Elementos de secretariado

1. Elementos de secretariado

2. Definición de la Secretaria • Profesión u oficio que una persona se encarga de recibir y redactar correspondencias de un superior Jerárquico a quien se le lleva una agenda y se le custodian unas actividades por medio del orden de documentos en la oficina y de la empresa en general. Es el cargo que ocupa un ser humano diligenciado también una nómina, realizando pagos y sueldos haciendo deducciones y bonificaciones de los empleados en beneficio de la empresa. Es además un ser integro en sus tareas eficiente y eficaz en sus funciones responsables y atenta en sus deberes recursiva y creativa en la organización general de la empresa en fin. Es una persona auxiliar administrativo y de gerencia. MISIÓN • Brindar a su jefe un apoyo incondicional con las tareas establecidas, además de acompañar en la vigilancia de los procesos a seguir dentro de la empresa.

3. Perfil de la Secretaria • Debe ser una persona en la que se tenga plena confianza, y que cumpla con las siguientes características: • Buena presencia. • Persona de buen trato, amable, cortés y seria. • Excelente redacción y ortografía. • Facilidad de expresión verbal y escrita. • Persona proactiva y organizada.  • Facilidad para interactuar en grupos. • Dominio de Windows, Microsoft Office, Internet • Brindar apoyo a todos los departamentos. • Desempeñarse eficientemente en su Área. • Aptitudes para la Organización. • Buenas relaciones interpersonales. • Dinámica  entusiasta. • Habilidades para el planeamiento, motivación, liderazgo y toma de decisiones. • Capacidad para trabajar en equipo y bajo presión.

4. Funciones de una Secretaria • Ser puntual en todas sus actividades de funciones. • Reclutar las solicitudes de servicios por parte del departamento de servicio al cliente. • Hacer una evaluación periódica de los proveedores para verificar el cumplimiento y servicios de éstos. • Recibir e informar asuntos que tenga que ver con el departamento correspondiente, para que todos estemos informados y desarrollar bien el trabajo asignado. • Mantener discreción sobre todo lo que respecta a la empresa. • Evitar hacer comentarios innecesarios sobre cualquier funcionario o departamentos dentro de la empresa. • Hacer y recibir llamadas telefónicas para tener informado a los jefes de los compromisos y demás asuntos. • Obedecer y realizar instrucciones que te sean asignadas por tú jefe.Mejora y aprendizaje continúo • Los escenarios económicos en donde operan las empresas se caracterizan por ser proactivos, cambiantes, retadores, con grandes oportunidades y en donde   salen avante  aquellas empresas que se han preparado para ello, las que cuenta con un buen recurso humano, ejecutivos capacitados, capaces de actuar en estas características.

5. Características Indispensables De Una Secretaria • Desempeñar el rol de secretaria significa frecuentemente ser la cara de la institución hacia los de fuera: los clientes; a través del teléfono o la correspondencia. La profesión de secretaria es mucho más que un simple trampolín para acercarse a otro puesto o escalar de posición en una organización y mucho más que un pasatiempo. Sin lugar a dudas, el cargo de secretaria de la empresa es un puesto de gran importancia y responsabilidad.

6. Desempeño Secretarial • Discreción: Es vital para una persona que ocupa especialmente un cargo de confianza, como lo es el cargo secretarial, dado que tiene acceso a material reservado. Hay que mantener el material alejado de miradas indiscretas, además de todo lo que pasa por tus manos. La discreción también es aplicable a la hora de elegir la vestimenta adecuada para el ambiente laboral. • Puntualidad: Ten en cuenta que la puntualidad es una manifestación de seriedad y formalidad. No solamente para llegar al trabajo sino también a la hora de entregar un trabajo como en el cumplimiento de los horarios y/o calendarios asignados a cada tarea. • Paciencia: Esta es una virtud indispensable si eres secretaria; enfurecerse jamás ha dado buenos resultados, solo sirve para descargar nuestros nervios sobre los demás. Debemos mantener la tranquilidad cuando las cosas no van como se espera. Si eres de carácter nervioso, refrena tus impulsos y no te dejes dominar por ellos. • Organización: Una secretaria debe ser organizada, sin excusas. Las personas que se relacionan contigo deben tener confianza en ti y estar tranquilas de que tendrán el trabajo solicitado en tiempo y forma. Por un parte esto significa que tienes que tratar de alcanzar los objetivos a los que te has comprometido pero también significa no adquirir compromisos que no se pueden cumplir o advertirlo.

7. Lealtad: La lealtad es otra de las características indispensable para el cargo. Sin embargo, lealtad no significa quedarse en las buenas y las malas, o dedicarse a pesar de… Significa que nos damos cuenta de las debilidades de nuestros superiores y no las revelamos, defendemos, si es necesario, a los que trabajan con nosotros. También, abarca la dedicación al trabajo, rindiendo y queriendo que la empresa tenga éxito en sus emprendimientos y trabajar para ello. • Tacto: Tener tacto implica hacer lo debido en el momento adecuado. No ser amable, sino ver si la persona está satisfecha. Solucionar un problema sin dar explicaciones y sin evitar responsabilizarse. Por ejemplo: Un cheque no está firmado. No somos responsables por este hecho pero atendemos a la persona y manejamos la situación. • Responsabilidad: La responsabilidad es vital en un cargo secretarial. Una profesional evita cometer errores de cualquier tipo, se comporta con diligencias ante las visitas y se atiene con puntualidad a los horarios, mantiene el orden de la oficina y es discreta en el teléfono.

8. Cualidades que debe reunir una secretaria • Una secretaria de dirección es la mano derecha del jefe y debe convertirse en su enlace con el resto del mundo. Por ella han de pasar los empleados y las personas ajenas a la empresa que se dirijan al director.Tienen que ocuparse de labores propias de las secretarias, como la agenda de su superior, la organización de viajes de negocios, las actas de las reuniones, la correspondencia, el archivo de documentos o la preparación de presentaciones.Pero también deben hacerse cargo de otras funciones de carácter ejecutivo que el jefe suele delegar en ellas, aunque el tipo y la cantidad de tareas encomendadas varían en cada empresa. Se trata de una profesión mayoritariamente ejercida por mujeres, que ocupan el 90% de los puestos de secretaria en la empresa privada.

9. COMUNICACIÓN SECRETARIAL Herramientas De Comunicación. • Ordenes verbales. • Memorándum. • Grupos de trabajo. • Círculos de calidad. • Buzón de sugerencias. • Encuestas de opinión. La comunicación es la herramienta esencial a través de la cual se organizan las acciones de las personas de una organización. Fundamentos De La Comunicación • Proceso. • Flujo. • Ascendente. • Descendente. • Lateral. Beneficios De La Comunicación. • Desaparecen los rumores y la radio pasillo. • Se comprenden mejor los problemas. • Se moviliza la capacidad colectiva de solución de problemas. • Favorece la identificación del personal. • Incrementa la participación. • Se establecen políticas basadas en la consulta y en el consenso. • Aumenta la productividad. • La participación recibe el adecuado reconocimiento. Barreras En La Comunicación. • Se clasifican en: • Barreras en el emisor. • Barreras en la transmisión. • Barreras en el receptor. • Barreras físicas. • Barreras semánticas. • Barreras psicológicas.

10. Tipos De Comunicación. • Escrita. • Verbal. • Corporal. Mecanismos De La Comunicación. • Palabras. • Imágenes. • Acciones. • Gestos. • Contexto. Comunicación Efectiva. • Simplificación y precisión en mensajes escritos. • Capacidad de escucha apática. • Coherencia entre el mensaje y la acción. Dos Reglas A Tener En Cuenta. 3 “QUE” • Que comunicar. • Que da la información. • A quien se le va a comunicar. • 3 “C” • Cuándo comunicar. • Cómo comunicar. • Cuánto comunicar. Comunicación Organizacional. • La comunicación existe siempre en las organizaciones (formal o informal). • Los empleados necesitan comunicarse con sus superiores. • La comunicación es un proceso continuo y acumulativo. • La comunicación efectiva requiere canales múltiples con mensajes. • Los canales más son los bidireccionales. Cinco Pasos Para Una Comunicación Eficaz. Mapa de ruta. • Enunciar el punto central en la primera oración. Una idea por vez. • Sintetizar y reformular. Ser específico. • Utilizar analogías y ejemplos Palabras, voz y cuerpo. • Sincronizar lo que estoy diciendo. Tono de voz. Ajustarlo a la realización del oyente. • Ponernos en el lugar del otro. Pasos Para Una Comunicación Eficaz. Controlar: lo que realmente nos están diciendo: • Expresan los gestos. • Información por otra vía. • Antecedentes. No manejarse con suposiciones: Simplemente preguntar. Atender a las emociones: Calificativos y las ironías. Crear un clima de confianza: Demostrar que tenemos interés en la comunicación. • Evitar interrupciones. No irse por las ramas: lo que queremos decir. Ser flexible: podemos equivocarnos. Reforzar y controlar el mensaje: Si extendieron el mensaje. Destinatarios De La Comunicación. • Empleados. • Familiares. • Sindicatos. • Otros mercados, médicos, organismos públicos, etc.

11. NORMAS DE CORTESÍA EN LA MESA • Con el cuidado que ponga una persona en la mesa, se revela el grado de educación de una persona. • De la educación que se tenga en él hogar depende la conducta que se tenga en el futuro. • Lávese las manos antes de cada comida. • Los cubiertos se ubican según el orden en que se usarán. • El plato del pan se ubica a la izquierda. • Las copas o vasos se ponen a la derecha. • No se deben apoyar los codos sobre la mesa. • Se sirve por la izquierda y se retira por la derecha. • La servilleta se usa antes y después de beber agua y al final de la comida. • Nunca debe llevarse el cuchillo a la boca. • Evítese comer con demasiada prisa o con demasiada lentitud. • Es impropio oler, soplar las comidas o bebidas, lo mismo que hacer ruidos al ingerir estos alimentos. • Al terminar, los cubiertos de dejan sobre el plato, en forma diagonal, con los mangos hacia el comensal. • Los platos usados se retiran uno a uno, nunca se amontonan.

12. Etiqueta y protocolo • ETIQUETA Y PROTOCOLO. • ¿Cómo debe ir nuestra apariencia física? • ¿Qué se define como protocolo? • ¿Por qué se dice que una persona es un conjunto? • ¿Cómo se logra un equilibrio en nuestras relaciones humanas? • Defina glamour. • ¿Por qué se dice que el glamour no es solo belleza física? • ¿Cuál es la diferencia entre glamour y belleza? • ¿Cómo se identifica el glamour en una mujer? • ¿Cómo se identifica a un hombre con glamour? • Defina etiqueta. • ¿Qué describe la palabra etiqueta? • ¿Cuáles son los códigos de etiqueta? • ¿Qué ejemplos encontramos de etiqueta? • ¿Qué son los buenos modales? • ¿Qué es tener buena educación? • ¿Cómo debe ser la educación?

13. SOLUCIÓN: • Nuestra apariencia externa debe ir acompañada de reglas de cortesía que son necesarias para vivir en sociedad y para poder disfrutar de una vida tranquila. • Es un conjunto de normas o reglas impuestas por las costumbres destinadas por reglamentar actos en la sociedad. • Una persona no es solo cultura, formación, educación o amabilidad. Una persona es un conjunto de todos esos elementos, que combinados hacen posible que una persona sea completa. • Para lograr un equilibrio en nuestras relaciones deberíamos saber que nuestro comportamiento. Es más importante que cualquier otra cosa que haga parte de nuestras vidas. • El glamour se define como el encanto que posee una persona, que encanta, que impresiona, que deja huella. • No solo es la belleza física es sofisticación, elegancia se ve reflejado en todo aspecto de una persona, que su manera de vestir, de caminar, de sentarse, de hablar, sonreír, de mirar, en su pulcritud, y no solamente está asociada al lujo. Y al refinamiento, si no a su manera de actuar en todos los aspectos. • El glamour se diferencia de la belleza más simple y cotidiana, porque una persona puede ser bella. Pero si carece de elegancia pasara inadvertida. • Se identifica en una mujer que camina derecha, con su vestuario pulcro, que anda sin carreras, con la mirada al frente y bien perfumada. • Hombre pulcro bien vestido, elegante, caballero y galante. • Es un código que gobierna las expectativas del comportamiento social, de acuerdo a las normas convencionales dentro de una sociedad, clase social o grupo social, reflejo formulas de conducta establecida socialmente. • Nos describe un verdadero sistema de actos sociales, tanto en eventos familiares como en grandes ceremonias, que garantizan el respeto mutuo en nuestro entorno elementos que nos permiten una buena relación con los demás, para vivir mejor. • Preside y restringen las maneras en que las personas interactúan con los demás, basados en el respeto para los otros y las costumbres aceptadas en una sociedad. • Ejemplo: Saludar a nuestros familiares, amigos y conocidos, con calidez y respeto. Abstenerse de insultos, ser hospitalaria, usar ropa adecuadamente, tener un buen comportamiento en la mesa la puntualidad entre otros. • Son necesarios para vivir en sociedad, para conseguir las metas que nos hemos propuesto y para poder disfrutar de una vida tranquila. • Tener una buena educación ayuda a saber que hacer en casi todas las situaciones cotidianas, a saber tratar con respeto a todas las personas, sin distingo de raza o condición social. • Debe ser una tarea diaria, costumbre y seguramente algo repetitiva.

14. Trabajo en equipo • Defina trabajo en equipo. • Escribe y defina los tres elementos claves del trabajo en equipo. • A que se refiere la cooperación. • Con base a los componentes del equipo que actividades se realizan. • Por que se caracterizan los equipos cohesionados. • Que valora un equipo cohesionado. • Que es un equipo efectivo. • Cuales son los ejemplos de actividades de mantenimiento del equipo. • Cuales son las tres competencias claves de un equipo de trabajo. • Con base a lo anterior construya un mapa conceptual del tema trabajado en equipo.

15. SOLUCIÓN 1. Podríamos definir que el trabajo en equipo como acción individual dirigido, que al tratar de conseguir objetivos compartidos, no pone en peligro la cooperación y con ello robustece la cohesión del equipo de trabajo. 2.Conjunto de personas: Los equipos de trabajo están formados por personas, que aportan a los mismos una serie de características diferenciales (experiencia, aptitudes, etc.), que van a influir decisivamente en los resultados que obtenga esos equipos. Organización: Un equipo se puede organizar de diversas formas para el logro de una meta u objetivo, por lo general las empresas con esta organización implica algún tipo de organización de tares de cada miembro del equipo realiza una serie de tareas de forma independiente, y es responsable de todo el resultado del equipo. Objetivo común: No debemos olvidar, que las personas tienen un conjunto de necesidades y objetivos que buscan satisfacer en todos los ámbitos de su vida, incluido el trabajo, una de las claves del buen funcionamiento de un equipo de trabajo es que las metas personales sean compartibles con los objetivos del equipo. 3. Se refiere al hecho de que cada miembro del equipo aporte a esté todos sus recursos personales para ayudar al logro del objetivo común. 4. Ofrecer nuevas ideas y proporcionar soluciones a las dificultades del equipo. Interesarse por las ideas del otro y desarrollarlas. Ofrecer información relevante y hechos contrastados. intentar coordinar las actitudes de los miembros y clasificar las aportaciones de estos. Evaluar los resultados del equipo. 5. Se caracterizan porque tienen menos conflictos, y cuando estos surgen se encauzan y se resuelven de manera positiva, la comunicación es mas fluida y todos los integrantes sienten que tiene la oportunidad de participar en las decisiones tomadas por el equipo. Esto refuerza la motivación. 6. Valora su permanencia y se esfuerzan por mantener relaciones positivas con los miembros de otros equipos. 7. Es un equipo donde cada miembro favorece las relaciones interpersonales y aporta sus habilidades para trabajar juntos a lo largo del tiempo. 8. Ejemplos: Animar, aceptar y mostrar acuerdo con las ideas de los demás, mostrando solidaridad. Contribuir a armonizar las disensiones del equipo, reconciliando diferencias. Expresar estándares de realización que ha de alcanzar el equipo o ha de usar en la evaluación del proceso del mismo. Caminar con el equipo estando de acuerdo en realizar las ideas de los otros. Alentar la participación de todos y no solo de unos pocos. 9. Saber: esta competencia engloba las características diferenciales entre los miembros del equipo de trabajo. Poder: Se refiere a la oportunidad que tenga el equipo de poner en funcionamiento todos sus recursos. Querer: Hablemos de motivación de la competitibilidad entre objetivos personales y objetivos de equipo.

16. PLEGARÍA DE LA SECRETARIA • Ayúdame señor: a tener la capacidad para contestar, cuatro teléfonos al mismo tiempo, dos visitantes mientras escribo la carta que deberá estar lista dentro de cinco minutos aunque tengo la plena certeza que apenas mañana será firmada. • A no perder la paciencia si tengo que pasar horas en el archivo buscando un papel que tal cual yo sospechaba esta en el bolsillo de mi jefe. • A tener una memoria de computadora para recordar hechos que pasaron sin importancia a mi jefe hace mucho tiempo y que según el estoy obligada a recordar fácilmente. • A tener la sabiduría de varios profesores universitarios, aunque mis estudios hallan sido simplemente segundarios o técnicos. • A saber donde esta el jefe, que esta haciendo y a que horas volverá, aun que eso no lo sepa nadie y muchos menos su esposa. • A tener la habilidad de un mago para hacer desaparecer a las personas que mi jefe no quiere recibir, después de que he dicho no esta y de repente él me habla en voz alta.

17. LOS 7 PECADOS CAPITALES DE LA SECRETARIA 4.- INDISCRECION:  Comentar con otras personas los asuntos y problemas de su trabajo, constituye una falta de lealtad. Una de las normas vitales por su importancia para una secretaria, es ser leal a su jefe y a la empresa o institución. Mientras seamos miembros de un equipo, debemos luchar por él y defenderlo, de lo contrario perderíamos el respeto de todas las personas que tengan oportunidad de presenciar nuestra actitud. 5.- LA DESCORTESIA:  Ser cortés, representa educación, respeto por nosotros mismos y por los demás. Recuerde que la opinión que los clientes y los visitantes tengan de su jefe y de la compañía, se deberá en un buen porcentaje al trato que usted les brinde. 6.- MURMURACION: La comunicación es muy importante para toda empresa o institución, pero no debe confundirse con la que se realiza en los grupos que se reúnen en los pasillos para intercambiar chismes o rumores. 7.- ACTIVIDADES AJENAS AL TRABAJO: Las rifas, las colectas, ventas de todas las formas son actividades prohibidas para una excelente secretaria, ya que invierte mucho tiempo en distracciones y molestias entre el personal de la oficina. La secretaria tiene actualmente una importancia vital en todos los medios de trabajo: en la industria, en el comercio, en las instituciones públicas y privadas.Cada día, la secretaria influye con su actitud e inclusive con su sola presencia para crear una imagen favorable de su jefe y de su empresa.Si bien es cierto que hay excelentes secretarias, también debemos reconocer que existen otras que por ciertos detalles negativos, no pueden considerarse como buenos elementos.Voy a presentar las "siete debilidades" más frecuentes de algunas secretarias, con la idea de que aquellas que estén decididas a superarse profesionalmente, eviten caer en los mismos errores: 1.- APARIENCIA DESCUIDADA: Se debe llegar a la oficina lista para trabajar, con toda la apariencia de la secretaria pulcra y elegante que convenció a su jefe a contratarla. Los rizadores, pasadores, pinturas, espejo y demás utensilios similares causan pésima impresión sobre el escritorio.  2.- BANQUETES EN LAS HORAS DE TRABAJO: Un buen desayuno es muy recomendable, pero no en el tiempo de la empresa. El intermedio del café debe ser un breve paréntesis para descansar de la rutina y reanimar nuestro espíritu. 3.- ABUSO DEL TELEFONO:  Una gran parte de los negocios o asuntos oficiales se lleva a cabo por teléfono. Cuando se utiliza para asuntos personales, se está bloqueando un importante medio de comunicación de la empresa o institución. El uso del teléfono es buen índice que nos permite identificar a las secretarias con criterio y con conciencia de ética profesional.

18. EXCUSAS QUE LAS SECRETARIAS DEBEN EVITAR • No creí que fuera tan importante • Siempre lo hemos hecho así • No sabía que urgía • Tengo tanto trabajo que no he podido archivar • Eso no me corresponde a mi • Fíjese que... • Nadie me dijo que lo hiciera • Se me olvidó • Estoy esperando que me lo autoricen • ¿Cómo iba a saber que esto era diferente? • Lo entregué pero no me acuerdo a quien • Espera a que llegue y se lo preguntas • Te lo había dicho (te lo dije) • Primera vez que lo oigo • Pá mañana te lo tengo • Ese es tu (su) trabajo, no el mío • No lo he recibido aún • Mi trabajo no es ése

19. CLASIFICACIÓN DE LAS TAREAS SECRETARIALES Las tareas que realiza la secretaria se clasifican de la siguiente manera: • Cotidianas: se refiere a la apertura y clasificación de la correspondencia, manejo de la red telefónica solo para uso exclusivo de la empresa, planeación permanente de la agenda personal del jefe diaria y semanal. • Periódicas: Se refiere a la organización de reuniones de personal de los diferentes departamentos de la empresa y ser interlocutora en el proceso de comunicación de la empresa. • Ocasionales: Preparar y reservar viajes, hoteles, visados ó espacios locativos que el jefe o la empresa necesite.