470 likes | 569 Views
This guide outlines the tasks and responsibilities of a secretary in Rotary Denmark, covering annual routines and functions throughout the year. It includes instructions for handling member data, ordering materials, financial reporting, and participation in conferences. The document also details the duties related to half-year reports, maintaining membership records, and ordering club materials. A focus is placed on meeting statistics, member data management, and communication within the organization.
E N D
Instruktionsmøde i D14x0 2012 Årets gang og sekretærens opgaverRotary Danmarks medlemsportalMember Access
Årets gang - træningsåret • April: Instruktionsmødet • April: Medlemsdata • Maj: Bestille og betale Medlemsbøger • Maj: Rette medlemsdata på Rotary.org • Juni: Få overdraget fra forgænger
Årets gang - funktionsåret • Jun: SAR og kontingent til RI • Jul: Medlemsantal og kontingent til RD • Aug: Send regnskab og beretning til arkiv(Landsarkivar Torben Kronholm Svendsen –Trauls@mail.dk) • Sep: Deltage i Distriktskonferencen • Nov: Kontrollere medlemsdata på RI • Dec: Indberette bestyrelse på DK og RI
Årets gang - funktionsåret • Jan: SAR og kontingent til RI • Jan: Medlemsantal og kontingent til RD • Apr: Medlemsdata • Maj: Bestille Medlemsbøger • Maj: Rette medlemsdata på Rotary.org • Jun: Overdrag til efterfølger
Sekretærens opgaverHalvårsrapporter • SAR til RI (Jul og Jan), medlemstal afstemmes, opgørelse retur til Zürich.DER SKAL rapporteres tilbage • Halvårskontinget til RD, medlemstal afstemmes. Husk evt. Honorære, der skal have Rotary Norden.DER SKAL rapporteres tilbage
Sekretærens opgaver • Mødestatistik • Hvis distriktet ønsker en mødestatistik skal sekretær sørge for at alle møder er sat til referat og afsende statistik hver måned. • Medlemskartoteket • Medlemsdata vedligeholdes af det enkelte medlem. Ved nye medlemmer opretter sekretær med ALLE oplysninger • Sekretær vedligeholder oplysninger på RI • Medlemsbevis til nye medlemmer købes hos RDS
Sekretærens opgaver • Pjecer om Rotary (bestilles på rotary.dk > Shop) • Her er Rotary – hvor er du (DKK 3,00) • Skal vi mødes (den lille gule) (DKK 2,00) • Hvad er Rotary (visitkortstr.) (DKK 0,50) • Poul Harris Fellow • Skema downloades fra Rotary.dk (Downloads) • Husk særskilt bestilling af medalje • Medlemsbeviser (DKK 5,00) (bestilles på rotary.dk > Shop) • Klubbrochure (Vær en levende klub)
Rotary Danmarks Portal www.rotary.dk
RI.web – www.rotary.org Login Vedligehold medlemmer Klubdata og klubledelseSAR dokumenter