Úspěšné řízení projektu v průběhu realizace a udržitelnosti

1. Úspěšné řízení projektu v průběhu realizace a udržitelnosti Úřad Regionální rady regionu soudržnosti Jihozápad Ing. Markéta Hanzalová 14.3.2012

2. Obsah • Povinnosti příjemců při realizaci projektu • Změny v realizaci projektu • Pravidla pro způsobilé výdaje • Předkládání monitorovacích zpráv • Kontrola projektů • Konzultace k veřejným zakázkám • Nejčastější chyby a opomenutí v předkládání MZ se ŽoP www.rr-jihozapad.cz

3. Povinnosti příjemce při realizaci projektu • Realizovat projekt v souladu s legislativou ČR a EU, zejména v oblasti zadávání VZ, VP a ŽP • Řídit se platnou dokumentací ÚRR – Příručka pro příjemce, Metodické pokyny, Metodická oznámení, Pravidla pro publicitu, Smlouva o podmínkách poskytnutí dotace atd. • Zahájit fyzickou realizaci projektu do 6 měsíců od podpisu smlouvy oběma smluvními stranami • Hlásit vzniklé změny v průběhu realizace projektu • Informovat ÚRR o postupu realizace projektu pomocí monitorovacích zpráv • Dodržovat harmonogram projektu www.rr-jihozapad.cz

4. Povinnosti příjemce při realizaci projektu • Naplnit monitorovací ukazatele uvedené ve smlouvě a udržet je po dobu udržitelnosti • Vést účetnictví nebo daňovou evidenci v souladu s předpisy ČR • Provést audit projektu • Dodržovat pravidla pro publicitu • Archivace dokumentace projektu po dobu min. 10 let (od finančního ukončení projektu) • Pojistit majetek pořízený v rámci realizace projektu min. na hodnotu jeho pořizovací ceny vztažené ke ZV projektu • Prosazovat princip rovných příležitostí a princip nediskriminace www.rr-jihozapad.cz

5. Změny v realizaci projektu • = jakékoliv změny oproti původnímu plánu • Příjemce je povinen neprodleně změnu oznámit, nejpozději • 15 pracovních dní před tím, než změna reálně nastane • Neočekávané změny, které nesnesou odkladu, je příjemce • povinen oznámit nejpozději do 5 pracovních dní ode dne • vzniku změny www.rr-jihozapad.cz

6. Změny v realizaci projektu • Příjemce oznámí vzniklou změnu na formuláři Oznámení • příjemce o změně projektu. Přílohou oznámí jsou veškeré • doklady, které s příslušnou změnou souvisí. • Jedná-li se o změnu rozpočtu projektu, přílohou Oznámení je • formulář Změny v rozpočtu. V případě změny rozpočtu • víceetapového projektu se dokládá formulář za každou etapu • projektu i za celý projekt (např. 2 etapy – 3 formuláře). • Informace o provedených změnách musí být uvedena v • nejbližší monitorovací zprávě. www.rr-jihozapad.cz

7. Změny v realizaci projektu Změna nepodstatná • Nezapříčiní změnu výstupů projektu, jedná se o tyto změny: • Změna obecných údajů o příjemci (statutární zástupce, kontaktní osoba, člen projektového týmu, adresa pro doručování, sídlo) • Změny smluv s partnery, které mají formální charakter (viz. bod 1), • Změny v rozpočtu mezi existujícími položkami, a to do výše max. 15% objemu položky v rámci jedné kapitoly (žádná z položek se nesmí změnit o více než 15%), • Změny mezi podpoložkami v rámci jedné položky rozpočtu, při kterých nedojde ke změně celkové výše položky, • Změna termínů konání dílčích akcí v rámci etapy/projektu (např. termíny výstav, festivalů), www.rr-jihozapad.cz

8. Změny v realizaci projektu Změna nepodstatná • Změna termínu zahájení fyzické realizace (nesmí dojít k překročení 6 měs. lhůty od podpisu Smlouvy), • Změny v nezpůsobilých výdajích, • Snížení celkových výdajů projektu (např. vysoutěžení nižší než plánované ceny), • Změna počtu a termínů VŘ (bez ohrožení termínu ukončení fyzické realizace a ukončení projektu), • Drobné změny související se stavebními pracemi (nemění vnitřní dispozice stavby, nemá vliv na rozpočet, může však zapříčinit příp. odchylky v položkovém rozpočtu stavby). www.rr-jihozapad.cz

9. Změny v realizaci projektu Změna podstatná menšího rozsahu • Nezapříčiní změnu výstupů projektu, jedná se o tyto změny: • Změna harmonogramu projektu (zahájení, ukončení fyzické realizace, ukončení projektu), • Změna způsobilých výdajů projektu mezi jednotlivými položkami v rámci jedné kapitoly rozpočtu nad 15%, • Změna čísla účtu příjemce, na který bude vyplacena dotace, • Přesun způsobilých výdajů mezi etapami projektu, • Změna v počtu etap projektu, • Změna struktury financování projektu (změna režimu plátce/neplátce). • Je schvalována vedoucím Odboru řízení programu. • Po schválení je vyhotoven dodatek smlouvy. www.rr-jihozapad.cz

10. Změny v realizaci projektu Změna podstatná většího rozsahu • Změna, která zapříčiní změnu indikátorů projektu, • Změna, která zapříčiní změnu výstupů projektu (aktivity, cíle). • Je schvalována VRR. • Po schválení je vyhotoven dodatek smlouvy. • Další změny, které podléhají schválení VRR: • Souhlas poskytovatele dotace s převodem a pronájmem majetku pořízeného z dotace, • Souhlas se zřízením věcného břemene k majetku, výpůjčka majetku pořízeného z dotace. www.rr-jihozapad.cz

11. Změny v rámci ROP JZ obecně nepřípustné Změny za všech okolností nepřípustné: • Zvýšení absolutního objemu nebo procenta dotace www.rr-jihozapad.cz

12. Změny v rámci ROP JZ obecně nepřípustné Změny, u kterých je výjimečně možné v objektivně odůvodněných případech udělit výjimku: • Změna termínu zahájení fyzické realizace, která překročí lhůtu 6 měs. od podpisu Smlouvy, • Přesuny způsobilých výdajů mezi kapitolami v rozpočtu projektu, • Změna termínu ukončení fyzické realizace projektu, který bude navržen po termínu stanoveném jako nejzazší ve Výzvě, • Přesuny mezi investicemi a neinvesticemi v rozpočtu projektu, • Změna, která má vliv na snížení indikátorů a výstupů projektu, • Zastavovat majetek získaný, byť jen částečně, z dotace RR. www.rr-jihozapad.cz

13. Pravidla pro způsobilé výdaje • = výdaje, které mohou být spolufinancovány ze strukturálních fondů • Způsobilé výdaje musí splňovat následující podmínky: • musí být vynaloženy v souladu s legislativou ES a ČR, • musí být vynaloženy v souladu s podmínkami a cíli ROP NUTS II Jihozápad, vč. navazujících dokumentů, • musí být přiměřené, tj. musí odpovídat cenám v místě a čase obvyklým, • musí být vynaloženy v souladu s principy hospodárnosti, účelnosti, efektivnosti. www.rr-jihozapad.cz

14. Pravidla pro způsobilé výdaje • Z časového hlediska jsou výdaje způsobilé k proplacení pokud: • vznikly během fyzické realizace projektu a byly uhrazeny nejpozději v den ukončení projektu/etapy, tj. když žadatel předkládá Žádost o platbu, a zároveň • výdaje vznikly nejdříve v den předložení Žádosti o poskytnutí dotace na ÚRR Výdaje na projektovou dokumentaci jsou způsobilé i před výše uvedeným datem za předpokladu, že vznikly a byly uhrazeny po 1.1.2007. Výdaje na audit projektu jsou způsobilé i v případě, že byly uskutečněny po ukončení fyzické realizace, ale uhrazeny do ukončení projetu. www.rr-jihozapad.cz

15. Pravidla pro způsobilé výdaje • Výjimka pro projekty zakládající veřejnou podporu realizované • v režimu regionální investiční podpory: • způsobilost výdajů je stanovena od data sdělení řídícího orgánu, že projekt splnil podmínky způsobilosti v režimu regionální investiční podpory, tzn. přijatelnosti projektu, termín je žadateli sdělen písemně do 5 pracovních dnů od ukončení hodnocení přijatelnosti www.rr-jihozapad.cz

16. Pravidla pro způsobilé výdaje • Dokladování způsobilých výdajů • způsobilé výdaje musí být přímo a výhradně spojeny s realizací projektu a jsou součástí rozpočtu, který je přílohou Smlouvy o poskytnutí dotace, • výdaje musí být identifikovatelné a prokazatelné, musí být doložitelné účetními doklady, • výdaje, které nejsou řádně doložené, jsou vždy považovány za výdaje nezpůsobilé, • výdaje musí být zaplaceny a zaplacení musí být do data ukončení projektu a předložení monitorovací zprávy s žádostí o platbu(doložení kopie výpisu z bankovního účtu), • transakce související s projektem musí být odděleně identifikovatelné od ostatních účetních transakcí s projektem nesouvisejících(doklady musejí být řádně označeny názvem a registr. č. projektu) www.rr-jihozapad.cz

17. Pravidla pro způsobilé výdaje • Rozhodným datem pro posouzení způsobilosti výdajů je datum • zdanitelného plnění; u výdajů, které nejsou předmětem daně z přidané • hodnoty, pak datum uskutečnění účetního případu. • Datum zdanitelného plnění nesmí překročit termín ukončení fyzické • realizace projektu a příslušný způsobilý výdaj musí být uhrazen do • data ukončení projektu (nejpozději do 20 pracovních dnů od data • ukončení fyzické realizace projektu, čili do data ukončení projektu). www.rr-jihozapad.cz

18. Předkládání monitorovacích zpráv • Příjemci informují ÚRR o realizaci projektů pomocí monitorovacích • zpráv. Obsahují popis uskutečněných a plánovaných aktivit, čerpání • rozpočtu, proběhlých výběrových řízení, změn v projektu, naplňování • předepsaných indikátorů ze Smlouvy o dotaci a další. • Typy monitorovacích zpráv: • Průběžná monitorovací zpráva • Etapová monitorovací zpráva • Závěrečná monitorovací zpráva • Monitorovací zpráva o zajištění udržitelnosti projektu • Kontrola monitorovacích zpráv probíhá v rámci administrativní • kontroly projektů. Před proplacením dotace je projekt kontrolován i • v rámci fyzické kontroly – kontrola na místě realizace projektu. • Monitorovací zprávy se liší v rozsahu požadovaných informací. • S monitorovací zprávou jsou předkládány příslušné povinné přílohy. www.rr-jihozapad.cz

19. Průběžná monitorovací zpráva • předkládaná jedenkrát za 6 měsíců • podepsána příjemcem/pověřeným oprávněným zástupcem a doručena do 5 pracovních dnů na podatelnu ÚRR • první monit. období je ukončeno po uplynutí 6 kalendářních měsíců následujících po kalend. měsíci, ve kterém byla uzavřena Smlouva o poskytnutí dotace (např. 1.5.2012 uzavřena smlouva, 30.11.2012 I.PMZ, 31.5. 2013 II.PMZ atd.) • pokud by měla být průběžná monit. zpráva předložena do 1 měsíce před nebo po předložení etapové/závěrečné monit. zprávy nepředkládá se • přílohou je kompletní zadávací dokumentace u doposud zrealizovaných VŘ (kontrola těchto podkladů se v praxi často kontrolu až s MZ s ŽoP) www.rr-jihozapad.cz

20. Etapová/Závěrečná monitorovací zpráva • předkládána po ukončení etapy/projektu dle termínu uvedeného ve Smlouvě o poskytnutí dotace či dodatku ke Smlouvě • přílohou je vždy: Žádost o platbu, Soupiska účetních dokladů, faktury, doklady o jejich zaplacení, doklady o zaúčtování, doložení vedení samostatné účetní evidence, Změny v rozpočtu, doklady o plnění indikátorů ze Smlouvy, doklady k proběhlým výběrovým řízením, uzavřené smlouvy s dodavateli, objednávky, doklady prokazující ukončení jednotlivých aktivit projektu (kolaudační souhlas, povolení k předčasnému užívání stavby, netýkající se stavby - předávací protokoly, dodací listy apod.) a další • převážná většina příloh se dokládá v kopii (originál uchovává příjemce) • nelze provést kontrolu následující etapové monit. zprávy, pokud není ukončena kontrola předchozí etapové monit. zprávy a prostředky proplaceny na účet příjemce www.rr-jihozapad.cz

21. Monitorovací zpráva o zajištění udržitelnosti projektu • předkládána do 20 pracovních dnů po uplynutí každého roku od ukončení projektu (např. ukončení projektu 31.3.2012, I.MZU nejpozději do 20 prac. dnů po datu 31.3.2013) • předkládána po celou dobu udržitelnosti projektu, tj. 5 let (3 roky MSP), od data ukončení projektu www.rr-jihozapad.cz

22. Monitorovací zpráva o zajištění udržitelnosti projektu • Přílohy monitorovací zprávy o zajištění udržitelnosti projektu: • Doložení zaúčtování dotace dle Avíza o provedené platbě, účetní vypořádání případných pozastávek, popř. uveden majetku do užívání (zaúčtování majetku, inventární karty), • Podklady prokazující dodržení pravidel pro publicitu (fotodokumentace), • Dokladování nově vytvořených pracovních míst v souvislosti s projektem (pracovní smlouvy, pracovní náplně, přepočtený stav zaměstnanců, mzdové listy, pracovní výkazy či pracovní docházky), • Doklady o naplnění indikátoru „Počet nově certifikovaných ubytovacích zařízení v CR“ (Certifikát a Klasifikační znak dle Oficiální jednotné klasifikace ČR ubytovacích zařízení kategorie hotel, hotel garni, penzion, motel a botel případně jiný dle Definice indikátorů), • Dokumenty prokazující udržování ostatních indikátorů (čestné prohlášení), • Další dle relevantnosti projektu www.rr-jihozapad.cz

23. Fyzická kontrola • Z časového hlediska dělíme na: • ex–ante – předběžná • interim – průběžná • ex-post – následná • Ex–ante • Probíhá před podpisem Smlouvy o podmínkách dotace u vybraného vzoru projektů (nejpozději do 20 prac. dní po rozhodnutí VRR o výběru projektů doporučených k financování) • Kontrolováno, zda stav popisovaný v benefitové žádosti odpovídá skutečnosti – místo realizace projektu, ověření realizace plánovaných výběrových řízení www.rr-jihozapad.cz

24. Fyzická kontrola • Interim • Probíhá v průběhu realizace projektu • Každý projekt musí být zkontrolován min. jedenkrát po dobu realizace • Kontrolováno je především: • - vedení a uchování dokumentace spojené s realizací projektu v šanonu příjemce, • - místo realizace projektu, • - zda stav popisovaný v monitorovací zprávě odpovídá skutečnosti, • - plnění indikátorů, • - publicita projektu www.rr-jihozapad.cz

25. Fyzická kontrola • Ex-post • Probíhá v období udržitelnosti projektu • Kontrolováno především: - udržení indikátorů projektu - publicita projektu – pamětní deska - uchování dokumentace k projektu www.rr-jihozapad.cz

26. Konzultace k veřejným zakázkám • Forma konzultace: • Osobní • Písemná • po předchozí dohodě s příslušným finančním manažerem • Možnost nechat si nezávazně zkontrolovat zadávací dokumentaci a dokumenty vztažené k zahájení zakázky (např. výzvu či oznámení) → odhalení nepřiměřených kvalifikačních kritérií, nesprávných lhůt apod. • Finanční manažer prověří zadávací dokumentace či výzvy vyhodnocení předložené dokumentace, zda nějaká část není v souladu s legislativou či podmínkami ROP. www.rr-jihozapad.cz

27. Konzultace k veřejným zakázkám • Pokud nedojde k vyjádření ke všem skutečnostem uvedeným v předložené dokumentaci, neznamená to, že ÚRR JZ shledal správnost těchto dokumentů nebo že dokumenty nebudou předmětem dalších kontrol. • Kontrola má pouze informativní a konzultační charakter, ÚRR JZ nenese žádnou odpovědnost za případné nedostatky v zakázce a je na zvážení příjemce, zda bude uvedené vyhodnocení akceptovat. www.rr-jihozapad.cz

28. Nejčastější chyby v předkládaných monitorovacích zprávách se žádostí o platbu • Chybně uvedený termín skutečného předložení monitorovací zprávy • Stručný popis realizace projektu, který neobsahuje veškeré realizované aktivy projektu • Neuvedení veškerých vzniklých změn projektu či uvedení chybného termínu oznámení ŘO • Opomínání uvedení informace o dodatku ke Smlouvě o dotaci • Ve výběrových řízeních chybně uvedena výše předpokládané hodnoty a nasmlouvané ceny • Nedostatečný popis naplnění enviromentílních kritérií • Nedostatečný popis naplnění rovných příležitostí www.rr-jihozapad.cz

29. Nejčastější chyby příjemců v předkládaných přílohách monitorovacích zpráv se žádostí o platbu • Nesoulad mezi formuláři Žádost o platbu, Soupiskou účetních dokladů a Změny v rozpočtu • Špatně vyplněná Benefitová žádost o platbu (částka celkových způsobilých výdajů, křížové financování – v rámci ROP JZ není možné) • Nedoložení samostatné účetní evidence včetně sestavy z níž je patrné rozdělení investičních a neinvestičních výdajů, způsobilých a nezpůsobilých výdajů • Nedoložení opisu účetních dokladů s podpisy odpovědných osob včetně vnitřní směrnice organizace upravující účtování o projektu (oddělení účetnictví projektu od ostatních účetních operací) www.rr-jihozapad.cz

30. Nejčastější chyby příjemců v předkládaných přílohách monitorovacích zpráv se žádostí o platbu • Nerozepsání způsobilých a nezpůsobilých výdajů na faktuře v případě částečné způsobilosti faktury • Nedoložení příloh k fakturám (např. soupis provedených prací) • Nesoulad částky vystavené faktury s přiloženým soupisem prací • Opomenutí doložit kopii pojistné smlouvy • Nepředložení popisu zapojení partnera v rámci projektu/etapy www.rr-jihozapad.cz

31. Odkaz • www.rr-jihozapad.cz • Příručka pro příjemce + přílohy • Smlouva o poskytnutí dotace • Pravidla pro publicitu • Manuál vizuálního stylu • Logo ROP Jihozápad, informační banner ke stažení • ●Metodický pokyn ke způsobilým výdajům projektu www.rr-jihozapad.cz

32. Kontakty: • Ing. Markéta Hanzalová • hanzalova@rr-jihozapad.cz, tel: +420 389 058 622Úřad regionální rady regionu soudružnosti Jihozápad • Jeronýmova 1750/21370 01 České Budějovice • Úřední hodiny: Pondělí: 8:00 - 16:30 Úterý – čtvrtek: 8:00 - 15:30 Pátek: 8:00 - 14:00 www.rr-jihozapad.cz