Brief Assistent

1. Brief Assistent infor:lösungen Allgemeine Funktionalitätsbeschreibung Lösungsnr.: RS0020_LetterAssistant Titel: Brief Assistent

2. Allgemeine Beschreibung Lösungsnr.: RS0020_LetterAssistant Titel: Brief Assistent Die Anpassung Brief Assistent ermöglicht Ihnen, einen Brief in Microsoft Word zu einer Adresse in dem Firmenstamm zu schreiben. Die nötige Daten werden nach Microsoft Word übergeben. Die Anpassung kann in interaktivem oder in einfachem Modus benutzt werden. In interaktivem Modus ist es möglich Informationen zu Absender und Empfänger in einem Dialogfenster anzugeben. Die Daten werden nach Word übergeben, wo man den Brief weiter bearbeiten kann. Die Anpassung ist durch Zuordnungstabellen und Ini-Parameter anpassbar. Es ist auch möglich mehrere Word-Vorlagen zu nutzen. Felder aus den Tabellen relAnsch, relFirma, relKomm, relPerson und relAdresse können in den Word-Vorlagen aufgenommen werden.

3. 1. Prozessbeschreibung Lösungsnr.: RS0020_LetterAssistant Titel: Brief Assistent Hier zeigen wir Ihnen die Vorgehensweise, wie man die Anpassung in einfachem Modus nutzen kann. • Der Firmenstamm kann man aus drei Anwendungen in infor:COM erreichen: • Vertrieb/Stammdaten/Kunden • Einkauf/Stammdaten/Lieferanten • Finanzen/Stammdaten/Firmen Die Anpassung kann von jeden Anwendung mit der gleichen Funktionalität aufgerufen werden. Nach Aufruf der Anpassung wird Microsoft Word gestartet und die Daten der Adresse werden übergeben. Brief Assistent kommt mit einer Vorlage (Letter.dot), die als Standardvorlage eingestellt ist. Der Benutzer kann mehrere eigenen Vorlagen aufnehmen, und mit der Anpassung nutzen, aber eine Vorlage ist als Standardvorlage in vpps.ini eingestellt. Diese Vorlage wird in einfachem Modus immer benutzt. In diesem Ablauf nutzen wir Letter.dot als Standardvorlage, und die Anpassung wird von Finanzen/Stammdaten/Firmen gestartet.

4. Firma öffnen • Prozess Lösungsnr.: RS0020_LetterAssistant Titel: Brief Assistent • Firmen • Firma öffnen • Word • Firma öffnen • Firmen und Ansprechpartner markieren, Funktionen/Brief erstellen starten

5. Word-Dokument überprüfen 1 • Prozess Lösungsnr.: RS0020_LetterAssistant Titel: Brief Assistent • Firmen • Word • Dokument überprüfen 1 • Dokument überprüfen 2 • Datenbankfelder aus Firmenstamm für die erste Adresse und den Ansprechpartner

6. Word-Dokument überprüfen 2 • Prozess Lösungsnr.: RS0020_LetterAssistant Titel: Brief Assistent • Firmen • Word • Dokument überprüfen 1 • Dokument überprüfen 2 • Datenbankfelder aus Firmenstamm für die zweite Adresse

7. Bemerkung Lösungsnr.: RS0020_LetterAssistant Titel: Brief Assistent Für jede markierte Adresse wird ein Dokument in Word erstellt. Wenn Sie zu einer markierten Adresse einen oder mehrere Ansprechpartner markieren, werden Dokumente zu jeden markierten Ansprechpartner generiert. Wenn Sie einen Ansprechpartner markieren, aber die dazu gehörige Adresse ist nicht markiert, kein Dokument wird zu dem Ansprechpartner erstellt. Das bedeutet, wenn Sie ein Dokument zu einem Ansprechpartner erstellen wollen, müssen Sie die dazu gehörige Adresse auch markieren. Wenn die in der vpps.ini eingestellte Vorlage oder den Pfad zu der Vorlage nicht gültig ist, wechselt die Anpassung automatisch zu interaktivem Modus.

8. 2. Prozessbeschreibung Lösungsnr.: RS0020_LetterAssistant Titel: Brief Assistent Hier werden Sie sehen, wie man interaktiven Modus nutzen kann. Für den interaktive Modus gibt es zwei Möglichkeiten: • Man kann unter den Adressen der Firma wählen und der Brief wird dann automatisch (wie in einfachem Modus) erstellt. • Nach Wählen der Adresse wird ein anderes Dialogfenster aufgerufen, auf dem man die nötige Empfänger- und Absenderdaten angeben kann. Das Word-Dokument wird mit den eingestellten Daten erstellt. Jetzt zeigen wir die erste Möglichkeit.

9. Firma öffnen • Prozess Lösungsnr.: RS0020_LetterAssistant Titel: Brief Assistent • Firmen • Firma öffnen • Adressen markieren • Word • Firma öffnen und Funktionen/Interaktive Brieferstellung starten

10. Adressen markieren • Prozess Lösungsnr.: RS0020_LetterAssistant Titel: Brief Assistent • Firmen • Firma öffnen • Adressen markieren • Word • Adressen markieren • Interaktiv fortfahren ausschalten • OK anklicken

11. Dokumente überprüfen 1 • Prozess Lösungsnr.: RS0020_LetterAssistant Titel: Brief Assistent • Firmen • Word • Dokumente überprüfen 1 • Dokumente überprüfen 2 • Felder aus infor:COM

12. Dokumente überprüfen 2 • Prozess Lösungsnr.: RS0020_LetterAssistant Titel: Brief Assistent • Firmen • Word • Dokumente überprüfen 1 • Dokumente überprüfen 2 • Felder aus infor:COM

13. 3. Prozessbeschreibung Lösungsnr.: RS0020_LetterAssistant Titel: Brief Assistent Hier zeigen wir die Funktionalität der Anpassung in interaktivem Modus, wenn man Interaktiv fortfahren auf dem ersten Dialogfenster nicht ausschaltet. Auf dem zweiten Dialogfenster kann man Empfänger- und Absenderinformationen angeben. Die Standardeinstellungen kommen aus der vpps.ini (siehe dazu LEAS_Ini_Einstellungen.ppt). Es gibt einige Felder die eine Zuordnungstabelle als Datenquelle benutzen, darüber können Sie mehr in der Bemerkung am Ende dieses Prozesses lesen.

14. Firma öffnen • Prozess Lösungsnr.: RS0020_LetterAssistant Titel: Brief Assistent • Firmen • Firma öffnen • Adressen markieren • Daten angeben 1 • Daten angeben 2 • Daten angeben 3 • Word • Firma öffnen und Funktionen/Interaktive Brieferstellung starten

15. Adressen markieren • Prozess Lösungsnr.: RS0020_LetterAssistant Titel: Brief Assistent • Firmen • Firma öffnen • Adressen markieren • Daten angeben 1 • Daten angeben 2 • Daten angeben 3 • Word • Adressen markieren • Interaktiv fortfahren einschalten

16. Daten angeben 1 • Prozess Lösungsnr.: RS0020_LetterAssistant Titel: Brief Assistent • Firmen • Firma öffnen • Adressen markieren • Daten angeben 1 • Daten angeben 2 • Daten angeben 3 • Word • Pfad der Word-Vorlage, die für das Dokument benutzt wird • Dokument nach Aufruf automatisch speichern • Speicherpfad angeben

17. Daten angeben 2 • Prozess Lösungsnr.: RS0020_LetterAssistant Titel: Brief Assistent • Firmen • Firma öffnen • Adressen markieren • Daten angeben 1 • Daten angeben 2 • Daten angeben 3 • Word • Absenderdaten für das Word-Dokument • Für die anderen Adressen, die auf dem ersten Dialog markiert sind, auch interaktiv fortfahren (wird ausgeschaltet, werden die nächste Dokumente mit den Standardeinstellungen erstellt)

18. Daten angeben 3 • Prozess Lösungsnr.: RS0020_LetterAssistant Titel: Brief Assistent • Firmen • Firma öffnen • Adressen markieren • Daten angeben 1 • Daten angeben 2 • Daten angeben 3 • Word • Empfängerdaten für das Word-Dokument • OK anklicken

19. Dokument überprüfen • Prozess Lösungsnr.: RS0020_LetterAssistant Titel: Brief Assistent • Firmen • Word • Dokument überprüfen • Die Daten aus dem Dialog

20. Bemerkung Lösungsnr.: RS0020_LetterAssistant Titel: Brief Assistent • Die Quellen für die Felder auf dem Dialog sind: • Vorlage: vpps.ini • Speicher Pfad: vpps.ini • Absender Kuvert: vpps.ini Kapitel Absender • Grußformel: Zurodnungstabelle RSLEASGREET • Abteilung: Zuordnungstabelle RSLEASDEPT • Firma: vpps.ini Kapitel Absender • Anrede: Personenstamm des Anpsrechpartners • Briefanrede: Personenstamm des Anpsrechpartners • Versandanweisung: Zuordnungstabelle RSLEASPOSTI • Sachbearbeiter: eigene Personnel im Personenstamm • Unser Zeichen: Anfangsbuchstaben des Namen des Sachbearbeiters Über die vpps.ini Einstellungen können Sie mehr im Dokument LEAS_Ini_Einstellungen.ppt lesen. Dokumentation zu Word-Vorlagen finden Sie in LEAS_Word_Vorlage.ppt.