Ataskait ų pildymo ir teikimo už viešuosius pirkimus, atliktus gynybos ir saugumo srityje, tvarka

1. Ataskaitų pildymo ir teikimo už viešuosius pirkimus, atliktus gynybos ir saugumo srityje, tvarka

2. Teisinis reglamentavimas • 1. Viešųjų pirkimų, atliekamų gynybos ir saugumo srityje, įstatymo 46 straipsnis. • 2. Viešųjų pirkimų tarnybos direktoriaus 2006 m. sausio 19 d. įsakymas Nr. 1S-4 „Dėl Viešųjų pirkimų ataskaitų rengimo ir teikimo tvarkos ir viešųjų pirkimų ataskaitų formų patvirtinimo“.

3. Ataskaitų formos ir jų pateikimo terminai (įstatymo 46 straipsnis) • 3 dalis - Pirkimo procedūrų ataskaita pildoma dalimis Centrinėje viešųjų pirkimų informacinėje sistemoje Viešųjų pirkimų tarnybos nustatyta tvarka ir terminais ir baigiama pildyti ne vėliau kaip per 5 darbo dienas nuo pirkimo pabaigos. • 4 dalis - Įvykdžius ar nutraukus pirkimo sutartį, išskyrus preliminariosios sutarties pagrindu sudarytas sutartis ir mažos vertės pirkimo sutartis, perkančioji organizacija ne vėliau kaip per 14 dienų nuo pirkimo sutarties įvykdymo ar nutraukimo Viešųjų pirkimų tarnybai pateikia įvykdytos ar nutrauktos pirkimo sutarties ataskaitą. • 5 dalis - Perkančioji organizacija Viešųjų pirkimų tarnybai raštu pateikia visų per kalendorinius metus atliktų pirkimų, kai pagal preliminariąsias pirkimo sutartis sudaromos pagrindinės sutartys, ir visų per kalendorinius metus atliktų mažos vertės pirkimų ataskaitas. Ataskaitos pateikiamos per 30 dienų, pasibaigus ataskaitiniams kalendoriniams metams.

4. Ataskaitų formos ir jų pateikimo terminai (įstatymo 46 straipsnis) (2) • 3 dalis - Ši dalis kalba apie procedūrinę At-1 formos ataskaitą (komunalinio sektoriaus perkančiosioms organizacijoms At-3 formos ataskaita). Jei pirkimas buvo suskirstytas į dalis ir skirtingų dalių pirkimas baigiasi skirtingu laiku pildoma At-2 tipinės formos ataskaita (At-4 komunalinio sektoriaus perkančiosioms organizacijoms). Procedūrinė ataskaita nepildoma, kai pagrindinė sutartis sudaroma preliminariosios sutarties pagrindu, o taip pat už mažos vertės pirkimus.

5. Ataskaitų formos ir jų pateikimo terminai (įstatymo 46 straipsnis) (3) • 4 dalis - Šiuo atveju kalbama apie At-8 tipinės formos ataskaitą (tiek klasikinio, tiek ir komunalinio  sektoriaus perkančiosioms organizacijoms taikoma ta pati ataskaitos forma). • Pabrėžtina, kad ši ataskaitateikiama būtent už įvykdytas arba nutrauktas sutartis (ne už pirkimą arba jo dalį), taigi už tą patį pirkimą gali būti pateikta ne viena ataskaita. • Ataskaitą galima pateikti tik tada, kai buvo pateikta At-1 (At-3 komunaliniam sektoriui) pirkimo procedūrų ataskaita.

6. Ataskaitų formos ir jų pateikimo terminai (įstatymo 46 straipsnis) (4) • 5 dalis - reglamentuoja At-6 tipinės formos (At-7 komunaliniam sektoriui) kasmetinės ataskaitos. • Teikiamos atskirai už pirkimus atliktus vadovaujantis Viešųjų pirkimų įstatymu ir Viešųjų pirkimų, atliekamų gynybos ir saugumo srityje, įstatymu. T.y. Turi būti pateiktos 2 savarankiškos ataskaitos.

7. Ataskaitų formos ir jų pateikimo terminai (įstatymo 46 straipsnis) (5) • Ataskaitos teikiamos elektroniniu būdu. • Užpildytos pirkimų, atliktų vadovaujantis Viešųjų pirkimų, atliekamų gynybos ir saugumo srityje, įstatymu ataskaitų formos, kuriose yra konfidenciali arba įslaptinta informacija, Viešųjų pirkimų tarnybai perduodamos Lietuvos Respublikos valstybės ir tarnybos paslapčių įstatymo (Žin., 1999, Nr. 105-3019; 2004, Nr. 4-29) 24 straipsnyje ir kitų teisės aktų, reglamentuojančių įslaptintos informacijos apsaugą, nustatyta tvarka (ta ataskaitos dalis, kurioje nėra įslaptintos informacijos teikiama elektroniniu būdu).

8. At-1 ataskaitos pildymas • IV.2.1. pasirinkimai pritaikyti viešųjų pirkimų įstatymui, bet ne gynybos įstatymui. Tokiu atveju (jei reikalaujama nurodyti pasirinkimo teisinį pagrindą), pasirenkama „kita“ ir konkretus pagrindas (straipsnis, dalis, punktas) nurodomi XII.3. dalyje. • VIII.3. dalies lentelės skiltyje „pasiūlymo atmetimo teisiniai pagrindai“ vėlgi galimi pasirinkimai tik iš Viešųjų pirkimų įstatymo. Tokiu atveju teisinius atmetimo pagrindus galima nurodyti skiltyje „atmetimo priežastys“, taip pat galima nurodyti ir XII.3. dalyje, kaip ir pirkimo būdo pasirinkimo atveju. Šiuo atveju problema yra ta, kad įstatymas labai aiškiai neišdėsto atmetimo pagrindų, todėl siūlytume vadovautis tokiais atmetimo pagrindais.

9. At-1 ataskaitos pildymas (2) • Siūlomi atmetimo pagrindai: • tiekėjas neatitiko nustatytų kvalifikacijos reikalavimų (Įstatymo 32 str. 6 d.); • tiekėjas pasiūlyme pateikė netikslius ar neišsamius duomenis apie savo kvalifikaciją ir, perkančiajai organizacijai prašant, nepatikslino jų (Įstatymo 32 str. 6 d.); • pasiūlymas neatitiko Pirkimo dokumentų nustatytų reikalavimų (Įstatymo 31 str. 2 d.; 38 str. 4 ir 5 d.); • tiekėjas yra pateikęs melagingą informaciją apie atitiktį nustatytiems reikalavimams ir tai perkančioji organizacija gali įrodyti bet kokiomis teisėtomis priemonėmis (Įstatymo 33 str. 2 d. 8 p.). • visų tiekėjų, kurių pasiūlymai neatmesti dėl kitų priežasčių, buvo pasiūlytos per didelės, perkančiajai organizacijai nepriimtinos kainos (Įstatymo 19 str. 4 d. 2 p.); • buvo pasiūlyta neįprastai maža kaina ir tiekėjas Komisijos prašymu per jos nustatytą terminą nepateikė tinkamų kainos pagrįstumo įrodymų (Įstatymo 28 str.); • pasiūlymas neatitiko pirkimo dokumentuose nustatytų reikalavimų; • kita.

10. At-1 ataskaitos pildymas (3) • Paslaugų kategorijos nurodymo galimos problemos • Tuo atveju kai perkamos paslaugos priklausomai nuo taikomo įstatymo (Viešųjų pirkimų ar gynybos įstatymas) taikomos skirtingos paslaugų kategorijos. Dabartinė sistema būtent ataskaitose (skelbimuose šios problemos nėra) nepakeičia kategorijų pasirinkimo priklausomai nuo to ar I.3. nurodyta „Taip“ (pirkimas atliekamas vadovaujantis Gynybos įstatymu). Jeigu apie pirkimą buvo skelbta, tokiu atveju įrašius pirkimo numerį šie duomenys automatiškai paimami, tačiau jei apie pirkimą nebuvo skelbta tokios galimybės nėra.

11. At-1 ataskaitos pildymas (4) • Rekomenduotina pradėti įvedant pirkimo numerį (jei toks buvo suteiktas). • I.3. dalyje pažymėti “Taip”

12. At-1 ataskaitos pildymas (5) • Pasitaiko, kad perkančiosios organizacijos viename pirkime pažymi vieną, o kitame pirkime jau kitą perkančiosios organizacijos tipo kodą. Taip neturėtų būti ir šis kodas turėtų būti tas pats visą laiką, tačiau šiuo atveju sistema žymės tai kaip pastabą, o ne kritinę klaidą.

13. At-1 ataskaitos pildymas (6) • Tuo atveju, kai nurodoma, kad pasiūlymą pateikė jungtinė grupė (VII dalis), reikia nurodyti visus jungtinės grupės narius.

14. At-1 ataskaitos pildymas (7) • Pildant ataskaitą taip pat atkreipti dėmesį į skyrybos ženklus. Kategorija gali būti nurodyta teisingai (aktualu III dalyje), tačiau sistema žymės, kad skiriasi nuo skelbime nurodytos kategorijos. Galima priežastis gali būti tai, kad nesutampa skyrybos ženklai pvz. gale kategorijos yra „(.)“

15. At-1 ataskaitos pildymas (8) • Juridinio asmens kodo nurodymo problematika. Sistema tikrina juridinio asmens kodo atitikimą tarp skelbimo ir ataskaitos. Jei įvyko aplinkybės, dėl kurių keitėsi JA kodas, tokiu atveju nurodomas pirkimą pradėjusio asmens kodas, o patikslinime nurodomas naujasis JA pavadinimas (II dalyje). Šiuo atveju, prie sistemos reikia jungtis ankstesnio (tuo kurio buvo pateiktas skelbimas) juridinio asmens duomenimis.

16. At-1 ataskaitos pildymas (9) • IV.3 dalies pildymo ypatybės. Šią dalį reikia pildyti tik tuo atveju, kai pirkimas vykdomas neskelbiamų derybų būdų 19 straipsnio 4 dalies 1 ar 2 punkto pagrindu. Nurodomas būtent tas neįvykęs pirkimas, kuris buvo pagrindas vykdyti pirkimo procedūrą neskelbiamų derybų būdu.

17. At-1 ataskaitos pildymas (10) • X.1.1 dalies lentelės skiltis „sprendimą nulėmusios priežastys“ • Šioje skiltyje nėra uždarų pasirinkimų, o duomenys įvedami rankiniu būdu. Perkančioji organizacija užpildo jei mano, kad reikalingas paaiškinimas.

18. At-1 ataskaitos pildymas (11) • Duomenis šioje dalyje galima įvesti tik tuomet, kai III.1. dalyje nurodyta “Taip” (pirkimas atliekamas siekiant sudaryti preliminariąją pirkimo sutartį). • Kainos nurodymo ypatybės – nurodoma visoms pirkimo dalims bendra skirta suma.

19. At-1 ataskaitos pildymas (12) • Ataskaitose nėra specialiai pritaikytos dalies ar punkto, kuris leistų pažymėti ar pirkimo metu buvo naudojama įslaptinta informacija. Pageidautina, kad XII.3. dalyje pažymėtumėte ar pirkimo metu buvo naudojama įslaptinta informacija ir kokia tos informacijos aukščiausia slaptumo žyma. Jei įslaptinta informacija nebuvo naudojama, tai taip pat reikėtų pažymėti šiame lauke.

20. At-8 ataskaitos pildymas Viešųjų pirkimų, atliekamų gynybos irsaugumo srityje, įstatymo 46 str. 4 dalis nemini preliminariųjų pirkimo sutarčių, todėl už jas ataskaitos neteikiamos.

21. Ataskaitos pateikimas. Kritinės klaidos ir pastabos • Kai visi reikalingi duomenys užpildyti, ataskaitą galima pateikti Viešųjų pirkimų tarnybai. • Kritinės klaidos reiškia, kad nėra pateikti tam tikri privalomi duomenys ir perkančioji organizacija negali pateikti ataskaitos viešųjų pirkimų tarnybai, kol šie duomenys nėra nurodyti/pateikti. • Pastabos – klaidos, kurios neužkerta kelio pateikti ataskaitos viešųjų pirkimų tarnybai, tačiau atkreipia perkančiosios organizacijos dėmesį į galimas klaidas. Pačios procedūros savo turiniu gali labai skirtis (įvykę, neįvykę pirkimai; buvo atmestų pasiūlymų, nebuvo). Dėl to sistema pažymi, kad ne visi laukai užpildyti, tačiau ataskaitos pateikimo neblokuoja.

22. Ataskaitos duomenų koregavimas • Tol kol ataskaita violetinė – ją tvarko perkančioji organizacija ir galima koreguoti duomenis. • Mėlyna/balta – perkančioji organizacija duomenų koreguoti nebegali. • Priešingai nei skelbimai, ataskaitos po to kai perkančioji organizaciją ją pateikia, tarnyba grąžinti atgal perkančiajai organizacijai negali. • Tokiu atveju rašomas prašymas tarnybai, kad atitinkami duomenys būtų pakoreguoti.

23. Naudinga informacija • http://www.vpt.lt/rtmp8/dtd/index.php?pid=1089635293&srid=14&lan= • http://www.vpt.lt/vpt/uploaded/2012/mokymai/7_Tema_ataskaitos.pdf • http://www.vpt.lt/vpt/uploaded/2012/duk/Pranesimas_2012-01-07.pdf