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Subsecretaria de la Función Pública Dirección General de Eficiencia Administrativa y Buen Gobierno. Taller de Proyectos de Procesos TPP IV. Administración de Proyectos. Contenido. Presentación. Objetivo Objetivos específicos Conceptos Básicos de la Administración de Proyectos

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Presentation Transcript
slide1

Subsecretaria de la Función Pública

Dirección General de Eficiencia Administrativa y Buen Gobierno

Taller de Proyectos de Procesos

TPP IV

Administración de Proyectos

slide2

Contenido

  • Presentación.
    • Objetivo
    • Objetivos específicos
  • Conceptos Básicos de la Administración de Proyectos
    • ¿Qué es un Proyecto?
    • Características de un Proyecto
    • ¿Qué es la Administración de Proyectos?
    • Componentes de la Administración de Proyectos
    • Elementos relacionados con el Proyecto
    • Ciclo de vida del Proyecto
  • Administración de Proyectos
    • Etapas de la Administración de Proyectos
    • Áreas de conocimiento
    • Involucrados en el Proyecto
    • Organización para el Proyecto
slide3

Contenido

  • Etapas de la Administración de Proyectos
    • Inicio del Proyecto
    • Planeación del Proyecto
    • Ejecución del Proyecto
    • Control del Proyecto
    • Cierre del Proyecto
  • Conclusiones
  • Lecturas sugeridas
slide4

I. Presentación

Objetivo

Distinguir los principales conceptos, técnicas y principios empleados en la Administración de Proyectos.

Ejemplificar el uso de algunas herramientas básicas utilizadas en la Administración de Proyectos.

slide5

I. Presentación

Objetivos específicos

  • Presentar las mejores prácticas en Administración de Proyectos.
  • Aplicar la metodología y herramientas para la Administración de Proyectos.
  • Desarrollar un caso de estudio.
slide6

II. Conceptos Básicos

¿Qué es un Proyecto?

INICIO

  • Situación actual
  • Requerimientos
  • Objetivos

Es la suma de esfuerzos que en forma temporal se utilizan para generar un PRODUCTO O SERVICIO en particular o UNICO.

Tiempo

  • P R O Y E C T O
  • Resultados

FIN

slide7

II. Conceptos Básicos

Características de un Proyecto

  • Temporal: cada proyecto tiene un comienzo y final definido
  • Productos, servicios o resultados únicos: un proyecto crea productos entregables único
  • Elaboración Gradual: significa desarrollarlo en etapas
slide8

II. Conceptos Básicos

¿Qué es la Administración de Proyectos?

La aplicación racional de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas para alcanzar los objetivos de un proyecto, a través de una serie de actividades interrelacionadas.

slide9

II. Conceptos Básicos

Componentes de la Administración de proyectos

  • Habilidades clave
    • Liderazgo
    • Comunicación
    • Negociación
    • Solución de problemas
    • Lograr objetivos
  • Conocimientos
    • Técnicos
    • Administrativos
  • Herramientas
  • Técnicas
slide10

II. Conceptos Básicos

Elementos relacionados con el Proyecto

  • Tiempo
  • Calidad
  • Alcance
  • Entorno
  • Recursos
  • Costo

BUSCAR LA SATISFACCIÓN DE TODOS LOS INTERESADOS

slide11

II. Conceptos Básicos

Ciclo de vida del Proyecto

3. Ejecución*

*Etapas del proyecto

2. Planeación*

NIVEL DE ACTIVIDAD

5. Cierre*

1. Inicio*

4. Control*

INICIO

TIEMPO

TERMINO

slide12

II. Conceptos Básicos

Operación completa

Entrega

Instalación completa

100%

$, HH

Grado de influencia en

resultados

Avance

Decisión de

arranque

Decisiones

trascendentes

Fase 4

Pruebas y

Arranque

Fase 1

Inicio

Fase 2

Planeación

Diseño

Fase 3

Ejecución

slide13

III. Administración de Proyectos

Etapas de la Administración de Proyectos

origen

equipo del Proyecto

INICIO

EJECUCIÓN

CONTROL

CIERRE

PLANEACIÓN

carta

entrega

plan

avance

aceptación

PRODUCTO

alcance

slide14

III. Administración de Proyectos

Áreas de conocimiento

Integración

Definición de proyecto y las áreas involucradas desde el plan de administración, la ejecución, al cierre.

Alcance

Administración, definición de productos y actividades y su seguimiento.

Costos

Presupuesto y su control.

Recursos

Planeación de recursos, desarrollo y administración de equipos del proyecto.

slide15

III. Administración de Proyectos

Tiempo

Definición de actividades interrelacionadas y cronogramas,

Calidad

Planeación, aseguramiento y control de la calidad.

Comunicaciones

Definición de la distribución de información del proyecto.

Riesgos

Planes y administración.

Suministros

Planeación de adquisiciones, contrataciones, manejo de proveedores

slide16

III. Administración de Proyectos

Involucrados en el Proyecto

  • Director del proyecto
  • Cliente/usuario
  • Organización ejecutante
  • Miembros del equipo del proyecto
  • Equipo de dirección del proyecto
  • Patrocinador
  • Influyentes
slide17

III. Administración de Proyectos

Organización para el Proyecto (Estructuras)

  • POR PROYECTOS
  • El personal reporta directamente al Mando Superior
  • Control total sobre el presupuesto, recursos materiales
  • El Mando Superior tiene responsabilidad administrativa sobre el personal
  • Puede disponerse de un pool de recursos
  • MATRICIAL
  • Reporta al Líder del proyecto y al Mando funcional
  • Líder de proyecto de tiempo completo
  • Autoridad y toma de decisiones compartida
  • FUNCIONAL
  • Varios responsables
  • Superior identificado
  • Actúan por especialidad
  • Enfoque fragmentado
slide18

III. Administración de Proyectos

Organización para el Proyecto

Competencias técnicas

Alto

Competencias humanas

Bajo

Niveles operativos

Mandos medios

Niveles superiores

Habilidades de los equipos de trabajo

slide19

Etapas de la AP

PLANEACIÓN

EJECUCIÓN

INICIO

CIERRE

CONTROL

slide20

Etapas de la AP

Técnicas y herramientas

  • Mecanismos de selección de proyecto
  • Definición del proyecto
  • Carta del proyecto
  • Alcance del proyecto
slide21

Etapas de la AP

Origen del Proyecto

slide22

Etapas de la AP

Carta del Proyecto

  • Formaliza el inicio del proyecto
  • Permite identificar el proyecto por parte de los involucrados
  • Proporciona información general

¿Qué?

¿Quién?

¿Cómo?

¿Por qué?

¿Para qué?

¿Cuándo?

slide24

Etapas de la AP

Técnicas y herramientas

  • Estructura de Descomposición del Trabajo
  • Tabla de precedencias
  • Ruta critica
  • Matriz de roles
  • Plan del proyecto
slide25

Etapas de la AP

Procesos de planeación

  • Plan de Administración de Proyecto
  • Alcance, definición y plan de administración
  • Estructura de Descomposición del Trabajo (EDT) o Work Breakdown Structure ( WBS )
  • Definición de actividades, de hitos o milestones
  • Secuencia de actividades
    • Diagramas de red, lista de actividades
slide26

Etapas de la AP

Procesos de planeación

  • Estimación de recursos
  • Estimación de la duración de actividades
  • Desarrollo del cronograma
  • Estimado de costos y desarrollo de presupuesto
  • Planeación de:
    • Calidad, Recursos Humanos, Comunicaciones, Riesgos
slide27

Etapas de la AP

Plan de administración del Proyecto

  • Guía la ejecución y control del proyecto; define referencias para evaluar el avance y cumplimiento del programa
  • Contempla elementos de las áreas de conocimiento, tales como:
    • Definición del alcance
    • Organización del Proyecto
    • Mecanismos y programas de comunicación
    • Programa de Proyecto
    • Estimados de costos
    • Procesos de administración de riesgos
    • Procedimientos de control de cambios
slide28

Etapas de la AP

Estructura de Descomposición del Trabajo

¡ En partecitas !

Suficientemente pequeñas que quepan en el plato y lo suficientemente grandes que no indigesten.

¿Cómo se come un elefante?

slide29

Etapas de la AP

¿Qué es?

  • Representación de la jerarquía del proyecto
  • Identifica todo el trabajo a realizar
  • Es un producto de la definición de alcance

Características

  • Organiza y define el alcance total del proyecto
  • Estructura los entregables en diferentes niveles con desglose suficiente para seguimiento
  • Considera las fases del proyecto

Es el fundamento para

  • Estimación de costos
  • Distribución de roles y funciones
  • Planes técnicos
  • Lista de productos a entregar
  • Informes sobre el avance y análisis de problemas
slide30

Etapas de la AP

  • Elaboración
  • Identificar los productos entregables y el trabajo relacionado
  • Estructurar y organizar la EDT
  • Descomponer los niveles superiores de la EDT en componentes detallados de nivel inferior
  • Desarrollar y asignar códigos de identificación a los componentes de la EDT
  • Verificar que el grado de descomposición del trabajo es necesario y suficiente
slide31

Etapas de la AP

  • Organización de unidades medibles de trabajo requeridos para desarrollar productos

PRODUCTO

Componentes mas importantes

1

2

3

Productos de trabajo terminados

1.2

1.1

1.3

Tareas que entregan un producto

1.1.1

1.2.1

1.1.2

1.2.2

slide32

Etapas de la AP

Gráfica de Gantt

  • Programar las actividades del Proyecto considerando tiempo y responsables.
  • Permite registrar avances de acuerdo con lo planeado.
slide33

Etapas de la AP

Tabla de precedencias

  • Contiene todas las actividades del proyecto identificadas en la EDT, en el orden en que se ejecutarán.
  • Incluye los siguientes elementos:
    • Clave de la actividad
    • Actividad
    • Duración
    • Actividades precedentes
    • Responsable
slide35

Etapas de la AP

Tipos de precedencias

Actividad A

Actividad B

Final a Inicio

Actividad B

Actividad A

Inicio a Inicio

Actividad A

Actividad B

Final a Final

Actividad A

Actividad B

Inicio a Final

slide36

3

2

2

1

2

2

1

1

4

1

1

2

2

3

3

4

4

5

5

6

6

7

7

  • Etapas de la AP

1

2

3

4

5

6

7

Diagrama de Gantt

Red / Ruta crítica

Hitos

(milestones)

slide37

Etapas de la AP

Diagrama de Red (ruta crítica)

  • Determina la duración total del proyecto
  • Se basa en el estimado de un valor de duración por tarea
  • Muestra interdependencia de tareas
  • Permite estimar el tiempo de finalización del proyecto
  • Permite evaluar balance entre recursos y tiempo
  • Permite evaluar avances o desempeño
slide38

Etapas de la AP

Holgura

  • Es el período de tiempo que una tarea puede retrasarse sin retrasar al proyecto
  • Las tareas en la ruta crítica tienen cero holgura.
  • Las tareas de la ruta crítica que se retrasan, ocasionan retrasos al proyecto
slide39

Etapas de la AP

La holgura se calcula por alguna de las siguientes fórmulas:

Es Ef

Inicio mas tardío – Inicio mas temprano (Ls - Es)

o bien,

Final mas tardío – Final mas temprano (Lf - Ef)

Actividad

Ls Lf

  • Las cifras mas tempranas se calculan siguiendo el diagrama de la red , desde el inicio del proyecto para cada tarea; las cifras mas tardías se encuentran a partir del fin del proyecto hacia el inicio.
slide40

Etapas de la AP

0 - 0

0 - 7

7 - 13

INICIO

A

D

14 - 21

0

7

6

F

8 - 14

7

E

21 - 24

24 - 24

0 - 8

I

FIN

B

6

8 - 16

3

0

8

H

8

0 - 6

6 - 10

C

G

6

4

slide41

Etapas de la AP

PERT (Program Evaluation and Review Technique)

  • Se emplea para estimar tiempos y costos.
  • Es de utilidad para:
    • Análisis de alternativas
    • Empleo eficiente de recursos
    • Optimización de calendarios
    • Facilita el control del proyecto y las revisiones de costos
slide42

(P+4M+O)

6

Tiempo esperado entre eventos

(P-O)

6

Desviación estándar

2

(P-O)

6

Varianza de una tarea

Duración esperada del proyecto Suma de duración de las tareas

Desviación esperada del proyecto Suma de varianza de las tareas

  • Etapas de la AP
  • Se calcula con base en tres estimaciones de la duración esperada para la actividad: Optimista (O), Pesimista (P) y Mas probable (M).
slide43

Etapas de la AP

Técnicas y herramientas

  • Sistema de autorización de trabajo
  • Sistema de información
  • Reportes de avance
  • Resultados del trabajo
  • Cambios requeridos
  • Mejora de calidad
  • Mejoras en la ejecución
  • Informes de proyecto
slide44

Etapas de la AP

Procesos de ejecución

  • Dirección del proyecto
    • Productos de avance
    • Acciones implantadas
  • Aseguramiento de calidad
    • Cambios
    • Acciones correctivas
  • Formación y desarrollo de equipo de trabajo
  • Distribución de información
  • Manejo de proveedores
slide45

Etapas de la AP

Comunicaciones en el Proyecto

Procesos para contar con la información del proyecto en tiempo y forma.

  • Planificar las comunicaciones
  • Generar información
  • Distribuir la información
  • Informar los avances
  • Satisfacer a los interesados
slide46

Etapas de la AP

Reportes de avance

Las metas intermedias son resultados parciales que se van logrando a lo largo del proyecto.

  • Las metas intermedias:
  • Describen un resultado técnico o un evento
  • Se programan en fechas determinadas
  • Su duración es cero
slide47

Etapas de la AP

  • Características:
  • Tangibles
  • Medibles
  • Entregables
  • Se deben establecer claramente
slide48

Etapas de la AP

Ventajas:

  • Más fácil de interpretar
  • Se puede utilizar para reportes del proyecto, como programa de entregas o avances
  • Permite enfocarse a resultados, lo que proporciona flexibilidad en la ejecución y crea un clima de confianza
  • Se pueden generar indicadores que proporcionen información valiosa para el proyecto (Tiempos, Costos, Cambios, Riesgos, entre otros)
slide49

Etapas de la AP

Valor ganado del proyecto

Planeado

Recursos

Valorganado

Real

Tiempo

slide50

Etapas de la AP

Técnicas y herramientas

  • Análisis de valor ganado
  • Distribución de información
  • Sistemas de control de cambio
  • Control de riesgos
  • Actualizaciones del plan
  • Acciones correctivas
  • Lecciones aprendidas
  • Aceptación del trabajo
  • Ordenes de cambio
  • Ajustes a línea base
slide51

Etapas de la AP

Procesos de control

  • Supervisión y control
  • Control de cambios
  • Verificación y control de alcance
  • Control del cronograma
slide52

Etapas de la AP

Procesos de control

  • Control de costos
  • Control de calidad
  • Seguimiento de desempeño del equipo
  • Informes de resultados
  • Comunicación con interesados
slide53

Etapas de la AP

Administración de cambios

  • Evaluar y documentar ajustes y sus impactos
  • Recopilar, medir y difundir la información sobre el avance, riesgos y resultados preliminares del Proyecto
  • Con el objeto de:
  • Comparar y evaluar el avance real del Proyecto
  • Dar seguimiento y supervisión de riesgos
  • Documentar la situación actual del Proyecto
slide54

Etapas de la AP

Análisis y contención de riesgos

Recomendaciones prácticas:

  • Prevea riesgos, no catástrofes
  • Aplique su sensibilidad, visión
  • Realice el análisis en grupo y en forma ágil
  • Analice los riesgos más importante
  • Contemple probabilidad de ocurrencia e impacto
  • Repita el análisis de riesgos durante el proyecto antes de actividades o eventos críticos
slide55

Etapas de la AP

Análisis de valor ganado

Permite evaluar el desempeño del proyecto, considerando medidas de tiempo y costo.

  • Valor planeado
  • Valor ganado
slide56

Etapas de la AP

Análisis de calidad

  • Costo de conformidad y no conformidad
  • Análisis costo / beneficio
  • Control de calidad - herramientas estadísticas
slide57

Etapas de la AP

Técnicas y herramientas

  • Auditorias de procura
  • Informes y reportes de ejecución

Reporte final

slide58

Etapas de la AP

Cierre del Proyecto

  • Cierre administrativo
    • Reporte final
      • Presupuesto
      • Programa
      • Evidencias
      • Lecciones aprendidas
      • Reporte de control de cambios
    • Archivos
    • Plan de transición
slide59

Etapas de la AP

Cierre del Proyecto

  • Cierre del contrato
    • Archivos de contrato
    • Manuales, planos
    • Bitácoras
    • Comunicados
    • Lecciones aprendidas
  • Producto, servicio o resultado final
slide60

VI. Lecturas sugeridas

  • PMI Standard

A guide to the project management body of knowledge

  • Chamoun, Yamal

Administración Profesional de Proyectos

  • Microsoft Project Paso a Paso
  • Kerzner, Harold PhD

Project Management

  • GIDO, Clements

Administración exitosa de proyectos

  • DAVIDSON, Jeff

La gestión de proyectos

  • WEISS, Joseph

Administración de proyectos en cinco pasos