„Konzept zur integrativen Passverwaltung der Landes-Hockeyverbände im Deutschen Hockey-Bund“

1. Deutscher Hockey-Bund e. V. „Konzept zur integrativen Passverwaltung der Landes-Hockeyverbände imDeutschen Hockey-Bund“ Mönchengladbach, 21. Mai 2005

2. Hauptziel Gemeinsame Passdatei der Landes-Hockey-Verbände im DHB Verbandsübergreifende Nutzung des Passwesens im Internet Dezentrale Bearbeitung bei Zentraler Datenhaltung Transparenz, Flexibilität und Effizienz

3. Das Projekt! Ausgehend von den Möglichkeiten die das INTERNET und hier insbesondere der VVI-Verbund bietet, haben die Hockey-Verbände Bayern und Bremen in Zusammenarbeit mit dem VVI (J.-M. Glubrecht) das Pilotprojekt „ Passwesen im Internet“ Anfang diesen Jahres gestartet. Sinnvollen Informationstransfer zu generieren und dabei Synergieeffekte nutzbar zu machen, die sich aus der Zusammenarbeit mit dem VVI einstellen, empfiehlt der AI, die Eingabe und Pflege der Passdatenfelder mit den des Hockey-Adressbuchs im Hoc@keyClub aus Effizienzgründen zusammen zu legen und die Daten zentral zu halten. Der AI sieht in der Realisierung einer einheitlichen Plattform für das Passwesen unter dem Dach des VVI eine sinnvolle Anwendung, um den Verbandsmitarbeitern vor Ort zu jeder Zeit, aktuelle und redundantfreie Informationen zur Verfügung zu stellen.Die Kosten für die Implementierung übernimmt der DHB.

4. Zugriff mittels Internet von überall zu jeder Zeit für Berechtigte Aktueller Abruf von Pass-Informationen z. B. Spielbe-rechtigungen etc. Direkter Zugriff für Vereine auf die eigenen Pässe Mehr Transparenz für Vereine / Verbände Unmittelbarer Zugriff auf Passinfos für Staffelleiter VVI Datensicherheit durch tägliche Datensicherung durch den VVI Keine rück-wirkende Spiel-berechtigung möglich, da Druckdatum = Ausstellungsdatum ist. Online- Verarbeitung und Druck am PC durch die Pass-Stellen. Bundesweit keine doppelten Pässe durch Plausiprüfung bei der Eingabe Kostenneutral!Druck der Pässe auf Blanko-Formulare Wo liegen die Vorteile einer gemeinsame Passdatei?

5. Warum ist die derzeitige Passverwaltung reformbedürftig? Das Ergebnis einer eingehenden Analyse zeigt klar die erkannten Schwachstellen der derzeitigen manuellen und nicht vernetzten Passverwaltung im DHB auf: • Viele kleine Inseln, wo teilweise noch in „Handarbeit“ Pässe verwaltet bzw. ausgestellt werden. • Keine einheitlichen Nachweise in den einzelnen Landesverbänden. Einsatz von Karteikarten bis selbst gefertigten DV-Programmen in verschiedenen Programmiersprachen. • Hoher Pflegeaufwand für die verschiedenen Systemen und damit auch kostenintensiv. • Hohe Redundanten und viele Passleichen aufgrund mangelnder Transparenz. • Kein Datenabgleich mit anderen Landesverbänden, dadurch Möglichkeit der Mehrfachfachausstellung von Spielerpässen. • Möglichkeit der Manipulation beim Ausstellen von Spielberechtigungen • Hoher zeitlicher Aufwand zwischen den Passstellen und Staffelleitern bei aktuellen Recherchen. • Keine oder nur eingeschränkte Einsicht der Vereine in den Datenbestand ihrer Passverwaltung (Spielberechtigungen etc.) • Keinen Zugriff für Staffelleiter auf aktuelle Spielberechtigungen innerhalb (OL u. VL) oder auch außerhalb der Landesverbände (RL u. BL) • Null Transparenz

6. - Viele kleine Inseln in der Passverwaltung

7. StaffelleiterRegionalligen DHB Auswahl_mann-schaften StaffelleiterBundesligen Verbands-Auswahl_mann-schaften Verbands-Pass-Stelle StaffelleiterJugendligen Vereine imLandes-verband StaffelleiterVerbands-ligen StaffelleiterOberligen Trainer/BetreuerVereine Derzeit ist der Informationsaustausch zwischen den einzelnen Nachfragestellen nur über Post oder Telefon möglich! Andere Verbands-Pass-Stellen

8. Das Konzept StaffelleiterRegional-ligen DHB/Verbands Auswahl-Mannschaften StaffelleiterBundes-ligen AndereVerbands-Pass-Stellen VVI Hockey-Adressbuch im Hoc@key Club . RegionaleVerbands-Pass-Stelle Integrierte Pass-Datenbank Mitgliederim Hoc@keyClub Haushalts- Vermögens- und Erfolgs- StaffelleiterJugend-ligen StaffelleiterVerbands-ligen VereineTrainer/Betreuer StaffelleiterOber-ligen Schreib-undLeserecht Nur lesendenZugriff VVI

9. Verbands-Verbund-Internet Mitglieder im Hoc@key Club Aufgabenbereich: - Zugriffsberechtigung beantragen- Pflege der Adressdaten- Abfragen auf Adressinformationen- Abfragen auf eigene Passinformationen- Erweiterte Abfragen für Vereinsmitarbeiter, Staffelleiter etc. Passverwaltung im Landeshockey-Verband Aufgabenbereich: - Pässe erstellen - Pässe ändern- Pässe drucken - Pässe freimachen- Pässe löschen- ggf. Adressen pflegen VVI Aufgabenbereich: - Internet-Plattform - Datensicherheit- Datenschutz- Zugriffsschutz- Software/Pflege/Änderung- Nutzerzulassungen - Ausbildung- Nutzerunterstützung

10. Nach Passnummern suchen- bestimmte Passnummer- suchen über Listenauswahl Nach Personen suchen- bestimmte Person- suchen über Listenauswahl Passanforderungen von anderen Landesverbänden Startseite des Passwesens nach Registrierung im Hoc@key Club

11. Nach Personen suchen- bestimmte Person- suchen über Listenauswahl

12. Auswahl- und Sortiermöglichkeiten bei der Passanzeige

13. Weitere Auswahl- und Sortiermöglich-keiten bei der Passanzeige, z. B. nach Bereich und Club

14. Passwesen „Neueintrag“ mit hinterlegten Adressdaten aus der Adressdatei

15. Bilder in JEPG-Format können elektronisch hinterlegt und ausgedruckt werden Anzeige der gespeicherten Personendaten

16. Das fertige Produkt! Ausdruck des Passes auf Blanko-Formular DIN A6. Empfohlener Drucker: Samsung ML-2250 (Laserdrucker) für ca. 230,00 €

17. Es können nur die Clubs bearbeitet werden, die zum Bereich der Passstelle gehören Passnummern werden automatisch und fortlaufend durch das System vergeben Die alte Passnummer wird in der Übergangszeit mitgeführt Entsprechend des Alters des Antragsstellers wird die Auswahl Passart „ Jugend“ oder „Erwachsener“ vom System gesetzt Datumsfelder „Gültig von“ und „Gültig bis“ geben Auskunft über Spielberechtigungen und werden beim Druck des Passes mit dem aktuellen Datum besetzt. Im Feld Bemerkungen können etw. Sperrfristen und Wechsel aus dem Ausland hinterlegt werden Alle Felder können von den berechtigten Passstellen eingesehen, aber nur von der zuständigen Passstelle verändert werden Das Feld Anforderungen steht allen Passstellen zur Verfügung. Hier werden Mitteilungen an andere Passstellen hinterlegt. Alle nicht erledigten Anforderungen werden auf der Startseite angezeigt Was noch zu sagen wäre …

18. Tipp: Übernahme ihrer vorhandenen Passdatei in die gemeinsame Passverwaltung ist im „Excel-Format“ –Plausibilitätsprüfung eingeschlossen- möglich. Haben wir ihr Interesse geweckt? Für weitere Informationen stehen Ihnen die Ausschuss-mitglieder für Internet (AI) oder das Web-Team in den Tagungspausen des Bundestages im Foyer zur Verfügung!

19. Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!