Diklat KESEKRETARIATAN DAN KEBENDAHARAAN - PowerPoint PPT Presentation

diklat kesekretariatan dan kebendaharaan n.
Download
Skip this Video
Loading SlideShow in 5 Seconds..
Diklat KESEKRETARIATAN DAN KEBENDAHARAAN PowerPoint Presentation
Download Presentation
Diklat KESEKRETARIATAN DAN KEBENDAHARAAN

play fullscreen
1 / 36
Diklat KESEKRETARIATAN DAN KEBENDAHARAAN
1366 Views
Download Presentation
haruko
Download Presentation

Diklat KESEKRETARIATAN DAN KEBENDAHARAAN

- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - E N D - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
Presentation Transcript

  1. DiklatKESEKRETARIATAN DAN KEBENDAHARAAN Untuk: BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA UNIVERSITAS LAMPUNG 2013

  2. TUJUAN DIKLAT • PesertaDiklatdapatmemahamiperandanfungsisekretariat • Pesertadiklatdapatmengelolasekretariatorganisasimahasiswadenganbenar • Pesertadiklatdapatmembangunsuasanamenyenangkan di sekretariat • Pesertadiklatdapatmelaksanakanfungsi-fungsikesekretariatan • Pesertadapatmengadministrasikankeuanganorganisasidenganbaik

  3. Pendahuluan • ORGANISASI MERUPAKAN LEMBAGA YANG PALING DOMINAN DALAM MASYARAKAT MANUSIA • ORGANISASI MERUPAKAN BAGIAN FUNDAMENTAL BAGI KEHIDUPAN MASYARAKAT MANUSIA • ORGANISASI SEBAGAI SARANA UNTUK MEMPERMUDAH MANUSIA DALAM MENCAPAI TUJUAN YANG BERSIFAT KOMPLEKS DAN RUMIT

  4. KegiatanUtamadalamOrganisasidibedakanmenjadi: • KegiatanPokok merupakanmisiorganisasi • KegiatanPenunjang mempermudahorganisasimencapaimisi. • Kegiatan-kegiatanpenunjangorganisasidilaksanakanoleh SEKRETARIAT.

  5. PengertianSekretariat • Menurut Webster’s New Words Dictionary: • Sekretariatdapatdimaknaisebagaikantoratautempatkedudukansekretaris • Sekretariatadalahtempatdimanaseorangsekretarisitubekerja • Sekretariatmerupakankumpulan staff dalamberbagaidepartemen yang dipimpinolehsekretaris

  6. Menurut Edward Conrad Smith & Arnold John Zucher: • Sekretariatadalahsebuahkantorataubadan yang melakukanpengarsipandansejumlahfungsi-fungsi secretarial. • Jess Stein menyatakan: • Sekretariatadalahkantorataupejabat yang dipercayauntukmelalukanpengarsipandantugassekretariat.

  7. Funk & Wagnalss • Sekretariatadalahkeseluruhan staff sekretarispadasuatukantor, khususnyadepartemenpemerintahan yang dipimpinsekretaris. • Sekretariatadalahtempatdimanasekretarismelaksanakantransaksibisnisdanpemeliharanmaupunpengarsipanbeberapacatatanpenting.

  8. Jadi • Sekretariatadalahsuatutempatdimanasekretarisbersamadenganstaf-stafnyabekerjamenjalankanfungsi-fungsiadministrasi, pengarsipandanoperasionalsuatuorganisasi. • Kesekretariatanadalahkeseluruhanrangkaiankegiatanpenataanterhadappekerjaanperkantoran (surat-menyurat) dantugas-tugasbantuanlainnyadalamrangkamenunjangkelancaranpencapaiantujuanorganisasi.

  9. FungsiSekretariat • Sebagaisuatuorganisasiyang merupakantempatsekretarisdanpembantunyamelakukanrangkaiankegiatandemi menunjangpelaksanaantugaspokokorganisasi agar dapatmencapaitujuandenganlancar.

  10. Sekretaris? • SecaraSempit: • Sekretarisadalahseseorang yang bertugasuntukmengarsip, mengurussuratmenyurat, dantugas-tugasmenulislainnyauntukorganisasiataupunindividu. • Sekretarisadalahkaryawankantor yang tanggungjawabnyamelebihipetugasstenografi, dimanabiasanyamelakukantugasdikte, menjawabtelepon, membuatjanji, mengarsip, suratmenyurat, dan lain-lain. Dalamhalinisekretarisbertindaksebagaiasistenadministrasiataueksekutif junior.

  11. Sekretaris? • SecaraLuas: • Sekretarisadalahpejabatumum yang bertanggungjawabatastugasnya. • Sekretarisadalahpejabat yang memimpindepartemenpemerintahan. • Sekretarismerupakanseorang yang membantupimpinanmenyelenggarakanbagian-bagiankeciltugaspekerjaanpimpinandanmemilikikedudukan yang lebihbertanggungjawab.

  12. Jenis-jenisSekretaris • SekretarisEksekutif (Executive Secretary) • Sekretaris yang berfungsisebagaimanajerkarenasecara formal menjalankanfungsimanajer. Sekretarisinimemilikipegawaiataubawahanumumnyauntuksatu unit organisasi. • MisalnyaSekretarisJenderal, SekretarisYayasan, Sekretaris Wilayah dansebagainya. • SekretarisPribadi (Private Secretary) • Sekretarisuntukseorangpimpinan yang berperansemata-matasebagaipembantudantidakmemilikibawahan. • MisalnyaSekretarisManajer, SekretarisDirektur, SekretarisAnggotaDewan.

  13. ApaPeranSekretarisPimpinan? • Penjaga/BerandaOrganisasi menyeleksitamu • Filter danPengelolaInformasi • AsistenPribadi/TanganKananPimpinan • Secret Keeper/PemegangRahasia • Penasihatuntukdimintaipendapatnya • Penghubung/Humas • Perawat/Pelindung menjagasuasanakondusifbagipimpinan

  14. KedudukanSekretaris (sekretariat)

  15. AdministrasiKesekretariatan • AdministrasikesekretariatanadalahKeseluruhan proses pelaksanaanrangkaiankegiatanpenataanterhadappekerjaanperkantorandantugas-tugasbantuanlainnya, dalamrangkamenunjangkelancaranpencapaiantujuanorganisasi. • Dapatdiartikanjugasebagai Tata Usaha yaknisegenaprangkaiankegiatanmenghimpun, mencatat, mengolah, mengendalikan, mengirimdanmenyimpaninformasiatauketerangan yang diperlukandalamsetiapusahakerjasama (Liang Gie). • Administrasi (artisempit) merupakanprosespenyelenggaraanorganisasisecaramenyeluruh, ataukegiatanpencatatan, penggolongan data, dantulis-menulisdariprosestersebut(tatausaha/clerical work)

  16. Sifat Tata Usaha • Pelayanan melayani pelaksanaan pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan. • Menyeluruh mencakupsemuaurusandanketerangandalamperkantoran.

  17. TugasPokok Staff Sekretariat/ AdministrasiKesekretariatan • Merencanakan (Planning) • Menyusun (Arranging) • Menghimpun (Collecting) • Mencatat (Recording) • Mengolah (Processing) • Mengendalikan (Controlling) • Mengirim (Transfering) • Menyimpan (Filing)

  18. TujuanAdministrasiKesekretariatan • Memperlancarlalu-lintasdandistribusiinformasikesegalapihakbaik internal maupuneksternal. • Mengamankanrahasiaorganisasi. • Mengeloladanmemeliharaseluruhdokumentasiorganisasi yang bergunabagikelancaraanpelaksanaanfungsimanajemen.

  19. FungsiAdministrasiKesekretariatan • Mengadakanpencatatanataurecordingsemuakegiatanmanajemen. • Sebagaialatpelaksanaanpusatketatausahaan. • Pengendaliinformasi internal daneksternalorganisasi • Sebagaialatkomunikasiorganisasi. • Sebagaialatpelaksanapemegangrahasiaorganisasi. • Sentralteknologi transfer informasi. • Sebagaipusatdokumentasiataumaster file.

  20. ArtiPenting Staff SekretariatBagiOrganisasiMahasiswa • Administrasikesekretariatanberhubungandenganrangkaiankegiatanpenataan yang  berfungsisebagaiunsurpenunjangkelancaranuntukmencapaitujuanorganisasimahasiswa. • Kesekretariatansebagaisatukesatuantakterpisahkandariorganisasimahasiswasecarautuh. • Kegiatanpenunjanginidilaksanakandenganmenerapkanprinsipefisien, efektif, rasionaldanproduktif.

  21. Pekerjaan-2 Staff Sekretariat • Menyelenggarakanpembinaanketatausahaan, khususnya yang berhubungandengantugaspekerjaansurat-menyurat yang meliputiperencanaan, pembuatan, penerimaan, pencatatan, pengolahan, pendisposisian, pendistribusian, danpenyimpanansurat. • Menyelenggarakantatahubungankomunikasisecara internal maupuneksternalorganisasidengantetapberadadalamsatukesatuankomando. • Menyelenggarakandanmengaturpertemuanataurapat-rapat. • Menyelenggarakankegiatanorganisasi yang bersifatrahasia.

  22. Lanjut… • Menyelenggarakanpengaturanpenerimaantamuataukunjungan. • Menyelenggarakanpengaturanaktivitassekretariatsebagaitempatorganisasi. • Menyelenggarakantugasbantuan lain yang bersifatmenunjangdanmenyediakanfasilitasteknologi transfer informasi, terutamauntukmengkoordinasikanpelaksanaanpekerjaan-pekerjaanpokokorganisasi.

  23. PrinsipPelaksanaanTugasSekretaris/Sekretariat • Jelas. • Memilikimaksud, tujuandanarah yang tepatgunadanmasukakal. • Sederhana. • Ciptakan proses administrasikesekretariatan yang praktis. • Fleksibel. • Bersifattidakkakudanmemungkinkanadanyaimprovisasi. • Bermetode. • Dilandasiperhitunganmatang demi tercapainyatujuan. • SistemKesatuan. • Beradadalamsuatulingkaransistemkomandoorganisasi.

  24. PengelolaanKeuanganOrganisasi • Uangmerupakan ‘bahanbakar’ bagisetiaporganisasi. • Tanpaadanyauang yang cukup, makajalannyaorganisasiakantersendat. • Terkadangorganisasimemilikiuang yang banyak, tetapikarenatidakdikeloladenganbaikmakauangtersebuttidakdapatdimanfaatkansecara optimal. • Dalamhalinilahdiperlukanseorangpengelolakeuanganorganisasi yang disebutsebagaibendahara.

  25. Bendahara • Bendaharaadalahpejabatfungsional yang bertanggungjawabkepadapimpinanorganisasiataspengelolaanuang yang menjaditanggungjawabnya. • Bendaharaadalah orang yang bertugasuntukmembuatpembukuandanmengaturkeuangandalamsebuahorganisasiataukepanitaan. • DalamsebuahorganisasitugaspertamaseorangbendaharaadalahmembuatRencanaAnggaranPengeluaranBelanjaOrganisasi (RAPBO) untuksatuperiodekepengurusan.

  26. PembagianBendahara • BendaharaPenerimaan • orang yang ditunjukuntukmenerima, menyimpan,menyetorkan, menatausahakan, danmempertanggungjawabkanuangpendapatanorganisasi • BendaharaPengeluaran • orang yang ditunjukuntukmenerima, menyimpan,membayarkan, menatausahakan, danmempertanggungjawabkanuanguntukkeperluanbelanjaorganisasi

  27. TugasdanFungsiBendahara • Menyimpandanmengeluarkanuang • Membukukansegalapengeluarandanmenerimadanmencatattanggaluangmasukbesertasumberdanjumlahdana. • Mengeluarkanuangsertamencatatjumlah (banyaknyauang), tanggal, penerima, sertakegunaanuangtersebut. • Menyediakannota (kwitansi) uangmasukdandanmeminta nota pembelianataskegunaandana. • Membuatlaporankeuangan, danmembukukankeuanganiuranpokok, wajibmaupunsumbangansukarelaanggota. • Memintapersetujuanketuasebelummengeluarkanuang, dandapatberkoordinasidengananggota

  28. Apa yang perludilakukanbendaharadalammenyusunanggaran • Memeriksapembukuansatutahunkebelakang • Mempelajarirencanakegiatanselamaperiodekepengurusan • MenyesuaikanRAPBO denganperkiraanpemasukan yang akandiperoleh

  29. RAPBO berfungsisebagaisalahsatubahanpertimbanganketikamengeluarkananggaran. RAPBO harusdibuatdenganbaikdandirencanakandenganmatang agar tidakterjadihal yang tidakdiinginkan, Sehinggabuatlahrencanakegiatan yang sesuaidengananggaran yang dimiliki agar dalampelaksanaannyakegiatantidakmengalamikendaladalamanggaran.

  30. Bentukstandarlaporantransaksikeuanganorganisasi

  31. Pengeluarandanpemasukanberadadalamsatupembukuandimaksudkanuntukmengetahuiaruskasdanmemudahkanuntukmengeceksaldoakhir yang masihdimiliki.

  32. Bendaharaharusmengelolabuktitransaksi. Setiapbuktitransaksi yang masukharusdisimpandenganbaik. • Jangansampaibuktitrsebutrusakatauhilang. Setiapbukti yang masukdisimpandenganrapidandisusunberdasarkantanggalmasuk. • Ketikatelahsatubulan, sebaiknyabukti yang sudahterkumpul di Hegteruntukmemudahkanpenyimpanandanmenghindarihal yang tidakdiinginkan.

  33. Setiapbuktitransaksihendaknyadiberinomorsesuaiurutankejadiantransaksi.Setiapbuktitransaksihendaknyadiberinomorsesuaiurutankejadiantransaksi. • Misalnya: • BKM-1, tanggal 5 september 2013 • BKK-1, tanggal 7 Oktoober 2013 • Setiapbuktitransaksi yang masukharusdiperhatikankeabsahannya. • Buktitransaksidikatakansahapabilaterdapattandatanganataustempel. • Perhatikanpula nominal danketerangannya.

  34. Kesimpulan • AdministrasiKesekretariatanmerupakanfungsipenunjangkelancaranpelaksanaantugas-tugasorganisasi. Sebaikapapunrencanakerjaorganisasi, tanpadidukungolehstafsekretariat yang handalakansulittercapai. • Uangmerupakanbahanbakarorganisasi. Tanpauangorganisasitidakakanberjalan. Olehkarenaitusekecilapapunuang yang dimilikiharusdikeloladengansebaikmungkin. • Organisasimahasiswaadalahminiaturorganisasi yang sesungguhnya di masyarakat, makasebagaipenggiatnya, mahasiswaharusbelajarmengelolaorganisasinyasecaraProfesional.

  35. SekiandanTerimakasih

  36. SumberBacaan: • http://pramareola14.wordpress.com/2009/05/22/administrasi-kesekretariatan-organisasi-kemahasiswaan-1/ • http://prestasipustakaraya.com/manajemen-kesekretariatan.html/ • http://www.organisasi.org/1970/01/manajemen-sekretaris-pengertian-tugas-fungsi-peran-syarat-tata-kerja-dll.html • http://ajichrw.wordpress.com/2009/07/18/pengetahuan-kesekretariatan/ • http://materikerja.blogspot.com/2011/06/mpplb-bab-ii-jenis-dan-tugas-pokok.html • http://elneza-qathrunnada.blogspot.com/2013/04/tugas-seorang-bendahara.html