Styrevalg ved HF høsten 2012

1. Styrevalg ved HF høsten 2012 Administrativt ledermøte 20.8.12 Inger-Johanne Ullern

2. Reglementer • UiOs valgreglement • http://www.admin.uio.no/admhb/reglhb/orgadm/rektorvalg-reglement.xml • Normalregler for instituttene • http://www.hf.uio.no/for-ansatte/organisasjon/beslutninger/normalregler.html • Evt innarbeidet i egne styrings- og administrasjonsereglementer • HFs styrings- og administrasjonsreglement • http://www.hf.uio.no/for-ansatte/organisasjon/beslutninger/styringsreglement-hf.html • Retningslinjer for studentmedvirkning ved HF • http://www.hf.uio.no/livet-rundt-studiene/studentdemokrati/studentmedvirkning-retningslinjer.html

3. Informasjon • Arrangere valg ved UiO: • http://www.uio.no/for-ansatte/arbeidsstotte/arrangere-valg/

4. Fakultetsstyret • Elektronisk valg 29.10.-2.11. • 2 valgkretser: Studenter og midlertidig vitenskapelig ansatte. • Valgperiode 2013 • Informasjonsmøter og forslagsfrist 22.10. • Klagefrist 16.11.

5. Instituttstyrene • UiOs valgreglement, kapitlene 1 og 5 • 4 valgkretser: • Fast vitenskapelig ansatte (3 representanter) • Teknisk og administrativt ansatte (1 representant) • Midlertidig vitenskapelig ansatte (1 representant) • Studenter (2 representanter) • Antall vararepresentanter er lik antall representanter • Forslag om eksterne styrerepresentanter • Vedtas av fakultetsstyret etter forslag fra instituttstyrene • Styreperiode 2013-2016 • Studenter og MVA 2013

6. Instituttstyrevalg: Forberedelser • Forberedelser i fakultetets valgstyre: Valgtidspunkt • Oktober eller november (valgreglementet) • Unngå uka for valg til fakultetsstyret • Ved forrige valg i 2008 felles valgdato 21.11. • Forslag: Uke 47, 19.-22.11. Frist for kandidatforslag: 2 uker før valget. • Forberedelser i instituttstyret: • Valgstyre • Oppnevnes av instituttstyret (september) • Elektronisk valg • men instituttstyret kan bestemme at valget skal avholdes som postvalg eller urnevalg (september) • Valgoppgjørsform for studenter • Listevalg eller preferansevalg (september)

7. Instituttstyrevalg: Forberedelser forts. • Forberedelser i instituttets valgstyre/administrasjon • http://www.uio.no/for-ansatte/arbeidsstotte/arrangere-valg/ • Sende e-post til valgkretsene og be om forslag til kandidater • Forslag til kandidater: Valgreglementet § 9 • Krav om kjønnsmessig balanse: Valgreglementet § 9 • Sjekke stemmerett og valgbarhet, godkjenne kandidater • Stemmerett: Valgreglementet § 5 og Retningslinjer for studentmedvirkning ved HF ”Allmøtet”, 2. avsnitt. • Valgbarhet ansatte: Valgreglementet § 6 • Valgbarhet studenter: Valgreglementet § 7 • Underrette kandidatene om forslag • Kandidatpresentasjon • Ved forslagsfristens utløp • Nett/informasjonsmøter …

8. Instituttstyrevalg: Forberedelser forts. • Forberedelser i fakultetsadministrasjonen • Bestille manntall og elektronisk valg: • evalg-bestilling@admin.uio.no • Søke om fritak fra Reglement for tilsetting og valg av ledere ved fakulteter og institutter • Felles informasjon i HF-aktuelt

9. Instituttstyrevalg: Gjennomføring • Valg av tilsatte: Forholdstallsvalg som preferansevalg • Opptelling av stemmer - sett av tid siste valgdag. • Instituttets valgstyre innkalles for å delta med valgoppgjøret og godkjenne valget. • Valgstyret tar stilling til om noen innkomne stemmer skal forkastes. • Lag valgprotokoll. Valgprotokoll sendes til det organet det er blitt foretatt valg til. • Resultatet av valget kunngjøres straks av instituttvalgstyret. • Klagefrist 8 dager etter kunngjøring • Valgreglementet § 19

10. Instituttstyrets eksterne medlemmer • Oppnevning i Fakultetsstyrets møte 7. desember • Leveringsfrist for forslag fra instituttene 23. november • Oppnevningsbrev fra fakultetet snart etter møtet 7.12.