Solidarnost in upravljanje migracijskih tokov

1. Finančno upravljanje in poročanje o stroških in izdatkih projektov sofinanciranih s strani štirih migracijskih skladov Solidarnost in upravljanje migracijskih tokov Predstavnik finančne službe posredniškega telesa: ROBERT VAUPOTIČ.

2. Finančno upravljanje in poročanje o stroških in izdatkih projektov sofinanciranih s strani štirih migracijskih skladov Solidarnost in upravljanje migracijskih tokov HIERARHIJA PRAVNIH AKTOV – po Ustavi RS • - Ustava RS • - Mednarodne pogodbe (ratificirane, objavljene – 8. čl. URS) • Pravni akti in odločitve mednarodnih organizacij, na katere RS • prenese izvrševanje dela suverenih pravic (3.a/III. člen URS) •  EU: uredbe, direktive, odločbe, odločitve, smernice… • - Zakoni • - Podzakonski predpisi (pravilniki, uredbe, interni akti…) • - Posamični pravni akti (pogodbe, odločbe, sklepi, sodbe…)

3. Finančno upravljanje in poročanje o stroških in izdatkih projektov sofinanciranih s strani štirih migracijskih skladov Solidarnost in upravljanje migracijskih tokov ZAKON O JAVNIH FINANCAH (ZJF, Ur.l. RS, št. 79/99, 124/00, 79/01, 30/02, 109/08; 49/09) 54. člen(Izplačila iz proračuna) (1) Vsak izdatek iz proračuna mora imeti za podlago verodostojno knjigovodsko listino, s katero se izkazuje obveznost za plačilo.(2) Pravni temelj in višino obveznosti, ki izhaja iz verodostojne knjigovodske listine, je treba pred izplačilom preveriti in pisno potrditi. Za razlago verodostojne listine se uporablja SRS 21: Knjigovodske listine se kontrolirajo, da se zadosti načelu resničnosti, torej da kažejo podatki v njih dejansko stanje in gibanje sredstev, obveznosti do njihovih virov, prihodkov in odhodkov. Knjigovodske listine so verodostojne, če se pri kontroliranju pokaže, da lahko strokovno usposobljene osebe, ki niso sodelovale v poslovnih dogodkih, na njihovi podlagi popolnoma jasno in brez kakršnihkoli dvomov spoznajo naravo in obseg poslovnih dogodkov. Slovenski pravni red:

4. Finančno upravljanje in poročanje o stroških in izdatkih projektov sofinanciranih s strani štirih migracijskih skladov Solidarnost in upravljanje migracijskih tokov Evropski pravni red: Odločba Evropskega Parlamenta in Sveta št. 574/2007/ES, 573/2007/ES, 575/2007/ES, 2007/435/ES,o ustanovitvi posameznega migracijskega Bistvene določbe: - Obdobje delovanja posameznega migracijskega sklada - Finančna pravila in mehanizme spremljanja in nadzora, ki temeljijo na delitvi odgovornosti med Komisijo in državami članicami - Ukrepi, ki jih podpira posamezni migracijski sklad se sofinancirajo iz javnih ali zasebnih virov, ki so nepridobitne narave in niso upravičeni do financiranja iz drugih virov, ki jih zajema proračun Evropske unije. - Sistemi upravljanja in nadzora, ki jih vzpostavijo države članice predvidevajo: - Opredelitev nalog teles, ki predvidevajo upravljanje in nadzor - Spoštovanje načela ločevanja nalog med temi telesi - Postopke za zagotavljanje pravilnosti in zakonitosti izdatkov - Zanesljive sisteme računovodstva, spremljanja in finančnega poročanja - Zagotavljanje ustrezne revizijske sledi

5. Finančno upravljanje in poročanje o stroških in izdatkih projektov sofinanciranih s strani štirih migracijskih skladov Bistvene naloge odgovornega organa, ki se nanašajo na končne upravičence - izvajalce (27. člen): • organizacija javnih razpisov s pripadajočimi postopki izbora projektov za sofinanciranje • prejemanje sredstev s strani EK in plačevanje končnim upravičencem • preprečevanje financiranja istega projekta iz različnih evropskih virov • spremljanje resničnosti izvedbe storitve oz. dobave izdelkov s strani končnih upravičencev (s pripadajočimi izdatki) • Zagotavljanje, da končni upravičenci vodijo ločeno računovodstvo za poslovne dogodke, ki zadevajo posamezen projekt, ne glede na nacionalna računovodska pravila

6. Finančno upravljanje in poročanje o stroških in izdatkih projektov sofinanciranih s strani štirih migracijskih skladov - Izjava o izdatki (35. člen) Vsebuje podatke o vseh nastalih upravičenih izdatkih končnih upravičencev pri izvajanju ukrepov in ustrezni prispevek iz javnih ali zasebnih virov. Izdatki imajo podlago v nastalih stroških pri končnih upravičencih. Stroški se dokazujejo z računi oz. z ostalimi računovodskimi listinami enakovredne dokazne vrednosti, izdatki pa ustrezajo plačilom, ki so jih izvršili končni upravičenci. - Revizija računovodske evidence in finančni popravki s strani Komisije (45. člen) Uradniki ali pooblaščeni predstavniki institucij EU (Evropska Komisija; Evropsko računsko sodišče; OLAF) lahko opravijo preglede na kraju samem, ki jih najavijo najmanj 3 delovne dni pred pregledom.

7. Solidarnost in upravljanje migracijskih tokov Finančno upravljanje in poročanje o stroških in izdatkih projektov sofinanciranih s strani štirih migracijskih skladov ODLOČBA KOMISIJE z dne 19. decembra 2007 o določitvi pravil za izvajanje Odločbe št. 573/2007/ES Evropskega parlamenta in Sveta o ustanovitvi Evropskega sklada za begunce za obdobje 2008–2013 v okviru splošnega programa „Solidarnost in upravljanje migracijskih tokov“ glede sistemov upravljanja in nadzora držav članic, pravil za upravno in finančno upravljanje ter upravičenosti izdatkov za projekte, ki jih sofinancira Sklad Pravila o upravičenosti izdatkov: • spadati na področje uporabe Sklada in njegovih ciljev; • biti v okviru upravičenih ukrepov; • biti potrebni za izvajanje dejavnosti, zajetih v projektu, ki je del večletnih in letnih programov, kot jih odobri Komisija; • biti razumni in v skladu z načeli dobrega finančnega poslovodenja, zlasti gospodarnosti in stroškovne učinkovitosti; • nastati končnemu upravičencu in/ali partnerjem v projektu, ki imajo sedež in so registrirani v državi članici, razen v primeru mednarodnih vladnih organizacij, ki si prizadevajo doseči iste cilje iz temeljnega akta; • biti povezani s ciljnimi skupinami. Obdobje upravičenosti stroškov Stroški morajo nastati po 01. 01. tistega leta, za katero je bila izdana Odločba o financiranju. Obdobje upravičenosti stroškov traja do 30. 06. leta n+1,5 (izjema LP 2007 n + 2), kar pomeni da morajo stroški, nastati pred tem datumom.

8. Finančno upravljanje in poročanje o stroških in izdatkih projektov sofinanciranih s strani štirih migracijskih skladov Izdatki: • Izdatki ustrezajo plačilom, ki jih je izvršil končni upravičenec. Plačila morajo imeti obliko finančnih (gotovinskih) transakcij z izjemo amortizacije. • Izdatki se praviloma dokazujejo z uradnimi računi. Kadar to ni mogoče, se izdatki izkažejo z računovodskimi listinami ali dokazili enakovredne dokazne vrednosti. • Izdatki morajo biti prepoznavni in preverljivi. Zlasti: • zabeleženi morajo biti v računovodskih evidencah končnega upravičenca; • določeni morajo biti v skladu z veljavnimi računovodskimi standardi države, v kateri ima končni upravičenec sedež, ter določeni v skladu z običajnimi praksami stroškovnega računovodstva končnega upravičenca • prijavljeni morajo biti v skladu z zahtevami veljavne davčne in socialne zakonodaje. • Kadar je to primerno, morajo končni upravičenci hraniti overjene kopije računovodskih listin, ki dokazujejo prihodke in izdatke, ki nastanejo partnerjem v zvezi z zadevnim projektom.

9. Finančno upravljanje in poročanje o stroških in izdatkih projektov sofinanciranih s strani štirih migracijskih skladov Kategorije upravičenih stroškov: • Neposredni upravičeni stroški (stroški osebja; potni stroški in dnevnice; oprema; najem in zakup; nakup, gradnja ali prenova) • Posredni upravičeni stroški (stroški najema prostorov; potrošni material in splošne storitve; stroški za tekočo upravno opremo-amortizacija) • Posebnosti: • Stroški podizvajalcev, ki povečujejo stroške projekta, ne da bi se povečala njegova sorazmerna vrednost niso upravičeni.

10. Finančno upravljanje in poročanje o stroških in izdatkih projektov sofinanciranih s strani štirih migracijskih skladov Stroški, katere štejemo za neupravičene so naslednji: • DDV, razen če končni upravičenec lahko dokaže, da ga ne more dobiti povrnjenega; • donos kapitala, dolgovi in stroški dolžniške obveznosti, negativne obresti, devizne provizije in izgube, rezervacije za izgube ali morebitne bodoče obveznosti, plačilo dolgovanih obresti, dvomljivi dolgovi, globe, denarne kazni, stroški sodnih postopkov in prekomerni ali nepotrebni izdatki; • stroški za reprezentanco izključno za projektno osebje. Razumni stroški za gostoljubje na družabnih dogodkih, ki jih upravičuje projekt, kot je srečanje ob koncu projekta ali srečanja usmerjevalne skupine projekta, so dovoljeni; • stroški, ki jih je prijavil končni upravičenec in so bili kriti v okviru drugega projekta ali delovnega programa, ki prejema donacijo Skupnosti; • nakup zemljišč; • stroški osebja za uradnike, ki prispevajo k izvajanju projekta z opravljanjem nalog, ki so del njihovega običajnega dela; • prispevki v naravi.

11. Finančno upravljanje in poročanje o stroških in izdatkih projektov sofinanciranih s strani štirih migracijskih skladov Sistem vodenja stroškov: • Zagotoviti vodenje ločenega računovodstva na nivoju stroškovnega mesta • Evidentiranje računovodskih dokumentov za nastale stroške projektov v analitične evidence • V primeru posrednih stroškov je potrebno le-te stroške ustrezno razdeliti po posameznem stroškovnem mestu na podlagi preverljivega ključa delitve stroška posameznega računa. Poročanje o nastalih stroških in izdatkih: • Izvajalci poročajo o izvedenih projektnih aktivnostih v opredeljenih rokih na podlagi dokazil o nastalih stroških in izdatkih • Dokazila morajo biti preverljiva in iz njih jasno razvidna opravljena storitev oz. nabava blaga ter izvedba finančne transakcije • Nastali stroški in izdatki morajo biti povezani s aktivnostmi projekta • Posredne stroške je potrebno utemeljiti s preverljivim ključem delitve posameznega stroška • Vsi stroški morajo biti v skladu z finančno konstrukcijo projekta. Izjemoma so dovoljena odstopanja, s predhodno pisno odobritvijo skrbnika pogodbe naročnika.

12. Finančno upravljanje in poročanje o stroških in izdatkih projektov sofinanciranih s strani štirih migracijskih skladov Hramba dokumentacije: Vsa dokumentacija, ki se nanaša na izvedbo projektov, sofinanciranih iz sredstev Skladov, se hrani še pet let po pisnem obvestilu odgovornega organa o zaključku programa.