Nokkrar hugleiðingar um kaup ríkisaðila á ráðgjöf

Nokkrar hugleiðingarum kaup ríkisaðila á ráðgjöf Hvatningar- og afmælisráðstefna Ríkiskaupa - 3. nóv. 2009 - Jón Loftur Björnsson Ríkisendurskoðun

Hlutverk okkar • Kanna meðferð og nýtingu ríkisfjár, hvort hagkvæmni og skilvirkni sé gætt í rekstri stofnana og fyrirtækja í eigu ríkisins og hvort gildandi lagafyrirmælum sé framfylgt í þessu sambandi • Höfum á liðnum árum skoðað innkaup ríkisaðila, þ.m.t. á ráðgjöf og annarri sérfræðiþjónustu. Einnig skoðað verklegar framkvæmdir • Áhersluatriði hjá Ríkisendurskoðun 2010 að skoða innkaup. Viljum gjarnan efna til samstarfs við Ríkiskaup um slíka skoðun

Niðurstöður um kaup á ráðgjöf og annarri sérfræðiþjónustu • Kaup á ráðgjöf og annarri sérfræðiþjónustu eru ört vaxandi hjá ríkinu. Hvers vegna? • Misbrestur er á að kaup séu boðin út þrátt fyrir að verk séu útboðsskyld. Algengar mótbárur: • Útboðsferlið er flókið og tímafrekt. • Það er erfitt að staðla kröfur um eiginleika og gæði þjónustunnar. • Við viljum skipta við aðila sem við höfum góða reynslu af og þekkir starfsemi okkar. • Tilhneiging til að koma sér undan útboði, jafnvel að bera fyrir sig undantekningarákvæði sem ekki eiga við • Orðstýr og sambönd virðast ráða miklu um val ráðgjafa. Ákveðnir ráðgjafar eru vinsælli en aðrir

Skriflegir samningar við ráðgjafann oft til staðar en mættu vera ítarlegri • Misjafnt hvernig samið er við ráðgjafann um þóknun • Þóknun á vinnustund eða aðra tímaeiningu • Heildarþóknun fyrir verkið, gjarnan samt áfangaskipt • Fylgst er með greiðslum til ráðgjafans og leitast við að kaupa ekki meiri þjónustu en þörf er talin á • Formlegt mat á árangri ráðgjafar fer ekki fram í lokin

Stuttur gátlisti • Er nauðsynlega þekkingu að finna hjá stofuninni (eða öðrum ríkisaðilum)? • Útbúa stutta verk- og markmiðslýsingu • Meta umfang verkefnisins og kostnað við það • Meta hvort kaupin eru útboðsskyld

Rökstyðja valið á ráðgjafanum (skilmálar útboðs) • Gera skriflegan samningur við ráðgjafann um verkefnið og þóknun fyrir vinnuna • Fylgjast með vinnu ráðgjafans og bregðast við ef verkið víkur frá tíma- og kostnaðaráætlun • Leggja mat á vinnu ráðgjafans í lokin

Nokkrar hugleiðingar um kaup ríkisaðila á ráðgjöf