Role du FIDA Dans la supervision et l’Administration des prets et Dons

1. Role du FIDA Dans la supervision et l’Administration des prets et Dons Ouaguadougou,Burkina Faso 4-5 Novembre 2009 Virginia Cameroon Mohamed Tounessi

2. OBJECTIFS DE LA PRÉSENTATION • Rôle du FIDA • Principes, pratiques et procédures de décaissements • Traitement des demandes de retrait • États financiers et audits • Procédures de passation desmarchés

3. Rôle du FIDA • Superviser le programme • Administrer le prêt, le don FIDA • Faciliter l’exécution du programme en aidant les parties au programme à interpréter et à se conformer aux documents relatifs au financement • Assurer que soient respectées les dispositions des documents relatifs au financement • Approuver le PTBA • Examiner et approuver les passations de marchés pour l’achat de biens, travaux et services • Examiner et approuver les demandes de retrait

4. Rôle du FIDASuite • Effectuer les décaissements du compte de prêt et de don • Examiner les états financiers du programme pour chaque année fiscale • Examiner les rapports d’audit et la lettre de recommandations sur le système de contrôle interne, les procédures opérationnelles et leur efficacité • Approuver les amendements de l’accord de financement • Service de la Dette Envoyer les relevés des comptes relatifs au service de la dette

5. DOCUMENTS IMPORTANTS • Accord de Financement • Conditions Générales • Lettre à l’Emprunteur • Manuel d’opérations et des procédures administratives et financières • Rapport d’évaluation (et COSTAB) • Directives • Passation des marchés • Audit

6. PRINCIPES,PRATIQUES ET PROCÉDURES DE DÉCAISSEMENTS • Compte Spécial • Contribution de l’Emprunteur • Retrait de Fonds • Modalités de décaissements • États certifiés de dépenses • États Financiers et Audit • Passation de marché

7. COMPTE SPÉCIAL • L’Emprunteur ouvre et tient un Compte Spécial en dollars des Etats-Unis auprès d’une banque commerciale ou de tout autre établissement bancaire ayant l’agrément de FIDA. Le montant autorisé du compte spécial s’élève à XXXX USD. Première avance de XXX USD pour couvrir le six premiers mois d’exécution du programme. Les dépôts successif seront effectués une fois que le montant des décaissements aura atteint XXXXX DTS

8. COMPTE SPÉCIAL suite Le FIDA reconstitue périodiquement le compte spécial, sur demande de l’Emprunteur Doit être utilisé exclusivement pour couvrir les dépenses éligibles au titre de l’accord de financement. Chaque demande de retrait doit être accompagnée de l’état de réconciliation du compte spécial Recouvrement de l’avance initiale commence avant la date d’achèvement jusqu’au plus tard à la date de clôture

9. Contribution de l’Emprunteur • Droits, impôts et taxes pris en charge par l’Emprunteur au moyen d’exonération ou chèques Trésor • Contribution sur le compte de programme d’un dépôt des fonds de contrepartie pour un montant de XXXX USD pour couvrir la première année d’exécution du Programme

10. Décaissements soumis: • Aux conditions de décaissement • Aux allocations par catégorie • Aux pourcentages financement FIDA • Etats certifiés de dépenses – (catégories/seuils)

11. Retraits de fonds • Demande de retrait signée par le Représentant autorisé de l’Emprunteur • Demande relatives aux dépenses admissibles effectuées: - pendant la période d’exécution du programme - dans un état membre du FIDA - conformément aux documents du programme (PTBA, Manuel d’opération, Accord de prêt, Conditions Générales, Directives FIDA)

12. Modalitésde décaissements • Paiement direct aux fournisseurs • Remboursement à l’Emprunteur • Réapprovisionnement du compte spécial • Engagement spécial (Lettre de crédit)

13. ETATS CERTIFIÉS DE DÉPENSES Annexe 2 de l’Accord de Prêt et de don: Les retraits du compte de Prêt (et de don) peuvent être faits sur la base d’états de dépenses certifiés conformément aux procédures convenues entre l’Emprunteur et le Fonds. Le FIDA et l’Emprunteur doivent convenir et formaliser des procédures

14. ÉTATS CERTIFIÉS DE DÉPENSESSUITE Mécanisme visant à simplifier la procédure de décaissement de certaines dépenses. Pièces justificatives conservées par le programme et disponibles pour inspections par les auditeurs et missions de supervision

15. ÉTATS CERTIFIÉS DE DÉPENSES SUITE L’utilisation est justifiée: • Pour le paiement de petits montants • Si la documentation est très volumineuse • Pour contrats au dessous du seuil autorisé

16. ÉTATS FINANCIERS Le programme tient des comptes et des livres comptables distincts, conformément à des pratiques comptables - appropriées - régulièrement appliquées - de nature à refléter les opérations, les ressources et les dépenses relatives au programme. Ces documents sont tenus jusqu’à la date de clôture et conservés pendant les 10 années qui suivent au minimum.

17. RAPPORTS FINANCIERS ET INFORMATIONS L’Agent principal du programme prépare chaque année fiscale les états financiers consolidés des opérations, des ressources et des dépenses relatives au Programme Les états financiers sont présentés au Fonds dans les trois mois suivant la fin de chaque année fiscale. Comprennent: • Le bilan; • les états annuels et cumulés de la source et de l’utilisations des fonds, doivent indiquer séparément les fonds du FIDA, de contrepartie, d’autres donateurs, des bénéficiaires

18. RAPPORTS D’AUDIT Le programme doit: • Faire vérifier chaque année budgétaire les comptes du programme • Fournir au FIDA une copie certifiée du rapport de l’auditeur et des états financiers audités • Au plus tard six mois après la fin de l’année fiscale

19. RAPPORT D’AUDIT • Doit inclure: • Etats financiers vérifiés • Opinion de l’auditeur sur le états financiers • Opinion séparée sur compte spécial et états de dépenses • Lettre de recommandations • Si l’Emprunteur ne se conforme pas aux dispositions concernant l’audit le FIDA appliquera des sanctions y compris la suspension des décaissements

20. Passation de marché • Nouvelles Directives approuvées en 2004 remplaçant celles de 1982 • Entrée en vigueur en 2006 • Plan de passation des marchés

21. Plan de passation des marchés Premier plan convenu au stade d’élaboration du programme • Conforme au Directives de passation de marché et à l’Accord de Prêt • Actualisé dans le cadre de l’établissement du 1er PTBA • Doit couvrir les premier 18 mois du programme • Doit inclure: - marché des fournitures, travaux et services consultatifs - méthodes proposées permises par l’accord de prêt - procédure d’examen applicables du FIDA Partie du PTBA pour les années suivantes

22. Après la date d’achèvement • Demandes de retraits présentées jusqu’à la date de clôture (six mois après la date d’achèvement) • Paiements pour les contrats de biens, travaux et services achevés au plus tard à la date d’achèvement du programme et petites dépenses correspondant aux frais de liquidation du programme • Recouvrement du dépôt initial au compte spécial • Présentation rapport final d’audit et rapport d’achèvement

23. Clôture du prêt • Rapport final d’audit • Rapport d’achèvement • Recouvrement du dépôt initial au compte spécial