Administración de Proyectos

1. Subsecretaria de la Función Pública Dirección General de Eficiencia Administrativa y Buen Gobierno Taller de Proyectos de Procesos TPP IV Administración de Proyectos

2. Contenido • Presentación. • Objetivo • Objetivos específicos • Conceptos Básicos de la Administración de Proyectos • ¿Qué es un Proyecto? • Características de un Proyecto • ¿Qué es la Administración de Proyectos? • Componentes de la Administración de Proyectos • Elementos relacionados con el Proyecto • Ciclo de vida del Proyecto • Administración de Proyectos • Etapas de la Administración de Proyectos • Áreas de conocimiento • Involucrados en el Proyecto • Organización para el Proyecto

3. Contenido • Etapas de la Administración de Proyectos • Inicio del Proyecto • Planeación del Proyecto • Ejecución del Proyecto • Control del Proyecto • Cierre del Proyecto • Conclusiones • Lecturas sugeridas

4. I. Presentación Objetivo Distinguir los principales conceptos, técnicas y principios empleados en la Administración de Proyectos. Ejemplificar el uso de algunas herramientas básicas utilizadas en la Administración de Proyectos.

5. I. Presentación Objetivos específicos • Presentar las mejores prácticas en Administración de Proyectos. • Aplicar la metodología y herramientas para la Administración de Proyectos. • Desarrollar un caso de estudio.

6. II. Conceptos Básicos ¿Qué es un Proyecto? INICIO • Situación actual • Requerimientos • Objetivos Es la suma de esfuerzos que en forma temporal se utilizan para generar un PRODUCTO O SERVICIO en particular o UNICO. Tiempo • P R O Y E C T O • Resultados FIN

7. II. Conceptos Básicos Características de un Proyecto • Temporal: cada proyecto tiene un comienzo y final definido • Productos, servicios o resultados únicos: un proyecto crea productos entregables único • Elaboración Gradual: significa desarrollarlo en etapas

8. II. Conceptos Básicos ¿Qué es la Administración de Proyectos? La aplicación racional de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas para alcanzar los objetivos de un proyecto, a través de una serie de actividades interrelacionadas.

9. II. Conceptos Básicos Componentes de la Administración de proyectos • Habilidades clave • Liderazgo • Comunicación • Negociación • Solución de problemas • Lograr objetivos • Conocimientos • Técnicos • Administrativos • Herramientas • Técnicas

10. II. Conceptos Básicos Elementos relacionados con el Proyecto • Tiempo • Calidad • Alcance • Entorno • Recursos • Costo BUSCAR LA SATISFACCIÓN DE TODOS LOS INTERESADOS

11. II. Conceptos Básicos Ciclo de vida del Proyecto 3. Ejecución* *Etapas del proyecto 2. Planeación* NIVEL DE ACTIVIDAD 5. Cierre* 1. Inicio* 4. Control* INICIO TIEMPO TERMINO

12. II. Conceptos Básicos Operación completa Entrega Instalación completa 100% $, HH Grado de influencia en resultados Avance Decisión de arranque Decisiones trascendentes Fase 4 Pruebas y Arranque Fase 1 Inicio Fase 2 Planeación Diseño Fase 3 Ejecución

13. III. Administración de Proyectos Etapas de la Administración de Proyectos origen equipo del Proyecto INICIO EJECUCIÓN CONTROL CIERRE PLANEACIÓN carta entrega plan avance aceptación PRODUCTO alcance

14. III. Administración de Proyectos Áreas de conocimiento Integración Definición de proyecto y las áreas involucradas desde el plan de administración, la ejecución, al cierre. Alcance Administración, definición de productos y actividades y su seguimiento. Costos Presupuesto y su control. Recursos Planeación de recursos, desarrollo y administración de equipos del proyecto.

15. III. Administración de Proyectos Tiempo Definición de actividades interrelacionadas y cronogramas, Calidad Planeación, aseguramiento y control de la calidad. Comunicaciones Definición de la distribución de información del proyecto. Riesgos Planes y administración. Suministros Planeación de adquisiciones, contrataciones, manejo de proveedores

16. III. Administración de Proyectos Involucrados en el Proyecto • Director del proyecto • Cliente/usuario • Organización ejecutante • Miembros del equipo del proyecto • Equipo de dirección del proyecto • Patrocinador • Influyentes

17. III. Administración de Proyectos Organización para el Proyecto (Estructuras) • POR PROYECTOS • El personal reporta directamente al Mando Superior • Control total sobre el presupuesto, recursos materiales • El Mando Superior tiene responsabilidad administrativa sobre el personal • Puede disponerse de un pool de recursos • MATRICIAL • Reporta al Líder del proyecto y al Mando funcional • Líder de proyecto de tiempo completo • Autoridad y toma de decisiones compartida • FUNCIONAL • Varios responsables • Superior identificado • Actúan por especialidad • Enfoque fragmentado

18. III. Administración de Proyectos Organización para el Proyecto Competencias técnicas Alto Competencias humanas Bajo Niveles operativos Mandos medios Niveles superiores Habilidades de los equipos de trabajo

19. Etapas de la AP PLANEACIÓN EJECUCIÓN INICIO CIERRE CONTROL

20. Etapas de la AP Técnicas y herramientas • Mecanismos de selección de proyecto • Definición del proyecto • Carta del proyecto • Alcance del proyecto

21. Etapas de la AP Origen del Proyecto

22. Etapas de la AP Carta del Proyecto • Formaliza el inicio del proyecto • Permite identificar el proyecto por parte de los involucrados • Proporciona información general ¿Qué? ¿Quién? ¿Cómo? ¿Por qué? ¿Para qué? ¿Cuándo?

23. Etapas de la AP

24. Etapas de la AP Técnicas y herramientas • Estructura de Descomposición del Trabajo • Tabla de precedencias • Ruta critica • Matriz de roles • Plan del proyecto

25. Etapas de la AP Procesos de planeación • Plan de Administración de Proyecto • Alcance, definición y plan de administración • Estructura de Descomposición del Trabajo (EDT) o Work Breakdown Structure ( WBS ) • Definición de actividades, de hitos o milestones • Secuencia de actividades • Diagramas de red, lista de actividades

26. Etapas de la AP Procesos de planeación • Estimación de recursos • Estimación de la duración de actividades • Desarrollo del cronograma • Estimado de costos y desarrollo de presupuesto • Planeación de: • Calidad, Recursos Humanos, Comunicaciones, Riesgos

27. Etapas de la AP Plan de administración del Proyecto • Guía la ejecución y control del proyecto; define referencias para evaluar el avance y cumplimiento del programa • Contempla elementos de las áreas de conocimiento, tales como: • Definición del alcance • Organización del Proyecto • Mecanismos y programas de comunicación • Programa de Proyecto • Estimados de costos • Procesos de administración de riesgos • Procedimientos de control de cambios

28. Etapas de la AP Estructura de Descomposición del Trabajo ¡ En partecitas ! Suficientemente pequeñas que quepan en el plato y lo suficientemente grandes que no indigesten. ¿Cómo se come un elefante?

29. Etapas de la AP ¿Qué es? • Representación de la jerarquía del proyecto • Identifica todo el trabajo a realizar • Es un producto de la definición de alcance Características • Organiza y define el alcance total del proyecto • Estructura los entregables en diferentes niveles con desglose suficiente para seguimiento • Considera las fases del proyecto Es el fundamento para • Estimación de costos • Distribución de roles y funciones • Planes técnicos • Lista de productos a entregar • Informes sobre el avance y análisis de problemas

30. Etapas de la AP • Elaboración • Identificar los productos entregables y el trabajo relacionado • Estructurar y organizar la EDT • Descomponer los niveles superiores de la EDT en componentes detallados de nivel inferior • Desarrollar y asignar códigos de identificación a los componentes de la EDT • Verificar que el grado de descomposición del trabajo es necesario y suficiente

31. Etapas de la AP • Organización de unidades medibles de trabajo requeridos para desarrollar productos PRODUCTO Componentes mas importantes 1 2 3 Productos de trabajo terminados 1.2 1.1 1.3 Tareas que entregan un producto 1.1.1 1.2.1 1.1.2 1.2.2

32. Etapas de la AP Gráfica de Gantt • Programar las actividades del Proyecto considerando tiempo y responsables. • Permite registrar avances de acuerdo con lo planeado.

33. Etapas de la AP Tabla de precedencias • Contiene todas las actividades del proyecto identificadas en la EDT, en el orden en que se ejecutarán. • Incluye los siguientes elementos: • Clave de la actividad • Actividad • Duración • Actividades precedentes • Responsable

34. Etapas de la AP

35. Etapas de la AP Tipos de precedencias Actividad A Actividad B Final a Inicio Actividad B Actividad A Inicio a Inicio Actividad A Actividad B Final a Final Actividad A Actividad B Inicio a Final

36. 3 2 2 1 2 2 1 1 4 1 1 2 2 3 3 4 4 5 5 6 6 7 7 • Etapas de la AP 1 2 3 4 5 6 7 Diagrama de Gantt Red / Ruta crítica Hitos (milestones)

37. Etapas de la AP Diagrama de Red (ruta crítica) • Determina la duración total del proyecto • Se basa en el estimado de un valor de duración por tarea • Muestra interdependencia de tareas • Permite estimar el tiempo de finalización del proyecto • Permite evaluar balance entre recursos y tiempo • Permite evaluar avances o desempeño

38. Etapas de la AP Holgura • Es el período de tiempo que una tarea puede retrasarse sin retrasar al proyecto • Las tareas en la ruta crítica tienen cero holgura. • Las tareas de la ruta crítica que se retrasan, ocasionan retrasos al proyecto

39. Etapas de la AP La holgura se calcula por alguna de las siguientes fórmulas: Es Ef Inicio mas tardío – Inicio mas temprano (Ls - Es) o bien, Final mas tardío – Final mas temprano (Lf - Ef) Actividad Ls Lf • Las cifras mas tempranas se calculan siguiendo el diagrama de la red , desde el inicio del proyecto para cada tarea; las cifras mas tardías se encuentran a partir del fin del proyecto hacia el inicio.

40. Etapas de la AP 0 - 0 0 - 7 7 - 13 INICIO A D 14 - 21 0 7 6 F 8 - 14 7 E 21 - 24 24 - 24 0 - 8 I FIN B 6 8 - 16 3 0 8 H 8 0 - 6 6 - 10 C G 6 4

41. Etapas de la AP PERT (Program Evaluation and Review Technique) • Se emplea para estimar tiempos y costos. • Es de utilidad para: • Análisis de alternativas • Empleo eficiente de recursos • Optimización de calendarios • Facilita el control del proyecto y las revisiones de costos

42. (P+4M+O) 6 Tiempo esperado entre eventos (P-O) 6 Desviación estándar 2 (P-O) 6 Varianza de una tarea Duración esperada del proyecto Suma de duración de las tareas Desviación esperada del proyecto Suma de varianza de las tareas • Etapas de la AP • Se calcula con base en tres estimaciones de la duración esperada para la actividad: Optimista (O), Pesimista (P) y Mas probable (M).

43. Etapas de la AP Técnicas y herramientas • Sistema de autorización de trabajo • Sistema de información • Reportes de avance • Resultados del trabajo • Cambios requeridos • Mejora de calidad • Mejoras en la ejecución • Informes de proyecto

44. Etapas de la AP Procesos de ejecución • Dirección del proyecto • Productos de avance • Acciones implantadas • Aseguramiento de calidad • Cambios • Acciones correctivas • Formación y desarrollo de equipo de trabajo • Distribución de información • Manejo de proveedores

45. Etapas de la AP Comunicaciones en el Proyecto Procesos para contar con la información del proyecto en tiempo y forma. • Planificar las comunicaciones • Generar información • Distribuir la información • Informar los avances • Satisfacer a los interesados

46. Etapas de la AP Reportes de avance Las metas intermedias son resultados parciales que se van logrando a lo largo del proyecto. • Las metas intermedias: • Describen un resultado técnico o un evento • Se programan en fechas determinadas • Su duración es cero

47. Etapas de la AP • Características: • Tangibles • Medibles • Entregables • Se deben establecer claramente

48. Etapas de la AP Ventajas: • Más fácil de interpretar • Se puede utilizar para reportes del proyecto, como programa de entregas o avances • Permite enfocarse a resultados, lo que proporciona flexibilidad en la ejecución y crea un clima de confianza • Se pueden generar indicadores que proporcionen información valiosa para el proyecto (Tiempos, Costos, Cambios, Riesgos, entre otros)

49. Etapas de la AP Valor ganado del proyecto Planeado Recursos Valorganado Real Tiempo

50. Etapas de la AP Técnicas y herramientas • Análisis de valor ganado • Distribución de información • Sistemas de control de cambio • Control de riesgos • Actualizaciones del plan • Acciones correctivas • Lecciones aprendidas • Aceptación del trabajo • Ordenes de cambio • Ajustes a línea base