TD de bureautique 2010

1. TD de bureautique 2010 1ère année d' IUT

2. Introduction Tout ordinateur est équipé d'une suite bureautique.La plus connue est Office (suite de Microsoft) mais il en existe bien d'autres : Lotus OpenOffice (libre) Koffice (libre,Linux, MacOS)… Ces suites sont composées de logiciels: un tableur, un logiciel de traitement de texte, un logiciel de présentation … Les logiciels que l’on va étudier sont ceux de la suite Office

3. Introduction Les documents créés avec d’autres suites ou des suites plus récentes n’ont pas les mêmes extensions. Il peut donc y avoir des problèmes d’incompatibilité.(ex: .docs, .xlsx, .pptx pour les versions récentes d'Office) Les logiciels cités permettent de créer des documents dont les extensions sont les suivantes:Word : .docExcel: .xlsPowerpoint: .ppt Writer, le logiciel de traitement de texte d’OpenOffice permet d’enregistrer au format .doc (pas l’inverse!) donc un document créé à l’aide d’OO peut être lu par la suite Office si on choisi le bon format au moment de son enregistrement.

4. EXCEL : le tableur d’office

5. L'interface: ClasseurOnglets Barre de titreBarre de menuBarre d’outilsBarre (zone) de formuleLignes Colonnes Cellule Cellule activeBarres de défilementPoignée de recopie

6. Les fonctions du tableur Le tableur permet de :saisir, traiter et afficher des donnéesmanipuler des listes, des chiffresfaire des calculs assez poussés (statistiques, calculs financiers…)aider à la prise de décision (solveur, voleur cible)extraire des infoseffectuer des synthèses, des bilans, des simulations Rares sont les entreprises ou les institutions qui n'utilisent pas de tableur.

7. Calculs basiques Si on écrit 4*(2+6)-7 dans une cellule, le résultat n'apparait pas. Il manque le signe=qui doit figurer dans toute formule. Rq: il est plus facile de modifier une saisie dans la barre de formule que de tenter de le faire dans la cellule concernée. Supposons qu'une grande quantité de formules saisies fassent intervenir une valeur qui devra être modifiée. Comment éviter d'avoir à modifier Toutes les formules?

8. Calculs basiques Supposons qu'une grande quantité de formules saisies fassent intervenir une valeur qui devra être modifiée. Comment éviter d'avoir à modifier Toutes les formules? Utiliser l'appel à certaines cellules Quelle formule saisir en A2 pour obtenir le prix total TTC sachant qu'en A1 figure la quantité, en B1 le prix unitaire et en C1 le taux de TVA? Que se passe-t-il si on modifie le taux de TVA? le prix unitaire?

9. Calculs basiques Les fonctions Somme et Moyenne sont très souvent utilisées: Saisir en C1: = somme( Vous avez alors la possibilité de sélectionner la plage concernée à l'aide de la souris ou de saisir sa référence: A1:A5 Faire afficher la moyenne en C2

10. Recopie incrémentée Un des intérêts du tableur est la possibilité de refaire les calculs, un grand nombre de fois sans retaper les formules, après avoir saisi les données. Supposons que l'on souhaite que la colonne C contienne la somme des deux autres colonnes. Saisir la formule en C1, valider et plutôt que de faire la même chose pour les cellules du dessous, venir dans le coin inférieur droit de C1. Une croix noire apparait, utiliser la souris pour lui faire faire une translation jusqu'au coin inférieur droit de C5. En cliquant sur les cellules de la colonne C, on se rend compte qu'elles contiennent la bonne formule.

11. Référence relative vs réf. absolue Les références des cellules utilisées par défaut sont les références relatives. Lorsqu'en C1 on a tapé = A1+B1, le logiciel à compris qu'il devait afficher la somme des deux cellules situées à la gauche de C1. En cas de recopie incrémentée ou par copier coller, il fera la même chose dans les autres cellules. Cela peut poser problème. Saisir la bonne formule en C2 et tenter d'incrémenter.

12. Référence relative vs réf. absolue Excel "comprend" qu'il faut effectuer le produit des deux cellules qui se trouvent à gauche de la cellule active et de 1+1/100 de celle qui se trouve deux cellules plus loin, à droite. Ainsi si l'on recopie la formule à la ligne du dessous, le calcul fait sera: =A3*B3*(1+E3/100) Or, en E3, il n'y a rien. Pour "bloquer" E2, on la remplace par $E$2 (référence absolue)

13. Référence relative vs réf. absolue On pouvait également ne bloquer que la ligne grâce à la référence semi- absolue E$2 puisque la colonne ne change pas en recopiant. Autre possibilité: donner un nom à la cellule E2 (clique droit dans la cellule) On peut la nommer TxTVA et saisir en C2 la formule: =A2*B2*(1+TxTVA/100)

14. Exercice 1

15. Exercice 2

16. Les fonctions logiques Elles permettent d'introduire des tests dans les tableaux pour vérifier si une condition est respectée. Ex: Avertir par un message d'alerte l'utilisateur lorsqu'un seuil a été franchi;Appliquer une réduction en fonction de la quantité commandée. Les opérateurs utilisés dans les formules sont SI, ET et OU Syntaxe: =Si(test logique; valeur si vrai; valeur si faux) Ex: si la formule saisie en D5 est =Si(D2<15; D2+3; 15) , la valeur qui apparaitra en D5 sera celle de D2 augmentée de 3 si D2<15 et 15 sinon. Rq: Les tests logiques peuvent être imbriqués.

17. Exercice 3 Reprendre l'exercice 1. 1. Faire afficher dans la colonne N "admis" lorsque l'élève à la moyenne, "refusé" sinon. 2. Faire afficher dans la colonne M "bon ensemble" lorsque l'élève à la moyenne et aucune note inférieure ou égale 9. 3. Faire afficher dans la colonne O "A" lorsque l'élève à une moyenne supérieure ou égale à 12, "B" si sa moyenne est strictement comprise entre 10 et 12 et C sinon.

18. Exercice 4

19. Les graphiques Afin que les données soient plus "parlantes", le tableur donne la possibilité de les représenter sous forme de graphiques. Attention de choisir une représentation pertinente, les graphiques proposés par défaut doivent bien souvent être modifiés (choix de la forme, des séries, du format des étiquettes, des titres et légendes). Eviter de surcharger le graphique d'informations inutiles. Le cerveau n'est capable d'en retenir que 6 ou 7.

20. Exercice 5 Un webmaster a recueilli les informations suivantes concernant les visites sur son site internet: • Rendre la présentation des données plus agréable • Réaliser des graphiques semblables à ceux qui suivent:

21. Exercice 5

22. La gestion de bases de données Ligne 1: les champsLignes suivantes: les enregistrements (1 par ligne)Attention: Pas de ligne vide entre deux enregistrements

23. Le tri Il peut être fait à l'aide du bouton (dans ce cas, attention à ce qui est sélectionné: les enregistrements complets doivent être triés en fonction d'un de leurs champs) L'appel à l'option Trier du menu Données permet de réaliser des tris plus élaborés. Exercice: Trier les employés par Site et par Salaire.

24. Les filtres Les bases de données étant parfois très lourdes, il peut être intéressant de ne sélectionner qu'une partie des enregistrements (par ex. uniquement les employés parisiens) Pour cela, après avoir sélectionné une cellule quelconque, sélectionner l'option Filtre/Filtre automatique du menu Données. Des menus déroulants apparaissent Ils permettent de choisir les valeurs qui nous intéressent dans un ou plusieurs champs. Exercice: Faire apparaitre toutes les femmes travaillant au centre de Nice. Comment faire afficher leur nombre?

25. Les filtres Pour chacun des champs, dans le menu déroulant des filtres, il est possible de choisir Filtre personnalisé. Exercice: Utiliser cette option pour faire apparaitre tous les employés dont Le salaire est strictement compris entre 1500 et 1600 €. Les filtres élaborés ou avancés permettent d'aller encore plus loin. Supposons que l'on souhaite faire afficher les employés de CCS DXO ainsi que les niçois de CFS CO. Créer le tableau Faire appel l'option Filtre élaboré du menu Données : Plages: La base de données; Zone de critères : ce petit tableau. (Même ligne: ET, ligne différente: OU)

26. Les sous-totaux Après avoir trié les emloyés par site, faire afficher la somme des salaires des employés de chacun des sites à l'aide de l'option Sous-totaux du menu Données. Même chose avec le salaire moyen pour chacun des sexes. Question subsidiaire: on aimerait ajouter une colonne à la base de données (colonne J) qui ferait apparaitre l'âge des employés. Quelle formule saisir en J2?

27. Exercice 6 Télécharger l'énoncé de l'exercice Gestion de cave sur le site: http://mapage.noos.fr/emwaymel/IUT.html

28. WORD: le logiciel de traitement de texte d’office

29. Le traitement de texte • Se familiariser avec l'interface de Word • Mettre en page un document (texte, CV …) en utilisant les outils ou fonctionnalités suivants: • Orientation • Marges • Caractères (police, taille, couleur) • Multi-colonnes • Bordure et trame • Insertion d'une image (avec modification de son format) • Insertion d'un tableau et d'un graphique • Insertion d'un pied de page (ex: votre nom, la date …) Pour ceux qui manquent d'imagination, un exemple de ce qui est attendu est sur la page web: BrochureFormation.pdf

30. POWERPOINT: LE logiciel de présentation d’office

31. Powerpoint • Permet de réaliser des présentations telles que celle-ci composées de diapositives (slides) • Prise en main rapide (assez intuitive) • De nombreux effets possibles, pas toujours du meilleur goût • Liens entre diapos Cliquer ici Dernière diapo

32. Powerpoint Retour à la page précédente : Cliquer ici

33. Powerpoint : Votre travail Réaliser sous Powerpoint un diaporama qui présentera un des thèmes travaillés sur Excel (ex: Gestion de bases de données, utilisation des formules logiques … ) Ce diaporama devra pouvoir servir de tutoriel, il contiendra des copies d'écran et sera composé d'au moins 4 diapos. Des animations pourront être ajoutées afin de le rendre plus original.