Opinber innkaup

1. Opinber innkaup Rafræn viðskipti 1. mars 2007 Jóhanna Eirný Hilmarsdóttir Fyrirlesari

2. Yfirlit kynningar • Upphafið • Verkfærin • Fólk og ferlar • Hvað hefur áunnist? • Staðan í dag • Framtíðarsýnin

3. Upphafið • Hluti af stefnumótun verkefnisstjórnar um upplýsingasamfélagið og innkaupastefnu ríkisins • Rafræn viðskipti sem forgangsverkefni 2001 og auknir fjármunir í málaflokkinn • Tillaga faghóps FJR um upplýsingatækni • Nefnd á vegum FJR hóf störf seint árið 1999

4. Upphafið frh. Útgangspunktar nefndarinnar • Rafrænt innkaupakerfi fyrir aðila að rammasamningum Ríkiskaupa • Vörulistar og almennar upplýsingar • Notast við vélbúnað sem væri til • Einfalda upplýsing- og greiðsluflæði

5. Upphafið frh. Tillögur nefndarinnar • Að bjóða út rafrænt markaðstorg • Leita samstarfs við einkaaðila um uppbyggingu og rekstur • Að markaðstorgið yrði hluti af stærra markaðstorgi • Samstarf ríkis og markaðar um þróun

6. Upphafið frh. • Draga úr kostnaði við innkaupaferlið • Einfaldari innkaupaferla • Sjálfvirka bókunarferla • Markviss fræðsla við innleiðingu • Hvetja til framgangs rafrænna viðskipta • Söfnun upplýsinga og greining innkaupa

7. Upphafið frh. • Betri kjör í krafti magninnkaupa • Allar ríkisstofnanir njóta sömu kjara • Til einföldunar og þæginda fyrir seljendur • Rafræn innkaup styrkja rammasamninga með betra aðgengi og aga í innkaupum

8. Kerfin

9. B2B

10. Rafrænt markaðstorg • Internetþjónusta fyrir samningsbundin viðskipti milli kaupenda og seljenda Hefðbundnar viðskiptatengingar Markaðstorg Seljandi Kaupandi Seljandi Kaupandi Sölukerfi Innkaupakerfi Sölukerfi Innkaupakerfi Seljandi Kaupandi Seljandi Kaupandi Sölukerfi Innkaupakerfi Sölukerfi Innkaupakerfi Seljandi Kaupandi Seljandi Kaupandi Sölukerfi Innkaupakerfi Sölukerfi Innkaupakerfi

11. Aðgengi og samskipti Seljandi Kaupandi Sölukerfi Innkaupakerfi Vefaðgangur eða beintenging við kerfi seljenda Vefaðgangur eða beintenging við kerfi kaupenda Seljandi Kaupandi Sölukerfi Innkaupakerfi Seljandi Kaupandi Sölukerfi Innkaupakerfi Pöntun Staðfesting pöntunar Breyting á pöntun Tilk. um afhendingu Í notkun Reikningur Verður stutt (ANZA) Greiðsla

12. Kaupandi Seljandi Rafrænt markaðs-torg Sölukerfi á vef Innkaupa- kerfi á vef Svíþjóð IBX (BizTalk) xCBL 3.0 Tölvu-póstur Pantana- kerfi Sölukerfi Skeyta-miðstöð ANZA (BizTalk) Oracle Theriak Navision … Navision Axapta … Fjárhags-kerfi Fjárhags-kerfi OAG 7.2 EDIFACT 90.1 Point Order Order Response Change Order Invoice Ísland Kreditkort Tæknilegt yfirlit

13. Rafrænt markaðstorg • Rafrænn vörulisti • Upplýsingar um birgja og vöruflokka í rammasamningskerfi Ríkiskaupa • Pantanatillögur og pantanir • Samþykktarferli • Milliganga um rafræna reikninga • Tenging við bókhaldskerfi • Upplýsingasöfnun og skýrslugerð

14. Rafrænt markaðstorg frh. • Einkaaðilar leiða verkefnið en ríkið er ábyrgt fyrir stefnumótun, mótun öryggiskrafna, notkun staðla og framsetningu upplýsinga • Markmið ráðuneytisins að öll viðskipti í tilteknum vörukaupum verði rafræn innan tveggja ára

15. ÞÖRF SAMNINGUR PÖNTUN GREIÐSLA Aðfanga-stjórnun Innkaup Bókhald • Innkauparáðgjöf • Tækifæri • Aðferðafræði • Virkjun birgja • Gerð rafrænna vörulista • Rafræn útboð • Skýrslur í rauntíma • Innkaupakerfi • Vistun sérsniðinna vörulista • Verðfyrirspurnir, sérpantanir, smart form, vefbúðir • Samþætting • Aðferðafræði við innleiðingu • Miðlun rafrænna reikninga til saman-burðar við pöntun Þjónusta RM

16. Hvað hefur áunnist? • Ráðist í útboð árið 2001 • Anza /IBX valið og fékk samning vorið 2002 • Fyrsta pöntunin send í júní 2002

17. Síðan .. • Janúar 2003: Samkomulag við FÍS um verðlíkan birgja • Vor 2003: Átak í heilbrigðisgeira • Janúar 2004: Áskriftartilboð Ríkiskaupa • Janúar 2005: Allir rammasamningar ríkisins sýnilegir í gegnum RM • Febrúar 2005: Fyrstu EDI tengingar við seljendur • Haust 2005: Innkaupakerfi Oracle tengt RM (LSH og FSA) • Janúar 2006: Reykjavíkurborg hefur tilraunaverkefni í rafrænum innkaupum • Febrúar 2006: Hafnarfjarðarbær hefur rafræn innkaup

18. Og áfram var haldið .. • Átak í matvælainnkaupum • Fjölgun birgja • Tilraunir með ferskvörur • Vinnuhópar til ruðnings hindrunum í rafrænum innkaupum • Vinna við mótun stefnu í rafrænum innkaupum byggð á innkaupstefnu • Átak í menntageiranum • Átak í heilbrigðisgeiranum • Unnið með seljendum

19. RM í tölum • Kaupendur (stofnanir og fyrirtæki) : 164 • Seljendur: 73 • Velta á mánuði: Um 40 milljónir • Meðalupphæð pantana: 35.000 • Allir rammasamningar á RM • RM opin öllum fyrirtækjum • Ríkiskaup niðurgreiðir fyrir stofnanir • Ársvelta 2006 um 400 milljónir

20. Þróun viðskipta

21. Þróun viðskipta

22. Öðruvísi ? Til að ná góðum árangri í rafrænum viðskiptum þurfa sömu undirstöðuatriði að vera í lagi eins og í annarri verslun. Gott aðgengi – rétt vöruúrval – þægilegt eða ... Næg bílastæði – allt á einum stað - fljótlegt

23. Staða innkaupa

24. Fyrirmyndar ástand • Miðlægt skipulag • Góð innsýn í útgjöld • Góð þekking á birgjamarkaði • Stýring á stærstum hluta útgjalda • Árangur mældur • Stöðluð innkaupaferli byggð inn í upplýsingakerfi • Rafræn samskipti við birgja

25. Stjórnun innkaupa - Ávinningur • Að útboðum undanskildum eru um 60% innkaupa framkvæmd • í gegnum munnlega samninga einstakra starfsmanna, eða • án þess að neinir afslættir séu til staðar. • Fyrir ofangreind innkaup er hægt að ná 10%-20% verðlækkun með miðlægum samningum. • Hægt er að minnka tíma sem fer í innkaupaferlið (frá pöntun til greiðslu) um allt að 70% með rafvæðingu ferilsins.

26. Ávinningur hámarkaður 10%-20% sparnaður Notkun miðlægrasamninga Ávinningur hámarkaður 10%-20% sparnaður 100% • Áskorun • Innleiða rafræn innkaup • Breytingastjórnun Faglegir miðlægir samningar ættu að veita 10%-20% betri afslætti en engir eða staðbundnir samningar (IBX 2003) • Áskorun • Greining þarfa • Fagleg samningsstjórnun 100% Vöruhópar í samningum Áskorun: Lækkun útgjalda

27. Innkaupaferlið

28. Innkaup Bókhald Taktísk Rekstrarleg Heildarferli til bókhalds Móttaka vara Pöntun send Beiðni samþykkt Bókhaldsnúmer fengið Beiðni gerð Greiðsla Endanleg bókun reiknings Samþykkt reiknings Skráning á kostnaðarstöð Reikningur borinn við mótteknar vörur Reikningur borinn við pöntun Skráning reiknings Reikningur skoðaður og túlkaður Eftirfylgni og þróun Innleiðing Samningaviðræður og samningagerð Senda útboð og taka við tilboðum Skilgreina þarfir og reglur fyrir val Skilgreina innkaupastefnu Skilgreina umfang og útgjöld

29. Hvað er þá málið ? • Við kaupum eiginlega ekkert ! • Við erum með langbestu kjörin • Við erum vön að kaupa hjá .... af hverju ekki ... • Við viljum skoða innkaupin en hvar og hvernig er best að byrja ? • Greining innkaupa !

30. VARÚÐ Við erum að ráðskast á svæði sem byggir á aldagömlum hefðum og ...... ALLIR kunna að kaupa inn

31. Fólkið Hugur: Skilningur á tilgangi og mikilvægi breytinga Af hverju? Hjarta: Hvati til breytinga og vilji starfsmanns (e. emotions) Hvernig get ég best aðstoðað (liðið mitt)? Hendur: Vitneskja um þá hegðun sem sóst er eftir – breytt atferli Hvað þarf ég að gera öðruvísi?

32. Innkaupagreining # 1 Yfirsýn • Hvað er keypt, af hverjum, hver kaupir ! • Fyrst – hver er staðan er í dag. Eigi að nást hagræðing í innkaupum þarf að stjórna innkaupum. Með því að fækka söluaðilum og lofa kaupum á tilteknu magni fást bestu kjör. • Borða fílinn í litlum bitum • Matvæli, ræstingavörur • Ritföng, pappír, dufthylki (tóner) Mæling á árangri þarf viðmið

33. Innkaupagreining # 2 Velja birgja • Þora að taka ákvörðun ! • Stórt atriði í stjórnun innkaupa er að sækja góð kjör, og gæta þess að þau skili sér. • Val á birgja á að vera viðskiptaleg ákvörðun og ekki byggð á öðru • Loforð til fárra birgja um magnkaup á að gefa “bestu kaup” Fáir birgjar – færri reikningar – betri kjör

34. Innkaupagreining # 3 Tryggð • Tryggð við gerða samninga er grundvallaratriði • Stöðug viðskipti eru hvati fyrir birgja til að halda í viðskiptavini  • Birgjar leggja mikið á sig til að halda í góða viðskiptavini  Þekktu þinn samning og notaðu hann

35. Innkaupagreining - Stjórnun • Stjórnun innkaupa felst ekki “bara” í að semja við birgja heldur einnig um ferla, upplýsingagjöf og skipulagningu Gamall vani ≠ góð stjórnun

36. Heildarkostnaður við innkaup Verð Panta Leiðrétta Finna nýja vöru Móttaka Reikningagerð Bókhald Greiðsla Flutningar Stjórnun

37. Innkaupagreining # 4 nota tæknina • Verkfæri eins og Innkaupakort, rafrænt markaðstorg, vefverslanir og eigin innkaupakerfi auðvelda skipulagningu og bæta innkaupaferlin

38. Innkaupagreining # 5 þolinmæði • Breytingar taka tíma og krefjast þolinmæði • Á meðan þekking er að byggjast upp hjá starfsfólki verður að vera til staðar bæði stuðningur og þjálfun • Þarfir starfsmanna eru mismunandi

39. Innkaupagreining # 6 Eftirfylgni • Setja fram árangursmarkmið sem auðvelt er að mæla og fylgjast með á reglubundinn hátt • Segja starfsmönnum frá hvernig til tókst • Markmiðin þurfa að vera mælanleg, tímasett og raunhæf

40. Innkaupastefna • Markmið • Til hvers • Leið að markmiðum • Hvað á að gera • Ábyrgð • Hver ræður og hverju • Skipulag • Flokkun innkaupa, t.d. Sérhæfð, almenn • Framkvæmd • Leiðir við innkaup skv. skipulagi

41. Hvað eru rafræn innkaup ?

42. Þröskuldar rafrænna innkaupa Aberdeen Group, desember 2004

43. Lærdómur • Nýjar hugmyndir taka um 4 ár að ná þroska og viðurkenningu • Innleiðing rafrænna innkaupa er ekki tækniverkefni (ekki “Plug and Play”) • Þekking á innkaupum og breytingastjórnun er mikilvægust • Gæðastjórnun vörulista er stöðugt og krefjandi verkefni

44. Fyrirkomulag rafrænna innkaupa • RM –hlutverk þjónustuaðila (ANZA) • Skeytamiðstöð • Innkaupakerfi • Vörulistagerð (vörulistaverksmiðja) • Oracle • Innkaupakerfi • Birgðakerfi • Kaup/sölukerfi • Samningsstjórnunarkerfi • Bæði kerfin þarfnast upplýsinga

45. Samspil • Viljum sameina upplýsingaöflun fyrir bæði kerfin (RM og Oracle) • Kallar á að birgjar skili inn upplýsingum fyrir bæði kerfin • Samnýta upplýsingar • Samningsstjórnun !

46. Áhrifakeðja

47. Takk fyrir í dag  johannaeirny@rikiskaup.is