Zasady rozliczania projektów w Działaniu 1.1.1 1.1.2

1. Zasady rozliczania projektów w Działaniu 1.1.1 1.1.2 Katarzyna Łącka Zastępca Dyrektora RIF ds. Wdrażania Regionalna Instytucja Finansująca Agencja Rozwoju Pomorza S.A. Gdańsk, 30/03/2011

2. Dokumenty kluczowe dla prawidłowej realizacjiprojektu: • Uszczegółowienie RPO WP 2007-2013. • Przewodnik Beneficjenta RPO WP 2007-2013 dla Działań 1.1-1.2 wraz z załącznikami, a w szczególności Wytyczne dotyczące kwalifikowalności wydatków w ramach działań 1.1-1.2 RPO WP 2007-2013. • Umowa o dofinansowanie Projektu. • Instrukcja wypełniania „Wniosku Beneficjenta o płatność…” • Wytyczne i interpretacje umieszczane na stronie www.arp.gda.pl (zakładka - Aktulaności dla Wnioskodawców).

3. Etapy rozliczania projektu: • Przedstawienie sprawozdania z realizacji projektu we wniosku o płatność. • Przedstawienie wydatków we wniosku o płatność. • Poddanie się kontroli.

4. Zanim zaczniemy wydawać pieniądze … • Należy dokładnie i rzetelnie zapoznać się z kluczowymi dla realizacji projektu dokumentami. • Należy starannie i w sposób przemyślany skonstruować harmonogram rzeczowo-finansowy, a projekt realizować ściśle z jego zapisami. • W przypadku wątpliwości należy skontaktować się z pracownikami ARP S.A. w celu uzyskania jednoznacznej interpretacji – zanim wykonamy działania i wydamy pieniądze.

5. Harmonogram rzeczowo-finansowy: • Należy jednoznacznie oznaczyć, czy VAT jest wydatkiem kwalifikowalnym. • Należy jednoznacznie określić jednostkę miary (sztuka/komplet/zestaw). • W przypadku wybrania jako jednostki miary „zestawu” lub „kompletu” niezbędne jest wskazanie elementów składowych. • Harmonogram musi być poprawny rachunkowo i zgodny z budżetem zatwierdzonym we wniosku aplikacyjnym.

6. Harmonogram rzeczowo-finansowy: • Dokonując podziału zaplanowanych wydatków na działania należy pamiętać, aby poszczególne działania obejmowały wydatki o jednorodnym charakterze. • Działania w harmonogramie nie muszą pokrywać się z kategoriami wydatków we wniosku o dofinansowanie. • Zbyt szczegółowe przedstawianie planowanych zakupów utrudnia realizację i rozliczenie projektu.

7. Co zrobić, kiedy zachodzą zmiany • W sytuacji gdy niemożliwa jest realizacja projektu zgodnie z harmonogramem rzeczowo-finansowym należy niezwłocznie skontaktować się z pracownikami ARP S.A. w celu omówienia możliwości wprowadzenia zmian w harmonogramie. • Realizowanie projektu niezgodnie z harmonogramem bez informowania ARP S.A. może skutkować uznaniem poniesionych wydatków za niekwalifikowalne.

8. Przygotowanie wniosku o płatność wraz z załącznikami

9. Rodzaje wniosków o płatność: • wniosek o płatność zaliczkową; • wniosek o płatność pośrednią: • wniosek dot. wyłącznie przebiegu realizacji projektu (obejmuje część ogólną i sprawozdawczą), • wniosek obejmujący część ogólną, sprawozdawczą jak i finansową; • wniosek o płatność końcową.

10. Zaliczki na realizację projektu: Zaliczkę można uzyskać na wydatki inwestycyjne oraz wydatki związane z udziałem beneficjenta w targach, imprezach wystawienniczych, itp. Prawo do złożenia wniosku o zaliczkę przysługuje Beneficjentowi jeden raz w każdym roku realizacji projektu. Maksymalna kwota zaliczki może wynieść 50% całości dofinansowania z EFRR w każdym roku realizacji projektu, jednak suma zaliczek udzielonych Beneficjentowi w poszczególnych latach realizacji projektu nie może przekroczyć 90% całości dofinansowania z EFRR.

11. Zaliczka wypłacana jest na następujących warunkach: Beneficjent podpisze umowę o dofinansowanie projektu i wniesie zabezpieczenie prawidłowej realizacji projektu; wniosek o płatność zaliczkową wpłynie do IP II co najmniej na 30 dni przed planowanym terminem wykorzystania zaliczki; kwota wnioskowana będzie skorelowana z wydatkami zaplanowanymi w harmonogramie rzeczowo-finansowym; w umowie o dofinansowanie zostanie wskazany wyodrębniony, prowadzony wyłącznie na potrzeby rozliczenia zaliczki rachunek bankowy.

12. Wniosek o zaliczkę: składany jest w 1 egzemplarzu oraz w wersji elektronicznej w formacie doc (WORD) wraz z potwierdzonymi za zgodność z oryginałem załącznikami: kopią umowy z wykonawcą/dostawcą tej części projektu, która ma być sfinansowana ze środków zaliczki lub kopią zamówienia złożonego przez Beneficjenta u wykonawcy/dostawcy wraz z potwierdzeniem przyjęcia go do realizacji; kopią dokumentacji potwierdzającą zachowanie zasady konkurencyjności - w przypadku zamówień, których wartość przekracza 50 000,00 PLN.

13. Rozliczenie zaliczki: następuje poprzez złożenia przez Beneficjenta wniosku o płatność z wypełnioną częścią finansową oraz niezbędnymi załącznikami opisanymi w instrukcji wypełniania wniosku o płatność, w terminie nie dłuższym niż 60 dni od daty otrzymania zaliczki; w przypadku rozliczenia kwoty wyższej niż kwota zaliczki, gdy nie ma wątpliwości co do prawidłowości poniesienia wydatków, różnica podlega refundacji.

14. Zwrot zaliczki: w przypadku niepełnego wydatkowania przez Beneficjenta zaliczki, Beneficjent jest zobowiązany do zwrotu niewydatkowanej kwoty w terminie 60 dni od dnia jej otrzymania na rachunek wskazany przez IP II; odsetki bankowe narosłe z tytułu przechowywania na rachunku bankowym środków z tytułu dofinansowania, przekazanego beneficjentowi w formie zaliczki, podlegają zwrotowi na rachunek bankowy wskazany przez IP II. Odsetki za miesiąc poprzedni należy zwrócić do 7-go dnia miesiąca następnego. nierozliczenie zaliczki w terminie 60 dni od dnia jej otrzymania powoduje obowiązek zwrotu zaliczki wraz z odsetkami w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych, liczonymi od dnia przekazania zaliczki Beneficjentowi do dnia zwrotu; wydatkowanie środków na inny cel niż określony w projekcie jest traktowane jako nieprawidłowość i skutkuje obowiązkiem zwrotu środków wraz z odsetkami liczonymi jak dla zaległości podatkowych.

15. Przykład 1:Całkowite koszty kwalifikowalne projektu: 400 000,00 PLNCałkowita wartość dofinansowania projektu z EFRR: 200 000,00 PLNProcent dofinansowania: 50,00 %Wynikający z umowy z kontrahentem lub zamówienia koszt kwalifikowalny zakupów na poczet, których Beneficjent występuje o zaliczkę: 100 000,00 PLNMaksymalna wartość zaliczki: Prawidłowe wyliczenie przysługującej kwoty zaliczki:

16. Prawidłowe wyliczenie przysługującej kwoty zaliczki: Przykład 2:Całkowite koszty kwalifikowalne projektu: 430 000,00 PLNCałkowita wartość dofinansowania projektu z EFRR: 197 800,00 PLNProcent dofinansowania: ~ 46,00 %Wynikający z umowy z kontrahentem lub zamówienia koszt kwalifikowalny zakupów na poczet, których Beneficjent występuje o zaliczkę: 100 000,00 PLNMaksymalna wartość zaliczki:

17. Prawidłowe wyliczenie przysługującej kwoty zaliczki: Przykład 3:Całkowite koszty kwalifikowalne projektu: 500 000,00 PLNCałkowita wartość dofinansowania projektu z EFRR: 200 000,00 PLNProcent dofinansowania: 40,00 %Wynikający z umowy z kontrahentem lub zamówienia koszt kwalifikowalny zakupów na poczet, których Beneficjent występuje o zaliczkę: 300 000,00 PLNMaksymalna wartość zaliczki:

18. Prawidłowe wyliczenie przysługującej kwoty zaliczki: Przykład 4:Całkowite koszty kwalifikowalne projektu: 400 000,00 PLNCałkowita wartość dofinansowania projektu z EFRR: 200 000,00 PLNProcent dofinansowania: 50,00 %Kwota otrzymanych dotychczas refundacji na podstawie wniosków o płatności pośrednie: 150 000,00 PLNWynikający z umowy z kontrahentem lub zamówienia koszt kwalifikowalny zakupów na poczet, których Beneficjent występuje o zaliczkę: 100 000,00 PLNMaksymalna wartość zaliczki:

19. Wniosek o płatność w ramach działań 1.1-1.2 RPO WP: Wniosek należy składać nie rzadziej niż co trzy miesiące (pierwszy wniosek nie później niż po trzech miesiącach licząc od dnia podpisania umowy) i nie częściej niż raz w miesiącu. Wniosek należy przygotować w Generatorze Wniosków przy pomocy otrzymanego z ARP S.A. pliku inicjującego i złożyć w wersji papierowej i elektronicznej (w dwóch formatach: pdf i gwp).

20. Wniosek o płatność w ramach działań 1.1-1.2 RPO WP: Razem z wnioskiem o płatność należy złożyć kopie następujących dokumentów: - faktury VAT lub dokumenty równorzędne, - wyciąg bankowy, - dokument OT lub Ewidencję środków trwałych, - umowy z kontrahentami dotyczące projektu, - oświadczenie dotyczące nabywanego sprzętu (nowy, używany), - delegacje pracowników (dotyczy projektów targowych)

21. Wniosek o płatność w ramach działań 1.1-1.2 RPO WP: W przypadku wątpliwości związanych ze sporządzaniem wniosku o płatność należy skontaktować się z pracownikami ARP S.A. w celu uzyskania pomocy i sporządzenia poprawnego wniosku. W przypadku zauważenia błędów lub zmiany danych zawartych w polach wypełnianych automatycznie przez Generator należy niezwłocznie poinformować o tym pracowników ARP S.A.

22. Na co zwrócić uwagę: Beneficjent ma obowiązek prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej w odniesieniu do wydatków związanych z realizacją projektu ( w przypadku przedsiębiorców, którzy prowadzą pełną księgowość niezbędne jest wyodrębnienie konta, na którym będą księgowane wszystkie operacje związane z projektem). Rozliczenie płatności w formie kompensaty nie jest kwalifikowalne w ramach projektów.

23. Na co zwrócić uwagę: Dla wydatków ponoszonych w ramach realizacji projektu obowiązujące są zasady aktualne w dniu dokonywania konkretnej operacji gospodarczej/działania. Przykład: zmianie ulegnie zapis w „Przewodniku beneficjenta…”. Wersja dokumentu o zmienionej treści zostanie umieszczona na stronie www.arp.gda.pl 02/01/2010. Wszystkie wydatki ponoszone po tej dacie muszą być zgodne z zapisami tej wersji dokumentu. Wydatki wcześniejsze zgodnie z wersją poprzednią. Należy śledzić aktualności umieszczane na wskazanej stronie (zakładka – Aktualności dla Wnioskodawców).

24. Płatności gotówkowe: W przypadku dokonywania płatności gotówkowych nie wystarczy adnotacja na dokumencie księgowym - „forma płatności - gotówka”. Dokonanie zapłaty musi być poświadczone jednoznacznie, np. poprzez zapis „zapłacono gotówką”, „pozostało do zapłaty 0,00 zł” lub przedłożenie dokumentu kasowego (KP).

25. Płatności gotówkowe: Wobec wątpliwości, które może rodzić zapis art. 22 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej (Dz. Uu. Z 2004 r., Nr 173, poz. 1807) nie rekomenduje się stosowania płatności gotówkowych. Rozbijanie kwoty wynikającej z dokonanej transakcji na kilka płatności (np. kilka faktur lub rachunków) nie powoduje ominięcia kwoty progowej. Zgodnie z § 6 ust. 6 umowy o dofinansowanie płatności gotówkowe przy transakcjach powyżej określonego w przepisach progu nie będą podlegały refundacji.

26. Transakcje dokonywane w walutach obcych: W tabeli 15 wniosku należy ująć fakturę zagraniczną. Do w/w faktury należy załączyć fakturę wewnętrzną jeśli jest wymagana przepisami oraz tabele dokumentujące zastosowane kursy waluty. Należy przedłożyć politykę rachunkowości, a jeżeli beneficjent nie jest zobowiązany do jej posiadania odrębnymi przepisami należy przedłożyć oświadczenie o przyjętej przez przedsiębiorstwo metodologii stosowanej do wyliczenia kosztu rzeczywistego oraz wartości dokumentu w celu ujęcia go w księgach. Do wszystkich transakcji należy stosować tę samą metodę przeliczania określoną w w/w dokumentach.

27. W opisie dokumentu księgowego wyrażonego w walucie obcej należy wskazać: • kurs średni NBP z dnia poprzedzającego dokonanie transakcji, datę jego obowiązywania i nr tabeli kursu waluty; • wysokość kosztu zarachowanego po przeliczeniu na złote wg kursu średniego ogłaszanego przez NPB; • kurs, po którym dokonano faktycznej wyceny, datę jego obowiązywania i nr tabeli kursu waluty; • wysokość faktycznie poniesionego wydatku.

28. Transakcje powyżej 50 000,00 zł: Beneficjent zobowiązany jest do przedłożenia: co najmniej trzech konkurencyjnych ofert od różnych podmiotów potwierdzających spełnienie wymogów § 11ust 8-10 umowy o dofinansowanie projektu; oświadczenia uzasadniającego dokonany wybór wykonawcy/dostawcy; zapytań ofertowych, pisemnych protokołów z negocjacji handlowych (podpisanych przez obie strony).

29. Transakcje powyżej 50 000,00 zł: Oferta powinna zawierać co najmniej: datę sporządzenia; okres ważności; dane oferenta; parametry techniczne/specyfikację usługi umożliwiające porównanie jakości ofert; cenę.

30. Transakcje powyżej 50 000,00 zł: • Uzasadnienie wyboru najkorzystniejszej oferty powinno zawierać co najmniej: • datę sporządzenia; • podpis osoby uprawnionej do reprezentowania Beneficjenta; • jasno określone kryteria wyboru; • zestawienie ofert; • zestawienie cech ofert podlegających ocenie.

31. Transakcje powyżej 50 000,00 zł: W przypadku, w którym nie ma możliwości otrzymania konkurencyjnych ofert z tytułu unikalności przedmiotu zamówienia beneficjent jest zobowiązany do przedłożenia wyceny rzeczoznawcy posiadającego niezbędną wiedzę w danej dziedzinie. Oferty na trzy podobne urządzenia (np. różnych producentów) uzyskane od jednego sprzedawcy nie są traktowane jako konkurencyjne. Niedozwolone jest takie dzielenie zamówienia aby ominąć zapis § 11ust 10.

32. Transakcje powyżej 50 000,00 zł: • Proszę pamiętać aby podczas zbierania ofert/badania rynku dokumentować podejmowane czynności. Brak udokumentowania zachowania zasady konkurencyjności może skutkować niewypłaceniem dotacji.

33. Najczęściej popełniane błędy: brak wersji elektronicznej – obu lub jednej z dwóch wymaganych; przedkładanie nieczytelnych kopii dokumentów; przedkładanie faktury wystawionych niezgodnie z ROZPORZĄDZENIEM MINISTRA FINANSÓW z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212, poz. 1337);

34. Najczęściej popełniane błędy: • przedkładanie dyspozycji przelewu zamiast dokumentów potwierdzających dokonanie przelewu (np. wyciągów z rachunku bankowego); • w tytułach przelewu brak wskazania na przedmiotową fakturę, zamówienie, umowę itp.; • brak ofert w przypadku transakcji powyżej 50 000,00 zł; • brak oświadczenia o sprzęcie (nowy/używany); • w przypadku rozliczania kosztów budowy - brak metodologii wyodrębniania kosztów budowy części objętej projektem;

35. Najczęściej popełniane błędy: • kilkakrotne ujmowanie w zestawieniu 15 tego samego dokumentu; • brak wyodrębnienia w zestawieniu 15 wartości VAT w przypadku wystąpienia więcej niż jednej stawki VAT; • błędy rachunkowe i informacje niezgodne z harmonogramem rzeczowo-finansowym w tabeli 18;

36. Najczęściej popełniane błędy: umieszczanie niepełnego opisu na dokumencie księgowym (brak przyporządkowania wydatku z dokumentu księgowego do odpowiedniego działania i poddziałania harmonogramu rzeczowo-finansowego, brak wskazania wysokości wydatku kwalifikowanego/niekwalifikowanego, powoływanie się na nieaktualny publikator ustawy Prawo Zamówień Publicznych, brak podpisu osoby upoważnionej pod opisem); umieszczanie opisu na kopii dokumentu (opisy powinny być umieszczane na oryginałach dokumentów);

37. Najczęściej popełniane błędy: brak potwierdzenia za zgodność z oryginałem, brak daty przy potwierdzeniu, parafowanie bez pieczęci imiennej (brak czytelnego podpisu); stosowanie różnych zasad przeliczania faktur zagranicznych; niewłaściwe wyliczenie kosztu kwalifikowalnego w przypadku transakcji walutowych.

38. Dziękuję za uwagę