Yönetim ve Organizasyon

1. Yönetim ve Organizasyon Hafta 4 – Sistem Yaklaşımı

2. Sistem Yaklaşımı

3. Modern Yönetim Yaklaşımları • Modern Yönetim teorisi her iki teorinin de incelemede yetersiz kaldığı örgütlerin biçimsel ve doğal yönlerini araştırarak, örgütü bütünsel bir bakış açısıyla ele alarak örgüt-çevre etkileşimi üzerinde durmuştur. • Modern yönetim teorisi, • Sistem Yaklaşımı ve Durumsallık Yaklaşımı • olarak iki yaklaşımdan oluşmaktadır.

4. Modern yönetim yaklaşımı • Modern yönetim yaklaşımları, II. Dünya Savaşı’ndan sonra 1950-60’lı yıllarda gelişme göstermiştir. • Neoklasik yönetim yaklaşımına paralel gelişme göstermiştir. • Bu yaklaşımın temelini oluşturan akımlar sistem yaklaşımı ve durumsallık yaklaşımıdır.

5. Sistem yaklaşımının doğuşu • 1950’lerden günümüze kadarki dönem bir sentez ve gelişme dönemidir. • Psikoloji, sosyoloji, antropoloji gibi bilimlerin gelişmesinden ve sistem kavramından yararlanılmıştır. • Çağdaş yönetim ve organizasyonlar, sistem yaklaşımlarından esinlenerek tasarlanırlar.

6. Sistem yaklaşımının doğuşu • Bu teorinin en önemli özelliği, analitik bir temele sahip olmasıdır. • Organizasyonların karmaşık yapıya sahip olması kesin kurallarla yönetilmesini zorlaştırdığı için yeni boyutlar gündeme gelmeye başlamıştır. • Sistem anlayışı çok eskilere dayanmaktadır.

7. Sistem yaklaşımının doğuşu • Sistem kavramının önemi, Hawthorne araştırmalarından anlaşılmıştır. • İlk olarak biyoloji biliminde ele alınmıştır. • Ludwig Von Bertalanffy tarafından “Genel sistem teorisi”nde her olayı belli bir çevre içinde başka olaylarla ilişkili olarak incelemenin olayları anlama, tahmin ve kontrol etme açısından daha etkin olduğu ileri sürülmüştür.

8. Modern Yönetimin İlkeleri • Klasikler örgütü sadece biçimsel olarak, neoklasikler ise doğal olarak incelemişlerdir. Hâlbuki örgütler böyle ayrıştırmak yerine bir bütün olarak incelenmelidir. Bu, modernlerin sentez özelliğidir. • Klasikler akılcılıkla (bilimsel yöntemlerle) neoklasikler ise sınırlı deneyimlerle yola çıkmış ve örgütü bölümlere ayırarak tek bir yanını incelemişlerdir. Oysa örgütü bütün olarak düşünüp sorun çözme metodolojisi uygulanmalıdır.

9. Modern Yönetimin İlkeleri • Her örgüt bir sistemdir. Her sistemin de alt sistemleri vardır • Her örgüt bir çevre içindedir ve örgüt çevreden mutlaka etkilenmektedir • Modern yönetim kuramı klasikler ve neoklasikler gibi sadece ticari örgütleri değil, sosyal örgütleri de yapısında toplayarak bunları analiz eder, yaptırım ve bildirimlerde bulunur.

10. Sistem kavramı • Bir veya daha çok amaca veya sonuca ulaşmak üzere aralarında ilişkiler olan fiziksel veya kavramsal, birden çok bileşenin oluşturduğu bütündür.

11. SİSTEM YAKLAŞIMI • Sistem: birbirine bağımlı olan iki veya daha fazla parça ve alt sistemlerden oluşan, çalışma ve özellikleri itibariyle belirli bir sınırı olan örgütlenmiş ve bölünmez bir bütündür. Sistemi oluşturan 3 ana nokta: • Parçalar mutlaka birbiriyle ilişkili olacak, • Parçalar mutlaka birbiriyle uyumlu olacak, • Çalışırken bir bütün oluşturacaklar.

12. Sistem kavramı ve özellikleri • Alt birimlerden oluşur. • Alt birimler arasında tanımlı ilişkiler vardır. • Belirli bir amacı gerçekleştirmeye yöneliktir. • Belirli bir sınırı vardır. • İç ve dış çevresi vardır. • İç ve dış çevre ile etkileşim içindedir. • Girdileri, işleyişi, çıktıları, dengesi ve denetimi vardır. • Anlamlı bir bütündür.

13. Sistem yaklaşımı • Temelinde sistem olarak ele alınan bütünün amacını gerçekleştirmesi vardır. • Önemli olan bütündür, parçalar bu bütüne katkıda bulunduğu ölçüde önemlidir. • Yönetimde sistem yaklaşımı denildiği zaman, yönetim olaylarını ve bu olayların meydana geldiği birimleri birbiriyle ilişkili bir şekilde ele alan yaklaşım anlaşılmaktadır.

14. Sistem yaklaşımı • Örgütsel sistemi oluşturan parçalar olarak; • insan unsuru (çalışanlar), • makineler, maddi kaynaklar, görevler (görev tanımları), • formal yetki ilişkileri ve küçük informal gruplar sayılabilir. • Bütün bu parçalar, örgütün amaçlarını gerçekleştirmek üzere iletişim ve karar verme süreçleriyle birbirlerine bağlanmışlardır. Örgüt ana sistemdir.

15. Sistem yaklaşımı • Yönetimde sistem yaklaşımını kullanmanın sağladığı üstünlükler; • Klasik yönetim teorisinin katılığı ve kapalılığından kurtulmanın mümkün hale gelmesi • Neo-Klasik yönetim teorisinin bulgularını daha etkili bir şekilde uygulamaya olanak hazırlamıştır. • Kendi sisteminin bağlı olduğu alt sistemleri ve çevre koşullarını da anlama imkanı vermiştir. • Kendi sisteminin amaçlarını, daha geniş bir sistemin amaçlarıyla ilişkilendirme fırsatı vermiştir.

16. Sistem yaklaşımı • Yönetimde sistem yaklaşımını kullanmanın sağladığı üstünlükler; • Örgüt yapısının alt sistemlerin amaçlarıyla uyumlu ve tutarlı bir şekilde kurulmasına imkan vermiştir. • Sisteme dahil alt sistemleri değerlenirken bu alt sistemlerin esas sisteme yaptıkları katkıyı belirleme olanağına kavuşulmuştur.

17. Basit Sistem Modeli SİSTEMİN DIŞ ÇEVRESİ GİRDİ İnsan gücü, mal, enerji, hizmet, teknoloji, kalite, hammadde, maliyet, bilgi üretim süresi,… MAL VE HİZMET ÜRETİM SÜRECİ (Girdileri çıktılara dönüştürme süreci) Sistemin sınırları Sonuçlarla hedeflerin görüntülenmesi : Geri bildirim

18. Sistem Nasıl Çalışır? • Girdi: Her sistemin bir girdisi vardır. Üretim işletmeleri için bu girdi hammaddedir. Çıktı kalitesi için girdinin kalitesi son derece önemlidir. • Süreç: Bütün analizlerin yapıldığı, girdilerin işlendiği bir yoğrulma aşamasıdır. Sürecin içinde örgütün kültürü (genel olarak yapılan işlerdeki tarz) ve iklimi (örgütün havası) vardır. Süreç doğru çalışmadığı zaman örgütsel bozukluklar başlar

19. Sistem Nasıl Çalışır? • Çıktı: Çıktılar işletmenin hayatını devam ettiren ana noktalardır. Süreç sonunda + veya –çıktı olarak iki türlü çıktı alınabilir. Çıktı + ise girdi pozitiftir ve süreç de olumlu işlemiştir. Ancak çıktı – ise sorun büyüktür + (pozitif) girdi - + (pozitif) süreç - + çıktı + (pozitif) girdi - - (negatif) süreç - - çıktı - (negatif) girdi - - (negatif) süreç - - çıktı - (negatif) girdi - + (pozitif) süreç - + çıktı

20. Sistem yaklaşımı ile ilgili temel kavram ve özellikler • Sistem ve alt sistemler • Kapalı ve açık sistemler • Her sistem bir çevrede faaliyet gösterir • Sistemin sınırları • Entropi-Negatif entropi (Negentropi) • Değişkenler ve parametreler • Dengeli durum ve dinamik denge • Girdi-çıktı ve geri besleme • Değişik girdi-çıktı ilişkisi

21. Sistem ve Alt Sistem İlişkisi • Her sistem, kendini meydana getiren daha küçük sistemlerden oluşur • Mekanik, biyolojik ve sosyal bütün sistemlerin çeşitli alt sistemleri vardır. • İşletme sistem, pazarlama onun alt sistemidir. • Sistem hiyerarşisi: • Süper sistem • Supra sistem • Sistem • Alt sistem

22. Sistem ve Alt Sistem İlişkisi • Her sistem, kendini meydana getiren daha küçük sistemlerden oluşur • Mekanik, biyolojik ve sosyal bütün sistemlerin çeşitli alt sistemleri vardır. • İşletme sistem, pazarlama onun alt sistemidir. • Sistem hiyerarşisi: • Süper sistem • Supra sistem • Sistem • Alt sistem

23. Açık ve kapalı sistemler • Her sistem, belirli bir çevrede faaliyet gösterir. • Eğer sistem ile sistemin içinde faaliyet gösterdiği çevre arasında enerji, malzeme ve bilgi-alışverişi varsa bu tür sistemler açık sistem olarak adlandırılır. • Biyolojik ve toplumsal sistemler açık sistemlerdir.

24. Açık ve kapalı sistemler • Açık sistemlerin özellikleri: • Büyüme yeteneği. • Diğer sistemlerden girdi alır, ürüne dönüştürür, çıktı verirler. • Kendilerini koruma eğilim ve yeteneği. • İç ve dış çevreleriyle etkileşim. • Bir başka sistemin alt veya üst sistemidirler.

25. Açık ve kapalı sistemler • Kapalı sistemler, çevresiyle etkileşim ya da girdi-çıktı alış verişi olamayan sistemlerdir. • Kendi başına süreklidir ve dışarıdan enerji ve kaynak almaz. • Çevreleriyle ilişki içine girmeye ihtiyaçları yoktur. • Kalorifer, klima, çalar saatler yarı kapalı sistemlere örnektir.

26. Doğal-Yapay Sistemler • Büyüklüğü, amacı, yapı ve işleyişi insan tarafından tasarlanmayan sistemler doğal sistemlerdir. • Güneş sistemi • Büyüklüğü, amacı, yapı ve işleyişi insan tarafından tasarlanan sistemler yapay sistemlerdir. • Bilgisayarlar

27. Çevre • Bir sistemin içinde faaliyet gösterdiği ortam anlamında kullanılır. • Sistemin sınırları dışında kalan her şey çevreyi oluşturur. • Çevrenin önemi, sistemi ve işleyişini etkileyecek potansiyeli taşımasından ileri gelmektedir.

28. Sistemin sınırları • Sınır, sistemin iç yapısına ilişkin değişkenleri, sistemin çevresine ilişkin faktörlerden ayırır. • Sistemin nerede başlayıp nerede bittiğini gösterir. • Sosyal sistemlerde, örneğin örgütlerde sınırları belirlemek zordur.

29. Sistemin Kesin Sınırları vardır • Her sistemin, bir sınırı ya da bir büyüklüğü vardır. Sistemin büyüklüğü, onun gücünü gösterir. Kapalı sistemlerde sınırlar katı olduğu için, bu sistemlerin kendiliğinden büyümesi beklenemez. Oysa, açık sistemler, değişik yol ve yöntemlerle büyüyüp güç kazanabilirler. Aşağıdaki şekil, başlıca büyüme türlerini simgelemektedir:

31. Değişkenler ve Parametreler • Bütün sistemlerde sistemin yapısını ve işleyişini etkileyen faktörler vardır. • Bu faktörlerden sistem içinde olanlara değişken, • Sistem dışında olanlara parametre denir.

32. Sistemin çevresi • İşletmenin yakın çevresi • İşletme çalışanları, • İşletmenin kullandığı teknoloji, • İşletme ortakları, • İşletmenin tüketicileri, • İşletmenin rakipleri • İşletmenin dış çevresi • Ekonomi • Devlet • Kanunlar, • Çok uluslu işletmeler • Küresel ekonomi • Küresel bilgi ağı

33. Sistemin bozulması - ENTROPİ • Entropi, sistemlerin bozulma eğilimlerini ifade eder. • Bozulan sistemin dengesini yeniden kurmak için gerekli önlemlerin alınması gerekir (negentropi-olumsuz entropi). • Aksi taktirde, sistem giderek dengesini yitirir, karışıklık ve aksamalar artar, faaliyetler anlamını yitirir ve sistem tamamen durur.

34. Sistemlerde dengeli durum ve dinamik denge • Açık sistemlerde dinamik bir denge vardır. Bunu sağlayan geri beslemedir. Bu durum olumsuz entropi ile ilgilidir. • Sistemlerin değişen çevre koşullarına uyum gösterme yeteneğine DİNAMİK DENGE denir.

35. Girdi, Çıktı ve Geribesleme • Girdi, sistemin belirli bir düzeyde faaliyet gösterebilmek için çevresinden aldığı her şeydir. Bu girdiler belirli bir teknolojik düzeyde (process, süreç) çıktı haline (mal veya hizmet) çevrilir. Çıktılar da tekrar sistemin dışındaki çevre faktörlerine verilir. Geri besleme, yukarıdaki akışın normal ve kesintisiz olmasını sağlamak amacıyla çıktı ve süreç safhalarından girdi safhasına doğru olan bir bilgi ve veri akışını ifade eder. Bu akış sistemin dengeli durumunu koruması açısından önemlidir.

36. Girdi, Çıktı ve Geribesleme Şu hale göre input-süreç-output-feedback akışı sayesinde açık sistemler hem dengeli duruma ulaşırlar, hem de çevresel değişmelere göre dinamik bir denge gösterirler. Bunu sağlayan geri beslemedir. Geri besleme sayesinde sistem faaliyetlerini değerleme ve gerekirse ayarlama imkanını bulur.

37. Sistem türleri • Mekanik-biyolojik-sosyal sistemler • Deterministik ve probabilistik sistemler • Uyumcu-öğrenen sistemler

38. Mekanik-biyolojik-sosyal sistemler • Mekanik sistemler kapalı ya da açık sistemlerdir. Entropiye maruz kalır. (Otomobil, bilgisayar, saat) • Biyolojik ve sosyal sistemler ise açık sistemlerdir. • Biyolojik sistemler de açık sistemler olmasına rağmen bir süre sonra entropi etkisi ile faaliyetlerini durdururlar. (bitkiler, hayvanlar, insanlar) • Organizasyonlar sosyal sistemlerdir. (aileler, dernekler vb)

39. Deterministik ve probabilistik sistemler • Bir sistem verilen talimat doğrultusunda faaliyetini sürdürüyorsa, çıktı önceden tahmin edilebiliyorsa ve çıktı da bir değişme beklenmiyorsa deterministik sistemdir. • Çıktı değişir bir özellik gösteriyorsa, şans olayına bağlı olarak çıktının alacağı değer değişiyorsa probabilistik sistemdir.

40. Deterministik ve probabilistik sistemler Sistem kompleksliği

41. Uyumcu-öğrenen sistemler • Eğer bir sistem çevresi ile olan bilgi alış-verişi sonucu çevredeki değişmelere göre kendi işleyişini değiştirip çevresi ile dengeyi koruyorsa bu sistemlerden söz edilir.

42. Bir sistem olarak organizasyon • İşletme sistemi hem yapay hem de çevresinden olumlu ya da olumsuz olarak etkilenen açık bir sistemdir. • Yönetim kararları, iç çevre değişkenleri ve dış çevre değişmezlerinin etkisinde alınır.

43. Sistem yaklaşımının başlıca süreçler ve ilgili değer yargıları açısından özelliği Tablo, sistem yaklaşımının özelliğinin klasik ve neo-klasik yönetim teorileri ile birlikte ve karşılaştırmalı olarak incelemesini göstermektedir.

44. Sistem yaklaşımının yönetim bilimine katkıları • İç ve dış çevre koşulları. • İşletmeye bütün bir sistem olarak bakış. • Alt ve üst sistemin uyum zorunluluğu. • Sinerji kavramı. • Birbirini destekleyen fiziksel, finansal, bilgi akımı. • Çevresel değişikliklere uyumda bazı köklü değişiklik gerekliliği.