Le Protocole d’Echange Standard d’Hélios juin 2010

1. Le Protocole d’Echange Standard d’Héliosjuin 2010

2. Les transmissions avant le PES d’Hélios Les données de prise en charge : INDIGO Les Pièces « papier » : titres, mandats, bordereaux

3. La transmission avec le PES d’Hélios HELIOS v2 Un seul flux : les données remplacent le papier Les données de prise en charge : PES V2 Plus de Pièces « papier »

4. Le PESv2 : le protocole d’échanges du secteur public local Domaines/Fonctionnalités couverts A date Domaines couverts par le PES - Prévu ultérieurement • Domaines • Recette • Dépense • Fonctionnalités • PES Aller • PES PJ • Signature électronique • Domaines • Budget Actif • Marchés Passif • Rôles • Fonctionnalités • PES Retour PES Aller : traitement des échanges d’informations en provenance de l’ordonnateur vers le poste comptable PES PJ : fonctionnalité permettant de joindre une pièce justificative dématérialisée (quelque soit son format) avec le titre ou le mandat Signature Électronique : signature par l’ordonnateur ou son représentant du flux PES Aller permettant la dématérialisation des bordereaux ORDONNATEUR COMPTABLE Flux PESV2 Progiciel financier HELIOS PJ associées Mandats Titres Bordereaux Signature 4

5. Le PES v2 : des flux enrichis apportant un meilleur niveau d’information Le PESV2 apporte un enrichissement important par rapport aux protocoles aller (Indigo…) : • Permet la dématérialisation des titres et mandats • Permet la dématérialisation des bordereaux lorsque le flux est signé électroniquement par un certificat référencé • Permet la transmission des PJ dématérialisées • Permet de transmettre des informations plus précises, notamment sur les tiers et les codes produit, type et nature de pièce • Restitution dans le compte de gestion des flux PES transmis par la collectivité et des PJ dématérialisées • Sous la responsabilité de la DGFiP • À l’appui du compte de gestion dématérialisé • La SE sécurise le flux • Pas de modification possible après signature • Pas de modification dans Hélios par le comptable pour les données restituées au compte de gestion (ex : imputation budgétaire) • Restitution dans le compte de gestion des flux PES transmis par la collectivité et des PJ dématérialisées • Sous la responsabilité de la DGFiP • À l’appui du compte de gestion dématérialisé • La signature électronique sécurise le flux • Pas de modification possible par la CEPL après signature jusqu’à l’intégration dans Hélios • Pas de modification dans Hélios par le comptable pour les données restituées au compte de gestion (ex : imputation budgétaire) • Les données sont à implémenter par la CEPL

6. Le PES v2 : un protocole d’échange de données structurées INDIGO • Format dit « plat » Présentant uniquement des données comptables PES V2 • Format de données de type « XML » Structurant des données comptables, avec des éléments concernant les PJ et la signature électronique Champs de données plus complet et plus précis : flux enrichis • Principales différences entre Indigo et le Protocole d’Echange Standard : • Exemple de structuration des données avec le protocole Indigo 200700000009010000000910100657400000032200 • Exemple de format Xml <Bordereau> <Exer V="2007"/> <IdBord V="9"/> <TypeBord V="01"/> <!-- 01 = Ordinaire --> <Piece> <IdPce V="91"/> <TypPce V ="01"/> <!-- 01 = Ordinaire --> <LigneDePiece> <Nature V="6574"/> <MtHT V= »322.00"/> </LigneDePiece> </Piece> </Bordereau>

7. La validation des éditeurs de progiciel financier Titres/Mandats Transmission des PJ dématérialisées Signature Électronique : • Bull Coriolis • Ciril • Cogitis • Logica • JVS Mairistem • Magnus (eMagnus + Max GF) • Médiane • GFI • Sédit Marianne • Ségilog • Visa informatique Titres/Mandats Transmission des PJ dématérialisées : • AFI • AGEDI • Odyssée informatique • DIS • La majorité des éditeurs est validée sur un périmètre élargi Des éditeurs en cours de validation ACG informatique, Civitas, Némausic, MIPIH, AGFA, Cosoluce

8. L’homologation des tiers de transmission du PES d’Hélios 12 dispositifs homologués à ce jour • ADULLAC • ALTERNANCE SOFT • ATEXO • BERGER LEVRAULT • CDC FAST • CG AUBE • DEMATIS • ENOVACUM • KLEKOON • SICTIAM • SRCI • TELINO

9. Un processus de validation PESV2 comprenant 3 ou 4 grandes phases (selon le type de validation) 2 types de validation identifiés : Une validation dite « complète » (validation du progiciel financier par l’éditeur) Une validation dite « normale » (version du progiciel utilisée par la CEPL déjà validée par l’éditeur) Le dispositif de déploiement du PES d’Hélios Tests à réaliser par la collectivité dès validation de la note de cadrage à partir de données réelles Phase 1 Phase 2 (3 à 4 mois)* Phase 3 (3 à 4 mois)* Phase 4 Étape 1 LANCEMENT Étape 2 CADRAGE (1 mois.)* Étape 3 PRE-VALIDATION du progiciel EDITEUR Étape 4 VALIDATION du progiciel EDITEUR Étape 5 VALIDATION CEPL Étape 6 PASSAGE en PRODUCTION (2 sem.)* Étape 7 PASSAGE à la DEMAT. Phase supplémentaire = validation complète *Durées indicatives

10. Dispositif général : Objectifs • Phase 1 : lancement et cadrage Mise en place des équipes de pilotage en central et local Définition du périmètre cible du PES et du calendrier de mise en œuvre • Phase 2 : pré-validation / validation éditeur Vérification de façon autonome des principales règles métier et fonctionnalités PES dans le progiciel qualifié par l’éditeur pour atteindre le « 0 anomalie bloquante » • Mise à disposition de l’outil de pré-validation XéMéLios par la DGFIP • Phase 3 : validation collectivité Vérification de façon autonome des principales règles métier et fonctionnalités PES dans le progiciel financier utilisé par la CEPL avec ses propres données pour atteindre le « 0 anomalie bloquante » • Fonctionnalités d’analyse de l’outil XéMéLios http://adullact.net/projects/xemelios/ Vérification de la qualité des flux produits par le progiciel utilisé par la CEPL avant le passage en production • Phase 4 : passage en production et à la dématérialisation Mise en place des pré-requis nécessaires pour le passage en production Passage à la dématérialisation (= arrêt des échanges papier) Bilan des principaux enseignements du passage en production (note de bilan)

11. Phase 2 : Pré-validation / Validation Editeur Phase 4 : Passage en prod. et à la démat. Phase 1 : Lancement et cadrage Phase 3 : Validation CEPL Bonnes pratiques Points d’attention Phase 3 :Bonnes pratiques S’assurer que les tests couvrent des périodes variées de l’exercice comptable et un périmètre complet • Ex. : mois complet, jour de paye, opérations de fin d’année… Mettre en œuvre un calendrier de travail régulier : production, analyse, correction… Vigilance en termes de glissement de planning : suivi des actions de manière conjointe Calage en amont des processus de travail Ordonnateur/Comptable Zoom : test en parallèle des modalités de transmission Zoom : référencement unique des PJ PJ au format électronique • Génération d’un identifiant unique depuis le progiciel financier de la collectivité ou d’un progiciel satellite (point d’attention, le cas échéant) PJ au format papier : 2 solutions préconisées • Application de l'identifiant unique sur la pièce "papier" et mentionné dans le titre ou le mandat dématérialisé • Apposition du budget et du numéro de mandat ou de titre concerné (Cf. DH_PESV2_Note référencement unique PJ…Doc) La gestion de la mise en œuvre de la transmission CEPL/Hélios est hors périmètre du processus de validation Il est toutefois nécessaire de vérifier la mise en place du cycle d’échanges de bout en bout • CEPL  Hélios  CEPL lorsque la transmission est assurée par un dispositif de télétransmission

12. Phase 2 : Pré-validation / Validation Editeur Phase 4 : Passage en prod. et à la démat. Phase 1 : Lancement et cadrage Phase 3 : Validation CEPL Bonnes pratiques Phase 3 :Bonnes pratiques Dépôt des flux dans le dossier de la CEPL sur l’espace partagé lorsque les rapports d’analyse de XéMéLios ne mentionnent plus d’anomalies bloquantes pour validation par les Pôles (Dématérialisation/Flux) Structuration des dépôts sur l’espace partagé : 1 dossier PES RECETTE, 1 dossier PES DEPENSE Zoom : structuration PES DEPENSE • mandat ordinaire • mandat correction / Annulation • mandat émis après paiement • mandat fin d’exercice • mandat collectif • mandat paye • mandat inventaire / emprunt • mandat régie • mandat marché • mandat admission en non valeur • mandat global Zoom : structuration PES RECETTE • titre ordinaire • titre correction / Annulation • titre émis après encaissement • titre régie • titre sur plusieurs années • titre inventaire/emprunt • titre récapitulatif • titre majoration • titre fin d’exercice

13. Phase 2 : Pré-validation / Validation Editeur Phase 4 : Passage en prod. et à la démat. Phase 1 : Lancement et cadrage Phase 3 : Validation CEPL Bonnes pratiques Points d’attention Phase 4 :Bonnes pratiques • Elargissement du périmètre : dématérialisation d’un maximum de PJ sur le(s) budget(s) passé(s) au PES • Dans le respect des conventions cadres nationales • Préalable : référence unique des PJ S’assurer en amont que les directions & services concernés et le poste comptable sont prêts pour le passage à la Dématérialisation (processus organisationnels) S’assurer que la date de passage en production est compatible avec le calendrier de la CEPL (éviter les périodes de paye, de fin d’exercice, etc…) Pour le poste comptable : paramétrage « PES » uniquement sur le périmètre retenu pour le passage en production – 2 ou 3 jours avant Vigilance du Correspondant vis-à-vis de l’enchaînement des tâches lors du passage en production Zoom : processus organisationnels Prévoir une démarche conjointe de gestion des documents comptables • Ex. : étapes de liquidation, contrôle, mandatement… • Circuit d’apposition de l’identifiant unique • Prise en compte de l’environnement « mixte » : co-habitation des formats papier/électronique

14. Le référencement des PJ avec le PESV2 aller recette/dépense Les PJ dématérialisées transmises avec le PES Les PJ dématérialisées non transmises avec le PES Les PJ papier

15. Le référencement des PJ dématérialisées transmises avec le PES Les PJ dématérialisées non transmises avec le PES Les PJ papier

16. Le référencement des PJ dématérialisées transmises avec le PES(PJRef : support électronique 01) Le dispositif cible : la transmission des PJ dématérialisées avec le PES dès le passage en production • Les informations à mentionner dans le mandat ou titre concerné : • L’identifiant de la PJ, le nom de la PJ, la description de la PJ, • La PJ électronique est envoyée par domaine PES : dépense ou recette Une même PJ utilisée en dépense et en recette doit être envoyée à l’appui du flux PES dépense et du flux PES recette • Lorsqu’il y a plusieurs PJ jointes à un même mandat ou titre, ces informations sont à porter pour toutes les PJ • Pour les PJ récurrentes (exercice en cours ou antérieur), lors des mandats/titres suivants, les références précédentes des pièces justificatives dématérialisées • Accompagné de l’auxiliarisation valorisée (N°marché, emprunt…) • Les PJ sont accessibles dans Hélios pour le comptable • Les PJ sont restituées dans le CDGD sous la responsabilité de la DGFiP exploitable par les CRC dans XéMéLios

17. Le référencement des PJ dématérialisées non transmises avec le PESLes PJ papier Les PJ dématérialisées transmises avec le PES

18. Le référencement des PJ dématérialisées non transmises avec le PES (PJRef : support CDROM/DVDROM 03) • Utilisation de la modalité de transmission prévue dans l’accord local : cdrom, dvdrom, extranet, email signé • Stockage et la gestion des PJ électroniques dans le poste comptable • Pas d’accès à la PJ dans Hélios • Le rapprochement dans le poste comptable de la PJ/mandat-titre à partir de la référence dans Hélios • Maintien d’un support CDROM/DVDROM à l’appui du compte de gestion sur pièces • Établi par la CEPL ou le poste comptable selon l’accord local • En plus du CDROM/DVDROM de l’archive du compte de gestion étendu dématérialisé • Les informations à mentionner dans le mandat ou titre concerné dans la zone PJRef • L’identifiant unique de la PJ • Le nom de la PJ • Le support

19. Le référencement des PJ papier Les PJ dématérialisées transmises avec le PES Les PJ dématérialisées non transmises avec le PES

20. Le référencement des PJ papier avec le PES recette et dépense (PJRef : support support papier 02) • Les informations à mentionner dans le mandat ou titre concerné : • L’identifiant unique de la PJ, le nom de la PJ, le support • Pour remplacer l’agrafe du mandat/titre et de la PJ • Pour lier sans ambiguité le mandat/titre à sa PJ (obligation réglementaire de la CEPL) • L’auxiliarisation nécessaire : n° de marché, n° d’emprunt… • La CEPL mentionne l’identifiant unique sur la PJ papier ou le n° de mandat ou titre • Le poste comptable • Reçoit les PJ papier au plus tard à l’appui du premier mandat/titre • Accède à la PJ papier à partir de la référence portée sur le mandat/titre dans Hélios • Restitue au compte de gestion les PJ papier La dématérialisation des PJ prépare le passage au PES en limitant les PJ papier et les problématiques d’organisation liées à leur transmission

21. Bercy colloc/finances locales/dématérialisation http://www.colloc.bercy.gouv.fr Merci de votre attention Contact : Pôle national de dématérialisation de la Mission Hélios Immeuble Maille Nord III 7 Porte Neuilly 93160 NOISY LE GRAND cedex pole.demat@dgfip.finances.gouv.fr