6.PREDAVANJE LOGISTIČKI PODSUSTAVI PODUZEĆA Izvršavanje narudžbe

1. 6.PREDAVANJELOGISTIČKI PODSUSTAVI PODUZEĆAIzvršavanje narudžbe

2. LOGISTIČKI PODSUSTAVI PODUZEĆA Ukupni sustav logistike razlaže se na slijedeće funkcijske podsustave: 1. IZVRŠAVANJE NARUDŽBE 2. DRŽANJE ZALIHA (GOSPODARENJE ZALIHAMA) 3. SKLADIŠTE 4. PAKIRANJE 5. TRANSPORT

3. Povezivanjem ovih podsustava se postiže raspoloživost: pravih količina, pravih objekata, pravo mjesto, pravo vrijeme, prava kvaliteta i minimalni troškovi. Povezivanje takvih podsustava u skladnu cjelinu može se postići samo provođenjem cjelovitog logističkog koncepta u kojem treba obuhvatiti svaki pojedinačni logistički podsustav, ali i cjelinu sustava.

4. IZVRŠAVANJE NARUDŽBE Narudžba je temelj informacijskoga toka u logističkom sustavu. Pravilnost i potpunost informacija u narudžbi vrlo su važni. Izvršavanje narudžbe obuhvaća sve aktivnosti u poduzeću koje su usmjerene na obradu narudžbe u smislu kretanja informacija i proizvoda od: - prihvata narudžbe, - njezine prodajne i tehničke obrade, - preko nabave i pripreme potrebnih čimbenika, - izrade proizvoda, pripreme i pošiljanja proizvoda davatelju narudžbe, - sve do ispostavljanja računa.

5. Izvršavanje narudžbe se može definirati kao dostava i “obrada i kontrola naloga na osnovi podataka od časa zadatka narudžbe kod kupca pa do prispjeća dokumenata o pošiljci i računa kod kupca”. Iz toga razloga u središtu pažnje je tok obrazaca (formulara) za izvršavanje. U suštini, sustav izvršavanja narudžbe treba na raspolaganje staviti informacije koje su potrebne za optimalno planiranje, upravljanje i kontrolu toka proizvoda. Struktura sustava izvršavanja narudžbe određuje su u osnovi putem: - prodajnog i proizvodnog programa, - proizvodne tehnologije, - logistike nabave, logistike proizvodnje i logistike distribucije.

6. Informacije o narudžbi odnose se na: • broj i datum narudžbe, • adresu i broj kupca, • struku kupca i položaj u prodajnom kanalu, • prodavača i prodajno područje, • oznaku i broj artikla, • količinu artikla i bruto - cijenu, • prodajne uvjete, rabate i sl., • transportno sredstvo, obračunski dio troškova za pošiljku, • naslov pošiljke, • termin dobave

7. Narudžba kupca (“vanjski nalog”) važan je element spajanja logistike distribucije dobavljača sa logistikom nabave kupca. Narudžba neke organizacijske jedinice unutar poduzeća (“unutarnji nalog”) je povezujući član intraorganizacijskih logističkih sustava (npr. između logistike proizvodnje i logistike nabave, ili između centralnoga skladišta i vanjskog skladišta). Vrijeme potrebno za izvršavanje narudžbe je bitan dio ukupnog vremena dobave. Ono obuhvaća vrijeme koje je potrebno za komunikacijske procese, te obradu dokumenata narudžbe, kao i vrijeme potrebno za fizičko kretanje dobara od dostavne do prijamne točke. Vrijeme dostave narudžbe bitno utječe na dužinu ukupnog vremena dobave. Ono u nekim slučajevima iznosi i do 75 % ukupnog vremena dobave. Uzrok dugog vremena dobave se nalazi u sporoj dostavi narudžbe i njezinoj obradi.

8. Funkcije izvršavanja narudžbe Funkcije izvršavanja narudžbe odnose se na ostvarivanje informacijskih tokova prije, za vrijeme i nakon toka proizvoda. Na osnovi ovih informacijskih tokova treba planirati, voditi i kontrolirati tok proizvoda. Time se proizvodi logistički određuju. Informacijskim tokom koji prethodi toku proizvoda treba pravovremeno informirati sva mjesta koja su uključena u tok proizvoda. Takvim činom njima se omogućuje planiranje i disponiranje kao pretpostavka za optimalno ostvarivanje tokova proizvoda sa stajališta troškova i usluga (tako se npr. mogu otkloniti nepotrebna čekanja na istovarnoj rampi, u izvršavanju i obradi narudžbe i sl).

9. Zadaće izvršavanja nqarudžbe Put informacije narudžbe pri izvršavanju narudžbe: Dostava– narudžbu kupac može dostaviti pismom, telefonom, telefaksom, računalom. Također narudžbu može dostaviti predstavniku dobavljača, decentraliziranom prodajnom uredu, ili izravno u centralu dobavljača. Pripremanje - pripremom se narudžba prilagođava internim zahtjevima poduzeća. Ovdje se kontroliraju i pregledavaju podaci, da li oni odgovaraju pravilima struke. Premještanje (prenošenje) narudžbe – može biti ručno, mehaničko, ili elektroničko. Sastavljanje pošiljke (komisioniranje) - sve aktivnosti oko kompletiranja (sastavljanja) pošiljki (u skladištu) i njihova izdavanja nazivaju se komisioniranjem. Otprema – u ovoj fazi biraju se optimalna transportna sredstva i transportni putevi.

10. Fakturiranje - (ispostavljanje računa) može se obaviti nakon izvršene otpreme ili paralelno s fazama sastavljanja pošiljke za otpremu. • Transportiranje Slika 1. Put informacije narudžbe pri izvršavanju narudžbe, Segetlija, Z.: Uvod u poslovnu logistiku, Ekonomski fakultet u Osijeku, Osijek, 2002., str. 75.

11. Oblici obrade narudžbe Povijesno gledajući možemo razlikovati: - ručnu obradu narudžbe - strojnu obradu narudžbe - obradu narudžbe u sklopu e - businesa (elektroničkog poslovanja). Kod ručne obrade razlikuju se: - postupak pisanja obrasca s kopijama - polazi od ideje da tražene podatke i tekstove treba pisati samo jedanput. - postupak uz pretisak - ako se treba praviti različiti broj kopija različitih obrazaca. Original se piše samo jedanput, a otisci se umnožavaju prema individualnim zahtjevima. - upotrebom skladišnog obrasca - pokušava se ubrzati dostava narudžbe. Radi se o skladišnom obrascu na kome su već otisnuti svi artikli skladišnoga asortimana (označavaju se samo asortimani koji se naručuju).

12. Strojna (računalna, kompjutorska) obrada narudžbe: -Računalna obrada narudžbe vezana je uz sustav elektroničke obrade podataka ( EOP). - Potreba za obradom masovnih podataka u kratkom vremenu uvjetovala je uvođenje strojnih oblika narudžbi. Ta obrada je potrebna zbog velikog broja operacija koje treba izvršiti, brzine obrade, brzine prenošenja informacija i sl. - U početku se elektronička obrada podataka koristila u fazi prenošenja narudžbi i u fazi fakturiranja. Bili su to jednostupnjevani oblici obrade narudžbe. Danas se sve više koriste višestupnjevani oblici obrade narudžbe. Kod višestupnjevane obrade narudžbe podaci se mogu obrađivati: 1. Tako da se najprije prikupljaju narudžbe ( narudžbe se prikupljaju u određenom razdoblju i tako prikupljena masa narudžbi obradi se u jednom naletu). U ovome slučaju ne mogu se obrađivati brzi nalozi. Ovakav način više nije neophodan.

13. 2. Da se stalno unose u računalo (u ovome slučaju računalo je stalno spremno za preuzimanje poslova obrade narudžbe, te se narudžbe obrađuju neprekidno, bez stvaranja repa za čekanje). Danas se upotrebljavaju mala računala i ona se dalje povezuju. Ovakav oblik obrade narudžbe ima prednosti u brzoj obradi i velikoj fleksibilnosti. Povezivanje računala je važno zbog prostorne odvojenosti mjesta ulaza i izlaza podataka s mjestom njihove obrade. Višestupnjevani sustavi osobito su korisni ako postoje slijedeće pretpostavke: - povratno izdavanje potvrde narudžbe

14. - predispitivanje raspoloživih robnih zaliha - obuhvatno ispitivanje boniteta kupca - obimno izračunavanje stanja po narudžbama - kontinuirana kontrola stanja narudžbe - sigurne kontrole nefakturiranih pošiljki - jednake postavke narudžbe i računa

15. Izvršavanje narudžbe i sustavi gospodarenja zalihama Zatvoreni sustavi gospodarenja zalihama imaju posebno značenje kod izvršavanja narudžbe u trgovinskim poduzećima. Zatvoreni sustavi zasnivaju se na trenutnom zahvaćanju ulaznih i izlaznih podataka po artiklima. Zatvoreni sustavi sastoje se od četiri modula: Ulaz robe - obuhvat ulaza robe posebno po artiklima (kroz poziv na datoteku narudžbi) - usklađivanje narudžbe - vrednovanje vođenja skladišnih zaliha - računska kontrola - označavanje robe (štampanje etiketa) Izlaz robe - obuhvaćanje izlaza robe posebno po artiklima (putem blagajni s podacima) - proknjižavanje stanja robne zalihe

16. Dispozicija i naručivanje - posredovanje dispozicijskih pomoći i prijedloga za naručivanje - pisanje narudžbe i kontrola narudžbe Informacije za marketing i za menandžment - izrada popisa zaliha - izrada lista popisa za brzu prodaju i za akcijsku prodaju i dr.

17. Elektronička razmjena i izvršavanje narudžbi Elektroničko poslovanje suvremeni je oblik organizacije poslovanja , koji podrazumijeva intenzivnu primjenu informatičke, a posebno internetske tehnologije Elektroničko poslovanje odnosi se na prijenos određenih informacija, ali i na razmjenu informacija ( npr. propagandne informacije, komuniciranje s potencijalnim kupcima, njihovo anketiranje i sl.). Elektroničko poslovanje istodobno se odnosi i na automatizaciju poslovnih transakcija i poslovanja. Elektroničko poslovanje odnosi se i na mogućnost izbora roba, ili usluga te na automatsko naručivanje i plaćanje.

18. Njime se omogućuje sniženje troškova poslovanja uz istovremeno povišenje kvalitete i brzine pružanja usluga. Elektroničko poslovanje je najsuvremeniji oblik organizacije poslovanja u kojem se očituje težnja za što boljim iskorištenjem svih poslovnih sredstava, osobito informacija. Tipični elektronički poslovni dokumenti su ponuda, narudžba, potvrda narudžbe, faktura. Sklapanje kupoprodajnog posla obavlja se u slijedećim koracima: - kupac od prodavatelja zahtijeva ponudu, - prodavatelj kupcu dostavlja ponudu, -istodobno prodavatelj kupcu predočuje elektroničku narudžbenicu, -kupac na svome računalu ispunjava potrebne podatke na narudžbenici i vraća je prodavatelju, - prodavatelj šalje kupcu potvrdu narudžbe, - prodavatelj šalje kupcu fakturu.

19. Simulacija kao podrška odlučivanju Složenost odnosa među elementima sustava izvršenja narudžbi općenito uzrokuje nemogućnost formuliranja modela odlučivanja i određivanje optimalnog rješenja pojedinog problema. Zato se simulacije - kao eksperimentiranja s modelima, upotrebljavaju za dobivanje spoznaja o ciljnim učincima određenih parametara. Simulacija kao instrument upravljanja općenito je temelj za jedan deterministički model odlučivanja. Simulacija se može koristiti : - za stvaranje sustava izvršavanja narudžbi kod proizvodnje za zalihe, - za upravljanje izradom kod proizvodnje po narudžbi.