manajemen kesekretariatan n.
Download
Skip this Video
Loading SlideShow in 5 Seconds..
MANAJEMEN KESEKRETARIATAN PowerPoint Presentation
Download Presentation
MANAJEMEN KESEKRETARIATAN

Loading in 2 Seconds...

play fullscreen
1 / 24

MANAJEMEN KESEKRETARIATAN - PowerPoint PPT Presentation


  • 526 Views
  • Uploaded on

MANAJEMEN KESEKRETARIATAN. MAN 1 Serang, Ahad, 26 September 2010 Disampaikan oleh: Cholidudin cholidudin.wordpress.com F B : Cholid Aldin. KESEKRETARIATAN.

loader
I am the owner, or an agent authorized to act on behalf of the owner, of the copyrighted work described.
capcha
Download Presentation

PowerPoint Slideshow about 'MANAJEMEN KESEKRETARIATAN' - randy


An Image/Link below is provided (as is) to download presentation

Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author.While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server.


- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - E N D - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
Presentation Transcript
manajemen kesekretariatan

MANAJEMEN KESEKRETARIATAN

MAN 1 Serang, Ahad, 26 September 2010

Disampaikan oleh: Cholidudin

cholidudin.wordpress.com

FB: Cholid Aldin

slide3
“Sekretarismu sangat menentukan keberhasilan rencana-rencanamu dan kalau saja dia mau, bisa saja dia menghancurkanmu lebih cepat daripada pesaing-pesaingmu ataupun aturan-aturan lainnya”
slide4
Kesekretariatan dapat diartikan sebagai keseluruhan rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan perkantoran (surat-menyurat) dan tugas-tugas bantuan lainnya dalam rangka menunjang kelancaran pencapaian tujuan organisasi.
adapun bentuk bentuk pola penataan yaitu
Adapun bentuk-bentuk pola penataan, yaitu:
  • Merencanakan (Planning)
  • Menyusun (Arranging)
  • Menghimpun (Collecting)
  • Mencatat (Recording)
  • Mengolah (Processing)
  • Mengendalikan (Controlling)
  • Mengirim (Transfering)
  • Menyimpan (Filing)
tujuan
TUJUAN
  • Memperlancar lalu-lintas dan distribusi informasi ke segala pihak baik internal maupun eksternal.
  • Mengamankan rahasia organisasi.
  • Mengelola dan memelihara seluruh dokumentasi organisasi yang berguna bagi kelancaraan pelaksanaan fungsi manajemen.
fungsi
FUNGSI

Adapun fungsi dasar Administrasi Kesekretariatan adalah sebagai berikut :

  • Mengadakan pencatatan atau recording semua kegiatan manajemen.
  • Sebagai alat pelaksanaan pusat ketatausahaan.
  • Pengendali informasi internal dan eksternal organisasi
  • Sebagai alat komunikasi organisasi.
  • Sebagai alat pelaksana pemegang rahasia organisasi.
  • Sentral teknologi transfer informasi.
  • Sebagai pusat dokumentasi atau master file.
slide8

“…. Dan hendaklah seorang penulis di antara kamu menuliskannya dengan benar. Dan janganlah penulis enggan menuliskannya sebagaimana Allah telah Mengajarkannya, maka hendaklah dia menuliskan…”

(QS. Al-Baqarah: 282)

uregnsi
UREGNSI

Kesekretariatan merupakan salah satu elemen yang sangat penting dalam menyokong organisasi. Bagaimana sistem pengelolaan administrasi, sistem manajemen pengarsipan data dan informasi, sampai bagaimana kerapian sekretariat sebagai ”rumah” bagi pengurus menjadi salah satu faktor yang mempengaruhi nafas kehidupan sebuah organisasi.

elemen kesekretariatan
Elemen Kesekretariatan

Sumber daya manusia / pengurus

Sekretariat

Perlengkapan dan peralatan kesekretariatan

Identitas organisasi

1 sumber daya manusia pengurus
1. Sumber daya manusia / pengurus

Sebuah sistem tidak mungkin bisa dijalankan tanpa ada manusia yang menjalankannya, termasuk kesekretariatan ini. Sebuah ORGANISASI, sebaiknya memiliki divisi atau biro tersendiri yang SDMnya khusus mengelola sistem kesekretariatan. Biro ini biasanya bersifat internal karena bertugas mendukung kinerja intern organisasi.

2 sekretariat
2. Sekretariat

Sebuah ORGANISASI pun harus memiliki tempat tersendiri sebagai basecamp, yang berfungsi sebagai pusat administrasi serta tempat silaturahim, bekerja, dan berkoordinasi antar pengurus

3 peralatan dan perlengkapan kesekretariatan
3. Peralatan dan perlengkapan kesekretariatan

Bagaikan seorang pelajar sudah tentu pasti memiliki pulpen sebagai peralatan standarnya, maka begitu pun dengan kesekretariatan yang pasti memiliki peralatan dan perlengkapan standar minimum untuk bisa menjalankan fungsinya. Peralatan dan perlengkapan standar, seperti : Lemari, komputer, peralatan kantor /alat tulis, sarana komunikasi antar pengurus (papan pengumuman), alat-alat kebersihan dll.

4 identitas organisasi
4. Identitas organisasi

Identitas organisasi menjadi elemen penyokong eksistensi organisasi. Identitas organisasi merupakan tanda pengenal dasar atau ciri khusus dari suatu organisasi yang membedakannya dari organisasi lain. Biasanya, identitas organisasi direalisasikan dan divisualisasikan dengan sebuah logo/lambang ORGANISASI, papan nama, bendera, stempel, dll.

fungsi umum kesekretariatan
Fungsi umum kesekretariatan

Pengelolaan sistem administrasi organisasi

Pengelolaan fisik sekretariat

a pengelolaan sistem administrasi organisasi
A. Pengelolaan sistem administrasi organisasi

pengelolaan surat (baik surat masuk dan keluar, meliputi; Standarisasi pembuatan Surat masuk dan keluar, Pencatatan dan pendokumentasian surat, dan Penyimpanan surat)

pengelolaan sarana komunikasi internal pengurus organisasi (seperti papan informasi/pengumuman, papan komunikasi, dan buku komunikasi)

manajemen pengarsipan data dan informasi.

manajemen pengarsipan data dan informasi
Manajemen Pengarsipan data dan Informasi

Sistem pengarsipan/penyimpanan data dan informasi harus dilakukan secara berkesinambungan selama organisasi masih terus berjalan. Kemajuan dan hasilhasil yang telah dicapai oleh organisasi dapat dilihat dari dokumen-dokumen yang disimpan dengan rapi dan baik. Sebaliknya, pengarsipan yang kacau dapat menghambat kemajuan organisasi yang bersangkutan. Hal ini dilakukan sebagai referensi kepengurusan organisasi selanjutnya

data data dokumen yang diarsipkan
Data-data/ dokumen yang diarsipkan

Arsip pendirian ORGANISASI (AD/ART, bentuk dan struktur organisasi, job desk, dll.)

Sistem dan mekanisme standar organisasi.

Program kerja dan laporan pertanggungjawaban per periode kepengurusan.

Proposal dan laporan pertanggungjawaban per kegiatan/kepanitiaan.

Database pengurus/SDM.

Database pihak eksternal (lembaga, ORGANISASI, donatur, dll.).

Administrasi sehari-hari (surat keluar/masuk, pengelolaan papan informasi/mading, catatan harian, dll.).

bentuk pengarsipan
Bentuk Pengarsipan

Dalam bentuk dokumen tertulis (hardcopy), minimal 2, satu buah untuk dipinjam atau dipelajari, sedangkan satu lagi untuk arsip sejati.

Dalam bentuk softcopy (disket, CD, dll.), backup CD (lebih tahan lama) & portable harddisk (harddisk yang dapat dibawa-bawa  kecil).

Arsip-arsip tersebut hendaknya selalu dikontrol oleh bagian kesekretariatan periodik/ berkala.

b pengelolaan fisik sekretariat
B. Pengelolaan fisik sekretariat

Bagaimana sekretariat sebagai basecamp bagi pengurus yang mencakup fungsi koordinasi dan silaturahim bisa berfungsi sebagaimana mestinya. Bagaimana kerapian dan kenyamanan sekretariat menjadi salah satu faktor yang mempengaruhi berjalannya fungsi sekretariat, dan fungsi sekretariat yang pada akhirnya akan mempengaruhi kinerja organisasi.

Sekretariat pun berfungsi sebagai pusat administrasi, sehingga kinerja fungsi yang pertama (Pengelolaan sistem administrasi organisasi) pun dipengaruhi oleh bagaimana fungsi pengelolaan sekretariat ini berjalan. Di dalam struktur sebuah organisasi, pada umumnya fungsi yang pertama dijalankan oleh seorang sekretaris, sedangkan fungsi yang kedua dijalankan oleh divisi/biro rumah tangga.

hal yang pada umumnya dilakukan untuk pengelolaan fisik secretariat antara lain
Hal yang pada umumnya dilakukan untuk pengelolaan fisik secretariat antara lain:

Membuat jadwal piket bersih-bersih, membereskan sekretariat untuk setiap pengurus per hari (reguler). Dan juga sebaiknya ada satu waktu untuk membersihkan sekretariat secara total yang dilakukan secara berjama’ah, misal BPH + pengurus (insidental).

Pembuatan aturan dalam penggunaan sekretariat dan barang-barang yang ada di dalamnya.

contoh nomor surat
Contoh nomor surat

Nomor : Nomor surat/tujuan/DD/ORGANISASI/BB/TT

Nomor : 001/i/SDM/OSIS MAN 1/XI/2010

Ket:

Nomor surat= nomor urut surat yang dikeluaarkan

Tujuan = pihak internal atau pihak ekternal, internal biasanya ditandai dgn kode (i), sedangkan pihak eksternal biasanya menggunakan kode (e)

DD= divisi atau bidang yang mengeluarkan surat

ORAGNISASI= yang mewadahi divisi (sepert OSIS atau organisasi lainnya)

BB= bulan dikeluarkannya surat (ditandai dgn angka romawi)

TT= tahun penerbitan