Vyúčtování projektů

1. Vyúčtování projektů Pavla Šimoňáková, Karolína Drozdová 16. 9. 2014

2. Příprava vyúčtování projektu • Smlouva – období realizace projektu • Rozpočet projektu • Pokyny pro příjemce • Průběžné vyúčtování – zahrnuty doklady uhrazené do termínu vyhotovení PZ • Závěrečné vyúčtování – obsahuje všechny doklady za celou realizaci projektu (včetně dokladů uvedených v Průběžném vyúčtování projektu)

3. Rozpočtové kapitoly

4. 1. Osobní náklady • Dohody o provedení práce, dohody o pracovní činnosti, pracovní smlouvy. • Nerozdělujte hrubou mzdu a odvody • Mzdy jsou uznatelným nákladem při úhradě do 20. dne (včetně) následujícího měsíce po ukončení projektu. • Údaje pokládáme za důvěrné a NOKD je dále nerozšiřuje !!!

5. 1. Osobní náklady Prokazování výdajů: • Kopie DPP, DPČ nebo pracovní smlouvy • Kopie výplatního lístku (opatřen povinným popisem) • Odvody sociálního a zdravotního pojištění a daně ze mzdy – 2 možnosti: a) uvedeno na výplatním listu b) interní doklad • Doklady prokazující úhradu nákladu mzdy i odvodů: výpis z bankovního účtu, výdajový pokladní doklad

6. 2. Investice Definice Investice: DHM nad 40.000,- Kč / kus DNM nad 60.000,- Kč / kus Prokazování výdajů: • Kopie dokladu (faktura apod.) s jasnou identifikací předmětu plnění – nestačí zálohová faktura, ta není daňovým dokladem • Doklady prokazující úhradu: výpis z bankovního účtu, výdajový pokladní doklad

7. 3. Materiálové náklady Definice Materiálových nákladů: • předměty hmotného charakteru např. kancelářský papír, ceny pro vítěze, ale také např. PHM. Prokazování nákladů: • Kopie dokladu (faktura, paragon apod.) s jasnou identifikací předmětu plnění – kopie dokladu musí být čitelná, jak obsah tak datum vystavení. • Doklady prokazující úhradu: výpis z BÚ, výdajový pokladní doklad. • U odměn pro účastníky (cen) s jednotkovou hodnotou 500,- Kč a více je povinný Předávací protokol.

8. 4. Cestovné Definice Cestovného : • Jedná se o cestovní náhrady dle zákoníku práce • Nejedná se o zajištění dopravy soukromým dopravcem!!! • Stravné je uznatelným nákladem pouze při prokázání také cestovních nákladů Prokazování nákladů: • cestovní příkaz + doklad o úhradě (VPD) • vnitřní předpis zaměstnavatele o pracovních cestách

9. 5. Služby Definice Služeb: • Jedná se o služby zprostředkované dodavatelem (tisk propagačních materiálů, moderování akce, smlouva o dílo, honoráře atp.) • Provozní náklady např. nájem, telefonní poplatky, energie. • Služby související s provozem jsou uznatelným nákladem při úhradě do 20. dne následujícího měsíce po ukončení projektu.

10. 5. Služby Prokazování nákladů: • Kopie dokladu (faktura, smlouva o dílo, smlouva o honorář) Ne DPP či DPČ!!! • Nájemné – kopie nájemní smlouvy • Energie – kopie rozpisu záloh popř. faktur • Doklad prokazující úhradu nákladu: výpis z bankovního účtu, výdajový pokladní doklad.

11. Postup vyúčtování projektu

12. Vyúčtování - postup • Doklady rozdělit dle kapitol a jednotlivých položek rozpočtu a následně seřadit dle data úhrady (dle VPD či výpisu). • Zkontrolovat popisy na dokladech o úhradě ze zdrojů Nadace OKD (viz. smlouva o poskytnutí nadačního příspěvku, článek V. odstavec 1 b) – popis musí být na dokladu uveden prostřednictvím razítka či ručně psaným textem. Z grantu č. … NOKD čerpáno … Kč. Až poté vyhotovit kopiedokladů! • Tabulka Vyúčtování

13. Tabulka Vyúčtování

14. Tabulka Vyúčtování • Pořadové číslo dokladu – seřadit dle kapitoly rozpočtu a dle data úhrady, 1 číselná řada pro celé vyúčtování (od prvního do posledního dokladu) – jednotlivé kapitoly se nečíslují samostatně. Doklady musí být opatřeny pořadovým číslem dle vyúčtovací tabulky a seřazeny. • Číslo dokladu v účetním systému • Účel platby – uveďte název položky v rozpočtu (ve zkratce) a následně popis obsahu dokladu.

15. Tabulka Vyúčtování • Celková částka uvedená na dokladu – uvádí se celková částka na dokladu, při úhradě v hotovosti celková částka na výdajovém pokladním dokladu. • Částka hrazená z grantu Nadace OKD. • Datum úhrady – uvádí se datum dle výdajového pokladního dokladu či výpisu.

16. Kopie dokladů • Vždy se musí jednat o kopie originálních dokladů opatřených povinným popisem • Doklady označte Pořadovým číslem, které je uvedeno v tabulce vyúčtování • Kopie dokladů seřaďte dle pořadového čísla • Ke každé kopii dokladu přikládejte kopii dokladu o úhradě (výdajový pokladní doklad, výpis z bankovního účtu)

17. 4. Ukázka kopie dokladu Datum úhrady Popis na dokladu Celková částka uvedená na dokladu Částka hrazená z grantu

18. Průběžné vyúčtování Organizace musí prokázat čerpání první splátky ve výši 30 %. Pokud neprokáže uvedenou výši čerpáni, musí organizace odůvodnit vzniklou situaci.

19. Nejčastější chyby • Úhrada nákladu před datem zahájení či po ukončení projektu (týká se jak úhrady samotného nákladu – datum zdanitelného plnění – tak data uvedeného na VPD). • Neoprávněné změny rozpočtu projektu. • Chybí popis na dokladech. • Nedostatečně prokázané náklady projektu. • Chybí elektronická verze na CD.

20. Změny projektu / rozpočtu Změny uvnitř organizace: • Změna statutárního zástupce Podat Žádost o změnu • Změna sídla organizace, Podat Žádost o změnu • Změna čísla bankovního účtu Podat Žádost o změnu a kopii nové smlouvy • Změna osoby zodpovědné za realizaci projektu a jejích kontaktních údajů Oznámit administrátorovi programu Změna termínu realizace projektu – prodloužení max. o 12 měsíců Podat Žádost o změnu

21. Změny projektu / rozpočtu Změna termínu realizace projektu – prodloužení max. o 12 měsíců • Průběžná zpráva • Závěrečná zpráva • Nepřízeň počasí • Nedostatek financí

22. Změny projektu / rozpočtu Změny v rozpočtu projektu: • Změny do 15 % (včetně) z celkového přiznaného nadačního příspěvku mezi schválenými položkami rozpočtu Oznámit administrátorovi programu • Změny nad 15 % poskytnutých prostředků Podat Žádost o změnu Ostatní změny projektu: kontaktujte administrátory Řešte vše včas !!!

23. Používejte vždy aktuální formuláře Cesta: www.nadaceokd.cz – pro žadatele - dokumenty ke stažení Odkaz: http://www.nadaceokd.cz/pro-zadatele/dokumenty/

24. Dodržování smluvních závazků

25. Dodržování smluvních závazků Klíčové dokumenty Smlouva Pokyny pro příjemce Přečtěte si oba dokumenty a řiďte se jimi Vypište si nejdůležitější data na složku s dokumentací k projektu datum zahájení datum ukončení datum předložení průběžné a závěrečné zprávy Pamatujte! změny projektu řešte hned, jak nastanou (opačný postup plodí nedůvěru) po dobu 5 let musí zůstat majetek pořízený z projektu ve Vašem vlastnictví

26. Když závazky neplním a nekomunikuji • Přichází na řadu sankce • pokuta 10 % z příspěvku • prodleva v dodání zprávy 30 - 60 dní • pokuta 25 % z příspěvku • prodleva v dodání zprávy nad 60 dní • odstoupení od smlouvy • nepravdivé údaje • prostředky využity na jiný účel než bylo sjednáno • odmítnutí přezkoumání použití příspěvku • Nedoložení průběžné či závěrečné zprávy • Porušení podmínek smlouvy a neodstranění porušení do 30 dní od výzvy poskytovatele • Odstoupení = navrácení plné výše poskytnutého příspěvku

27. Nejčastější problémy • Příjemce má problém s realizací, nedokládá zprávy • Nekomunikuje • Slibuje, nedodržuje • Urgence doložení zprávy • Smluvní pokuta • Organizace vedena na černé listině • Může končit odstoupením od smlouvy – navrácení celého příspěvku Vše často zbytečně

28. Řešte problémy včas a komunikujte s námi

29. Děkujeme za pozornost