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L’archivio come bene della vita: dalla classificazione alla formazione del fascicolo. Gianni Penzo Doria. PROTOCOLLO. Il protocollo ha una duplice funzione. PROTOCOLLO «REGISTRATURA» ELEMENTI DI CARATTERE GIURIDICO-PROBATORIO. PROTOCOLLO «GESTIONALE» ELEMENTI DI CARATTERE

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Presentation Transcript
l archivio come bene della vita dalla classificazione alla formazione del fascicolo

L’archivio come bene della vita:dalla classificazione alla formazione del fascicolo

Gianni Penzo Doria

il protocollo ha una duplice funzione

PROTOCOLLO

Il protocollo ha una duplice funzione

PROTOCOLLO

«REGISTRATURA»

ELEMENTI DI CARATTERE

GIURIDICO-PROBATORIO

PROTOCOLLO

«GESTIONALE»

ELEMENTI DI CARATTERE

ORGANIZZATIVO-GESTIONALE

il protocollo gestionale la gestione integrata dei documenti
Il protocollo gestionale(la gestione integrata dei documenti)

PROTOCOLLO

«GESTIONALE»

GESTIONE

DELLE BANCHE DATI

GESTIONE

DELL’ARCHIVIO

GESTIONE

DEGLI AFFARI

E DEI PROCEDIMENTI

AMMINISTRATIVI

la pa opera attraverso i documenti
La PA opera attraverso i documenti

La amministrazione pubblica opera principalmente attraverso i documenti...

... quindi...

per lavorare bene, i documenti devono essere gestiti in modo corretto: efficacia, efficienza e trasparenza.

le tre parole strategiche in archivistica

Registrazione (di protocollo)

Classificazione e Selezione

Fascicolo e Diritto di accesso

Le tre parole strategiche in Archivistica

Archivio

Efficacia

Efficienza

Trasparenza

obblighi per la amministrazione pubblica
Obblighi per la amministrazione pubblica

Le amministrazioni pubbliche hanno ora l’obbligo di:

  • registrare i documenti (protocollazione o repertoriazione)
  • gestire i flussi documentali integrati con il protocollo informatico
  • introdurre dei piani di classificazione (titolario di classificazione)
  • fascicolare dei documenti
  • elaborare dei piani di conservazione (massimario di selezione)
ordine e caos
Ordine e caos
  • L’ordine è sempre:
    • “percepito” da chi lo attua
    • “soggettivo” rispetto agli strumenti di chi lo elabora
protocollo registratura
Protocollo (registratura)

La registrazione di protocollo attesta che un determinato documento è stato prodotto (arrivato, spedito o interno) in una data determinata.

Il protocollo inteso come Registratura ha una rilevanza notarile, una efficacia probatoria,pertanto attesta:

DATA CERTA = Cert(ificat)a

PROVENIENZA CERTA = Cert(ificat)a

Avalutatività

obbligatoriet della classificazione nel nucleo minimo dpr 445 2000 art 56
Obbligatorietà della classificazione nel nucleo minimo (DPR 445/2000, art. 56)

La registrazione di protocollo, riguardo al nucleo minimo del protocollo (“operazioni necessarie e sufficienti”), si effettua tramite:

  • Registrazione
  • Segnatura
  • Classificazione

I primi due sono elementi obbligatori immodificabili, mentre la classificazione è elemento obbligatorio, ma modificabile.

cos un titolario piano di classificazione
Cos’è un titolario?(piano di classificazione)
  • È un sistema, logico e astratto, che individua, in linea gerarchica, le funzioni di un ente produttore.
a cosa serve un titolario 1 2
A cosa serve un titolario? 1/2
  • In un sistema informativo documentario tutti i documenti prodotti (arrivati, spediti o interni) devono essere gestiti e conservati secondo un modello organizzativo determinato.
  • Anche i documenti non protocollati devono essere gestiti e, pertanto, classificati.
a cosa serve un titolario 2 2
A cosa serve un titolario? 2/2
  • Permette di organizzare i documenti secondo un ordinamento logico con riferimento alle funzioni (l’ordinamento fisico/logico spetta alla fascicolazione)

I - AMMINISTRAZIONE

1. Leggi e rispettive circolari applicative

2. Statuto

3. Regolamenti

4. Ordinamento didattico

5. Stemma, gonfalone e sigillo

6. Sistema informativo e sistema informatico e telematico

7. Archivio

8. Informazioni e relazioni con il pubblico

funzioni e competenze
Funzioni e competenze

Il titolario di classificazione va progettato tenendo conto delle funzioni di un ente produttore.

Esse possono essere:

  • Funzioni primarie
  • Funzioni finali
  • Funzioni strumentali o di supporto
il lessico archivistico
Il lessico archivistico

Invece di “funzioni” (e subfunzioni) è possibile trovare indicato:

  • attività (o macro-attività)
  • competenze (termine sconsigliato)
  • materie
funzioni e competenze1
Funzioni e competenze
  • La funzione è logica, astratta e perciò avulsa dalla organizzazione
  • La competenza è l’aspetto concreto, cioè il “come” un ente produttore si organizza mediante l’istituzione di uffici e la destinazione di risorse (umane e materiali) per adempiere alle funzioni che deve svolgere.
  • Quindi, la competenza corrisponde alla funzione esercitata in un arco di tempo determinato da una unità organizzativa, cioè da un ufficio, una sezione, una ripartizione, una divisione (UOR)
l organizzazione tra funzioni e competenze

FunzioneA

FunzioneC

FunzioneB

CompetenzaUfficioB

CompetenzaUfficioC

CompetenzaUfficioA

L’organizzazione tra funzioni e competenze

Ente produttore

Organizzazione

decreto legislativo 3 febbraio 1993 n 29 art 5 oggi abrogato d lgs 165 2001
Decreto legislativo 3 febbraio 1993, n. 29Art. 5 (oggi abrogato D.Lgs. 165/2001)

art. 5

Criteri di organizzazione

1. Le amministrazioni pubbliche sono ordinate secondo i seguenti criteri:

a) articolazione degli uffici per funzioni omogenee, distinguendo tra funzioni finali e funzioni strumentali o di supporto;

criteri per la redazione del titolario
Criteri per la redazione del titolario

FUNZIONE PRIMARIA - COSTITUTIVAMission - Raison d’être - Statuto - Funzioni trasversali

FUNZIONI GESTIONALIOrgani di governo, gestione, consulenza e garanzia

FUNZIONI FINALIFunzioni operative nell’ambito della funzione primaria

FUNZIONI STRUMENTALI E DI SUPPORTOPersonale - servizi - beni mobili e immobili

applicazione pratica

Funzione primariacostitutiva

Funzioni gestionali

Funzionifinali

Funzioni strumentalie di supporto

Applicazione pratica

I - Amministrazione

II - Organi di governo, gestione, controllo, consulenza e garanzia

III - Didattica, di ricerca, programmazione e sviluppo

IV - Attività giuridico-legale

V - Studenti e laureati

VI - Strutture didattiche, di ricerca e di servizio

VII - Personale

VIII - Finanza, contabilità e bilancio

IX - Edilizia e territorio

X - Patrimonio, provveditorato ed economato

XI - Oggetti diversi

i gradi divisionali
I gradi divisionali

TITOLO

1° grado divisionale

CATEGORIA

CLASSE

2° grado divisionale

SOTTOCLASSE

3° grado divisionale

4° grado divisionale

5° grado divisionale

SOTTOCATEGORIA

… fascicolo

riepilogo delle definizioni di titolario
Riepilogo delle definizioni di titolario
  • È un atto di organizzazione(decreto legislativo 29 del 1993)
  • Appartiene alla sfera amministrativo-gestionale(decreto legislativo 165 del 2001)
  • È un quadro di classificazione gerarchicodistinto per funzioni omogenee
  • + voci = + complessità
  • Un buon titolario non deve superare le 200 voci, altrimenti diventa ingestibile
i modelli organizzativi
I modelli organizzativi
  • L’archivio (meno correttamente, il protocollo) attribuisce titolo e classe al documento in arrivo
  • Tuttavia è il RPA il responsabile della verifica della correttezza della classificazione.
  • La classificazione (elemento obbligatorio, ma modificabile) può essere successivamente integrata dal responsabile del procedimento amministrativo, assegnatario dei documento, o da un suo delegato o dall’archivio stesso.
l impostazione concettuale
L’impostazione concettuale
  • Non esiste il miglior titolario
  • La caratteristica più importante per la sua applicazione è la coerenza (electa una via…)
stabilit e dinamicit
Stabilità e dinamicità

Il titolario di classificazione va progettato tenendo conto che deve essere stabile per:

  • normalizzare nel tempo la gestione dei documenti

ma anche dinamico, cioè accogliere ogni funzione assegnata all’ente produttore

  • per evitare un’inefficienza gestionale e quindi una sostanziale inapplicazione
inefficacia retroattiva
Inefficacia retroattiva

Il titolario non ha efficacia retroattiva, cioè non va applicato al pregresso

l adozione del titolario
L’adozione del titolario

L’adozione (cioè anche la modifica, integrazione o sostituzione) del titolario di classificazione spetta all’organo o alla funzione dirigenziale di gestione e organizzazione:

  • segretario generale di un comune
  • direttore amministrativo di un Ateneo

Il titolario entra in vigore (viene confermato, integrato o modificato) il

  • 1° gennaio di ogni anno
decreto legislativo 3 febbraio 1993 n 29 art 2 oggi abrogato d lgvo 165 2001
Decreto legislativo 3 febbraio 1993, n. 29Art. 2 (oggi abrogato D.Lgvo 165/2001)

art. 2

Fonti

1. Le amministrazioni pubbliche sono ordinate secondo disposizioni di legge e di regolamento ovvero, sulla base delle medesime, mediante atti di organizzazione;

D.Lgvo 165/2001 - art. 2

Le amministrazioni pubbliche definiscono, secondo principi generali fissati da disposizioni di legge e, sulla base dei medesimi, mediante atti organizzativi secondo i rispettivi ordinamenti, le linee fondamentali di organizzazione degli uffici.

legge 15 marzo 1997 n 59 art 20 comma 5 lettera f e g
Legge 15 marzo 1997, n. 59art. 20 comma 5 lettera f) e g)

5. I regolamenti si conformano ai seguenti criteri e principi:

f) trasferimento a organi monocratici o ai dirigenti amministrativi di funzioni anche decisionali che non richiedano, in ragione della loro specificità, l’esercizio in forma collegiale, e sostituzione degli organi collegiali con conferenze di servizi o con interventi, nei relativi procedimenti, dei soggetti portatori di interessi diffusi;

g) individuazione delle responsabilità e delle procedure di verifica e controllo;

decreto legislativo 30 marzo 2001 n 165 art 4 comma 2
Decreto legislativo 30 marzo 2001, n. 165art. 4 comma 2

Ai dirigenti spetta l’adozione degli atti e provvedimenti amministrativi, compresi tutti gli atti che impegnano l’amministrazione verso l’esterno, nonché la gestione finanziaria, tecnica e amministrativa mediante poteri autonomi di spesa, di organizzazione delle risorse umane, strumentali e di controllo.

Essi sono responsabili in via esclusiva dell’attività amministrativa, della gestione e dei relativi risultati.

il titolario ora previsto per legge 1 6
Il titolario ora è previsto per legge... (1/6)

DPR 28 dicembre 2000, n. 445 - articolo 56 (R)

1. Le operazioni di registrazione indicate all’articolo 53 e le operazioni di segnatura di protocollo di cui all’articolo 55 nonché le operazioni di classificazione costituiscono operazioni necessarie e sufficienti per la tenuta del sistema di gestione informatica dei documenti da parte delle pubbliche amministrazioni.

il titolario ora previsto per legge 2 6
Il titolario ora è previsto per legge... (2/6)

DPR 28 dicembre 2000, n. 445 - art. 50 comma 4

Ciascuna amministrazione individua, nell’ambito del proprio ordinamento, gli uffici da considerare ai fini della gestione unica o coordinata dei documenti per grandi aree organizzative omogenee, assicurando criteri uniformi di classificazione e archiviazione, nonché di comunicazione interna tra le aree stesse.

direttiva pcm 28 10 1999 il protocollo come sistema integrato
Direttiva PCM 28.10.1999:Il protocollo come sistema integrato

La definizione e l’applicazione di sistemi di classificazione di archivio – a cura delle singole amministrazioni – rappresentano il presupposto indispensabile per la realizzazione e lo sviluppo dei sistemi di gestione informatica dei flussi documentali.

L’obiettivo è la costruzione di un sistema integrato di informazioni sui documenti.

slide36

Il titolario ora è previsto per legge... (3/6)

DPR 28 dicembre 2000, n. 445 - art. 64 comma 4

4. Le amministrazioni determinano autonomamente e in modo coordinato per le aree organizzative omogenee, le modalità di attribuzione dei documenti ai fascicoli che li contengono e ai relativi procedimenti, definendo adeguati piani di classificazione d’archivio per tutti i documenti, compresi quelli non soggetti a registrazione di protocollo.

il titolario ora previsto per legge 4 6
Il titolario ora è previsto per legge... (4/6)

DPR 28 dicembre 2000, n. 445 - art. 68 comma 1

Il servizio per la gestione dei flussi documentali e degli archivi elabora ed aggiorna il piano di conservazione degli archivi, integrato con il sistema di classificazione, per la definizione dei criteri di organizzazione dell’archivio, di selezione periodica e di conservazione permanente dei documenti, nel rispetto delle disposizioni contenute nel decreto del Presidente della Repubblica 30 settembre 1963, n. 1409, e successive modificazioni ed integrazioni.

il titolario ora previsto per legge 5 6
Il titolario ora è previsto per legge... (5/6)

DPR 28 dicembre 2000, n. 445 - art. 67 comma 1

1. Almeno una volta ogni anno il responsabile del servizio per la gestione dei flussi documentali e degli archivi provvede a trasferire fascicoli e serie documentarie relativi a procedimenti conclusi in un apposito archivio di deposito costituito presso ciascuna amministrazione.

il titolario ora previsto per legge 6 6
Il titolario ora è previsto per legge... (6/6)

DPR 28 dicembre 2000, n. 445 - art. 67 comma 2 e 3

2. Il trasferimento deve essere attuato rispettando l’organizzazione che i fascicoli e le serie avevano nell’archivio corrente.

3. Il responsabile del servizio per la gestione dei flussi documentali e degli archivi deve formare e conservare un elenco dei fascicoli e delle serie trasferite nell’archivio di deposito.

due titolari a distanza di 100 anni in gazzetta
Due titolari a distanza di 100 anni in Gazzetta

Il titolario per i comuni:

  • Circolare del Ministero dell’Interno del 1° marzo 1897, n. 17100-2

Il titolario per le università:

  • D.R. 11 dicembre 1997 Unipd(Gazzetta Ufficiale 29.12.1997, n. 301)e Circolare UCBA del 16.03.1998)
circolare mt rgs aipa istat
Circolare MT-RGS/AIPA/ISTAT

Allegato 1 alla circolare n.1 del 7 gennaio 1999 del Ministero del Tesoro RGS, istruzioni per l’attuazione del d.lgt n.29/93 concernente il monitoraggio della spesa del personale – esercizio 1998 GU 19 gennaio 1999 supplemento n.17 ) come esempio di analisi delle funzioni e delle attività delle pubbliche amministrazioni condotte secondo criteri uniformi.

Si tratta di un primo punto di partenza per la definizione di un titolario con particolare riferimento alle voci che si riferiscono alle attività di funzionamento e autogestione

la classificazione da sola non efficace
La classificazione da sola non è efficace

La classificazione individua il documento all’interno di una catena logica funzionale.

Il documento deve essere fascicolato e poi individuato attraverso l’indice di classificazione collegato al repertorio dei fascicoli, assieme alle responsabilità previste dalla legge.

records management ottimale

Smistamentoall’UOR

Assegnazioneal RPA

Registratura

Trattazione dell’affare o del procedimento amministrativo

Records management ottimale

Documento in arrivo

  • Istruzione del fascicolo
  • Gestione del titolario e massimario
  • Creazione delle banche dati
legge 7 agosto 1990 n 241 art 4 comma 1
Legge 7 agosto 1990, n. 241art. 4 comma 1

1. Ove non sia già direttamente stabilito per legge o per regolamento, le pubbliche amministrazioni sono tenute a determinare per ciascun tipo di procedimento relativo ad atti di loro competenza l’unità organizzativa responsabile della istruttoria e di ogni altro adempimento procedimentale, nonché dell’adozione del provvedimento finale.

legge 7 agosto 1990 n 241 art 5 comma 1
Legge 7 agosto 1990, n. 241art. 5 comma 1

1. Il dirigente di ciascuna unità organizzativa provvede ad assegnare a sè o ad altro dipendente addetto all’unità la responsabilità dell’istruttoria e di ogni altro adempimento inerente il singolo procedimento nonchè, eventualmente, dell’adozione del provvedimento finale.

2. Fino a quando non sia effettuata l’assegnazione di cui al comma 1, è considerato responsabile del singolo procedimento il funzionario preposto alla unità organizzativa determinata a norma del comma 1 dell’art. 4.

3. L’unità organizzativa competente e il nominativo del responsabile del procedimento sono comunicati ai soggetti di cui all’art. 7 e, a richiesta, a chiunque vi abbia interesse.

legge 7 agosto 1990 n 241 art 6
Legge 7 agosto 1990, n. 241art. 6

1. Il responsabile del procedimento: a) valuta, ai fini istruttori, le condizioni di ammissibilità, i requisiti di legittimazione ed i presupposti che siano rilevanti per l’emanazione del provvedimento; b) accerta di ufficio i fatti, disponendo il compimento degli atti all’uopo necessari, e adotta ogni misura per l’adeguato e sollecito svolgimento dell’istruttoria. In particolare, può chiedere il rilascio di dichiarazioni e la rettifica di dichiarazioni o istanze erronee o incomplete e può esperire accertamenti tecnici ed ispezioni ed ordinare esibizioni documentali; c) propone l’indizione o, avendone la competenza, indìce le conferenze di servizi di cui all’art. 14; d) cura le comunicazioni, le pubblicazioni e le notificazioni previste dalle leggi e dai regolamenti; e) adotta, ove ne abbia la competenza, il provvedimento finale, ovvero trasmette gli atti all’organo competente per l’adozione.

records management ottimale1

Smistamentoall’UOR

Assegnazioneal RPA

Registratura

Trattazione dell’affare o del procedimento amministrativo

Records management ottimale

WORKFLOW, 241/90

  • Responsabilità
  • Flusso controllato

Documento in arrivo

EFFICACIA PROBATORIA(Attestazione notarile)

  • In un’unica soluzione
  • Numero f.to AIPA
  • Istruzione del fascicolo
  • Gestione del titolario e massimario
  • Creazione delle banche dati
il fascicolo un output trasversale

UfficioA

UfficioC

UfficioB

Il fascicolo è un output trasversale

Direzione

Fascicolo

il fascicolo va repertoriato
Il fascicolo va repertoriato

2007 - V / 6.24

Anno di apertura

Numerodel fascicolo

Titolo

Classe

in archivistica
In archivistica...

Indice di classificazione

2007 - V / 6.24

Segnatura archivistica(repertoriazione del fascicolo)

slide55

Smistamento

Assegnazione

le partizioni del fascicolo
Le partizioni del fascicolo
  • Fascicolo
  • Sottofascicolo
  • Inserto

Numerodel sottofascicolo

2007 - V / 6.24.2.1

Numero dell’inserto

in archivistica si legge cos
In archivistica si legge così

2007 - V / 6.24.2.1

Da dx a sx:

Fascicolo aperto nel 2007, classificato nel titolo V, classe 6, repertoriato con il numero 24, sottofascicolo 2, inserto 1

Da sx a dx:

Primo inserto del sottofascicolo 2, del ventiquattresimo fascicolo aperto nella classe 6 del titolo quinto nell’anno 2007.

il fascicolo e l efficacia
Il fascicolo e l’efficacia
  • Il fascicolo garantisce non solo l’efficienza della gestione documentale, ma anche, in certi casi, l’efficacia della azione amministrativa e del relativo provvedimento
slide62

Consiglio Stato sez. IV, 4 febbraio 1997, n. 89 (il fascicolo)

Non ricorre il vizio di difetto di motivazione dell’atto amministrativo quando le ragioni poste a base del provvedimento risultano enunciate in precedenti atti del procedimento.

Min. Difesa

c. Marchesiello

slide63

Consiglio Stato sez. IV, 26 gennaio 1998, n. 66 (il fascicolo)

La funzione della motivazione del provvedimento amministrativo è quella di consentire la possibilità di valutare ed eventualmente di contestare la ragionevolezza delle scelte dell’amministrazione; tale funzione risulta soddisfatta anche nel caso in cui, ancorché nel provvedimento finale non risultano chiaramente e compiutamente esplicitate le ragioni sottese alla scelta, nondimeno queste possono essere agevolmente colte dalla lettura degli atti del procedimento, richiamati nel provvedimento finale.

Carfi

c. Pres. Cons. e altro

il fascicolo e il diritto di accesso
Il fascicolo e il diritto di accesso
  • Il fascicolo garantisce l’esercizio del diritto di accesso, che si esercita non sui singoli documenti, ma sull’intero fascicolo (e relative eccezioni).
consiglio di stato sez v 28 gennaio 2005 n 188 diritto di accesso anche sugli allegati
Consiglio di Stato, sez. V, 28 gennaio 2005, n. 188Diritto di accesso anche sugli allegati

È illegittimo il diniego di accesso agli atti allegati ad una delibera (nella specie, elaborati grafici e tavole di progetto) anche se il titolare del diritto di accesso abbia già ottenuto copia della delibera stessa, atteso che, ai sensi dell’art. 5 del DPR 27 giugno 1992, n. 352, che regolamenta le modalità di esercizio e dei casi di esclusione del diritto di accesso ai documenti amministrativi «l’accoglimento della richiesta di accesso a un documento comporta anche la facoltà di accesso agli altri nello stesso richiamati e appartenenti al medesimo procedimento, fatte salve le eccezioni di legge o regolamento».

N.B. Ora il testo del DPR 352/19992 si trova nel DPR 184/2006,

art. 7, comma 2.

Si accede quindi al fascicolo, non al singolo documento.

costituzione art 113
Costituzione – art. 113

Contro gli atti della pubblica amministrazione è sempre ammessa la tutela giurisdizionale dei diritti e degli interessi legittimi dinanzi agli organi di giurisdizione ordinaria o amministrativa.

Tale tutela giurisdizionale non può essere esclusa o limitata a particolari mezzi di impugnazione o per determinate categorie di atti.

La legge determina quali organi di giurisdizione possono annullare gli atti della pubblica amministrazione nei casi e con gli effetti previsti dalla legge stessa.

regola dell ostensibilit del fascicolo sandulli
Regola dell’ostensibilità del fascicolo (Sandulli)
  • Nessun atto amministrativo lesivo di diritti od interessi legittimi si può sottrarre al sindacato dei giudici.
  • Quindi esiste il dovere da parte della pubblica amministrazione di consentire ai soggetti toccati da provvedimenti amministrativi nei propri D.S. od I.L. di prendere visione dei provvedimenti stessi, degli atti del relativo procedimento e degli altri atti presupposti (rifiuto sanzionabile ex art. 328 c.p.).
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Regolamento per la gestione, tenuta e tutela dei documentiAdunanza del Consiglio Comunale di Cento 17 dicembre 2003, n. 134

art. 6

Diritto di accesso e diritto di consultazione

1. Gli uffici uniformano la propria attività al principio della trasparenza dell’azione amministrativa, del diritto di accesso ai documenti dell’archivio corrente e dell’archivio di deposito, nonché della ostensibilità del fascicolo archivistico.

linee guida per la gestione e la tenuta dei documenti dpgr 16 giugno 2004 n 115
Linee guida per la gestione e la tenuta dei documentiDPGR 16 giugno 2004, n. 115

art. 9

Diritto di accesso e diritto di consultazione

1. Gli uffici uniformano la propria attività al principio della trasparenza dell’azione amministrativa, del diritto di accesso ai documenti dell’archivio corrente e dell’archivio di deposito, nonché della ostensibilità del fascicolo archivistico.

slide70

TAR Lazio, III, 16 aprile 2003, n. 8356

(L’archivio disordinato non è una scusa! È un BENE DELLA VITA)

La difficoltà di reperimento del fascicolo non può costituire ostacolo all’esercizio del diritto di accesso, se protratto oltre termini ragionevoli.

L’interesse alla conoscenza di atti amministrativi assurge a bene della vita, autonomo rispetto alla posizione di diritto o di interesse legittimo di tipo sostanziale, il cui esercizio nella specie viene di fatto precluso dall’Amministrazione, in assenza di ragionevole giustificazione e nonostante – peraltro – anche l’acquisizione istruttoria disposta da questa Autorità giudiziaria.

Conclusivamente, poiché non è contestabile che il provvedimento o gli atti endoprocedimentali oggetto di accesso abbiano dispiegato o siano idonei a dispiegare effetti diretti o indiretti nei confronti dell’istante, l’Amministrazione non può esimersi dal rilasciare al ricorrente la documentazione reclamata, per quanto laboriose possano essere le ricerche d’archivio.

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TAR Piemonte, 29 dicembre 2004, n. 3892

L’interesse alla conoscenza dei documenti amministrativi costituisce un bene della vita autonomo e distinto rispetto alla situazione legittimante all’impugnazione ovvero ad altra iniziativa giudiziale, tale interesse godendo di un autonomo sistema di protezione giurisdizionale.

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Consiglio di Stato, sez. VI, 11 maggio 2007, n. 2314

Il diritto di accesso ai documenti amministrativi ha come fine quello di assicurare la trasparenza dell’attività amministrativa e di favorirne lo svolgimento imparziale, a qualsiasi soggetto vi abbia interesse per la tutela di situazioni giuridicamente rilevanti. È questo un requisito di ordine sostanziale, che si deve riconoscere alla base della pretesa e che richiede una specifica indagine da parte del Giudice, essendo indubbio che tale interesse abbia una dimensione autonoma rispetto a quello che viene fatto valere in giudizio per ottenere “il bene della vita”; pur se autonomo, però, dall’interesse a ricorrere finale, esso è capace di qualificare autonomamente la posizione soggettiva che coincide col diritto di accesso.

slide73

… e, visto che siamo a Napoli,

e che il saggio “L’archivio come bene della vita”

verrà pubblicato su Scrinia,

vediamo qualche significativa e recentissima

sentenza partenopea.

slide74

TAR Campania, I, 11 maggio 2005, n. 788 1/2

La legittimazione ad accedere non sussiste solo in caso di legittimazione ad impugnare il provvedimento finale, essendo il diritto (rectius: interesse) di accesso sorretto oltre che da una finalità di tutela anticipata individuale anche da una funzione partecipativa e di controllo sulla trasparenza e sull’imparzialità dell’azione amministrativa (cfr. C.d.S., sez.IV, sent.20-2-1995, n.108), anche se l’interesse alla conoscenza dei documenti amministrativi deve assurgere a bene della vita autonomo, distinto rispetto alla situazione legittimante all’impugnazione.

Se quindi la regola emergente dall’art.24 della l.n.241/90, come affermato dalla giurisprudenza (Cons.St., Ad.plen., 4.2.1997, n.5), è quella della pubblicità dell’azione amministrativa, le ipotesi costituenti eccezioni al suddetto principio si consolidano innanzitutto attraverso l’enucleazione del segreto di Stato o comunque di interessi e valori di rilievo pubblicistico, mentre residua, sull’opposto versante delle situazioni di ascrizione privata, soltanto il caso della “riservatezza di terzi, persone, gruppi ed imprese”.

slide75

TAR Campania, I, 11 maggio 2005, n. 788 2/2

Considerato che nel caso di specie la ricorrente, da un lato, ha obiettivo interesse a conoscere i termini attraverso i quali si è dipanato l’iter procedimentale che ha condotto all’occupazione dell’area di sua proprietà, anche al fine di verificare l’opportunità di un’azione giurisdizionale, mentre, dall’altro, non sussiste alcuna delle ipotesi normativamente previste che impedisca il dispiegarsi del diritto all’ostensione, sussistono tutti i presupposti perché sia consentito l’accesso alla documentazione oggetto della richiesta appositamente avanzata in data 13.10.2004. Né, d’altra parte, le generiche difficoltà segnalate dall’Amministrazione di materiale rinvenimento negli uffici della documentazione richiesta possono apparire sufficienti ad interdire l’accesso, in assenza di speciali ed imprevedibili circostanze che abbiano sfavorevolmente inciso sul piano logistico od organizzativo.

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TAR Campania, sez. III, 12 aprile 2007, n. 3454

Il nuovo art. 21 octies della L. 7 agosto 1990, n. 241 introdotto con la L. n. 15/2005, al comma 2, stabilisce che: Non è annullabile il provvedimento adottato in violazione di norme sul procedimento o sulla forma degli atti qualora, per la natura vincolata del provvedimento, risulti palese che il suo contenuto dispositivo non avrebbe potuto essere diverso da quello in concreto adottato. Trattasi all’evidenza di una norma di grande rilievo pratico che, nell’introdurre una distinzione tra illegittimità “forti” ed illegittimità “deboli”, ha inteso porre un freno all’operare incontrastato della sanzione invalidante, quale conseguenza inevitabile della riscontrata illegittimità, rompendo l’equazione illegittimità = annullabilità e la cui ratio ispiratrice è, in buona sostanza, riconducibile a quella concezione riduttiva della giurisdizione amministrativa come volta unicamente a statuire sulla legittimità o meno del provvedimento impugnato, dando, invece, spazio la logica di una giurisdizione di spettanza, intesa a stabilire la fondatezza o meno della pretesa sostanziale fatta valere in giudizio (ed, in tal senso può ritenersi l’insufficienza della pur riscontrata illegittimità formale ad impedire il riconoscimento diretto del bene della vita).

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Ministero per le riforme e le innovazioni nella pubblica amministrazione direttiva 6 dicembre 2007, n. 8

Principi di valutazione dei comportamenti nelle pubbliche amministrazioni - Responsabilità disciplinare

Devono censurarsi quelle amministrazioni che giustificano il mancato rispetto dei termini procedimentali in considerazione delle mole di lavoro ovvero con la difficoltà nel reperimento della documentazione istruttoria. Tali comportamenti, peraltro, comportano censure di illegittimità da parte dell’autorità giudiziale amministrativa, in tutti quei casi in cui il trascorrere del termine per la conclusione del procedimento, equivale a provvedimento di diniego. Così la giurisprudenza amministrativa ha qualificato come illegittimo il rigetto dell’istanza, ove ciò sia ricondotto ad una “difficoltà di reperimento del fascicolo (TAR Lazio, sentenza 14 ottobre 2003 n. 8356)”.

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Ora risulta necessario focalizzare il nostro discorso sul fascicolo, considerato strumento fondamentale per garantire l’imparziale esercizio del diritto di accesso e il “bene della vita”

il fascicolo si distingue in 5 tipologie
Il fascicolo si distingue in 5 tipologie
  • Fascicolo di affare
  • Fascicolo di attività
  • Fascicolo di procedimento amministrativo
  • Fascicolo di persona fisica
  • Fascicolo di persona giuridica
il fascicolo di affare
Il fascicolo di affare
  • Il fascicolo di affare conserva i documenti relativi ad una competenza non procedimentalizzata, per la quale, dunque, non è previsto l’adozione di un provvedimento finale.
  • 2005 – I/6.23 «Gruppo di lavoro sul sistema informativo»
il fascicolo di attivit
Il fascicolo di attività
  • Il fascicolo di attività conserva i documenti relativi ad una competenza proceduralizzata, per la quale esistono documenti vincolati o attività di aggiornamento di banche e per la quale, non è previsto l’adozione di un provvedimento finale.
  • 2005 – V/1.14 «Richieste dei bollettini informativi dei corsi di studio»
il fascicolo di procedimento amministrativo
Il fascicolo di procedimento amministrativo
  • Il fascicolo di procedimento amministrativo conserva i documenti relativi ad una pluralità di atti tra loro autonomi, scanditi nel tempo e destinati allo stesso fine, cioè alla emanazione di un provvedimento finale.
  • 2005 – VII/2.14 «Concorso a tempo indeterminato per personale amministrativo di categoria C»
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La situazione attuale in Unipd

Il fascicolo di personale è attualmente gestito da 11 UOR dell’Amministrazione centrale.

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Infatti, se ne occupano

  • Servizio Legale
  • Servizio Amministrazione del personale
  • Servizio Concorsi e Carriere
  • Servizio Formazione
  • Servizio Organizzazione
  • Servizio Pensioni
  • Servizio Rapporti con le Aziende ospedaliere
  • Servizio Relazioni sindacali e assunzioni
  • Servizio Servizi sociali - provvidenze
  • Servizio Acquisti (per Legnaro)
  • ... Archivio Generale di Ateneo
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Infatti, se ne occupano

  • Ciò provoca:
  • una frammentazione delle responsabilità
  • il nascere di fascicoli non autorizzati
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I dati previsti

I dati previsti per il fascicolo del personale nel sistema informativo Titulus 97 riguardano esclusivamente la gestione, la tenuta e la tutela del fascicolo archivistico, inteso come complesso dei documenti relativi ad una persona fisica dipendente dell’Università degli Studi di Padova.

Trattandosi di dati archivistici, non deve essere prevista alcuna procedura finalizzata alla gestione del personale.

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La descrizione dei dati

La descrizione dei dati, utilizzando anche le norme ISAAR-CPF (International Standard archival Authority Record - Corporate, Persons, Families), dovrà garantire la continuità del fascicolo archivistico anche con il cambio della figura professionale del dipendente.

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Tracciato record

  • I dati previsti sono i seguenti:
    • Numero di matricola
    • Nominativo [Cognome & Nome]
    • Codice fiscale
    • Data di nascita
    • Data di assunzione
    • Data di cessazione
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A regime...

  • L’organizzazione del fascicolo del personale dovrà prevedere:
  • La responsabilità della tenuta e tutela da parte di un unico ufficio (fino all’archivio di deposito);
  • L’organizzazione interna secondo una logica archivistica per carriera;
  • Lo scarto dei documenti inutili dopo una data determinata;
  • L’accesso ai documenti attraverso la consultazione informatica, limitando allo stretto necessario l'accesso ai locali di deposito;
  • L’utilizzo e l’archiviazione dei documenti informatici (in formato nativo).
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Il pregresso ...

  • L’obiettivo è rendere disponibile on line il fascicolo del personale attraverso Titulus 97.
  • Il recupero del pregresso può avvenire in due modi:
    • Memorizzare in unico record (utilizzando la funzione Documenti non protocollati) tutti i documenti prodotti fino al 31.12.2000 in formato immagine senza descrittori, distinguendo per range di date;
    • Memorizzare in un proprio record ciascun documento in formato immagine con descrittori.
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In discussione ...

Diritti su modifica, visualizzazione e archiviazione

Premesso che il fascicolo del personale conserva documenti e informazioni sui dati personali e sensibili, è opportuno limitare allo stretto necessario i diritti di modifica, visualizzazione e archiviazione.

Pertanto, ogni ufficio potrà visualizzare all'interno del fascicolo del personale solo i documenti per i quali è indicato come UOR o CC.

Solo l’ufficio individuato come responsabile della tenuta del fascicolo del personale sarà abilitato ai diritti di modifica, visualizzazione e archiviazione completi.

il fascicolo di personale il quadro normativo di riferimento
Il fascicolo di personale Il quadro normativo di riferimento
  • DPR 3 maggio 1957, n. 686 “Norme di esecuzione del testo unico delle disposizioni sullo statuto degli impiegati civili dello Stato”
  • DPR 445/2000 “Testo unico in materia di documentazione amministrativa”
  • D.Lgs. 196/2003 “Codice sulla privacy”
  • D.Lgs. 42/2004 “Codice dei beni culturali e del paesaggio”
  • Legge 15/2005 “Modifiche e integrazioni alla legge sul diritto di accesso”
  • D.Lgs. 159/2006 “Disposizioni integrative e correttive al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, recante codice dell'amministrazione digitale”
il capo iii del dpr 686 1957 fascicolo di personale e stato matricolare
Il Capo III del DPR 686/1957 Fascicolo di personale e stato matricolare

Art. 24

Il fascicolo personale dell’impiegato, (…) corredato di un indice deve contenere:

  • i provvedimenti relativi alla nomina, allo stato, alla carriera ed al trattamento economico, nonché le decisioni giurisdizionali sugli atti medesimi;
  • i rapporti informativi e i giudizi complessivi;
  • i documenti relativi a titoli di studio conseguiti dopo la nomina all’impiego, a corsi di abilitazione, istruzione e perfezionamento, ad attività scientifica, di insegnamento ed in genere ogni altro documento relativo alla preparazione tecnica e professionale dell’impiegato;
  • i documenti relativi ad encomi per servizi resi nell’interesse dell’Amministrazione, a benemerenze di guerra ed a onorificenze;
il capo iii del dpr 686 1957 fascicolo di personale e stato matricolare1
Il Capo III del DPR 686/1957 Fascicolo di personale e stato matricolare

Art. 24

5) i documenti relativi ad invalidità per causa di guerra o di lavoro o ad invalidità od infermità contratte per causa di servizio;

6) i provvedimenti coi quali sono inflitte punizioni disciplinari con le relative deliberazioni della Commissione di disciplina ove prescritte, i provvedimenti di sospensione cautelare, di sospensione per effetto di condanna penale e quelli d’esclusione dagli esami e dagli scrutini previsti dall’art. 93 del testo unico approvato con D.P.R. 3/1957, le decisioni giurisdizionali ed i decreti che decidono ricorsi gerarchici o straordinari relativi a tali provvedimenti, i decreti di riabilitazione disciplinare previsti dall’art. 87 del testo unico approvato con D.P.R. 3/1957;

7) gli atti relativi ai giudizi di responsabilità verso l’Amministrazione e verso i terzi, previsti dal capo II del titolo II del testo unico approvato con D.P.R. 371957;

il capo iii del dpr 686 1957 fascicolo di personale e stato matricolare2
Il Capo III del DPR 686/1957 Fascicolo di personale e stato matricolare

Art. 24

8) Ogni altro atto che possa interessare la carriera dell’impiegato;

9) Gli atti e i decreti di riscatto dei servizi non di ruolo e le relative decisioni giurisdizionali, gli atti ed i decreti relativi alla liquidazione del trattamento di quiescenza.

Le singole amministrazioni stabiliscono le modalità per la tenuta dei fascicoli personali

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RD 4 giugno 1938, n. 1269Approvazione del regolamento sugli studenti, i titoli accademici, gli esami di Stato e l'assistenza scolastica nelle università e negli istituti superiori

Art. 4.

La segreteria conserva in appositi fascicoli personali tutti gli atti concernenti la carriera scolastica degli studenti, compreso l'esemplare autenticato della fotografia di ognuno di essi.La segreteria tiene altresì al corrente i registri della carriera scolastica degli studenti, distinti per corsi di laurea o diploma, e forma per ogni corso d'insegnamento a titolo ufficiale o privato l'elenco degli studenti che vi sono iscritti.Ciascun professore ha diritto di farsi rilasciare copia in ogni tempo dell'elenco dei propri iscritti.Più particolari norme circa l'organizzazione dei servizi di segreteria, la tenuta degli archivi e dei registri matricolari sono dettate dal regolamento interno.

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RD 4 giugno 1938, n. 1269Approvazione del regolamento sugli studenti, i titoli accademici, gli esami di Stato e l'assistenza scolastica nelle università e negli istituti superiori

Art. 22.

Le tasse d'immatricolazione e d'iscrizione, le tasse di fuori corso, le sopratasse per esami di profitto e per quelli di laurea o diploma, le sopratasse di ripetizione di esame e il contributo per le opere sportive ed assistenziali si pagano alla cassa della università o istituto.Le tasse di concorso per l'ammissione alla facoltà di magistero e di laurea o diploma si pagano con vaglia postale intestato al procuratore del registro della circoscrizione in cui ha sede l'università o istituto e consegnato alla segreteria. Questa, presa nota dei vaglia nei fascicoli personali degli studenti e nei registri di carriera scolastica, li descrive in apposito elenco in duplice esemplare e li trasmette all'ufficio del registro cui sono diretti. L'ufficio del registro restituisce uno degli esemplari alla segreteria insieme con la bolletta per l'ammontare complessivo delle tasse risultanti dall'elenco.

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RD 4 giugno 1938, n. 1269Approvazione del regolamento sugli studenti, i titoli accademici, gli esami di Stato e l'assistenza scolastica nelle università e negli istituti superiori

Art. 22. (segue)

Lo studente può ripartire il pagamento della tassa annuale d'iscrizione in quattro rate bimestrali anticipate, versando la seconda, terza e quarta rata rispettivamente non oltre la fine dei mesi di gennaio, marzo e maggio. Può inoltre ripartire il pagamento della sopratassa per esami di profitto in due rate anticipate, versando la seconda non oltre la fine del mese di marzo. La disposizione del presente comma non è applicabile agli studenti di cittadinanza straniera appartenenti a famiglia residente all'estero, ai quali è concessa la dispensa del pagamento di metà delle tasse e sopratasse.

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RD 4 giugno 1938, n. 1269Approvazione del regolamento sugli studenti, i titoli accademici, gli esami di Stato e l'assistenza scolastica nelle università e negli istituti superiori

Art. 22. (segue)

La tassa di fuori corso e la sopratassa per gli esami di profitto valgono per il solo anno accademico per il quale sono pagate; la sopratassa per gli esami di laurea o diploma e le sopratasse di ripetizione di esame devono essere nuovamente pagate ogni qualvolta il candidato si presenti ai relativi esami.

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Decreto rettorale 11 dicembre 1997, n. 1 e n. 2

Regolamento

per la gestione, tenuta e tutela

dei documenti amministrativi

dal protocollo all’archivio storico

(CdA 5 dicembre 1997 – G.U. 29.12.1997, n. 301)

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Decreto rettorale 11 dicembre 1997, n. 1 (artt. 68-71)

art. 68

Il procedimento amministrativo il fascicolo

1. Gli affari trattati e i procedimenti amministrativi danno luogo ad un fascicolo.

2. Per fascicolo si intende il complesso dei documenti relativi ad un determinato affare o afferenti ad un medesimo procedimento amministrativo.

3. Qualora insorgano esigenze pratiche, il fascicolo può essere distinto in sottofascicoli, i quali a loro volta possono essere distinti in inserti.

4. L'esaurimento del procedimento amministrativo, cioè la data di chiusura del rispettivo fascicolo, sottofascicolo o inserto, si riferisce alla data dell'ultimo documento prodotto, cioè del documento che conclude il procedimento amministrativo stesso.

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Decreto rettorale 11 dicembre 1997, n. 1 (artt. 68-71)

art. 69

Fascicolazione dei documenti

1. Ogni documento, dopo la sua classificazione, va fascicolato a cura del responsabile del procedimento amministrativo.

2. Per fascicolazione si intende l'inserimento del documento in un apposito fascicolo.

3. I documenti sono conservati all'interno del fascicolo, del sottofascicolo e dell'inserto, secondo l'ordine progressivo di registrazione, cioè di sedimentazione, secondo il numero di protocollo ad essi attribuito o, se assente, secondo la propria data.

4. Ogni fascicolo ha una copertina (detta anche "camicia"), conforme al modello descritto nell'allegato 3 del presente regolamento, nella quale deve essere indicato il titolo, la classe, il numero del fascicolo, l'oggetto dell'affare o del procedimento amministrativo, nonché l'eventuale presenza di sottofascicoli o inserti.

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Decreto rettorale 11 dicembre 1997, n. 1 (artt. 68-71)

art. 70

I fascicoli del personale e degli studenti

1. Per ogni dipendente deve essere istruito un apposito fascicolo nominativo, che può essere distinto in sottofascicoli riportanti le variazioni di carriera e quant'altro ritenuto necessario.

2. Analogamente deve essere istruito un fascicolo nominativo per ogni studente.

3. I fascicoli del personale e degli studenti costituiscono due distinte serie archivistiche, che vanno archiviate in ordine di matricola e, se assente, in ordine alfabetico per cognome e nome.

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Decreto rettorale 11 dicembre 1997, n. 1 (artt. 68-71)

art. 71

Repertorio dei fascicoli

1. I fascicoli sono annotati nel repertorio dei fascicoli.

2. Per repertorio dei fascicoli si intende l'elenco ordinato e aggiornato dei fascicoli istruiti all'interno di ciascuna classe e riportante, oltre che l'oggetto dell'affare o del procedimento amministrativo, l'indice di classificazione completo (titolo, classe) e numero del fascicolo.

3. Nell'indice di classificazione deve essere indicata anche l'eventuale presenza di sottofascicoli o inserti, a loro volta numerati progressivamente all'interno del fascicolo (se sottofascicolo) o del sottofascicolo (se inserto).

4. Nel repertorio va annotata anche la movimentazione dei fascicoli, cioè lo spostamento fisico del fascicolo da ufficio a ufficio e da quest'ultimi all'archivio.

5. Il repertorio dei fascicoli, conforme al modello descritto nell'allegato 4 del presente regolamento, ha cadenza annuale, cioè inizia il 1° gennaio e termina il 31 dicembre di ogni anno.

il fascicolo di persona fisica
Il fascicolo di persona fisica
  • Il fascicolo di persona fisica conserva i documenti relativi ad una persona fisica (personale dipendente, professionisti iscritti, studenti, etc.).
  • 2005 – VII/0.135 «Contini Gianluigi»
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Studente

Laureatriennale

Laureamagistrale

Assegno

di ricerca

Dottorato

di ricerca

Scuola di

specializzazione

Alta

formazione

Corsoperfezionamento

Master

titolo v studenti e laureati
Titolo V. Studenti e laureati

Amm. centrale

Raggruppa la documentazione amministrativa riferita al complesso universo della popolazione studentesca, che in diversi modi interagisce con l’amministrazione di ateneo.

titolo v studenti e laureati1
Titolo V. Studenti e laureati

Amm. centrale

È articolato in 4 blocchi:

  • Classe 1: attività di orientamento e tutto ciò che riguarda lo studente prima che sia studente
  • Classi da 2 a 8: tradizionale gestione della carriera degli studenti in generale
  • Classe 9: funzioni di abilitazione
  • Classe 10: sostegno alle iniziative goliardiche
titolo v studenti e laureati2
Titolo V. Studenti e laureati

Amm. centrale

  • Orientamento, informazione e tutorato
  • Selezioni, immatricolazioni e ammissioni
  • Passaggi interni e trasferimenti da e per altra sede
  • Cursus studiorum e provvedimenti disciplinari
  • Diritto allo studio, assicurazioni, benefici economici, tasse e contributi
  • Tirocinio, formazione e attività di ricerca
  • Servizi di assistenza socio-sanitaria e a richiesta
  • Conclusione e cessazione della carriera di studio
  • Esami di Stato e ordini professionali
  • Associazionismo, goliardia e manifestazioni organizzate da studenti o ex studenti
segreterie studenti
Segreterie Studenti
  • studente iscritto al corso di laurea triennale
  • studente iscritto al corso di laurea specialistica
  • studente iscritto al corso di laurea a ciclo unico
  • studente iscritto ai corsi singoli
  • studente proveniente da Università estere iscritto ai corsi previsti dal progetto Socrates/Erasmus (cui è attribuito un numero identificativo, non una vera matricola).
formazione post lauream
Formazione post lauream
  • studente iscritto al master nazionali ed internazionali
    • studente proveniente da Università estere iscritto a master internazionali (cui non è attribuito un n. di matricola)
    • studente iscritto ai corsi di perfezionamento
    • studente iscritto ai corsi di aggiornamento
    • studente iscritto ai corsi di alta formazione
    • studente iscritto alle scuole di specializzazione (professioni sanitarie)
    • studente iscritto alle scuole di specializzazione(non professioni sanitarie)
in discussione
In discussione
  • studente iscritto ai corsi speciali
    • studente iscritto ai premi (cui non è attribuito un n. di matricola)
    • studente iscritto agli esami di stato (cui dovrebbe essere attribuito lo stesso n. matricola della sua carriera)
il fascicolo di persona giuridica
Il fascicolo di persona giuridica
  • Il fascicolo di persona giuridica conserva i documenti relativi ad una persona giuridica (associazione, impresa, fondazione, etc.).
  • 2005 – I/14.48 «Associazione Amici dell’Università»
  • 2005 – VI/8.12 «Centro per la storia dell’Università»
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Grazie per l’attenzione

Gianni Penzo Doria

Università degli Studi di Padova

Archivio Generale di Ateneo

archivio@unipd.it

gianni.penzo@unipd.it