Persiapan Sertifikasi ISO 9001:2008

1. Persiapan Sertifikasi ISO 9001:2008 Oleh Didi Sukyadi

2. Mengapa Harus ISO

3. Posisi UPI • Webometric: • turun dari 16 ke 20, • Kesalip UNY, di bawah UNIKOM ASIAN University Rankings • Unpad: di Asia naik dari 191 ke 160

4. CAPAIAN BINTANG QS STARS UPI

5. Tujuan Sertifikasi ISO • Peningkatan mutu secara berkelanjutan (Kaizen) sebagaimana ditargetkan Kemendiknas di atas. • Perbaikan layanan terhadap stakeholder utama universitas • Peningkatan produktivitas

6. Persiapan • Niat yang kuat • Gotong royong (kapropdi, dosen, mhs, staf) • Ikhlas • Tanya diri kita mengapa harus ISO? • Apa untungnya saya ber ISO? • Kalau orang lain ber ISO, saya tidak, apa konsekuensinya?

7. Struktur Organisasi ISO • Top Management: (Rektor untuk UPI, Dekan untuk Fakultas, Direktur untuk Direktorat, dst) • Management Representative (Pembantu Rektor 1, PD 1, Kadiv Akademik, dst) • Wakil MR (PR 2, PD 2, Kadiv yang relevan, dst) • Document Controller (DC): Ketua SU, PD 2, Kadiv Aptik, atau siapa saja yang mempunyai kemampuan IT dan cermat dalam pengelolaan dokumen • Divisi lain sesuai tupoksi masing-masing unit kerja • Semua penugasan dilakukan berdasarkan SK Top management

8. Persyaratan Dokumen Rujukan ISO • AD/ART • Renstra Universitas • Renstra Fakultas, Direktorat, Biro • Renstra Prodi/Divisi • RKAT universitas, fakultas, biro, direktorat dan divisi • Pedoman Akademik Universitas, penulisan karya ilmiah, ketatapn senat, keputusan rektor dan produk hukum lainnya. • Kurikulum Universitas • Kode Etik dosen • Pedoman perilaku mahasiswa • Dll Catatan: • Semua dokumen universitas yang relevan, termasuk AD/ART/ketetapan MWA, Senat akademik, dll harus menjadi rujukan dalam menetapkan ketentuan dan prosedur mutu.

9. Proses Akademik • Pengembangan kurikulum • Pengembangan silabus dan SAP • Promosi fakultas atau prodi • Perekrutan mahasiswa baru • Registrasi mahasiswa baru • Kontrak kredit • Masa orientasi kampus (MOKA) • Penyusunan jadwal perkuliahan • Rapat pra-perkuliahan • Perkuliahan • Bimbingan akademik

10. Proses Akademik • Penilaian KBM • KKN/KKU • PLP/PLA • Bimbingan skripsi • Sidang skripsi • Wisuda • Layanan dokumen bagi alumni • Layanan bimbingan karir • Bimbingan kegiatan kemahasiswaan

11. Support System • SDM • Keuangan • Aset dan fasilitas • Pemeliharaan lingkungan • Humas • Keamanan • Kerja sama internasional • TIK • Sekretariat Universitas • Dll

12. Langkah Persiapan ISO • Mengidentifikasi tupoksi unit/lembaga • Menetapkan visi, misi, kebijakan mutu, dan sasaran mutu • Menetapkan quality plan (5 tahunan) (Renstra 5 tahun) • Menetapkan program kerja tahunan (RKAT) • Menetapkan sasaran mutu (mulai lembaga s.d. Individu) • Menyusun organisasi unit sesuai kebutuhan • Membuat uraian jabatan/job description • Membuat matriks kompetensi pegawai • Membuat panduan/manual mutu (Quality Management System= QMS) dengan konsultan.

13. Contoh Sasaran Mutu • IPK • Masa studi • Masa tunggu kerja • Kepuasan mahasiswa mahasiswa atas kinerja dosen, kepuasan dosen, mahasiswa, serta staf administrasi atas layanan universitas • Jumlah keluhan mahasiswa • Akreditasi • Pemenuhan data EPSBED • Sertifikasi ISO • Jumlah karya ilmiah per tahun • Indeks kutipan per artikel per tahun • Jumlah mahasiswa asing • Jumlah dosen asing • Jumlah MOU dengan universitas lain • Jumlah penelitian dengan industri • Ranking webometric dan QS Stars • Jumlah koleksi bahan pustaka • Jumlah kehadiran dosen dan mahasiswa dalam perkuliahan • Jumlah buku yang diterbitkan, • dll

14. Job Description (Uraian Tugas) • Mulai dari pimpinan hingga staf terendah • Buat berdasarkan apa yang dilakukan saat ini • Jangan ada uraian tugas yang tumpang tindih • Lakukan sosialisasi Uraian Tugas (UT) yang baru • Lakukan uji coba • Pantau keterlaksanaan UT baru • Tindak lanjuti hasil monitoring dengan: rotasi, teguran, hukuman • Pantau capaian kinerja dari masing-masing personalia sesuai dengan sasaran mutu masing-masing

15. Matriks Pegawai • Jumlah staf, pendidikan, golongan, jabatan, kemampuan saat ini, rencana pelatihan dan pengembangan baik bergelar maupun nirgelar untuk mecapai kemampuan ideal yang diharapkan • Rencana pengembangan pegawai harus didukung oleh program kegiatan lembaga sebagaimana tercantum dalam RKAT

16. Panduan/Manual Mutu(UUD ISO) • Berisi uraian mengenai visi, misi, proses akademik, struktur organisasi, ketentuan mengenai pengukuran pencapaian sasaran mutu, audit internal, rapat tinjauan manajement, penanganan keluhan, pengelolaan dokumen dan catatan mutu, upaya korektif, tindakan korektif, dan preventif, ketentuan mutu serta prosedur mutu

17. Langkah Persiapan ISO • Membuat prosedur • Membuat catatan mutu/borang/formulir, dll • Mengerahkan sumber daya pendukung • Sosialisasi sistem manajemen mutu • Implementasi SMM • Pelatihan audit internal • Audit internal • Rapat Tinjauan Management (RTM) yang membahas diantaranya ketercapaian sasaran mutu, kepuasan pelanggan, kepatuhan akan ketentuan dan prosedur mutu, penanganan keluhan, tindakan korektif,

18. Langkah Persiapan ISO • Menghubungi badan sertifikasi ISO • Menyerahkan dokumen ISO ke badan sertifikasi • Penilaian kecukupan dokumen • Pre-audit • Final Audit • Tindakan perbaikan • Penyerahan sertifikat ISO • Surveilance audit (pilih setahun sekali, jangan 6 bulan sekali)

19. Kiat-kiat Pemerolehan Sertifikat ISO • Top Manajemen harus memahami betul klausul ISO • Top manajemen harus peduli mutu dan terjun langsung menangani ISO • Top manajemen bekerja bersama-sama dengan staf termasuk dalam lembur • Tunjuk MR yang mau belajar dan mau bekerja

20. Kiat-kiat Pemerolehan Sertifikat ISO • Tetapkan sasaran mutu dengan mengacu kepada kriteria tertentu seperti: BAN PT, ASEAN Quality Network, THE-QS (QS Stars, atau kriteria WCU lainnya) agar ISO dapat meningkatkan kualitas • Misalnya dalam QS disebutkan: setiap dosen setiap tahun minimal menghasilkan 3 artikel ilmiah dan satu artikel dikutif oleh minimal 3 orang • Jangan sampai ada yang dapat ISO tetapi akreditasi BAN PT C

21. Kiat-kiat Pemerolehan Sertifikat ISO • Buat prosedur berdasarkan atas praktik yang selama ini dilakukan (say what we do, do what we say) • Jangan mempersulit diri sendiri dengan membuat prosedur yang tak dapat dilakukan • Lengkapi setiap prosedur dengan borang yang diperlukan • Setelah prosedur selesai dibuat segera disosialisasikan dan diimplementasikan. Jangan menunggu prosedur lain siap • Ujicobakan prosedur satu persatu, jangan sekaligus agar dapat dilihat dengan jelas kelebihan dan kekurangannya

22. Kiat-kiat Pemerolehan Sertifikat ISO • Buat prosedur untuk setiap proses bisnis yang kita lakukan seperti: perekrutan mhs, registrasi ulang, opspek, matrikulasi, penyusunan kurikulum, pengembangan silabus/sap dan bahan ajar, pelaksanaan KBM, monitoring KBM, UTS, UAS, bimbingan skripsi, cuti, pemerolehan beasiswa, bimbingan akademik, PPL, ujian sidang, wisuda,pengendalian outsourcing, penyusunan jadwal pelajaran, pemilihan dosen berprestasi, penyusunan RKAT, pengadaan barang dan jasa, dll.

23. Kiat-kiat Pemerolehan ISO • Sosialisasikan semua prosedur yang telah dibuat dan beri contoh implementasinya. • Lakukan semua kegiatan yang dilakukan berdasarkan prosedur yang sudah dibuat. • Simpan catatan mutu pada folder yang telah disediakan. • Beri penghargaan pada semua staf berdasarkan kontribusi masing-masing • Sikapi secara positif setiap saran dari konsultan atau auditor • Ikuti apa yang disarankan oleh konsultan atau auditor sesuai jadwal yang telah disepakati • Masukan anggaran persiapan ISO ke dalam RKAT

24. Manfaat ISO • Sadar mutu (PDCA): Continuous quality improvement (Pengukuran kepuasan pelanggan, efektivitas komunikasi dengan pelanggan, pencapaian sasaran mutu, analisis ketidaksesuaian, penyediaan kotak saran, penanganan keluhan, dll) • Customer focus (pelanggan tidak pernah salah, pelanggan adalah raja, kita adalah pelayan, apa yang kita lakukan adalah demi kepuasan pelanggan)

25. Manfaat ISO • Memperkecil biaya promosi • Pemasaran yang efektif adalah sistem getok tular • Jika anda puas beritahu orang lain, jika anda kecewa beritahu saya • Jika pelanggan puas, pelanggan lain akan berdatangan. • Jika pelanggan banyak, lembaga kita akan terus bertahan dan dibutuhkan masyarakat. • Kita akan terus memperoleh rezeki yang terus mengalir makin besar dan lancar: Dapur tetap ngebul