CURSO DE SECRETARIADO

1. CURSO DE SECRETARIADO

2. APRESENTAÇÃO • Os requisitos valorizados pelas empresas para caracterizar o perfil de uma secretária eficiente neste inicio de milênio compreendem:

3. desde a boa aparência, elegância no falar e no vestir, conhecimento dos serviços administrativos, domínio de equipamentos e programas com alta tecnologia (informática-internet,intranet)

4. Este curso servirá com instrumento norteador para o alcance de seus objetivos nas diversas áreas se atuação. O presente curso deverá ser útil no dia- a –dia , e nas atividades de quem já trabalha como secretária ou que pretende percorrer novos rumos no universo profissional.

5. A SECRETARIAADO DOS NOVOS TEMPOS • A secretária exerce hoje o papel de Assistente Executiva e como tal deve estar alerta ao fenômeno causador de mudanças de pensamento e comportamento na sociedade atua: a globalização.

6. A SECRETARIAADO DOS NOVOS TEMPOS • Este fenômeno desencadeou a Terceira Revolução Industrial ou a Revolução Digital, baseada na tecnologia da informação, transformando as relações de trabalho e tornando mais complexos os papeis destinados a cada um nas organizações

7. QUALIDADES DE UMA SECRETÁRIA • Enquanto a empresa modifica aos poucos suas tendências administrativas, a Secretária dos Novos Tempos deve apresentar, além da competência técnica, competência social. Entende-se como competência social um conjunto de qualidades, tais como:

8. QUALIDADES DE UMA SECRETÁRIA • Capacidade de automotivar-se; • Empatia; • Capacidade de liderança; • Aptidão de relacionamentos; • Capacidade de motivar as pessoas ; • Capacidade de resolver conflitos; • Capacidade de autodesenvolvimento;

9. QUALIDADES DE UMA SECRETÁRIA • Capacidade de assumir responsabilidades; • Pontualidade; • Capacidade de aprender continuamente; • Capacidade de ler os ruídos verbais e não verbais; • Aptidão para multicuturalismo; • Cooperativismo; • E outros.

10. Portanto, ser uma Secretária dos Novos Tempos ou uma Assistente Executiva, é estar atenta as modificações do mercado de trabalho, à evolução da profissão ,às necessidades das empresas, e ir além, ou seja , desenvolvendo-se através da atualização contínua, ou mais ainda, é ter a competência técnica que o cargo exige, somada a sua competência social

11. QUAL O PAPEL QUE A SECRETÁRIA EXERCE? • Hoje a secretária tem como papel principal seu trabalho na organização como um todo, assessorando diretamente um ou mais executivos em uma empresa pública ou privada, devendo

12. QUAL O PAPEL QUE A SECRETÁRIA EXERCE? • devendo planejar, • organizar e dirigir os serviços das secretárias, redigir e interpretar textos profissionais (inclusive em outros idiomas) , • verificar, • avaliar e despachar a correspondência; • planejar, • organizar e participar das visitas, • reuniões e eventos, recepcionar visitantes, realizar contatos externos; facilitar o relacionamento das chefias com os subordinados, clientes internos e externos.

13. QUAL O PAPEL QUE A SECRETÁRIA EXERCE? • Para tanto, a função exige competência técnica: conhecimento de administração, planejamento, psicológica, comunicação, liderança, marketing, informática e idiomas.

14. COMO EXERCE ESSE PAPEL? • A secretária é alguém que trabalha muito, porém, criando o seu próprio trabalho, a sua rotina.

15. COMO EXERCE ESSE PAPEL? • Ela executa, não serve. Está sempre se atualizando, modificando, aceitando opiniões, sugestões, crescendo. Toma iniciativas e assume responsabilidades pelas mesmas. Elabora suas tarefas independente de receber valores.

16. DESENVOLVNDO HABILIDADES PARA A FUNÇÃO • A secretária aprendeu que no desempenho de suas tarefas exerce quase todas as funções previstas na área de comunicação. São elas:

17. DESENVOLVNDO HABILIDADES PARA A FUNÇÃO • Prever; • Organizar; • Comunicar; • Coordenar; • Controlar;

18. DESENVOLVNDO HABILIDADES PARA A FUNÇÃO • A secretária deve ter capacidade (habilidade,aptidão) e qualidade (atributo) para executa suas tarefas. Entre suas habilidades (condição de aprender) que devem ser desenvolvidas, para o bom desempenho de sua função, estão:

19. DESENVOLVNDO HABILIDADES PARA A FUNÇÃO • Técnicas funcionais; • De solução de problemas; • Interpessoais.

20. AS QUALIDADES/CONHECIMENTOS NECESSÁRIOS PARA UMA SECRETÁRIA • Vontade e disposição para assessorar pessoas. • Ter seu trabalho como um fim para sua realização • Discrição: As suas atividades envolvem muitos aspectos confidenciais da empresa. • Bom Senso: Em muitos momentos você estará frente a situações que exigem muito bom senso.

21. AS QUALIDADES/CONHECIMENTOS NECESSÁRIOS PARA UMA SECRETÁRIA • Bom Senso: Em muitos momentos você estará frente a situações que exigem muito bom senso.

22. AS QUALIDADES/CONHECIMENTOS NECESSÁRIOS PARA UMA SECRETÁRIA • Objetividade: Você existe para facilitar o “caminho” das pessoas envolvidas com a empresa e, para resolver problemas. Assim, é necessário que você seja objetiva, precisa, prática, em tudo.

23. AS QUALIDADES/CONHECIMENTOS NECESSÁRIOS PARA UMA SECRETÁRIA • Criatividade: Cada dia, jornada de trabalho, exige de você várias soluções: um novo método para arquivo ... várias “desculpas”, um novo sistema para agenda, como conseguir colocar 20 pessoas numa sala de reuniões numa sala que só cabem 10, como conseguir um cafezinho para a visita importante, depois que a copa fechou e etc. etc. Portanto, desenvolver e manter sua criatividade é prioridade.

24. AS QUALIDADES/CONHECIMENTOS NECESSÁRIOS PARA UMA SECRETÁRIA • Lealdade: A partir do momento que você fez um contrato com sua empresa, seja leal a ela, em tudo.

25. AS QUALIDADES/CONHECIMENTOS NECESSÁRIOS PARA UMA SECRETÁRIA • Respeito: Lembre-se do velho ditado “não faça aos outros o que não deseja que lhe façam”. Respeite a estrutura da sua empresa a personalidade e a forma de ser das pessoas.

26. AS QUALIDADES/CONHECIMENTOS NECESSÁRIOS PARA UMA SECRETÁRIA • Iniciativa: Crie e seja capaz de executar. Tome iniciativas que facilitarão a rotina de todos, desde que isso não ofenda ninguém. • Dinamismo: Já que você aceitou o desafio de ser secretária, execute-o com vivacidade, alegria, disposição. • Paciência: Ela será a sua maior “aliada” no seu dia-a-dia.

27. AS QUALIDADES/CONHECIMENTOS NECESSÁRIOS PARA UMA SECRETÁRIA • Iniciativa: Crie e seja capaz de executar. Tome iniciativas que facilitarão a rotina de todos, desde que isso não ofenda ninguém. • Dinamismo: Já que você aceitou o desafio de ser secretária, execute-o com vivacidade, alegria, disposição. • Paciência: Ela será a sua maior “aliada” no seu dia-a-dia.

28. AS QUALIDADES/CONHECIMENTOS NECESSÁRIOS PARA UMA SECRETÁRIA • Vontade de se relacionar: • Pontualidade/Assiduidade: Planejar, organizar e controlar o tempo da sua atuação, é uma das suas atividades. Você precisa saber planejar, organizar e controlar, primeiramente, o seu tempo.

29. AS QUALIDADES/CONHECIMENTOS NECESSÁRIOS PARA UMA SECRETÁRIA • Boa aparência: Você é imagem da sua área de atuação na empresa. Portanto, sua aparência pessoal é fator importante. • Cultura: Atualização cultural permanente fator imprescindível para a Secretária. • Conhecimento da empresa: Você precisa “dominar” sua empresa, conhecendo sua RAZÃO DE SER, seus produtos e serviços, organogramas, nome e cargos das pessoas, lay-out e etc.

30. COMUNICAÇÃO • ESCRITA: • ORAL • VIA TELEFONE • COMUNICAÇÃO INTERPESSOAL

31. BUSCANDO INSTRUMENTO NESCESSARIO • Se você quer realmente ser um bom redator, que ferramentas deverá ter em mãos? A resposta é simples. O principais apoios do redator são: • Gramáticas • Dicionários • Livros de redação e estilo • Textos de consulta da área • Livros do tipo “tira-dúvidas”(para consulta rápida)

32. Assim sendo: • Faça assinatura de uma revista que trate doa assuntos gerais que ocorrem no país. • Faça assinatura do principal; jornal da cidade. • Busque, constantemente, novidades literárias ligadas a sua profissão (pesquisar em livrarias pode ser um ótimo relex) • Procure ler revistas que tratem de assuntos empresarias, econômicos.

33. COMUNICAÇÃO INTERPESSOAL • Elemento da comunicação • Emissor: Aquele que emite a mensagem • Receptor: Aquele que recebe a mensagem • Canal: Meio através do qual é transmitida a mensagem (e como) • Mensagem: O que se transmite

34. COMUNICAÇÃO INTERPESSOAL • Símbolo - Veículo: Sinal, perceptível pêlos sentidos humanos (visão, audição, paladar, olfato, tato) que representa uma idéia ou emoção. Forma pela qual é transmitida a mensagem. Gestos • Palavras: Símbolo básico da comunicação interpessoal. • Código: Vocabulário ou sistema de símbolos convencionais usados na comunicação. • Feedback: É a troca de qualquer tipo entre o Emissor e Receptor, para clarear a mensagem. • Dicionário individual: Conjunto pessoal resultante de Educação, Costumes, Valores, Conceito, Percepção, Pré-conceito etc.

35. RUÍDO NO PROCESSO DE COMUNICAÇÃO • Ruído: É um fator que compromete a eficiência da comunicação oral. Entende-se por ruído tudo que afeta em graus diversos, a transmissão de uma mensagem: vez muito baixa ou encoberta por música, aplausos, barulho, falta de atenção do receptor erros de interpretação.

36. COMO EVITAR RUÍDOS NA COMUNICAÇÃO • Planeje com antecedência o que deve dizer ou escrever. • Escolha o vocabulário para evitar ambigüidade ou linguagem ininteligível. • Adote tom de voz adequado • Evite lugares onde é fácil o desvio de atenção • Solicite “feed-back”(retorno).

37. A ARTE DE OUVIR • “Falar é prata. Ouvir é ouro” • Este ditado árabe ilustra a importância do ato de ouvir, também no processo de comunicação empresarial. Com esta habilidade desenvolvida, o executivo negocia melhor, atende as necessidades reais dos seus clientes, negocia bem as disputas entre partes conflitantes e avalia com maior percepção as suas próprias decisões.

38. Nem sempre, no entanto, tal capacidade é adequadamente praticada nas organizações modernas, resultando em prejuízos profissionais e empresariais. Aliás, os prejuízos que se acumulam no mundo dos negócios em função da pouca capacidade do executivo em ouvir, certamente são enormes. E este peso, proveniente da falta de atenção, direção e reflexão por parte dos seus profissionais, recai diretamente sobre os resultados da empresa

39. COMO TORNAR-SE UM BOM OUVINTE • A habilidade de ouvir bem, como muitas outras coisas na vida, é uma questão de simples treino. Algumas pessoas já aprenderam a ouvir, outras ainda precisam desenvolver esta habilidade. Nunca é tarde, no entanto, para se desenvolver esta capacidade.

40. COMO TORNAR-SE UM BOM OUVINTE • Assuma consigo mesmo o compromisso de treinar diariamente durante 5 minutos, estipulando a ocasião durante o dia em que pretende praticar. • Escolha a pessoa ou situação que vai proporcionar a oportunidade para o treinamento (subordinado, colega, mulher ou marido, primeira pessoa que entrar no seu gabinete, etc.). • Procure ficar ouvindo a pessoa em questão durante pelo menos 5 minutos. Evite interromper, acumulando dúvidas eventuais para esclarecer em momento oportuno.

41. COMO TORNAR-SE UM BOM OUVINTE • Observe seu próprio comportamento. Como é a experiência de ouvir? Você tem muita vontade de interromper, ou de completar as frases do outro? Você chega a se desligar, permitindo que outros assuntos invadam seu espaço? Você chega a ficar ansioso, impaciente? • Repita o exercício diariamente durante três semanas. Procure corrigir as disfunções à medida que você as identifica.

42. QUAL A SUA PERFORMACE COMO OUVINTE? • Se você alcançar 32 ou mais pontos, você é um bom ouvinte – alguém que desperta confiança e que sabe captar as idéias dos seus interlocutores. • 27 a 31 pontos coloca você entre os ouvintes médios. • 22 a 26 pontos mostram a necessidade de uma prática consciente da arte de bem ouvir, a fim de superar algumas deficiências. • Abaixo de 21 pontos significa que, provavelmente, boa parte das mensagens que você escuta é deturpada e transmitida com interferência.

43. COMUNICAÇÃO NÃO-VERBAL

44. LINGUAGEM CORPORAL ASSERTIVA OU NÃO ASSERTIVA

46. ATENDIMENTO TELEFÔNICO

47. ATENDENDO CHAMADAS • Atenda o primeiro toque, inclusive o telefone ao lado, na ausência do seu colega. • Seja objetivo e não diga ALÔ, diga: • Nome da empresa, setor e seu nome: (quando for ligação externa) • Setor e nome: (quando for ligação interna) • “OUÇA ATENTAMENTE” e faça anotações sobre o assunto, conservado ao lado do telefone bloco de papel e lápis. • Transfira você mesmo suas ligações, consultando, se necessário, a lista de ramais internos.

48. EFETUANDO CHAMADAS • Faça você mesmo as suas ligações. • Antes de ligar, reveja as suas anotações sobre o assunto. • Não use lápis, caneta ou outro objeto para discar, evitando ligações erradas e a danificação do equipamento. • Insista você mesma na ligação. • Seja objetiva e cordial, diga : seu nome, nome da empresa e setor. • Vá direto ao assunto.

49. NA SUA AUSÊNCIA • Deixe por escrito com alguém do seu setor: seu destino e a que horas retorna. • Na sua volta: cheque seus recados e ligue imediatamente.

50. ATUAÇÃO EMPREENDEDORA • O novo papel da secretária é o de atual como uma “rede”, conectar informações, documentos e pessoas, dentro e fora da empresa.