Sistem Informasi Manajemen

1. Sesi 10 Executive & HR Information System Sistem Informasi Manajemen Susinah Kuntadi, ST., M.M.

2. Contents Eksekutif & CBEIS 1 Keputusan Implementasi EIS 2 HRIS 3 Trend EIS di masa datang 4 SIM-AMASEMT 10

3. Definisi Executive Information System adalah sistem terkomputerisasi yang memberi eksekutif, akses yang mudah ke informasi internal dan eksternal yang relevan dengan kebutuhan dan faktor-faktor penentu keberhasilannya. SIM-AMASEMT 10

4. Tujuan Menyediakan akses yang mudah dan cepat untuk informasi selektif tentang faktor-faktor kunci dalam menjalankan tujuan strategis perusahaan bagi Top Management. SIM-AMASEMT 10

5. Karakteristik EIS • Disesuaikan dengan pemakai eksekutif perorangan • Mengekstraksi, menyaring, meringkas dan menangkap data yang penting • Memberikan akses status online, analisa trend, pelaporan kekecualian dan drill down (yaitu memungkinkan pemakai untuk mengakses kerincian atau data yang mendukung yang berada di bawah data yang teringkas) • Mengakses dan memadukan jangkauan data internal dan eksternal yang bersifat luas • Bersifat user-friendly dan pengunaannya hanya membutuhkan ketrampilan yang sedikit tanpa harus pelatihan • Digunakan secara langsung oleh eksekutif tanpa intermediary (perantara) • Menampilkan informasi grafik, tabuler dan/atau tekstual SIM-AMASEMT 10

6. Model EIS SIM-AMASEMT 10

7. Kegagalan Kinerja EIS • Kesalahan pengertian mengenai cara kerja EIS, yang dianggap sebagai suatu sistem yang terpisah dari modul-modul teknologi informasi lain dalam perusahaan. • Ketiadaan prosedur yang baik untuk menjaga agar data selalu up-to-date. • Modul EIS yang ada terlampau sederhana dan tidak banyak memiliki fasilitas-fasilitas yang dapat memberikan advanced features, sehingga sulit mengakomodasikan keperluan masing-masing eksekutif yang terkadang berbeda satu sama lain (unik) dan berubah-ubah dalam tempo yang sangat cepat. SIM-AMASEMT 10

8. Kegagalan Kinerja EIS terkait komputer • Para eksekutif yang tidak mengikuti perkembangan komputer, sehingga kesulitan dalam menggunakan komputer. • Senior eksekutif yang mempunyai waktu yang padat, sehigga tidak mau menggunakan sistem yang memerlukan pelatihan terlebih dahulu. • Kesulitan dalam memahami sifat yang menginginkan sistem yang digunakan harus lebih responsif dari pada manusia atau personel staffnya. SIM-AMASEMT 10

9. EIS Route • Spesialis Informasi dapat mengembangkan perangkat lunak sesuai pesanan. • Eksekutif dapat menggunakan perangkat lunak perorangan seperti spreadsheet elektronik, sistem manajemen database, paket grafik dll. • Perusahaan dapat membeli software EIS khusus. SIM-AMASEMT 10

10. HR Information System Merupakan sistem pencatatan administrasi seluruh data dan aktivitas kerja harian setiap karyawan, antara lain meliputi : • Personal Data Base • Kehadiran vs catatan aktivitas kerja • Payroll (Gaji, lembur, obat, jamsostek, PPh, SPT dll) • Perencanaan SDM • Perekrutan SDM • Training & Development • Intelijen SDM • Pelaporan Lingkungan • … (sesuai kebutuhan manajemen) SIM-AMASEMT 10

11. Latar Belakang • Kesulitan manajemen didalam menjalankan fungsi pengawasan terhadap aktivitas kerja karyawan sehingga “cost” menjadi tidak terkendali. • Sistem pencatatan dan analisa masalah dilakukan secara manual sehingga membutuhkan waktu yangrelatif lama untuk menyajikannya  Terlambat mengambil keputusan • Sangat tergantung kepada “kemauan”masing-masing individu SIM-AMASEMT 10

12. Konsep Dasar SI SDM ABC (Activity Based Costing) Control : yaitu kontrol yang dilakukan terhadap bagian terkecil dalam unit kerja  “Karyawan” Tujuan: • Agar setiap rupiah uang perusahaan yang dibayarkan kepada karyawan dapat dipertanggung jawabkan, maka setiap karyawan yang bekerja harus : • Terdaftar orangnya • Jelas tempat kerjanya • Jelas pekerjaannya • Terukur hasil kerjanya • Karyawan adalah asset dalam organisasi yang senantiasa harus ditingkatkan kompetensi dan kepuasan kerjanya. SIM-AMASEMT 10

13. Manfaat SI SDM • Untuk Organisasi : • Memiliki “potret” organisasi dan SDM secara utuh (menjadi parameter dalam pengukuran kinerja manajemen dan individu) • Membantu dalam pengambilan keputusan bisnis dengan cepat & tepat • Untuk Manager/Atasan : • Positioning dalam pekerjaan • Self Confidence SIM-AMASEMT 10

14. Manfaat… • LAPORAN: • Fisik Ton/Ha • Biaya Rp. • ENTRY DATA • Pencatatan • Transaksi PROSES “GIVEN” LAPORAN : Aktivitas . Produktif . Efektif . Efisien ?? Evaluasi & Analisa Aktivitas Management Action SIM-AMASEMT 10

15. Model SI SDM SIM-AMASEMT 10

16. SUBSISTEM INPUT HRIS • SISTEM PENGOLAHAN TRANSAKSI, menyediakan data yang berhubungan dengan personil perusahaan. Tanggung jawab untuk semua atau sebagian aplikasi gaji perusahaan. Data keuangan dikombinasikan dengan data non-keuangan untuk menyajikan gambaran lengkap dari sumber daya personil perusahaan. • SUBSISTEM PENELITIAN SUMBER DAYA MANUSIA, penelitian khusus mengenai pekerjaan-pekerjaan perusahaan. Penelitian ini mengungkapkan tugas-tugas pekerjaan yang harus dilaksanakan, pengetahuan dan keahlian yang diperlukan daan tingkat kompensasi yang sesuai. • SUBSISTEM INTELIJEN SUMBER DAYA MANUSIA, mengetahui perkembangan terakhir dari berbagai pengaruh lingkungan yang mempengaruhi arus personil. SIM-AMASEMT 10

17. SUBSISTEM OUTPUT HRIS • SUBSISTEM PERENCANAAN ANGKATAN KERJA, melibatkan semua kegiatan yang memungkinkan manajemen untuk mengidentifikasi kebutuhan pegawai dimasa datang. • SUBSISTEM PEREKRUTAN, digunakan untuk menelusuri lamaran-lamaran kerja sebelum dipanggil (perusahaan membawa pegawai baru kedalam organisasi melalui subsistem perekrutan). • SUBSISTEM MANAJEMEN ANGKATAN KERJA, dalam hal jumlah aplikasi, ini merupakan subsistem terbesar dengan 7 aplikasi seperti : penilaian kerja, pelatihan, pengendalian posisi, relokasi, keahlian/kompetensi, suksesi dan pendisiplinan. • SUBSISTEM KOMPENSASI, untuk mengkompensasikan para pegawai untuk pekerjaan mereka. • SUBSISTEM BENEFIT, mencakup berbagai aplikasi yang mendukung baik pegawai yang masih bekerja maupun telah pensiun. • SUBSISTEM PELAPORAN LINGKUNGAN, bertanggung jawab melaporkan kebijakan dan praktek personalia SDM kepada pemerintah. SIM-AMASEMT 10

18. See you next week… Thank You !