La préservation des acquis dans les technologies de l’information

1. La préservation des acquis dans les technologies de l’information Claude Poirier Direction générale des acquisitions Date : Avril 2006

2. Définition du sujet de l’atelier L’utilisation d’un outil informatique entraîne souvent une dépendance de l’organisation envers ce produit. Il s’agit, dans plusieurs cas, d’un bénéfice de la standardisation. Exemples : • Suite bureautique = échange de document • Micro-ordinateurs = coûts directs de 1 000 $ alors que les coûts globaux de possession sont de plus de 5 000 $ • Base de données = si remplacement, tout doit être reprogrammé

3. Définition du sujet de l’atelier Les acquis sont les investissements d’une organisation en terme de formation, processus de travail, adaptation de l’outil… La reconnaissance des acquis et des investissements d’une organisation, souvent effectués pour réduire les coûts, est importante dans le processus d’achat d’une TI. Ceci en raison de l’importance des coûts de propriété indirects versus les coûts d’achat directs.

4. Pourquoi c’est un problème? • S’il est nécessaire d’ajouter un micro-ordinateur, un serveur, une imprimante, etc. à un parc informatique... • Si l'on veut mettre à jour un logiciel standardisé dans une organisation... - - - - - - - - - - - - - - - - - - - • Comment ne pas perdre les acquis de l’organisation si un changement de fournisseur survient? • Il ne s'agit pas d’un produit spécifique puisque la compétition existe en théorie. Toutefois, un autre fournisseur peut difficilement faire une proposition avantageuse si l'on tient compte des coûts totaux.

5. Exemple d’éléments du coût global Pour une imprimante • Coût direct et mesurable • Prix d’achat • Prix d’entretien (garantie) • Fournitures • Papier • Formation • Coût indirect • Serveur d’impression (paramétrisation) • Centre d’assistance • Connections réseaux • Temps de formation • Temps interne pour l’installation • Temps d’utilisation par l’usager • Rebut fourniture papier • Temps perdu en cas de panne

6. Coût de transition Écart entre le coût global du passage de A à A* et le coût global du passage de A à B Si on doit changer d’imprimante • A = imprimante actuelle • A* = nouvelle version de l’imprimante actuelle • B = imprimante d’un autre fournisseur

7. Coût total de propriété et acquisitions Coûtsde transitionde A à B Appel d’offresnon souhaitable Appel d’offressouhaitable Coûts pour conserver A $ Antivirus PC SGBD Matériel réseau Types de solution en TI Coûts à considérer lors de l’appel d’offres

8. Qui doit payer? • Le client • Fournisseur A • Fournisseurs B, C, D, E Coût normal B, C, D, E Coût pour revenir au coût normal $ A* Coût pour mettre à jour la TI A A

9. Protection des acquis vs Politique d’achat • Concurrence - Les administrations doivent mettre en compétition le plus large bassin possible de produits et de fournisseurs afin d'obtenir, aux meilleures conditions, des produits et services de qualité. (Orientation de la Politique sur les marchés publics) • Accessibilité - Des contrats accessibles à tous les fournisseurs qualifiés. (Principes guidant la gestion des marchés publics) • Est-ce qu’en fonction de cette orientation et de ce principe, les administrations devraient absorber les coûts de transition?

10. Protection des acquis vs Règlement sur les contrats Dans un appel d’offres pour un contrat d’approvisionnement, le contrat est adjugé au fournisseur qui présente l'offre conforme comportant le prix forfaitaire ou le prix global approximatif le plus bas, selon le cas, à la suite de l'application des modalités de calcul prévues dans les documents d'appel d'offres (RCACS)

11. Protection des acquis vs Règlement sur les contrats En vertu de la clause précédente, il est donc loisible aux ministères et organismes de prendre en considération pour la détermination du plus bas soumissionnaire, non seulement le prix d'achat du bien à acquérir mais également les coûts reliés à l'utilisation du bien pendant sa vie utile. Les données sur ces coûts doivent cependant être fiables, impartiales et idéalement provenir de source indépendante. Ces coûts peuvent comprendre, à titre d’exemple, les coûts d’utilisation, les coûts d’entretien ou la valeur de revente. (Info conseil - Contrats d'approvisionnement)

12. Protection des acquis vs Règlement sur les contrats Dans un appel d’offres pour un contrat mixte qui inclut la livraison d'une TI (clé en main), dont la partie « service professionnel » est prépondérante, les critères pour établir le rapport qualité/prix permettent d’évaluer qualitativement les éléments permettant de réduire les coûts globaux. Exemples : • Fonctionnalité qui permet de réduire les coûts (déploiement, surveillance, l'entretien, etc.) • Technologie sans point de défaillance • Technologie utilisant des standards d'interopérabilité

13. Protection des acquis vs Exceptions à l’appel d’offres Parmi les 27 exceptions à l’appel d’offres du RCACS, aucune permet de ne pas recourir à l’appel d’offres parce que le fait d’octroyer le contrat à un autre fournisseur que celui en place entraînerait des coûts globaux plus élevés.

14. Protection des acquis vs Contrats du DGAcq Assouplissements obtenus par la DGAcq • Pour les contrats ouverts de logiciel, deux exceptions existent et permettent d’acquérir 25 % plus de licences sans dépasser 200 k$ ou plus si démonstration est faite que les frais de prise en charge d’une autre solution sont supérieurs à l’acquisition. • Pour l’offre permanente des équipements réseaux, deux exceptions existent et permettent le rehaussement de 25 % du parc sans dépasser 200 k$ ou de 20 % sans dépasser 600 k$. • Pour les offres permanentes des micro-ordinateurs, le seuil d’appel d’offres est de 25 k$ et pour les serveurs Intel et les imprimantes, le seuil d’appel d’offres est de 100 k$.

15. Protection des acquis vs Indépendance des fournisseurs Pour éviter une dépendance à un fournisseur, les organisations doivent: • privilégier le recours aux protocoles standard et d’interopérabilité • limiter l’utilisation de logiciel propriétaire inclus avec un produit et privilégier les outils génériques. Exemples : • Enregistrer tous les documents en format XML au lieu de doc • Utiliser un annuaire LDAP plutôt que Active Directory • Utiliser le protocole de routage OSPF plutôt que EIGRP

16. Protection des acquis vs Indépendance des fournisseurs Pour éviter une dépendance à un fournisseur, lors d’un appel d’offres permettant l’introduction d’une technologie, une saine compétition devrait être créée afin de permettre au requérant d’imposer au fournisseur désirant le contrat des conditions telles : • Évolution des prix à long terme • Prix d’achat pour les options • Prix des services d’entretien, même à la fin du contrat initial • Définir le type de licences selon les besoins du client • Etc. Et ce, pendant tout le cycle de vie de la technologie

17. Bonnes pratiques d’acquisition des TI • Planifier les besoins d’achats d’une technologie à long terme et tout prévoir à l’appel d’offres avant l’introduction d’une TI • Utiliser des TI ayant des standards d’interopérabilité reconnus et des outils génériques • Éviter tout « lock-in » technologique • Revoir le choix de la technologie avant tout achat important ou avant mise à jour importante

18. Direction générale des acquisitions Merci !