Innføring av PA ved UiB

1. Innføring av PA ved UiB PA-rapporter Nora-Lise Kristiansen, Kari Eidsheim 27. Mars 2009

2. Agenda • Rapportoversikt • Registerrapporter • Ressursrapporter (timer) • Prosjektrapporter • Oversikt institutt • Hvilke rapporter når • PA aktivitet i GL-rapporter (SEB)

3. Rapportoversikt Registerrapport Registerrapport

4. PA01 Registerrapport Registerrapporter PA01 – viser hvordan prosjektet er registrert i systemet, bla med prosjektnr, gammelt GL prosjektnummer, kunder, finansieringskilde, aktiviteter, inntektsoverhead, inntektsføringsregel, avtaler, teammedlemmer, prosjektvedlegg, prosjekthuskeliste etc Kakakakkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkk

5. PA01 Prosjektregister Registerrapporter PA01 – Prosjektregister viser blant annet prosjektnr i PA, gammelt prosjektnr, prosjektnavn, finansieringskilde, toppaktiviteter, kunde, basisbudsjettstatus, stedkode, prosjektstatus og overheadinntekt Kakakakkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkk

6. PA01 Prosjektregister Registerrapporter PA01 – Prosjektregister forts. Kakakakkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkk

7. PA01 Prosjektregister Registerrapporter Arkfane 2 Avtaler og Kunder. Viser hvordan avtalen er registrert i systemet Arkfane 2 Avtaler og Kunder. Viser hvordan avtalen er registrert i systemet Kakakakkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkk

8. PA01 Prosjektregister Registerrapporter Arkfane 2 Avtaler og Kunder forts. Viser hvordan avtalen er registrert i systemet Kakakakkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkk

9. PA01 Prosjektregister Registerrapporter Fane 3 Teammedlemmer viser teammedlemmene for dette prosjektet – altså de som har en rolle og er autorisert til å få opplysninger om prosjektet Kakakakkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkk

10. PA01 Prosjektregister Registerrapporter Fane 4 Klassifisering viser bla konteringsregel, mva-regel, kommersialiseringspotensiale, konfidensialitet. Kakakakkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkk

11. PA01 Prosjektregister Registerrapporter Fane 5 Prosjektvedlegg viser vedleggene som er lagt til prosjektet Kakakakkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkk Kakakakkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkk

12. PA01 Prosjektregister Registerrapporter Fane 6 Prosjekthuskeliste viser påminnelsene som er lagt til prosjektet Kakakakkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkk Kakakakkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkk

13. PA14 Prislister Registerrapporter Registerrapporter Fane 1 Kostrate pr lønnstrinn. Viser alle ansatte med pris i PA (kostnadsrate) og ansattnr, stedkoder. PA14 gir informasjon om timeprisene som blir brukt ved registrering av timer i prosjektene. Pris er utregnet etter personenes lønn, men kun en pris pr 5 lønnstrinn. Pris er inkludert sosiale kostnader, men ikke overhead. Kakakakkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkk

14. PA14 Prislister Registerrapporter Fane 3 Kostrate pr jobb. Det ligger også inne timepris pr jobb som brukes i budsjetteringen når man ikke vet hvem som skal jobbe i prosjektet men kun har informasjon om type stilling Kakakakkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkk

15. PA14 Prislister Registerrapporter Fane 4. Ressurs-Assignment. Under denne fanen kan man se ressursenes ansattnummer og stedkoder blant annet. Ansattnummer må brukes i regnearket som er grunnlaget for å laste opp/registrere timer på en person til prosjektene Kakakakkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkk

16. PA15 Aktiviteter Registerrapporter Registerrapporter PA15 viser blant annet hvilke aktiviteter som er registrert i prosjektene, task-id (reiseregninger), status på prosjektet Kakakakkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkk Kakakakkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkk

17. PA12Ressursallokering Fane 1: Allokering-per ansatt. Her kan du få ut en oversikt over totalt budsjetterte timer, samt det som er lastet i regnskapet. Kan i Sideelementene velge en enkelt ansatt, samt søke opp et enkelt prosjekt og se hvor mange timer er budsjettert og hvor mange timer er virkelig lastet. Kakakakkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkk

18. PA12Ressursallokering Fane 2: Allokeringsoversikt Viser en oversikt over hele instituttets budsjetterte timer, sortert på person, samt hvor mange timer som er lastet. Kakakakkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkk

19. PA12Ressursallokering Fane 3: Allokeringsoversikt DBH Viser en oversikt over alle prosjekter, hvem som har lastet timer på de enkelte prosjektene. Kakakakkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkk

20. PA03 Basisbudsjetter PA03 Basisbudsjett I/K. Viser basisbudsjett på et enkelt prosjekt og på et helt institutt. Dette budsjettet viser eksempel på ulike overheadsatser på NFR kunden på personressurs. 40% kostnadsoverhead og 30% inntektsoverhead. Forskjellen synliggjøres på 9052 og er UiB’s egenandel og ”sponsing” av prosjektet. På UiB kunden er det 40% både på kostnads- og inntektsoverhead (Nordbotten). Må tas ut for periode 1jan-05 til ut 2008 eller lignende Tot bud er 450K – må korrespondere med senere arpporter i denne pres Kakakakkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkk

21. PA03 Basisbudsjetter Dersom vi tar toppaktivitet 1 NFR så ser vi hva som er lagt inn i budsjettet når det gjelder NFR midlene. Eksempel på budsjett med ulike overhead – bruke et av budsjettene Kakakakkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkk

22. PA02Prosjektrapport PA02 viser prosjektenes inntekt og kostnad. Sideelementene styrer om man skal se hele prosjektet, eller ulike aktiviteter – for eksempel UiBs egenfinansiering. Ved å velge en PA periode kan man se en spesiell måned alene uten å bestille ny rapport. Fane 1 og 2: I/K Saldo m og u konvertering

23. PA02Prosjektrapport Toppaktivitet 1 BFS – dette er å sammenligne med de ”gamle” prosjektregnskapene (etter månedsperiodisering) der kostnader og inntekter fra ekstern finansieringskilde vises

24. PA02Prosjektrapport Viser rapport for prosjektet for perioden 1. nov-31. des, men kun for toppaktivitet 2UIB, dvs egenfinansieringen

25. PA02Prosjektrapport Fane 3: Detaljer viser detaljer om inntekter og kostnader i valgt periode. 9052 viser forskjell mellom kostnad (det det koster UiB å drive prosjektet) og inntekten man får fra oppdragsgiver. 9052 viser derfor UiBs subsidiering av prosjektet

26. PA02Prosjektrapport PA02 for flere prosjekter

27. PA02Prosjektrapport Sum prosjekter i PA02 for et institutt finnes igjen i GL på samleprosjektene

28. S11 Artsregnskap GL-rapporter Artsregnskap EFV prosjekt 699995 periodisert PA-inntekt vises i konti 3504, 3505 og 3506

29. S11 Artsregnskap GL-rapporter Artsregnskap FFV – prosjekt 199995 konto 3504, 3505 og 3506 viser periodisert inntekt fra PA. Konto 3507 er en regulering gjort Av RK for totalt å vise fakturert inntekt – altså innbetalte midler. Dette er pr idag krav i øk.reglement.

30. S11 Artsregnskap GL-rapporter Artsregnskap EFV inntekt til prosjektet fra intern kilde=494K. 8731 ville evt vist koordionerimngsmidler Subsidiering alle EFV-prosjeketer 322K. Overheadkostnad 802, men netto er overhead kun 802-322 = 480K

31. PA04A Budsjett-Regnskap Prosjektrapport PA-04A viser både budsjett og regnskap periodiserte inntekter og kostnader. Her kan sorteres på sideelementene topp- og underaktivitet, finansieringskilde, kunde. Finansieringskilde – brukes for å fortelle noe om prosjektmassen pr institutt. PA-04A viser både budsjett og regnskap periodiserte inntekter og kostnader. Her kan sorteres på sideelementene topp- og underaktivitet, finansieringskilde, kunde. Finansieringskilde – brukes for å fortelle noe om prosjektmassen pr institutt. Kakakakkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkk

32. PA08 Fakturadetaljer Prosjektrapporter PA08- viser fakturaene som er opprettet i prosjektene, men viser ikke hva som er betalt. Det finnes i K31 rapport.

33. PA09 Eksternrapportering PA09 viser innteksbudsjett og periodisert inntekt. Denne rapporten brukes i ekstern rapportering (til oppdragsgiver) og hvis noen kun vil se hva som er bevilget og hva som er brukt mot bevilgning. Obs sideelementer – UiB-aktiviteten skal ikke rapporteres til ekstern kunde. I dette caset er det inntektsført mer enn inntektsbudsjettert, dvs overforbruk.

34. PA09 Eksternrapportering Hvis en skal ha rapport som viser hele prosjektet må datointervallet i rapporten dekke hele prosjektets levetid. Hvis man er usikker på hva hele prosjektperioden er: slå opp i PA01-regosterrapport

35. Hvilke rapporter når • Hvilke prosjekter har vi, hvilke aktiviteter, priser etc • registerrapporter PA01, PA14 og PA15 • Hvem har vi ført timer på, hvor mange timer er budsjettert på ressursene • PA12 ressursallokeringsrapport • Hvor mye har jeg budsjettert på dette prosjektet • PA03 • Rapportering ekstern (til oppdragsgiver) • PA09 obs aktivitet UiB • Rapportering til prosjektleder – hvor mye har jeg igjen? • PA09 – obs periodisering og aktivitet UiB • Rapportering til Instituttledelse • PA02 eller PA04 • Obs sideelement finansieringskilde, aktiviteter UiB = egenfinansiering • Rapportering til sentraladministrasjon • GL artsregnskap – PA vises i samleprosjektene 199995, 699995 og 639995