MARK-SQL. Общее руководство. Обучение

1. АИБС MАРК—SQL. Версия для школьных библиотек Материалы для обучения и самообучения библиотекарей

2. Знакомство с особенностями и структурным устройством программного продукта НПО «Информсистема» АИБС MАРК—SQL. Версия для школьных библиотек 1 час

3. MARC-форматы Machine Readable Cataloguing - Машиночитаемый каталог. Формат MARC представляет собой стандарт для записи библиографической информации на машиночитаемые носители. USMARC, (MARC21), UNIMARC, RUSMARC Применение стандарта MARC в библиотеке увеличивает скорость обслуживания, предотвращает дублирование работы и помогает библиотекам лучше распорядиться библиотечными ресурсами. Выбор для работы формата MARC даёт библиотекам возможность приобретать надёжные данные, представленные в правильной форме

4. Содержание занятийСтруктура АИБС MАРК—SQL. Версия для школьных библиотек» (лекция). Принципиальные особенности АИБС MАРК—SQL Внутренняя архитектура программного продукта Возможности автоматизированных рабочих мест для традиционных видов библиотечно-библиографической деятельности. Основные сведения о системе Инсталляция пакета. Запуск системы. Модули. «Администратор», «Каталогизация», «Комплектование», «Поиск», «Абонемент». Основные понятия. Терминология. Понятия «база данных», «шаблон», «рабочее поле».

5. Принципиальные особенности АИБС MАРК—SQL АИБС «МАРК-SQL” разрабатывалась на основе принципа открытых систем. К свойствам, которыми обладают открытые системы, можно отнести: Работа системы в мультизадачном режиме (многопользовательский режим работы с СУБД); Расширяемость: возможность добавления новых компонентов (функций) или изменение некоторых уже имеющихся компонентов при неизменных остальных функциональных частях информационной системы (ИС) и без повторной инсталляции всей ИС; Масштабируемость: возможность адаптации ИС под любой размер фондов и количество пользователей; Мобильность/Переносимость: возможность переноса программ и данных из одной операционной среды в другую, возможность работы с различными СУБД; Интероперабильность: способность к взаимодействию с другими ИС; Дружественность к пользователю (графический многооконный интерфейс); Модульность структуры

6. Минимальные требования к оборудованию Модель Процессор 486 и выше Оперативная память 64 Mb Объем жесткого диска 6,5 Гb Сетевой адаптер + Устройство для чтения CD-ROM + Видеоадаптер SVGA Манипулятор «мышь» + Операционная система Windows 98/2000/ХР Установленный сетевой протокол TCP/IP

7. Основные АРМы АИБС MАРК—SQL АРМ «Каталогизация» — модуль, с помощью которого осуществляется создание и ведение электронного каталога, научная и техническая обработка поступивших изданий, ведение инвентарного и безынвентарного учета, формирование книги суммарного учета, формирование стандартных выходных форм и др. АРМ «Абонемент» – модуль, где осуществляется запись и регистрация читателей, выполняется книговыдача литературы, определяются задолженности по литературе, обеспечивается формирование и печать статистических отчетов. АРМ «Комплектование» — модуль, в котором реализуются функции по заказу и учету поступающей литературы, формированию отчетных бухгалтерских документов. АРМ «Комплектование» включает в себя подсистему «Книгообеспеченность», позволяющую проводить анализ состояния книгообеспеченности учебного процесса. АРМ «Поиск» — модуль, с помощью которого пользователь производит поиск, просмотр и заказ нужной литературы. АРМ «Администратор» – модуль, который осуществляет администрирование системы и баз данных,  выполняет функции по адаптации системы к требованиям

8. Технология работы в АИБС «МАРК-SQL» Для комплектования литературы необходимо внести в базу данных библиографические описания с минимальным количеством полей. Это могут быть поля Заглавие, Авторы, Издательство, Дата издания, Место издания, Серия, Цена. Далее сформировать необходимые документы, например Сводная ведомость,  требуемые для заказа литературы в издательствах. После поступления изданий в АРМе Комплектование отмечаются поступившие издания. В АРМе Каталогизация вносится информация в Книгу суммарного учета (КСУ). Затем осуществляется постановка на учет, формирование инвентарной книги при инвентарном учете, формирование учетной карточки при безынвентарном учете. Создается полное библиографическое описание. Распечатываются стандартные выходные формы (каталожные карточки и др.).

9. Инсталляция пакета Вставьте в дисковод компакт-диск Программа автозапуска запустит программу установки Setup.exe АИБС МАРК-SQL Следуйте инструкциям, появляющимся на экране.

10. Инсталляция пакета По умолчанию в результате установки система будет помещена в каталог: "C:\Program Files\Inform-Systema\MarcSQL

11. Инсталляция пакета • После инсталляции в каталоге ..\Inform-Systema\MarcSQL образуются подкаталоги: • BIN - системные и настроечные файлы; • DB - базы данных, с которыми поставляется система; • HELP - файлы с документацией по системе; • HTML - шаблоны для создания экранных форм и выходных файлов; • SQL – SQL –коды.

12. Запуск системы АИБС «МАРК-SQL» "C:\Program Files\Inform-Systema\MarcSQL\bin\marcp.exe" или воспользоваться средствами операционной системы: меню ПУСК —> подменю ПРОГРАММЫ —> Школьная библиотека —> АИБС Школьная библиотека

13. Вход в систему Для входа в систему пользователю с правами «Библиотекарь» необходимо ввести Имя«библ», Пароль «123». Для входа в систему пользователю с правами «Учитель» необходимо ввести Имя «учитель», Пароль «1». Для входа в систему пользователю с правами «Читатель» необходимо ввести Имя«читатель»,Пароль вводить не надо.

14. Перечень баз данных в АИБС «МАРК-SQL» База данных Список учебников – включает Федеральный перечень и Федеральный каталог учебных изданий, созданный в Республиканском центре экспертизы, мультимедиа и телекоммуникаций в образовании, которые можно использовать при формировании своего фонда учебников – копировать библиографические описания необходимых учебников в свою БД. В эту БД лучше ничего не добавлять, в ней нет экземплярности книг. База данных Список книг – включает перечень книг, помещенных в качестве примера и книг по развивающей педагогике, которые также можно использовать при формировании своего библиотечного фонда. База данных Учебники – эта БД предназначена для хранения информации об учебниках в вашей школе. В ней (на момент поставки) загружено некоторое количество библиографических записей учебников,  проставлена экземплярность учебников и на примере этого показана работа системы Книгообеспеченность. База данных Книги – эта БД предназначена для хранения информации о книгах вашего библиотечного фонда, здесь вы можете составить каталог вашей художественной и научно-популярной литературы школы, проставить экземплярность книг.

15. Вопросы В какую директорию по умолчанию устанавливается АИБС «МАРК-SQL». Перечислите основные АРМы системы и укажите их назначение. Перечислите основные каталоги системы, что они содержат. Укажите под какими паролями по умолчанию можно войти в систему. В каком формате заносится информация в систему.

16. Овладение навыками работы в основных режимах АРМ «Каталогизация» 9 часов

17. Содержание занятия Знакомство с основными технологическими процессами, выполняемыми в АРМ «Каталогизация» (лекция) Создание источника базы данных (практическое занятие). Особенности составления библиографических записей средствами АИБС MАРК—SQL (практическое занятие). Поиск документов по словарям, используемым в системе (практическое занятие.) Формирование и печать стандартных выходных форм (практическое занятие).

18. Запуск АРМа «Каталогизация»

19. Знакомство с основными технологическими процессами, выполняемыми в АРМ «Каталогизация» (лекция) Создание электронного каталога в разных базах данных. База данных «Книги», создание унифицированного шаблона для ввода информации в электронный каталог. База данных «Мультимедиа» и особенности ввода информации в этой базе. Базы данных «Статьи», «Учебники». Возможности поиска документов по внутренним словарям. Словари, используемые в системе. Понятия о внешних и внутренних словарях. Создание внутренних словарей. Типы словарей. Формирование и печать стандартных выходных форм учетных документов. Режим постановки на учет. Списание документов. Распечатка Акта списания. Формирование книги суммарного учета (КСУ). Формирование и печать отчетных документов. Отчеты. Виды отчетных документов. Шаблоны. Формирование отчетных документов. Импорт и экспорт записей. Импорт/экспорт в MARC-форматы. Выбор формата. Виды кодировок. Копирование записей в другую базу данных. Загрузка записей из Федерального перечня.

20. Открытие базы данных ВНИМАНИЕ! При работе с АИБС «MAPK-SQL» следует обращать внимание на выбранную БД, т.е. с какой БД Вы в настоящий момент работаете. При смене БД происходит автоматический переход в АРМ «Каталогизация», в каком бы АРМе вы до этого не находились. После открытия БД на экране появляется описание последнего введенного документа в БД. В АИБС «MAPK-SQL» можно пользоваться как имеющимися БД, исправляя и дополняя их, так и создать новые БД. Создание новой БД происходить в АРМе «Администратор» ->Сервис-> Список БД -> Создать БД.

21. Создание источника базы данных (практическое занятие). Создание нового документа Порядок ввода информации в режиме «редактирование документа». Работа в режиме «создание документов». Сохранение документов. Ввод данных по основным и общим параметрам в графу «инвентарный учет». Особенности работы в автоматизированном режиме с инвентарным и безинвентарным фондом. Режим редактирования документов Удаление документов. Копирование подобных документов. Создание библиографических документов по выбранному шаблону. Дополнение из шаблона.

22. Структура документа Любой документ в верхней части окна по стандартным настройкам состоит из 3 столбцов: первый столбец – содержит код поля и имя подполя (формат MARC21), например (245а,260с и т.д.); второй столбец содержит название поля (по формату MARC21), например поле 245а – Заглавие; третий столбец – содержит описание полей.

23. Особенности составления библиографических записей средствами АИБС «MАРК—SQL» (практичесое занятие). Составление библиографического описания средствами автоматизированной системы. Методика ввода информации в модуль АРМ «Каталогизация» в соответствии с новыми ГОСТами составления библиографического описания. Документальные источники информации и методика работы с ними посредством автоматизированной системы. Библиографическое описание документов на разных типах носителей. Библиографическое описание книг, мультимедийных изданий, информации, полученной средствами «Интернет». Создание несколько видов библиографических записей. Библиографическая запись под заголовком индивидуального автора. Библиографическая запись под заглавием. Библиографическое описание книг нескольких авторов.

24. Схема библиографической записина однотомный документ (обязательные элементы напечатаны прямым шрифтом,а факультативные элементы напечатаны курсивом.): Заголовок записи Основное заглавие [Общее обозначение материала] = Параллельное заглавие : сведения, относящиеся к заглавию / Первые сведения об ответственности ; последующие сведения об ответственности. - Сведения об издании / Первые сведения об издании ; последующие сведения, Дополнительные сведения об издании. - Область специфических сведений. - Первое место издания ; последующее место издания : Имя издателя, распространителя [Сведения о функции издателя и распространителя], Дата издания, распространения (Место изготовления : Имя изготовителя, Дата изготовления). - Специфическое обозначение материала и объем : другие сведения о физической характеристике ; Размеры + сопроводительный материал. - (Основное заглавие серии или подсерии = Параллельное заглавие серии : Сведения, относящиеся к заглавию серии или подсерии / Первые сведения ; последующие сведения, Международный стандартный номер сериального издания (ISSN), присвоенный данной серии или подсерии ; Номер выпуска серии.). - Область примечания. Стандартный номер (ISBN) или его альтернатива = Ключевое заглавие : условия доступности или цена (Дополнительные сведения к элементам области)

25. Пример Бочаров И. Н. Кипренский [Текст] / И. Бочаров, Ю. Глушакова. - 2-е изд., знач. доп. – М.: Молодая гвардия, 2001. - 390 с., [24] л. ил; 21 см - (Жизнь замечательных людей : ЖЗЛ :сер.биогр. : осн. в 1890 г. Ф. Павленковым и продолж. в 1993 г. М. Горьким ; вып. 1009 ; (809). - Библиогр. : с. 385 - 389. - 5000 экз ISBN 5-235-02408-7.(в пер.)

26. Схема основной библиографической записи под заглавием Основное заглавие [Общее обозначение материала] = Параллельное заглавие : Сведения, относящиеся к заглавию / Первые сведения об ответственности ; последующие сведения об ответственности. - Сведения об издании / Первые сведения об издании ; последующие сведения, Дополнительные сведения об издании / Первые сведения ; последующие сведения. - Область специфических сведений. - Первое место издания ; Последующее место издания : Имя издателя, распространителя [Сведения о функции издателя и распространителя], Дата издания, распространения (Место изготовления : Имя изготовителя, Дата изготовления). — Специфическое обозначение материала и объем : другие сведения о физической характеристике ; Размеры + сопроводительный материал. - (Основное заглавие серии или подсерии = Параллельное заглавие серии : сведения, относящиеся к заглавию серии или подсерии / Первые сведения ; последующие сведения, Международный стандартный номер сериального издания (ISSN), присвоенный данной серии или подсерии ; Номер выпуска серии./. - Область примечания. Стандартный номер (ISBN) или его альтернатива = Ключевое заглавие : условия доступности или цена (Дополнительные сведения к элементам области).

27. Пример Сборник произведений разных авторов Лондон Д. Белый клык :повесть; Рассказы / Д.Лондон. Рассказы о животных: пер. с англ/ Э. Сетон–Томпсон. Бемби: лесная сказка : пересказ с нем / Ф. Зальтен… Сборник работ разных авторов с общим заглавием В прекрасном и яростном мире: повести и рассказы / сост Е.Ю.Сидорова; худож В. Кнопкин – Худож. лит., 1988 – 348 с. : ил. Содерж. : Кара- Булаз /. К.Паустовский . Три мешка сорной пшеницы / В. Тендряков / В прекрасном и яростном мире / А. Платонов и др. произведения.

28. Работа с документомСоздание нового документа Шаблон документа – список заранее подготовленных полей для описания документа выбранного типа. В АИБС «MAPK-SQL» поставляется 4 вида шаблонов, которые можно увидеть в режиме АРМ «Каталогизация» -> Документ -> Шаблоны документов.

29. Создание документа Информацию для заполнения поля можно также брать из словарей – для этого необходимо нажать кнопку Словари, откроется окно со словарями, выбрать нужный словарь, по нему произвести выбор нужной информации и нажать ОК. После заполнения нужных полей нужно сохранить документ. По команде Документ -> Создать появится окно создаваемого документа, с необходимым набором полей, которые вы заполняете вручную, вызывая диалоговые окна двойным щелчком на нужном поле.

30. Создание подобных библиографических записей Если уже существует подобный документ и вам необходимо создать такой же, но с измененными значениями некоторых полей, то для экономии времени возможно копирование документа. Для этого необходимо выполнить следующие действия: Найти документ, который по описанию похожий на создаваемый. Выполнить последовательно команды Документ ->Копировать, Документ -> Создать, Документ -> Вставить. Внести изменения во вновь созданный документ. Документ -> Сохранить документ.

31. Определение авторского знака Авторский знак определяется по таблице Хавкиной. Определение авторского знака подключается автоматически при редактировании соответствующего поля документа 090x – при нажатии на это поле появляется окно, которое нужно заполнить.

32. Сохранение документа Для сохранения документа в базе данных необходимо в меню выполнить команду Документ ->Сохранить или нажать кнопку Для выхода из режима без сохранения документа щелкнуть левой кнопкой мыши значок на панели инструментов. ВНИМАНИЕ! Незаполненные поля в шаблоне после сохранения документа становятся невидимыми. Для выведения их на экран необходимо выбрать пункт менюПравка -> Дополнить из шаблона. Документ дополняется полями из активного в данный момент шаблона. В случае, если нужно отказаться от режима создания документа, то необходимо щелкнуть левой кнопкой мыши на значке на панели инструментов, или выполнить команду меню Документ -> Отменить создание.

33. Редактирование существующего документа Для занесения информации в поля, которые не отражены в диалоговом окне необходимо в меню Правка ->Дополнить из шаблона, появятся поля, которые есть в шаблоне, но еще не заполнены. Вы нажимаете дважды мышкой на нужном поле и в появившемся окне вводите информацию, затем ОК и Документ ->Сохранить документ. Если и при выборе меню Правка ->Дополнить из шаблона у вас не появилось нужное поле, то его можно добавить в документ нажав Alt+Insert

34. Постановка на учет Для постановки на учет необходимо найти библиографическую запись нужного издания. Далее, по нажатию «горячей клавиши» Alt+5 вы выходите в режим Вид ->Экранные формы -> Учет.

35. Форма постановки на учет Тип учета (инвентарный, безынвентарный или штрих-код), №КСУ, Тип КСУ (выбираете из меню), цена, № учетной карточки (для безынвентарного учета), длительность хранения, подразделение постановку на баланс. Если надо отредактировать введенную информацию, то нужно выделить строку с нужной информацией, затем нажать кнопку Форма ввода и внести изменения в информацию. После этого нажать кнопку Заменить.

36. Списание документов. Распечатка Акта списания Списание литературы происходит при выполнении команды УЧЕТ ( по «горячей клавише» Alt+5 или из меню Вид->Экранные формы-> Учет

37. Стандартные выходные формы Каталожная карточка, Формуляр, Читательское требование. Чтобы перейти к режиму выдачи (формирования) Стандартных выходных форм нужно нажать в меню Вид -> Экранные формы -> Стандартные Выходные формы или «горячей» клавише Alt+6.

38. Стандартные выходные формы

39. Вопросы Укажите режим, в котором создается документ. Укажите режим, где выбирается шаблон для создания документа. Как можно откорректировать созданный документ. Как можно добавить информацию в документ, если в шаблоне нет такого поля. Укажите режим, в котором ставятся на учет экземпляры книг. Какие виды учета вы знаете. Как списать экземпляр книги. В чем разница в списании экземпляров с инвентарного учета и с безынвентарного учета. Какие стандартные выходные формы вы знаете. Как можно создать две аналогичные записи, отличающиеся информацией в одном поле.

40. Поиск документов по словарям, используемым в системе (практическое занятие.) Словари, используемые в системе Понятия о внешних и внутренних словарях. Создание внутренних словарей. Типы словарей Возможности поиска документов по внутренним словарям. Определение разделителей в словарях. Алгоритмы для построения словарей. Формирование запросов на поиск Поиск по словарям. Простой поиск. Расширенный поиск. Фиксированный поиск. Фильтры. Сортировка. Основные функции, выполняемые при групповой корректировке.

41. Виды поиска Поиск в АИБС «МАРК-SQL - версия для школьных библиотек» обеспечивается по всем элементам библиографического описания и их сочетаниям. В системе реализованы четыре вида поиска: По словарям Простой Расширенный Фиксированный Фильтры – дополнительные условия, которые указываются при поиске

42. Поиск по словарям Внутренние словари включают информацию из текущей базы данных. Актуализация внутренних словарей происходит при сохранении записей в БД. Внутренние словари используются при операциях создания/редактирования и поиска записей в БД. Внешние словари могут включать информацию,  напрямую не связанную с информацией в БД. К внешним словарям относятся различные справочники, рубрикаторы, классификаторы и др. Внешние словари используются только в режиме создания/редактирования записей в БД. Документ->Поиск по словарям

43. Поиск документа

44. Простой поиск Документ->Найти->Простой поиск. Запрос формируется одним или несколькими термами (терм – это словосочетание, необходимое для поиска, сформулированный поисковый запрос объединенными логическими операциями И/ИЛИ и разделенными знаками (пробел/запятая). В запросе можно уточнить библиографический уровень и тип записи для искомых документов, которые определяются с помощью закладки «Фильтры». Условие поиска: «Начинается с» -  указанный терм (словосочетание) стоит в начале поля для поиска; · «Включает» - указанный терм (словосочетание) встречается в любом месте в поле для поиска.

45. Расширенный поиск Документ -> Найти -> Расширенный поиск. В запросе могут быть определены один или несколько подзапросов, объединенных логическими операциями И/ИЛИ. Подзапросы включают поле для поиска (где искать), терм поиска (что искать) и условие поиска. Подзапросы, в которых отмечены три позиции (поле для поиска, терм поиска, условие поиска), попадают в запрос при нажатии кнопки Добавить. При наличии более, чем одного подзапроса, между ними включается логическое условие объединения подзапросов И/ИЛИ. Для условий поиска нет/есть значенияв полеТерм поисканичего не надо указывать. Для того, чтобы между подзапросами изменить логическую операцию, нужно выделить строку с подзапросом, щелкнув левой клавишей мыши, и нажать кнопку Знак. Задание логической операции между подзапросами осуществляется нажатием кнопки «ИЛИ/И».

46. Фиксированный поиск Документ-> Найти-> Фиксированный поиск.

47. Фильтры

48. Сортировка При формировании поисковых запросов предоставляется возможность задать параметры сортировки документов в отобранном подмножестве. Режим сортировки позволяет выбрать одно или несколько полей для определения порядка следования документов в подмножестве, которое будет отобрано с помощью одного из видов поиска. При формировании новых запросов необходимо учитывать, что эти установки автоматически не сбрасываются. Сортировка документов в подмножестве происходит одновременно с формированием подмножества.  Не рекомендуется осуществлять сортировку по повторяемым полям.

49. Создание словарей

50. Подписка на периодические издания Для создания записей для подписки необходимо выбрать шаблон «Подписка» в АРМе "Каталогизация"-> Документ-> Шаблоны документов. Для создания требуемых выходных форм, когда все записи будут введены, отобрать (см. режим Поиск) необходимые документы, и с помощью команд АРМ «Каталогизация»-> Вид-> Отчеты выбрать и выполнить отчеты «Периодические издания (Абонемент)» и «Периодические издания (Список)». При необходимости для редактирования загрузить в редактор Word.