchhaltung hat Abrechnung genehmigt, der Betrag wird angewiesen • Abt. Buchhaltung hat Abrechnung geprüft und benötigt Unterlagen/Belege • Abt. Buchhaltung hat Abrechnung nicht genehmigt und an den/die LehrerIn zurückgesandt

26. Ansprechpersonen

27. Ansprechpersonen

28. Vielen Dank für Ihre Engagement! Mag. (FH) Alexander Heiß, Abt. Bildung