EXPOSITOR: PROF HERNÁN ZUAZO F. - PowerPoint PPT Presentation

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  1. EXPOSITOR: PROF HERNÁN ZUAZO F. ORGANIZACIÓN DE UN EVENTO!!!

  2. ORGANIZACIÓN DE UN EVENTO Los eventos exitosos no simplemente ocurren; requieren mucha planificación y Premeditación, atendiendo los detalles más pequeños, así como las consideraciones mas extensas tales como presupuesto y auspiciadores ANTES DE ORGANIZAR UN EVENTO: A 1. Consideraciones Previas al evento ¿Mi institución es capaz de realizar el evento? ¿Tenemos las instalaciones o las podríamos conseguir? ¿Contamos con recursos financieros? ¿Contamos con equipo de trabajo predispuesto? ¿Contamos con la experiencia necesaria? ¿Contamos con el tiempo necesario?

  3. 2. Historia Anterior al Evento ¿Qué otros eventos como este se han realizado? ¿Qué tan exitosos fueron? ¿Qué factores contribuyeron al éxito? ¿Pueden esos factores ser repetidos o mejorados? 3. Mi institución puede organizar el evento ¿Existe alguna personalidad u otros problemas que puedan inhibir el éxito del evento?

  4. MUCHO CUENTA AQUÍ EL ENTUSIASMO!!! ORGANIZACIÓN DEL EVENTO: 1. Nombrar una persona que desempeñe el papel más importante de la organización; esta persona (coordinador) es el presidente del comité organizador, secretario (a) persona que apoya al presidente. 2. Crear un comité organizador a) Comité técnico b) Comités de diferentes áreas (presidente por área) Instalaciones y equipo Aspectos técnicos: jueces, árbitros, programas, etc. Enlace con instituciones participantes Transporte, alimentación, alojamiento Prensa y publicidad Protocolo – ceremonia Control financiero Programa social Evaluación e informes Aspectos medicos Aspectos de seguridad Voluntarios El presidente del C.O será responsable de las tareas de anfitrión y coordinará todas las tareas con el resto de las áreas. Los presidentes de áreas combinarán las tareas juzgando por el tamaño del evento y el tiempo que hay disponible B

  5. CREAR UN DIAGRAMA: Identificado las áreas que deben ser abarcadas y los dirigentes (presidentes) acupan Su puesto, llega el momento de planificar. 6 MESES ANTES DEL EVENTO Reunión inicial del presidente con el equipo organizador. Los presidentes presentan una lista con sus áreas de responsabilidad. Presentan de listas de requerimientos. Fijan fecha de realización. Reservan instalaciones y equipo, según se requiera C

  6. 3 MESES ANTES DEL EVENTO Reunión del presidente con el equipo organizador. Fijar reuniones para verificar el progreso del plan. Abarcar aspectos del evento que requieren un trabajo anticipado, por ejem: Convocatorias, auspiciadores, lista de premios, imprenta, voluntarios, financiamientos y otros.

  7. 2 MESES ANTES DEL EVENTO Reunión con los presidentes o con el equipo organizador para compartir el progreso del plan. Revisar las tareas planificadas. Buscar soluciones a problemas que se presentan. Enviar convocatorias o formas de inscripción.

  8. 1MESES ANTES DEL EVENTO Verificar espacios deportivos, instalaciones. Verificar cantidad de inscritos. Fijar fecha de reuniones con centros participantes. Verificar equipo de apoyo. Verificar lista de jueces, árbitros y otros.

  9. 1SEMANA ANTES DEL EVENTO Última reunión del presidente con el equipo organizador. Coordinar las interacciones finales entre encargados de áreas de responsabilidad. Comité técnico debe diseñar series, grupos de competencia. Verificar programas y otras cosas. Solucionar problemas.

  10. DÍA DEL EVENTO Cada presidente de área actúa en lo que le corresponde, apoyando a aquel que tuviera alguna dificultad.

  11. DESPUÉS DEL EVENTO Escribir cartas de agradecimiento. Reunión de evaluación del evento. MEDALLA DE ORO AL EQUIPO ORGANIZADOR.

  12. EXTRAS: D Presentación de grupos musicales. Presentación de barras. Presentación de cuadros gimnásticos. Otros de creatividad de los organizadores. Al margen de las actividades deportivas se puede agregar algo extra en la Inauguración, durante o en la clausura del evento.

  13. “SEA OPTIMISTA Y REALISTA, GUARDE LA CALMA SUCEDA LO QUE SUCEDA” Elaborar una lista de personas que componen el equipo y registrar el número de teléfono y otros. Elaborar una lista de instituciones participantes y registrar direcciones y números de teléfonos. Elaborar lista de responsabilidades por áreas. Fijar fechas de reunión con grupos de apoyo. Elaborar formatos de cartas. Elaborar lista de requerimientos por área. Elaborar el diagrama de procedimiento y atenerse a él, asegurarse de disponer suficiente tiempo para atender todos los aspectos como: las instalaciones tienen que ser reservadas lo antes posible. Considere los requerimientos de los participantes. Delegar tanta responsabilidad como sea posible sin poner en peligro la calidad. Revisar y verificar requerimientos. Cerciórese que las premiaciones estén situadas estratégicamente. Evitar problemas con los participantes, si los hay solucione de buena manera. Sea optimista y relista, guarde la calma no importa lo que suceda. SUGERENCIAS ÚTILES: E

  14. Hoja de información INFORMACIÓN PARA Y DE LOS PARTICIPANTES: F Nombre del evento. Dirección y número telefónico del organizador. Detalles de cómo llegar a la institución. Condiciones para inscribirse. Cuotas de inscripción.

  15. Gracias por su atención HAGO LO QUE ME GUSTA!!!