PRISTUP RAZVOJU ERP-a ( predimplementacijski ciklus)

1. ERP PRISTUP RAZVOJU ERP-a(predimplementacijski ciklus)

2. PRISTUP RAZVOJU ERP-a Nemoguće je izgraditi učinkoviti programski sustav za korisnika koji ne zna što treba; sve što mu napravite nije ono što on “očekuje” (Majdanžić) Ako imate računalo pete generacije, softver četvrte, organizaciju treće a kadrove druge generacije sustav će raditi u drugoj generaciji (Srića) Ako napravite sustav koji i budala može koristiti, samo budala će ga i koristiti (Shaw)

3. PRISTUP RAZVOJU ERP-a • Uvođenje ERP-a JE PROJEKT • Postoje neke standardizirane faze - procedure u relizaciji takvih projekata • Projektne aktivnosti prilagođavat će se poslovnoj arhitekturi ali će i mijenjati poslovni sustav prilagođavajući ga novim tehnološkim rješenjima

4. Modusi razvoja i implementacije • ERP – faze • ERP – Uvođenje na temeljima najbolje prakse (Proven path) • ERP – implementacijski ciklus

5. Proven path – dokazani put uvođenja ERP-a (walace, Impl. Cahllenge poglavlje) Slice cut

6. Proven path – dokazani put uvođenja ERP-a

7. Zašto ERP • Načelni razlozi i aspekti: • Niska produktivnost u izvođenju (na operativnoj razini) poslovnih procesa (aspekt: korisnički) • Nepovezane poslovne aplikacije (aspekt: korisničko upravljački – srednji management • Organizacijska struktura u sukobu s tehnološkim mogućnostima (razvojni aspekt) • Nepovezani poslovni procesi (upravljački aspekt)

8. Zašto ERP Strateška opredjeljenja; u kojem pravcu ide poslovni sustav, kako će i kada stići prema strateškim odrednicama; uz korištenje tehnoloških rješenja (softvera, hardvera) koji će omogućiti brzu prilagodbu novim uvjetima uz vještine i znanja kojima se u sustavu na inovativan način koriste nova tehnološka rješenja i ostvaruje posredan utjecaj na kupce i dobavljače Prepoznavanje prilika za kvalitetnije izvođenje tekućih poslovnih procesa (ako je naglasak na zamijeni postojećeg sustava novim to nije prepoznavanje prilike već kontinuirano poboljšanje) tko je (na kojoj razini odlučivanja prepoznao priliku) i koliko će utjecaja i organizacijsko-tehnoloških sposobnosti imati za realizaciju

9. Zašto ERP Postojeći sustav ima mnoštvo aktivnosti koje se obavljaju ručno ili postojeće aplikacije zahtijievaju puno ljudskog rada. Aplikacije su nepovezane i ne mogu se dobiti sumarni podatci bez dodatnih manipulacija nad postojećim podatcima, Komunikacija s poslovnim partnerima se odvija na tradicionalni način (telefon, fax) Komunikacija s kucima se odvija na tradicionalni način Operacije se odvijaju presporo i potrebno je puno ljudske kontrole Jedan te isti podatak unosi se na više različitih mjesta Nemogućnost korištenja novih tehnološih rješenja u označavanju proizvoda i njihovom inventuriranju Management se u odlučivanju oslanja pretežno na podatke i informacije koje ima u glavi odnosno na intiuciju u donošenju poslovnih odluka Povijesne analize su nemoguće bez postavljanja bivših cjelovitih aplikacija i baza, vrlo često neusporedive s postojećim podatcima i zahtjevima Preobilna i neiskorištena dokumentacija, necjeloviti izvještaji

10. Opći ciljevi: Rješavanje problema identificiranih u fazi analize sustava i SWOT analizi Realizacija vizije sustava po načelu najbolje prakse Rješavanje općih i posebnih zahtjeva koji su definirani u analizi zahtjeva Posebni ciljevi: Učinkovit nadzor pojedinih poslovnih funkcija, procesa i zadataka u poslovnom sustavu Puna kontrola i praćenje svih troškova koji se u (pod)sustavu pojavljuju Učinkovito planiranje Eliminacija redundancija poslova i podataka Efektivna razmjena podataka među pojedinim poslovnim procesima i funkcijama i kontrolirani pristup pojedinim grupama podataka Ciljevi i zadatci projekta uvođenja ERP-a

11. Polazne pretpostavke • ERP bi trebao biti projektiran u skladu s postojećim organizacijskim sustavom tj. bez većih promjena u organizacijskoj strukturi • Troškovi ERP-a moraju biti usklađeni s objektivnim mogućnostima poslovnog sustava • ERP svojom arhitekturom i strukturom baze podataka mora predvidjeti budući razvitak poslovnog sustava i tehnoloških rješenja • ERP mora biti maksimalno orijentiran korisniku • Mora omogućiti brzi unos i kontrolu ispravnosti na mjestu unosa • Da ima mogućnosti brzog pretraživanja zahtjevanog podatka (informacije) • Pokrivenost svih ključnih poslovnih funkcija i procesa i modularni pristup • Mogućnost razmjene podataka s programima opće namjene (uredskog poslovanja, CAD sustava, planera, • Ugrađenost i prilagodljivost za opća i zakonska načela u kojima poslovni sustav sudjeluje

12. ERP SWOT analiza PRILIKE - interne PRILIKE - vanjske Povećanje konkurentnih prednosti temeljem ERP-a Stvaranje osnova za e-poslovanje Na dobavnoj strani Na strani kupaca Stvaranje i održavanje veza s poslovnim sustavima iz okruženja (banke, institucije, osiguranja....) • poboljšana točnost i pouzdanost podataka, povećanje brzine obrade, kontrole i transparentnosti poslovanja te povećanje učinkovitost poslovnih procesa • bolja komunikacija među odjelima i podsustavima • planiranje na temelju podataka • planska nabava i optimalno korištenje informatičke opreme • upravljanje IT troškovima i investicijama • upravljivost odnosa s potrošačima • upravljivost odnosa s dobavljačima

13. ERP SWOT analiza - prilike • Odnosi s kupcima: • Bolje planiranje i realizacija narudžbi kupaca • Planiranje proizvodnje: • mogućnost vrednovanja efekata promjena u zahtjevima potrošača i optimizacija proizvodnog plana • Mogućnost proizvodnje za narudžbe a ne za skladište (smanjenje zaliha i isključivanje zastarjevanja proizvoda • Lakša kontrola proizvodnih tokova i povećana sposobnost praćenja izvršenja planiranih aktivnosti i narudžbi • Planiranje zahtjeva za materijalima: • bolji uvid u zahtjeve i potencijalne probleme i smanjenje vjerojatnosti za pogreške • Upravljanje tokovima materijala i preciznim planiranjem isporuka • Uvid u raspoloživost materijala u realnom vremenu • Upravljanje dobavom: • povećana sposobnost za vezane narudžbe i planiranje i raspoređivanje dobave a time i smanjenje troškova nabave kao i troškova skladištenja i vezivanja sredstava za skladište sirovina i materijala. • Isporuka gotovih proizvoda • Poboljšanja dokumentiranost proizvoda i proizvodnih procesa i udovoljavanje zahtjevima međunarodnog prometa • Povećanje kvalitete proizvoda zbog praćenja proizvodnog procesa i evidencije izvora pogrešaka • Računovodstveni i financijski tokovi integriraju se s procesima u nabavi, proizvodnji i prodaji i povećanje operativnih performansi poslovnog sustava u cjelosti

14. ERP SWOT analiza kroz procese – prilike za poboljšanje

15. PRIJETNJE UNUTRAŠNJE značajan opseg poslova za provođenje inicijativa za poboljšanje troškovi uvođenja ERP sustava i provođenja razvojnih projekata nedostatak internog znanja, iskustva i resursa za upravljanje projektima razvoja informatički tim nema iskustvo i znanje potrebno za uvođenje i održavanje novih aplikacijskih sustava i tehnologija promijene u poslovnoj strukturi potrebna prilagodba poslovnih procesa i modela poslovanja za uspješno uvođenje ERP sustava gotova rješenja nemaju funkcionalnost “ po mjeri poslovnih procesa tvrtke, već se tvrtka mora prilagoditi” PRIJETNJE VANJSKE Veća produktivnost konkurenata i niži troškovi Bolja komunikacija konkurenata s okruženjem Brži odzivi konkurenata na zahtjeve potrošača ERP SWOT analiza

16. ERP SWOT analiza - prijetnje PRIJETNJE - TROŠKOVI PRIJETNJE - TROŠKOVI DIREKTNI TROŠKOVI hardware operacijski sustav licenca za DBMS troškovi softwarskih licenci troškovi dodatnih modula troškovi lienci trećih strana integracija troškova sofwtare-a trećih strana prilagodba (software customization) konverzija podataka Upravljanje projektom Konzultantske usluge Obuka troškovi putovanja i boravka ugovornih strana upgrades • INDIREKTNI TROŠKOVI • Vrijeme i troškovi zaposlenih uključenih u projekt • Troškovi privremeno zaposlenih na mjestima onih koji su uključeni u projekt • Troškovi koji se javljaju zato što nisu izvedene aktivnosti koje su zbog ERP-a odgođene • Troškovi obuke koji se izvode van poslovnog sustava • Troškovi internih resursa (IT odjela) • Troškovi administriranja i održavanja sustava i interne tehničke podrške

17. ERP SWOT analiza - SNAGA • aplikacije razvijene “po mjeri” poslovnih procesa • kvaliteta tima za razvoj i održavanje sustava, izrazito zadovoljstvo korisnika kvalitetom informatičke podrške • prikupljanje informacija na izvoru • uvođenje inovativnih rješenja • pozitivan odnos menadžmenta i razumijevanje potrebe ulaganja u inovacije i razvoj informacijskog sustava • pozitivno raspoloženje korisnika prema uvođenju novih rješenja radi bolje podrške poslovanju • entuzijazam i spremnost informatičara na edukaciju i usavršavanje radi uvođenja i održavanja novih rješenja

18. ERP SWOT analiza - SLABOSTI • ERP nije sastavni dio dugoročne strategije razvoja • nema formalne metodologije za razvoj aplikacija i upravljanje projektima • slaba koordinacija i kontrola rada informatičkih odjela • neadekvatno upravljanje ljudskim resursima • ovisnost o ključnim radnicima • neadekvatna raspodjela opsega poslova • nedokumentiranost informacijskog sustava • neadekvatno upravljanje IT troškovima i investicijama • neintegrirani aplikacijski sustav koji ne omogućuje brzo dobivanje kritičnih poslovnih informacija • nestandardna tehnološka opremljenost • nelicencirani software • nema ugovorenih očekivanih razina usluga za dobavljače • nema plana edukacije korisnika i informatičara • investicije u razvoj informacijskog sustava znatno niže od industrijskog prosjeka

19. ERP SWOT analiza • Neka vam SWOT analizu napravi konzultantska kuća jer sami ćete: • Potcijeniti probleme • Precijeniti sposobnosti • Podilaziti voditeljima • Previdjeti nedostatke • Biti skloni pojednostavljivati • Povlađivati najupornijima koji izbjegavaju promjene

20. Analiza zahtjeva • Načelni zahtjev: što je to što u stvari želimo uraditi i kako; • Načelni odgovor; na način “najbolje prakse” u području u kojem poslovni sustav djeluje • PROBLEM: može li se to i ostvariti i što je u suglasju s poslom u kojem smo i procesima koji se u njemu dešavaju • Definiranje zahtjeva uključuje brojne sudionike i vremenski je zahtjevno; rezultat su brojni dokumenti • Analiza postojećih zahtjeva i analiza novih zahtjeva • Ovisno o promjenama koje će se pojaviti, osobama koje će ga iznijeti, poboljšanjima koje će se zahtjevati • Pitanje: što se stvarno zahtjevom želi postići a što je relevantno za posao i izvođenje procesa • Obujam zahtjeva – da li je zahtjev lokalni ili utiče i na druge zahtjeve u sustavu i kako.

21. Analiza troškovi-koristi TROŠKOVI • Kategorije troškova: ABC kategorizacija A = Ljudi, B = Podatci, C = ICT-oprema C – ICT-OPREMA (hardver i softver) • Novi hardver nužan za ERP (računala, periferije, aktivna i pasivna mrežna oprema) • Softver • Operacijski sustavi (na serverima i radnim stanicama), • Programi opće namjene (za uredsko poslovanje), CAD • DBMS – licenca • Zaštita • Aplikacije za pojedine module • Sučelja za povezivanje aplikacija i programa opće namjene • Uvjetno SCM i/ili CRM • Troškovi instalacije, konfiguriranja, testiranja i debagiranja • Dokumentacija • Održavanje

22. Analiza troškovi-koristi TROŠKOVI B = Podatci • Obuhvaćaju troškve prikupIjanja i održavanja podataka • Oprema za označavanje proizvoda/materijala/dijelova i oprema za smještaj i kretanje u skladištu • Oprema za čitanje i unos podataka o proizvodu (skeneri, RF-čitači) • Redizajn pogona i skladišta zbog nove opreme za smještaj podataka/proizvoda • Ciklični troškovi (u toku godine) za unos i održavanje podataka • Novi kadrovi potrebni za unos i održavanje podataka (u pojedinim transakcijskim bazama, u skladištima i pogonima) • Troškovi podatkovnih centara (npr. call centar ili arhiva)

23. Analiza troškovi-koristi TROŠKOVI A = Ljudi • Projektni tim i ostali posredno i/ili neposredno uključeni u implementaciju ERP-a • Obuka (uključuje putovanja i smještaj) vlastitih kadrova • Troškovi obučavatelja • Profesionalno usmjeravanje (specifična znanja) o poslovnim područjima i ERP-om koji ih podržava • Indirektno povećanje plaća za privremene poslove i poslove koji će doći nakon implementacije ERP-a

24. Analiza troškovi-koristi KORISTI • Povećana prodaja, kao direktan rezultat poboljšanih usluga prema kupcima. • Isporuka na vrijeme svo vrijeme • Isporuka u kraćem vremenu od konkurencije • Vrijeme utrošeno na povećanje prodaje a ne na ispravke krivih isporuka • Povećanje produktivnosti rada • Kroz bolje usklađivanje svih potrebnih komponenata u proizvodnji i smanjenje odgoda i čekanja za pojedinu komponentu • Kroz smanjenje necjelovitih isporuka, iznenadnih zamjena i skraćenog vremena za isporuku • Kroz smanjenje bespotrebnih prekovremenih sati. • Smanjeni troškovi nabave • ERP omogućava ispravno planiranje i raspoređivanje poslova i bolju vidljivost procesa a time i dobavljačima jednostavnije planiranje po nižim troškovima

25. Analiza troškovi-koristi KORISTI • Smanjenje zaliha Efektivno upravljanje zahtjevima za proizvodima, i planiranje rezultira u vezivanju manjih sredstava na zalihama kako sirovina, materijala, tehnologije, poluproizvoda tako i gotovih prozvoda • Smanjenje zastarijevanja proizvoda u mnogim industrijama proizvodi brzo zastarijevaju (prehrambena, tekstilna, tehnološi brzo promjenjiva...) i izuzetno je važno proizvode isporučiti na tržište u pravo vrijeme; loše isplanirana isporuka rezultirat će značajnim padom prodaje, velikim sniženjima i neplanirano nižim prihodima (to su tzv. skriveni troškovi prodaje koji će zahtjevati nove marketinške akcije i/ili povećane troškove zaliha) • Smanjenje troškova kvalitete Ispravno planiranje, terminiranje i raspoređivanje proizvodnje rezultira u stabilnom proizvodnom okruženju što znači manje škarta i manje nagomilanih isporuka za kraj razdoblja (mjeseca, kvartala...) kao i manje troškove reklamacija i popravka neispravnih proizvoda • Smanjeni troškovi prijevoza Kako unutrašnjeg tako i vanjskog zbog bolje popunjenosti prijevoznih sredstava

26. Analiza troškovi-koristi KORISTI • Eliminiranje potreba za (fizičkim) godišnjim inventurama Podatci u ERP-u bi trebali biti dovoljno točni za prihvaćanje inventurnih stanja bez potrebe prekida radnih procesa i višednevnog zatvaranja poduzeća. • Smanjene potreba za prostorom Bolje gospodarenje zalihama sirovina, materijala, nedovršene proizvodnje i gotovih proizvoda rezultira smanjenjem veličine skladišnog i pogonskog prostora i troškova s tim u vezi (gradnje, održavanja) • Smanjenje troškova penala u isporuci • Poboljšani tokovi gotovine (cash flow )Niže zalihe znače bržu konverziju materijala i rada u gotovinu kojom se u pravilu stiču znantne prednosti na tržištu • Povećanje produktivnosti indirektne radne snage ERP-om vođena kompanija omogućit će npr. vanjskim prijevoznicima i špediterima povećanu produktivnost

27. Analiza troškovi-koristi POSREDNO MJERLJIVE KORISTI • Raspoloživost informacija i mogućnost brzih priprema varijanti za analizu kod donošenja poslovnih odluka • Prenošenje rutinskih i zamornih poslova s čovjeka na računalni sustav • Brža izrada i analiza izvještaja • Bolje korištenje proizvodnih kapaciteta • Poboljšanje tokova sirovina i materijala u proizvodnom procesu

28. NEMJERLJIVE KORISTI Bolji imidž poduzeća i veće zadovoljstvo kupaca Pobošanje ukupne organiziranosti poslovnog sustava Poboljšanje kvalitete rada pojedinih funkcija Jasnija podjela odgovornosti i preciznije praćenje izvršenja zadataka Standardizacija radnih postupaka Wallace, 87-99, Majdandžić, 125-128 Analiza troškovi-koristi

29. Utvrđivanje zahtjeva • Formalni alati za utvrđivanje zahtjeva • Proizlaze iz analize procesa i tokova podataka i analize ciljeva projekta • Idef0, DFD, ERD dijagrami