Anbudsgjennomføring ved UBiS - erfaringer og tips

1. Anbudsgjennomføring ved UBiS- erfaringer og tips Kjersti K. Hettervik og Heidi Kvamme

2. Lov om offentlige anskaffelser • Anskaffelser mellom kr 500 000 og 1,1 mill. er underlagt nasjonale terskelverdier. Anbudskonkurranse ikke påbudt. Oppdrag kan tildeles etter konkurranse med forhandling • Anskaffelser over 1,1 mill er underlagt EØS terskelverdier, kontrakter skal tildeles etter anbudskonkurranse

3. Pålagt anbudsutlysning • Pålagt offentlige institusjoner • Sikre effektiv ressursbruk basert på likebehandling • Kontrakter skal tildeles etter konkurranse • Opptre med stor integritet så allmennheten får tillitt til at anskaffelser skjer på riktig måte • Ikke tillatt å dele opp planlagt anskaffelse for å komme under beløpsgrensen http://snl.no/anbud

4. Anbud UBiS • Vi kommer ikke til å nevne hvilke aktører vi har fått tilbud fra og hvilke valg vi har gjort • Tidsskriftabonnement UBiS ca 2 millioner pr år • 800-900 direkte abonnement • Første anbud 2007, andre anbud 2011 • Første anbud bøker 2004, andre anbud 2008, jobber med neste som skal gjelde fra 2012 • Avtalene gjelder for 3 år med 1 års opsjon

5. Anbud bøker • Mer tidkrevende med anbud på bøker fordi det kommer tilbud fra flere aktører • Dokumentet må utformes på engelsk pga utenlandske aktører • Er i gang med tredje anbud for bøker, må være ferdig i god tid før årsskiftet

6. Ansvarlige • Innkjøpssjef har kontroll på tidsplan og lager dokumentet med konkurransegrunnlaget. • Avdelingsleder for samlingsavdelingen og bibliotekar som har ansvar for bibliotekets abonnement utformer kravspesifikasjon og tildelingskriterier. • Innkjøpssjef og bibliotekarer er saksbehandlere, bibliotekdirektør og universitetsdirektør er ansvarlige for avtalen.

7. Tidsplan • Beregn god tid • Oppstartsmøte med innkjøpssjef tidlig på året • Utforming av kravspesifikasjon • 6 uker fra anbudsutlysing til innleveringsfrist • Vi bruker ca 4 uker på utvelgelsesjobben • Tilbyderne har 2 ukers klagefrist • Prosessen bør være ferdig i løpet av juni, slik at man har leverandør klar når fornyelsene kommer

8. Kravspesifikasjon til leverandør • Må kunne levere alle titler vi ønsker • Håndtere all kontakt med utgivere • Ha løsning for elektronisk tilgang • Dyktig kontaktperson som gir rask respons • Ha effektive rutiner for reklamasjoner • Komme med fornyelsesvarsler i god tid • Håndtere Cristin-avtalene

9. Krav til fakturering • Hver tittel skal spesifiseres med nødvendige opplysninger • Inndeling etter fagområder • Hovedfaktura 1 gang pr år

10. Tildelingskriterier TildelingskriteriumVekting • Leveringsdyktighet 30 % • Referanser/service 30 % • Pris/kostnader 20 % • Leveringstid 15 % • Tilleggstjenester 5 %

11. Leveringsdyktighet 30% • Må kunne levere alle tidsskrift også fra små leverandører • Krever at kontakt skal foregå på norsk, evt. dansk eller svensk for å sikre leveranser fra mindre norske utgivere.

12. Referanser/service 30% • Leverandør skal gi beskrivelse av egen service og oppfølging • Skal angi minimum 3 referanser fra sammenlignbare kunder • Vi legger stor vekt på referansesamtalene, det betyr mye om andre kunder er fornøyd • Viktig å stille like spørsmål og notere ned svar

13. Pris/kostnader 20 % • Leverandør skal angi pris i vedlagt prisskjema for et utvalg tidsskrift • Vi krever angivelse av utgangspris i lokal valuta, påslag og totalpris i NOK inkludert moms • UiS tillater heldigvis at vi ikke vekter pris så høyt som leveringsdyktighet og service

14. Leveringstid 15% • Leverandør skal angi gjennomsnittlig leveringstid, dette har vært viktig med papirtidsskrift • Nå mottar vi flest elektroniske tidsskrift og krever rask tilgang og effektiv oppfølging ifm reklamasjoner • Agentene er prisgitt sine utgivere og oppgitt leveringstid er veldig likt

15. Tilleggstjenester 5% • Leverandør skal angi hvilke tilleggstjenester som kan leveres som statistikk, søketjeneste, tidsskriftliste, lenketjener, ERM-tjeneste (Electronic Resource Manager) • Vi vektlegger ikke dette så høyt fordi abonnementene er viktigst

16. Prosessen • Innkjøpssjef mottar våre kravspesifikasjoner og tildelingskriterier og utformer konkurransegrunnlaget • Anbudsinnbydelsen legges ut på Doffin – Database for offentlige innkjøp http://www.doffin.no/ • Leverandører vet at de må følge med her

17. Konkurransegrunnlag m/vedlegg

18. Doffin

19. Levering av tilbud • Leverandørene sender sine tilbud elektronisk via http://www.eu-supply.com/ • Eget anbudssystem hvor all korrespondanse sendes • Vi logger oss på her for å lese tilbudene og følge med på korrespondanse mellom tilbyder og saksbehandler

20. EU-supply

21. Evalueringsmatrise - mal • Innkjøpssjef gir oss tilgang til matrisen som er laget i Excel • Del av større mal for anskaffelser kjøpt av First Ventura • UH-sektorens felles mal • Andre institusjoner kan også kjøpe systemet

22. Evalueringsmatrise • Matrisen er inndelt etter tildelingskriteriene vi selv har satt opp • Vi er nøye med kommentarene vi skriver. Ved klage kan det bli brukt som dokumentasjon på at vi har fulgt våre egne kriterier • På skjemaet for servicekriterier noterer vi svar fra referansesamtalene • Kommentarene blir brukt som grunnlag for poenggiving, vektingen blir automatisk regnet ut

23. Evalueringsmatrise eks 1

24. Evalueringsmatrise eks 2

25. Oppsummering evalueringsarbeid

26. Utvelgelse • Tilbudene er som regel veldig like • Vi leser dem nøye for å finne ut om noen skiller seg ut, sjekker tilbudene opp mot kravspesifikasjonen • Det er viktig å ta hensyn til kriterier vi selv har satt opp • Oppsummeringsmøte med innkjøpssjef og bibliotekdirektør hvor vårt forslag blir lagt fram. Innkjøpssjef har særlig fokus på at kriteriene er fulgt.

27. Tildeling • Innkjøpssjef lager saksdokument og på bakgrunn av dette sendes Tildelingsbrev til alle tilbyderne • Brevet inneholder sammenligning av tilbudene ut fra tildelingskriteriene • Tilbyderne får opplyst hvilken score de har oppnådd samt det valgte tilbudets score • 2 ukers klagefrist • Kontrakt underskrives av begge parter