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Séminaire de présentation

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Séminaire de présentation

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  1. Séminaire de présentation 22 mai 2008

  2. L’Agence de Mutualisation des Universités et des Etablissements

  3. Quelques chiffres L’AMUE : un Groupement d’Intérêt Public (GIP) • 2 tutelles : MEN & MINEFI • 157 membres adhérents dont 48 établissements d’enseignement supérieur et Grandes Ecoles • 132 collaborateurs • 2 implantations géographiques : Paris et Montpellier

  4. Une organisation DIRECTION MISSION INTERNET ET COMMUNICATION AGENCE COMPTABLE MISSION RELATIONS AVEC LES ETABLISSMENTS MISSION SYSTEME D’INFORMATION DÉPARTEMENT ÉDITION INTEGRATION DÉPARTEMENT SERVICES DÉPARTEMENT DE L’ADMINISTRATION GENERALE SERVICE DES RESSOURCES INFORMATIQUES SERVICE LOGISTIQUE • accompagnement métiers : • Veille métiers • Formation / sensibilisation / expertise / capitalisation d’expérience • accompagnement produits : • Implantation / assistance / formation • Activités d’édition - d’intégration • Activités d’expertises à l’élaboration d’outils dans les établissements • Expertises fonctionnelle / technique / métier • Études techniques • Urbanisme : • cadre de cohérence • préconisations / certifications • mission CRIIL

  5. Une démarche : la mutualisation Une réponse collective plus pertinente et moins couteuse pour : • enrichir les outils informatiques par la mise en commun de réflexions • favoriser les échanges entre acteurs • valoriser les réalisations innovantes • capitaliser les expériences Des domaines de mutualisation : • finance, comptabilité • scolarité, formation, vie de l’étudiant • ressources humaines • pilotage • recherche • patrimoine Un comité de mutualisation

  6. Mutualiser, c’est Un choix • libre adhésion des établissements par décision de leur conseil d'administration Un processus • un financement .. crédits mutualisés : subvention, cotisations • l’acquisition de produits et de services en bénéficiant de l’effet « nombre » : licences, RAM Des bénéfices • force collective • profiter de l’expérience de la communauté • être accompagné dans ses projets • participer au lancement de nouvelles orientations

  7. Un contrat • Edition, mutualisation et intégration de logiciels • NABUCO – GFC (Remplacé par SIFAC) 105 établissements • SIFAC - gestion financière et comptable 8 établissements • APOGEE – gestion des formations et de la scolarité 86 établissements • HARPEGE – gestion des personnels 89 établissements • ASTRE – gestion de la paie 78 établissements • GERICO – gestion financière et comptable des IUFM 30 établissements • ENTREPOT – entrepôt de données pour le pilotage 23 établissements • GRAAL – gestion de la recherche 11+11 établissements • Services aux établissements • Animation de réseaux et de formation • Accompagnement à l’exploitation des logiciels de gestion • Expertises, méthodologie, métiers, organisations

  8. Une organisation par métier Des équipes expertes par domaine de gestion(Département services) • Finances • Ressources humaines • Formation et vie de l’étudiant • Pilotage et formation des équipes dirigeantes • Patrimoine • Marchés Publics Des comités de domaine

  9. Une organisation par produit Scolarité, Finances, RH, Paye • Des équipes Produits(Département Edition / Intégration) • Des équipes accompagnement par produit(Département services) • Des marchés de TMA(Tierce Maintenance Applicative)

  10. Un programme d’actions 2008 Axe 1 : Accompagner les établissements vers des libertés et des responsabilités renforcées Axe 2 : Appuyer la mise en place des ENT et une démarche de construction du système d’information Axe 3 : Renouveler et enrichir l’offre logicielle

  11. Les domaines d’intervention 1 Le contrôle de gestion et le pilotage 2 La gestion financière 3 La gestion des ressources humaines 4 La gestion de l’immobilier 5 La formation, la vie de l’étudiant 6 Le pilotage de la recherche

  12. Harmonisationde la Gestiondes Personnels Plus de 10 années de travail en commun avec les établissements font d’Harpège : • L’outil de GRH de l’enseignement supérieur le plus largement utilisé avec 89 établissements équipés, • L’outil de pilotage des compétences et des personnels de l’enseignement supérieur, • L’outil qui intègre les exigences statutaires et réglementaires, • Un outil évolutif, intuitif et documenté, • Un outil qui a vocation à devenir le référentiel des personnels de l’établissement.

  13. 1- Démonstration

  14. Schéma fonctionnel

  15. Domaine structures Champ couvert : description de l’organisation de l’établissement, permettant l’observation de la répartition des postes et de l’affectation des personnes dans les structures définies. Le niveau de découpage dépend de l’organisation de l’établissement et des choix en matière de pilotage. • Saisie des structures et de leurs liens, • Saisie des implantations et des adresses, • Saisie des locaux et leurs liens avec les structures, • Saisie des liens entre les agents et les locaux.

  16. Structures : exemple niveau 1 Établissement Composante UFR A Services centraux Composante UFR B Composante IUT niveau 2 Structure labo b1 Structure labo b2 Structure départ. a1 Service du personnel niveau 3 Structure labo a1 niveau 4 UNE ARBORESCENCE A N NIVEAUX

  17. Structures : impact STRUCTURES Individu Structure de travail (et local) (Hébergés) Agent Structure d’affectation (et local) Occupation / Affectation Structure d’attribution (B. État) Structure de localisation Poste Emploi Structure (RNE) de délégation d’emploi

  18. Domaine individu Champ couvert :les informations de base à connaître sur tout individu qui intervient dans l’établissement à quelque titre que ce soit • Informations d’état civil • Coordonnées • Téléphones professionnels, mail • Diplômes

  19. Domaine individu

  20. Domaine agent Champ couvert :les informations de base nécessaires à la gestion des fonctionnaires et des contractuels • NUMEN pour les fonctionnaires, • Situation familiale, • Situation militaire, • Enfants à charges et droits, • Données bancaires, • Données INSEE • Autorisation de travail

  21. Domaine agent

  22. Domaine carrière Champ couvert : historique des situations statutaires des fonctionnaires ou assimilés, permettant notamment de déterminer les bases de leur rémunération, les droits à congés et à avancement ... • Enregistrement de la carrière (corps, grades et échelons successifs) • Passé hors Education Nationale • NBI, notation • Gestion des changements d’échelon et de chevron • Edition des arrêtés de recrutement et d’avancement (si gestion déconcentrée)

  23. Domaine carrière

  24. Domaine position Champ couvert : historique des positions statutaires des fonctionnaires • Enregistrement des positions statutaires et des établissements d’affectation des fonctionnaires • Enregistrement des départs

  25. Domaine position

  26. Domaine contrat Champ couvert : toutes les informations liées au contrat des non-titulaires, qui déterminent leurs conditions de présence dans l’établissement et leur rémunération. • Saisie des contrats et des avenants • Edition de certains contrats Ces informations sont gérées suivant une typologie des contrats en vigueur.

  27. Domaine contrat

  28. Domaine emplois/postes Champ couvert : toutes les informations sur les moyens de l’établissement • Enregistrement des mesures de délégation • Gestion des postes sur budget Etat • Gestion des postes sur budget propre • Budget propre de l’établissement • Dotation établissement (ex chapitre 31-96) • Gestion des postes sur rompus

  29. Domaine emplois/postes Harpège permet de gérer les délégations dans les formats : • ‘Chapitre-Article’ pour les délégations d’emploi antérieures à la mise en œuvre de la LOLF • ‘Programme-Titre’ pour les délégations d’emploi au format LOLF

  30. Domaine emplois/postes

  31. Domaine occupation/affectation Champ couvert : lien sur une période donnée entre les agents et les postes, et liens entre l’occupation d’un poste par un agent et les structures de l’établissement. • Saisie des occupations/affectations • Affectation avec occupation • Affectation sans occupation • Saisie des affectations principales • Saisie de affectation recherche

  32. Domaine occupation/affectation

  33. Domaine occupation/affectation

  34. Domaine absences,congés, modalités de service Champ couvert : • La plupart des congés : • Congés sécurité sociale, • Congés spécifiques (stagiaires, non titulaires), • Autres congés ... Remarque : tous les congés ne sont pas gérés • Les modalités de service Production de certains arrêtés de congés et de modalités de service (gestion déconcentrée)

  35. Domaine absences,congés, modalités de service

  36. Domaine absences,congés, modalités de service

  37. Domaine listes électorales Champ couvert : Production des listes électorales par collège, par composante élective ou par bureau de vote pour 13 types d’instance : • Nationales • Locales • Professionnelles • Ou propres à l’établissement

  38. Domaine listes électorales

  39. Domaine listes électorales

  40. Domaine promouvabilités Champ couvert : gestion des campagnes de promouvabilité. Permet de prendre en charge deux aspects : • Les aspect organisationnels : aide à la gestion de la procédure pour la partie propre à l’établissement (la procédure étape par étape ; la répartition des rôles ; le phasage de chacune des étapes dans un calendrier) • Lesaspects fonctionnels : aide à la constitution des listes de promouvables dans le respect des critères de promouvabilité, au calcul des anciennetés ; édition des listes, du dossier agent, etc...

  41. Domaine fonctions Un domaine transversal pour décrire : • Les activités des agents au travers de : • fiches d'activité (domaine Individu) • destination des activités (domaine Individu) • Les besoins de l’établissement au travers de : • fiches de poste (domaine Poste) • Les responsabilités structurelles (domaine Structures) • Les fonctions électives et nominatives (domaine Fonctions électives et nominatives) • Le paramétrage et la nomenclature des fonctions (domaine Nomenclature).

  42. Domaine fonctions

  43. Domaine fonctions

  44. Domaine fonctions

  45. Transferts de dossiers Harpègesimplifie letraitement des dossiers dans le cadre des mutations de personnel : • En effet, un outil de transfert du dossier d’un agent d’un établissement à un autre (état civil, adresses, situation familiale, références bancaires, carrière, positions, contrats…) est intégré à l’application.

  46. Univers BO Objectifs : • Valider et fiabiliser un univers de référence accompagné de quelques exemples de restitutions • S’appuyer sur un outil déjà largement répandu et utilisé dans les établissements • Faciliter l’exploitation des informations

  47. Univers BO L’univers BO/Harpège permet à un utilisateur non informaticien de manipuler des objets de la base de données en vue de produire et exploiter des requêtes à des fins de gestion ou de pilotage

  48. Interfaces 2 interfaces paie : • Sur ressources propres (livrée) • Sur budget état (en chantier) Poursuivent le même objectif : • Limiter les doubles saisies • Fiabiliser le système d'information

  49. Interfaces Harpège Astre Fichier d’échange Gestion administrative Gestion de la paye Compte-rendu • Interface harpège– Objectif : extraire d'Harpège les informations administratives nécessaires à l'élaboration de la paye des agents rémunérés sur budget propre pour les transférer dans l'application de paye de l'établissement

  50. Interfaces • Interface harpège– • Implique une phase préalable de rapprochement des données • Un paramétrage permet à chaque établissement de définir le niveau de synchronisation qu’il souhaite mettre en œuvre (état civil, carrière, contrat, congés et modalités de service) • Automatisation en cours d’élaboration