Carola Harju Sosiaalivirasto Helsingin kaupunki

1. VARHAISKASVATUKSEN TUOTTAVUUDEN MITTAAMINENVarhaiskasvatuksen johdon ja asiantuntijoiden valtakunnallinen seminaari, Helsinki, 9.6.2011 Carola Harju Sosiaalivirasto Helsingin kaupunki

2. SISÄLTÖ • Taustaa tuottavuusmatriisimallin kehittämiselle • Tuottavuusmatriisit päivähoidossa • Tuottavuusmatriisi johtamisen tukena

3. TALOUSOHJAUKSEN MERKITYS JA KUSTANNUSTIETOISUUS KOROSTUVAT Määrärahojen niukkuus - raharesurssit rajalliset (suhdanteet, verotulot) - lisääntyvät asiakkaat • laadun ja vaikuttavuuden vaateet (palvelun sisältö) Henkilökunnan eläköityminen • saatavuus • palkkataso • toimintojen kehittäminen • ei korvata 1 = 1 TALOUDEN JA TUOTTAVUUDEN PAINOARVO KASVAA

4. MIKSI TUOTTAVUUTTA TULEE MITATA ? • Tuottavuus on keskeinen yritysten ja julkisten organisaatioiden menestystekijä • Mittarit ja mittausjärjestelmät tarjoavat tiivistä, monipuolista ja usein objektiiviseen tietoon pohjautuvaa informaatiota johtamisen ja päätöksenteon tueksi. • Julkisen sektorin suotuisalla tuottavuuskehityksellä on tärkeä merkitys Suomen kansantalouden menestyksen kannalta • Tuottavuustarkastelu ja tuottavuuden mittaaminen ovat keskeisiä apuvälineitä tunnistettaessa keinoja parantaa toimintaa sekä sen laatua ja tehokkuutta.

5. 7. Tuottavuus-matriisin käyttöönotto johtamisen tueksi 1. Tutustuminen organisaationtoimintaan, tuottavuus-mittauksen nykytilaan 2. Projektin käynnistämi-nen 3. Suunnittelu-vaihe 4. Käyttöönotto (testaus) 5. Arviointi ja koulutus 6. Virastotason käsittely ja mahdolli-suuksienkartoitus TYÖN ETENEMINEN 2009 2010 ,2011 -> 2007 2008 • Keskeiset tehtävät • - Käsittely osasto ja virastotasolla • Mallin mahdollisuuksien arviointi/pohdinta virastotasolla • Mallin toiminta eri organisaatio- tasoilla • - Tietoteknisten ratkaisujen etsiminen • Keskeiset tehtävät • tulosten ja mittaus-tapojen arviointi • Korjaavat toimenpiteet • - Tuottavuus osana johtamista, koulutusta esimiehille • Keskeiset tehtävät • - täysin vertailukelpoiset vuodet 2008, 2009, 2010 • - tiedonkeruu 2 kertaa vuodessa, varsinainen käsittely kerran • - käsittely ja analysointi • - aluepäällikkö ja yksikön johtaja • - aluepäällikkö ja päivähoidon johtaja talouskeskustelun yhteydessä • käsittely johtoryhmässä --> arviointi, johtopäätökset ja toimenpiteet • V. 2010 matriisit pph ja vuorohoito Keskeiset tehtävät - tuottavuuteen vaikuttavien tekijöiden tunnistaminen Mittauskohteiden painoarvojen määrittäminen - Mittareiden määrittäminen - Mittareiden tulosten skaalaaminen matriisiin • Keskeiset tehtävät • - Mittausasioista viestiminen • Suunnitelmien kokeileminen • M mittausdatan kerääminen ja testilaskelmat • Keskeiset tehtävät • - Nykytilan arviointi • Tarpeiden tunnistaminen • Mittauskohteiden ja mittaustapojen alustava yhteenveto • - Aika-taulusta sopiminen Pilottiyksikötkaksi päiväkotia

6. MALLI JULKISTEN PALVELUJEN TUOTTAVUUTEEN VAIKUTTAVISTA TEKIJÖISTÄ (Aki Jääskeläinen 2008)

7. MIKSI LÄHESTYMISTAVAKSI TUOTTAVUUSMATRIISI? • pilottiyksiköiden edustajien kiinnostus matriisia kohtaan • sosiaaliviraston haastatteluissa tehdyt havainnot • toivomus yhdestä indeksiarvosta, jota selittävät tekijät helposti ymmärrettävissä • halu saada jotain konkreettista uutta aikaisempaan mittaustapaan verrattuna (motivointi ja sitouttaminen tuottavuuden mittaukseen) • toive tuotosten laadun huomioimisesta tuottavuustarkastelussa • pyrkimys olemassa olevien mittareiden merkityksen lisäämiseen • useasta vaihtoehtoisesta lähestymistavasta valittiin tuottavuusmatriisi, jonka tarkoitus on tarjota informaatiota keskeisistä tuottavuuteen vaikuttavista tekijöistä ja tällä tavoin tukea tuottavuuden kehittämistä ja ohjausta. Matriisi mahdollistaa myös konkreettisten yksikkökohtaisten tavoitteiden asettamisen (tuottavuuden kehittämissuunnitelmien laadinta).

8. Tuottavuus Asiakas - tyytyväisyys Toiminnan (Tilakustannukset) , kustannustehokkuus ruokailukustannukset , henkilöstökustannukset Toiminnan laatu Hoidettavat lapset ( monikulttuuriset erityishoitoa vaativat , eri ikäiset ) Tilojen Henkilöstömitoitus Työntekijöiden täyttöaste sairauspoissaolot Työntekijöiden hyvinvointi TUOTTAVUUS JA SIIHEN VAIKUTTAVAT TEKIJÄT PÄIVÄHOIDOSSA Päiväkotihoito (ja vuorohoito) • laskennallisen läsnäolopäivän kustannus defl. (ilman vuokria) • S2 opetusta saavien lasten osuus % • tilojen täyttöaste % • lasten määrä / koko henkilökunnan määrä • henkilöstön sairauspoissaolo % • asiakastyytyväisyys (1-5)

10. MATRIISIN MITTAREIDEN PAINOARVOT PÄIVÄKOTIHOITO - yksikkötaso Laskennallinen läsnäolopäivän hinta ilman vuokria (painoarvo 45 %) Asiakastyytyväisyys (painoarvo 15 %) Henkilöstömitoitus  lasten ja koko henkilöstön välinen suhde, laskennallisuus huomioitu (painoarvo 15 %) Tilojen käyttö  tilatäyttö-% (painoarvo 15 %) Henkilöstön sairauspoissaolo-%, alle 60 pv (painoarvo 5 %) S2-opetusta saavien lapsien osuus (painoarvo 5 %)

11. SKAALAUSTA uusi vanha

12. VUOROHOIDON MATRIISI

13. TUOTTAVUUSMATRIISI MALLI • Uusi malli nähdään aiempaa myönteisenä tapana mitata tuottavuutta, laajempi näkökulma • Malli on käytännönläheinen, olennaiset asiat ovat mukana • Matriisi on johtamisen väline, ulottuu yksikkötasolle • Valittujen mittareiden tiedot saadaan suoraan järjestelmistä • Tuottavuustietoisuuden parantuminen – alhaalta ylöspäin

14. JOHTAMISEN APUVÄLINEEKSI • johda tiedolla – älä luulolla • älä anna arvioinnin / mittaamisen hallita • opi priorisoimaan – näe ydinasiat • opi näkemään kokonaisuudet • toiminnan ohjaaminen tuottavuutta kehittävään suuntaan • tuottavuuskehityksen seurannan apuväline • palvelutuotoksen laatuaspektin huomiointi kustannustehokkuuden rinnalla • olemassa olevien mittareiden ja järjestelmien hyödyntäminen ratkaisun helppokäyttöisyys ja ymmärrettävyys Mitä haluat johtaa, mittaa sitä, ja kannusta siitä!

15. MATRIISIN TULOSTEN HYÖDYNTÄMINEN Vertailuun eri vuosien välillä omassa yksikössä , eri yksiköiden välillä mahdolliset muut erilaiset vertailut tuottavuuseroja selittävien tekijöiden löytyminen Kehityskohteiden tunnistamiseen konkreettiset kehityskohteet ja moniulotteinen useita mittauskohteita sisältävä tarkastelu ja niiden välisten suhteiden analysoinnin ylläpitää tiedon huoltoa ja käyttötarkoitusta ymmärryksen syventäminen toiminnan ja talouden osatekijöistä pakottaa arvioimaan, reagoimaan, rajoittamaan, tekemään valintoja, mahdollistaa Tuottavuuskehityksen seuraamiseen aikasarjat informaation hyödyntäminen raportoitaessa resurssien käytöstä ja toiminnan onnistumisesta Palkitsemisjärjestelmän osana esim. tuloksellisuuserä, tulospalkkaus Yksiköt aidosti mukana tuottavuuden rakentamisessa toimintatapoihin vaikuttamalla Osaksi strategista suunnittelua ja tuloskorttia

16. TUTKIMUKSET JA KEHITTÄMINEN Tilastollinen tarkastelu 2009, Tampereen teknillinen yliopisto • Tuottavuustekijöiden keskinäiset riippuvuudet MBA-lopputyö 2010 • Matriisitulosten ja itsearvioinnin yhdistäminen Tulospalkkio 2011 (pilotti) • Vaikutus tulospalkkioon 80% Kehittämistyö • Ylöspäin laskenta, päivähoitoaluetaso, virastotaso • Tietojen automaattinen käsittely • Havainnollistaminen/ kuvaaminen

17. SS 2009 (Tuottavuuden) kehittämisen logiikkaArgyris & Schön-mukaan Reflektio Perustehtävä Päämäärät Perusteet Tulokset Mittari Tulokset Mittari TOIMINTA Tulokset Mittari Tulokset Mittari Oppiminen Toistaminen Pälkähästä pääsemisen logiikka: Single Loop Kehittämisen logiikka: Double Loop

18. TUOTTAVUUTEEN VAIKUTTAVAT tilastollisen selvityksen johtopäätöksiä Päätelmät tutkimusvaihe 1 • Keskeisimmät hyvään tuottavuuteen vaikuttavat tekijät: • suuri määrä lapsia per henkilöstö • tehokas tilojen hyödyntäminen • korkea henkilöstön osaaminen • vähän S2-lapsia • päiväkodin suuri koko • eri tyyppiset piirteet omaavat päiväkodit voivat kuitenkin olla tuottavia • suurissa päiväkodeissa korkean tuottavuuden saavuttaminen näyttäisi helpommalta • ei tarvita niin suurta määrä lapsia per henkilöstö • myös asiakastyytyväisyys parempi

19. Päätelmät tutkimusvaihe 2 • keskeisimmät tekijät alhaisen hinnan taustalla • lasten määrä per henkilöstön määrä • tilojen korkea täyttöaste • koulutuspäivien vähäinen määrä • päiväkodin suuri koko • keskeisimmät tekijät korkean asiakastyytyväisyyden taustalla • S2-lasten vähäinen määrä • vähäinen määrä henkilöstön lyhyitä sairauspoissaoloja • muita havaintoja • tilojen täyttöaste hyvä suurissa päiväkodeissa • lasten ja henkilöstön määrä pienempi, kun paljon S2-lapsia • vähemmän henkilöstön sairauspoissaoloja, kun henkilöstön osaaminen suuri • enemmän henkilöstön sairauspoissaoloja, kun paljon S2-lapsia

20. TULOKSIIN VAIKUTTAVIA TEKIJÖITÄ

21. TUOTTAVUUDEN PARANTAMISEN KOKEMUKSIA • Tulokset koostuvat pienistä puroista • Tuottavuus syntyy käytännön tekemisen muutoksista ( turhat työt pois, tehdään kokonaan uudella tavalla, jätetään tekemättä) • Kokonaisuuksien näkeminen • Työtä tekevät henkilöstö itse suunnittelemaan muutoksia • Työn sujuvuuden parantaminen parantaa myös työtyytyväisyyttä • Kehittämishankkeiden fokusointi

22. KEHITTÄMISESSÄ MUKANA Tampereen teknillinen yliopisto Aki Jääskeläinen, tutkija Paula Kujansivu, tutkija Helsingin kaupunki/ sosiaalivirasto Jarkko Lahtinen, päivähoitoalueen päällikkö Janne Kyyhkynen, päiväkodinjohtaja Tapio Melander, johdon laskentatoimen asiantuntija Sampo Pajari, johdon laskentatoimen asiantuntija Tarja Moilanen, laskenta-asiantuntija Sosiaaliviraston henkilöstöhallinnon ja taloushallinnon asiantuntijat sekä tilastoyksikkö KÄYTTÄJÄT Helsingin kaupunki Päivähoitoyksiköiden esimiehet Päivähoitoalueen päälliköt Päivähoidon johtaja

23. KIITOS ! carola.harju@hel.fi