slide1 n.
Download
Skip this Video
Loading SlideShow in 5 Seconds..
ZAMAN YÖNETİMİ PowerPoint Presentation
Download Presentation
ZAMAN YÖNETİMİ

Loading in 2 Seconds...

play fullscreen
1 / 55

ZAMAN YÖNETİMİ - PowerPoint PPT Presentation


  • 187 Views
  • Uploaded on

ZAMAN YÖNETİMİ. AMAÇ. Yöneticilerin zamanlarını etkin biçimde kullanmalarını sağlayarak verimliliklerini arttırmak. TANIM. ZAMANA HÜKMETMEK NİÇİN GEREKLİDİR?. Yönetim değişikliğinin etkilerini, önerilerini kavramak. Değişme sürecine bağlı olarak durgunluk olgusu bilinci kazandırmak.

loader
I am the owner, or an agent authorized to act on behalf of the owner, of the copyrighted work described.
capcha
Download Presentation

PowerPoint Slideshow about 'ZAMAN YÖNETİMİ' - janus


An Image/Link below is provided (as is) to download presentation

Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author.While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server.


- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - E N D - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
Presentation Transcript
slide2

AMAÇ

Yöneticilerin zamanlarını etkin

biçimde kullanmalarını sağlayarak

verimliliklerini arttırmak.

slide3

TANIM

ZAMANA HÜKMETMEK NİÇİN GEREKLİDİR?

  • Yönetim değişikliğinin etkilerini, önerilerini kavramak.
  • Değişme sürecine bağlı olarak durgunluk olgusu bilinci kazandırmak.
  • Zaman ve planlamaya ilişkin geleneksel tutumunun eksikliklerini belirlemek.
  • İşleri kümelendirip,planlama yapmak becerisini kazandırmak.

Zaman, arka arkaya dizilmiş olayların ve olguların algılanmasıdır.Zaman, olayları ölçebildiğimiz

bir süreçtir.

Zaman hayattır.Geri döndürülemez.

Zamanımızı harcamak hayatımızı harcamaktır.

Başarılı insanın bizden daha fazla zamanı yoktur, bunlar zamanı etkili kullananlardır.

Bütün diğer kaynaklar gibi,zamanda kullanılabilir bir özelliktir ve ondan yararlanılabilir.

Zaman yenilenmesi mümkün olmayan bütün kaynakların en değerli olanıdır.

Zaman diğer kaynaklardan farklı olarak ; alınıp satılamaz, biriktirilemez, başkasından

aktarılamaz, depolanamaz, üretilemez, çoğaltılamaz, ve değiştirilemez. Ancak zaman

tasarruflu kullanılabilir.

slide4

MİSYON

Etkili bir zaman yönetimi için

bizlerde öncelikle

var olma nedenimizi (misyonumuzu) belirlemeliyiz.

Zaman kültürel ve psikolojik boyutları olan bir kavramdır.

okulda ya da evde

kaygılı bir bekleyiş içinde olduğunuzda

zaman duygusal olarak uzaklaşır.

Geleneksel anlatımı ile “bir türlü geçmek bilmez.

slide5

III- ZAMANIMIZI ÇALAN HIRSIZLAR VE HIRSIZLARIN TUTUKLANMASI

Acil İşler, Krizler ve Panikler

!

  • Acil olayların bizi yönetmesine izin veririz. Biz acil işleri
  • yapar ve önemli işleri gözardı ederiz. İşlerin bitimi için verilen
  • sürenin bizi sıkmasına ve hatta boğmasına izin veririz. Eğer
  • işler sadece acil oldukları için yapılsaydı, sürekli kriz ve stres
  • ortamında yaşardık.Kriz ve panik yaratan ortamlardan
  • yapılması gereken iki önemli etkinlik vardır. Bunlar;
  • O an yaşanan sorunla uğraşın, yangını söndürün
  • Bu krizin bir daha tekrarlanmaması için yapılması
  • gerekenleri listeleyin.
  • Kısaca krize neden olan problemi çözün.
  • Acil işlerden ve krizlerden kurtulmanın tek yolu
  • sorunların nedenini bulmak ve bu sorunları çözmekten
  • geçer.

!

Yangın Söndürmek Zevklidir

Hiç kimse inkar etmesin. Bizler küçük krizleri

severiz. Sert ve uzun süreli çalan telefon,

büromuza girip çıkan insanlar, hareketliliğin

verdiği zevk ve göz açıp kapayıncaya kadar

geçen zaman. Bu tür durumlar eğlencelidir ve

kendimizi önemli hissetmemizi sağlar.

Yangınları önlemek ise, büromuzun kapısını

kapatıp, düşünmek anlamında gelir ve bu sorun

çoğumuz için sıkıcıdır. Hatta bu durumu

üretimsizlik olarak nitelendirenler bile vardır.

Oysa gerçek tam tersidir. Bizler krizlerin

yaşanmamasını önleyerek verimliliğimizi

arttırırız.

slide6

Adrenalin Sonrası Çöküntü

Yangını Söndürenler Terfi Eder Anlayışı

Düşünün; şiddetli bir kriz yaşadığınız, dört saat

boyunca 6.3 şiddetinde bir kriz geçirdiniz. Adrenaliniz

yüksek, kalbiniz müthiş bir hızla çarpıyor ve

alnınızdan terler damlıyor, neredeyse düğmelerinizin

beden ısınızdan dolayı eriyecek... ve kriz sona eriyor.

Şimdi ne yapacaksınız? En güçlü olduğunuz an bitti.

Masanızın başına döndünüz.

Beden, kriz anında kalbin daha hızlı ve güçlü

çarpmasını sağlar. Bunun sonucunda daha atik

davranırsınız. Kan basıncınız yükselir ve kan o an için

bedeninizin önemsiz kısımlarından, önemli kısımlarına

taşınır. Örneğin;sindirim sistemindeki kan, kriz anında

kaslarımıza doğru hareket eder.

Kriz anının bitmesinden sonra beden kendini

dengelemeye çalışır. Kan yine tüm organlara yayılır.

Böylece enerji düzeyimiz eşdeğer bir düşüş kaydeder.

Bunun sonucunda fizyolojik ve psikolojik problemler

yaşayabiliriz.

Yorgunluk, stres ve moral bozukluğu çalışmayı

engelleyen ve zaman kaybına neden olan öğelerdir.

Her işletme kriz anlarını en iyi şekilde değerlendiren ve

sadece yangın söndürerek yükselen uzmanlar vardır.

Ancak bu uzmanlar sadece yangın zamanında verimli

çalışırlar. Yangın önlemek gibi bir faaliyet onların

mesleki kariyerlerini olumsuz şekilde etkileyebilir. Bu

nedenle her zaman yangın çıkmasını isterler. Böyle bir

yöneticisi olanlara sabır diliyorum.

Ancak toplum kalite anlayışı ile oluşan sorun önleme

faaliyetleri, yangın önleme konusunda uzman yöneticiler

ile başarıya ulaşmaktadır.

Rahat, Tanıdık, Kolay İşler

Hepimizin sığındığı hobilerimiz ve rahatlama bölgelerimiz

vardır. Hepimiz zaman zaman dinlenmeye ihtiyaç duyarız

ve kendimizi hırpalanmış hissettiğimizde rahatlatıcı

alanlarımıza çekiliriz. Önemli olan ne yaptığımızın

farkında olmamız ve bunu mantıklı bir zamanda

yapmamızdır.

Tanıdık ve kolay işleri yapmanın en kötü örneği, terfi eden

yöneticinin, terfi etmediği işleri önceden yapmasıdır.

Bu onun yakından tanıdığı ve kendisine kolay gelen işlerdir

Ancak böyle davranarak iki işi birden mahvetmektedir.

Hem yeni sorumluluklarına zaman ayıramamaktadırlar,

hem de yerlerine alınan uzmanı rahatsız etmektedir.

slide7

Önemli Olan İşlere Daha Çok Zaman Ayırmak

Anında Ödüllendirmek

“Birden fazla öncelik olması, öncelik yok demektir”.

Bu özdeyişteki anlam şudur; insanların sadece bir tane

özellik vardır. On tane öncelik olmaz. Eğer iki tane dahi

önceliğiniz varsa, önceliğiniz yok demektir.

Yanınızda, yapılması gereken işlerin yazılı olduğu

20 maddelik uzun listeler taşıyabilirsiniz. Ancak bu liste

öncelik listesi değildir. Güne, kaldıraç dengesini

sağlayacak önemli bir işi önceliğiniz olarak planlayın. O iş

sizin için “günün işi” olsun. Önümüze ne tür aksilikler

çıkarsa çıksın o işi bitirin. Unutmayın iki yol var;

·         Kaç Kurtul

·         Savaş Kazan

Bu basamakta biz, ikincisini seçiyoruz.

Çoğumuz anında ödüllendirilme isteğiyle yanıp tutuşuruz.

Bu amaçla uzun bir faaliyet listesi hazırlarız.

Her yaptığımız faaliyetin yanına çarpı işareti koyarak

kendimizi rahatlamış hissederiz. Ancak gerçekte böyle

değildir. Çünkü bir anlayış doğrultusunda “Önce kolay

işleri yap. Sonra zor işlere geç” anlayışı ile hareket edilir.

Bu istenmeyen bir durumdur.

Öncelikleri iyi planlamanın iki basamağı vardır. Bunlar;

Daha önemli olan işlere daha çok zaman ayırmak

Önemli olmayan işleri daha çabuk halletmek

1

Önemli Olmayan İşleri Daha Çabuk Halletmek

Zihninizin derinliklerinde çıktığınız son tatili düşünün.

Tatilden önce büroda nasıl çalışmıştınız?

Eminim ki,listenizdeki işleri ıslık çalarak

incelemişsinizdir. Bu işler için bazı arkadaşlarınızı

görevlendirmişsinizdir ve önemsiz işleri de acımadan

çöpe atmışsınızdır.

slide8

IV-ZAMAN HIRSIZLARI VE KARŞI ÖNLEMLER

  • Kağıt İşleri
  • Masa üstünün temiz olması ile başarı arasında bir

ilişki yoktur.

  • Gelen kağıtla (evrakla) ilgili ne

yapılacağına çabuk karar verin.

  • Bir kağıdı bir kez
  • ele alın ve şu dört eylemden birini yapın
  • 1.At
  • 2.Havale et
  • 3.Dosyala
  • 4.Gereğini yap.
  • Toplantılar
  • Toplantılarda harcanan zamanın yarıdan çoğu,
  • boşunadır, ziyan edilmektedir.
  • Toplantıların ayrıntılı bir gündemi olmalı ve her
  • gündem maddesi zamanlanmalıdır.
  • Toplantıya herkes katılmamalı bir sınırlama olmalıdır
  • katılması gerekenler katılmalıdır.
  • Gündemin bir iki maddesinin görüşülmesi ile ilgili
  • olanlar, o maddeler görüşüldükten sonra ayrılmalıdır.

Telefonlar

Bir orta düzey yöneticisi ortalama beş dakikada bir

telefona bakmak zorunda kalır.Üst yönetici bunları

sekreteri aracılığı ile programa bağlar

Mükemmellik Hastalığı

Bazıları mükemmele ulaşmak için gereğinden çok

zaman harcarlar. Bu bazen hastalık halini alır.Her

gün bilerek herhangi bir işi mükemmel olmayan bir

şekilde yaparak bu hastalıktan kurtarabilirsiniz.

slide9

V-ZAMANIN İYİ KULLANILMASI

Genel olarak bütün ustalarda görülen ve aşağıda

belirtilen 6 ortak niteliği onların bazı anahtar

İlkeleribenimseyerek uyguladıklarını göstermektedir.

Her zaman ustası:

1.        Her an ne yapacağını zamanını en yararlı

biçimde nasıl kullanacağını bilir.

2.        Hatasını, eksiklerini, karakterinin hangi kötü

yola sapmaya elverişli olduğunu, onlarla şakalaşacak

kadar öğrenmiştir.

3.        Hayatında yaşadığı her evreden ve her olaydan

gereken dersi alarak deneyimlerini ve iç güdülerini

geliştirmiştir.

4.        Mesleki veya kişisel, sosyal veya özel olsun

yalnız kendi hayatını yaşar.

5.        Hiçbir şeyi unutmayacak biçimde ek bir bellek

sistemine sahip olduğundan bellekteki bütün anlamsız

nedenlerinyerine anlamlı sorular niçin ve nasıllar

almıştır.

Ulaşmak istediği amaçlara göre her gün zamanını

nasılkullanması gerektiği hakkında yoğunlaştırmayı

bilir.

KULLANABİLECEĞİMİZ ZAMAN ÇEŞİTLERİ

  • Vücudumuza ayırdığımız zamanlar.
  • Boş zamanlarımız.
  • Zevklerimiz için harcadığımız zamanlar.
  • Tüketim için harcadığımız zamanlar.
  • Seyahatlerde geçen zamanlarımız.
  • Dinlenmeye ayırdığımız zamanlar.
  • Sevgiye ayırdığımız zamanlar.
  • Başkalarına ayırdığımız zamanlar.
  • Ailemize ayırdığımız zamanlar.
  • Okumaya ayırdığımız zamanlar.
  • Gelişmemize ayırdığımız zamanlar.y
  • Geliştirmemize ayırdığımız zamanlar.
  • Meditasyon anlarımız.
  • Çocukluğumuzu aradığımız zamanlar.
  • Yalnız kaldığımız zamanlar.
slide10

Beklenmedik Aksaklıklar

  • Bir toplantıya gitmeden önce, toplantının sizin için

gerekli olup olmadığını ve sizin için gerekli olan kısımlarını

tespit edin.

  • Toplantıya zamanında gidin.
  • Toplantıda aktif olabilmek için kendinizi hazırlayın.

Uzun tartışmalardan kaçının.

  • Takip edilecek maddeleri uygun öncelik düzeni içerisinde

hazırlayıp listeleyin.

  • Birçok kimse krizlerin kaçınılmaz olduğunu düşünür.

Bu kısmen doğrudur. Kriz, yapılması gereken bir işin

zaman ve zamanlama planlaması yapılmamışsa yaşanır.

  • Beklenmedik olaylar yaşamamak için her işin veya

aktivitenin başlangıç noktasında iken daha önce yaşanmış

tecrübelerinizi gözden geçirin.Tecrübeleriniz ışığında

kendinize tarz ve metod belirletin.Her aktiviteden önce

ihtimalleri belirleyin.Bunun için şu sorular sorulabilir.

  • Neyin yanlış olma olasılığı vardır ?
  • Ne zaman yanlıştan haberdar olabilirim ?
  • Bu konuda neler yapabilirim ?
  • Sizden Kaynaklanan ve
  • Zaman Kaybına Neden Olan Ögeler
  • Kendini değerlendirme biçiminiz
  • Yetersiz puanlama
  • Olayları önceden kestirmede yetersizlik
  • İyi tanımlanmamış amaçlar
  • Zamanın işlere kötü(dengesiz-önemleri ile orantısız)
  • bölüşümü
  • Yarına bırakma eğilimi
  • İşlerin hepsini birden yapma isteği
  • Doğrudan size ait yanlışlar
  • Ayrıntıya çok önem verme eğilimi
  • İşlerin çalışanlar arasında dağıtımında yetersiz kalmak
  • Her şeyi ve herkesi bizzat denetleme tutkusu
  • Başkalarının yapabileceği işleri-düzenlemeleri bizzat
  • yapmak
  • Birilerine uygun olmayan zamanlarda telefon etmek
  • Birlikte çalıştığı görevlilerle sık sık tartışmak
  • Beklenmeyen ziyaretçilerden yakasını kurtaramamak
  • Önyargılar-saplantılar
  • Düzensiz heyecanlanmalar
  • Disiplinsizlik
  • Başkalarını incitmek-küstürmek korkusu
  • HAYIR diyememek (çok fazla yumuşak yüzlü olmak)
  • Dinlenmesini bilmemek
  • Yavaş okumak
  • Çevrede çalışmaya yoğunlaşmayı engelleyen objelerin

varlığı

  • Herkese çay kahve ikram etmek
  • Sürekli makamda oturmak
  • Sohbet etmek

Gecikmelerle Mücadele

  • Bitirme tarihini belirleyin
  • İlk önce sıkıcı olan işi yapın
  • Ödüllendirme sistemi kurun
  • İşleri küçük bölümlere ayırın
  • Sizi uyaracak biriyle anlaşın
  • Yukarıdaki hazırlıklar tamamsa şimdi yapın.
slide11

OLASI AKSAKLIKLAR

Gerçekçi olmayan bir zaman planı yapılmış veya son anda

önceliklerde değişiklik yapılmış olabilir. Personel hata

yapabilir veya cihazlar arızalanabilir. Bu durumlarda

kesinlikle panik yapmayın.Derin bir nefes alın.Birkaç

dakika dinlenip kendinizi dinleyin.O anda öncelikle nelerin

yapılması gerektiğini düşünerek alternatifler üretmeye

çalışın.Ancak bir aksaklığı giderirken ikinci bir aksaklık

yaratmayın.

Zorunlu ve gerekli olmayan formaliteleri ve kırtasiyeciliği

kaldırın. Kırtasiyecilik iş yapmak ve çalışmak değildir.

Çalışır görünmek ve zamanı öldürmektir.Gereksiz

kırtasiyeciliğin kaldırılmasıyla zaman tasarrufu yapılmış

olur.

Öğle yemeği ve çay saatlerinizi çalışanlarla birlikte geçirin.

Size söylemek ve sormak istediklerini bu saatlerde

değerlendirip ayrıca size gelip zamanınızı harcamadıkları

gibi söylenmesi gerekenleri yemekte aktardıklarından

rahatlamış olacaklardır.

KURUMDAN KAYNAKLANAN VE ZAMAN

KAYBINA NEDEN OLAN ÖĞELER

  • Başkalarının kendilerini değerlendirme biçimleri
  • Diğer çalışanların kötü planları
  • Kurumun genel politikasının olmayışı
  • Kurum norm ve değerlerinin gevşekliği
  • Öncelikli amaçların başkaların ki ile çatışması
  • Yönetimin amaçların önceliklerini çok sık değiştirmesi
  • Görev tanımlarının kötü yapılmış olması
  • Otorite yokluğu
  • Toplantılar
  • Göreve geç gelmeler
  • Üst makamların kararlarını bekleme
  • Kötü iş haberleşme
  • Cevap vereceklerin bulunamayışı
  • Problemlerin yanlış ya da kötü tanımlanması
  • Diğer çalışanların yaptıkları yanlışlar
  • Uzayan akran ve müşteri ziyaretleri
  • Personel fazlalığı
  • Büro personelinin azlığı
  • Uzman personelin azlığı
  • Yetişmemiş sekreterler – Makam şoförleri
  • Olumsuz tutumlar
  • Dikkatsizlikler – Başıboşluk – Oyalanma
slide12

VI-ZAMANI KONTROL ETMEK

3.

haftalık ve günlük zamanı kullanmanızı planlayın ve proğramlayın

4.

Zirve Enerji Zamanımızı Optimum Kullanım

1.

sorumlulukları, öncelikleri ve amaçları belirleyin

2.

Gereksiz ve uygun olmayan faaliyetleri eleyin

Beklenmedik olaylar için boşluk bırakın

Engellerin Çoğunu Mümkün Olduğunca Eleyin veya Azaltın

Mümkün olduğunca dağıtım yapın

slide13

TİPİK ENERJİ ÇEMBERİ

%100

En iyi

zaman

O 8:00 Öğle 17:00

EN İYİ ZAMAN KULLANIMI

Günlük programınızı yaparken,enerji konjonktürünüzün

aklınızda olması iyi bir fikirdir.Bazı insanların en iyi

zamanları sabahın erken vakitleridir.Bazılarının en

başarılı oldukları zaman ise öğleden sonradır.Mümkün

olduğunca günlük programınızı en iyi zamanınıza denk

gelecek şekilde planlamaya çalışın.Her zaman kontrolü

sağlayamazsınız,fakat konsantrasyon ve düşünce

gerektiren çalışmaları en iyi zamanınızda yapma fikrini

de göz önünde bulundurmalısınız.Eğer en iyi zamanınız

sabah ise daha az önemli olan okuma,mektup veya

telefonlara cevap verme gibi faaliyetleri öğleden

sonraya bırakın.

Zamanı nasıl kullanacağınızı analiz edin.Sonra

gereklilik, verimlilik ve uygunluk testleri uygulayarak

aktivitelerinizi inceleyin.İşinizin temel unsurlarını

belirleyin.Zamanınızı boşa harcayan işleri bir tarafa

ayırın ve onlarla uğraşarak onları saf dışı edin.

Zaman yönetiminde size uygun olan planlama

tekniklerine başvurun.Size yardımcı olacak uygun

teknolojik cihazlar kullanın

slide14

FAALİYET PLANLAMA DOSYASI

Faaliyet planlama dosyaları içerikte büyük oranda farklılık gösterebilirler.Bu aşamaların gerektirdiği en

basit gösterim bir projeyi tamamlamaktır.Başlama tarihleri,hedeflenen tamamlama tarihleri,fiyat

tahminleri,kimlerin sorumlu olduğu gibi ilave bilgiesas dosyaya eklenebilir.

Örnek:Faaliyet planlama dosyası

Hedef:31 Mayıs’a kadar çalışma planı çıkartma ve çalışma defterini yeniden gözden geçirme.

slide19

ZAMAN KULLANIMI KONUSUNDA ÖNERMELER

  • Planlı ve programlı çalışmak zamanı akıllı kullanmak demektir.
  • Yetki devri en önemli zaman yönetimi tekniğidir.
  • Sekreter görevlendirmek yöneticilerin; ziyaretçilerini, telefonlarını, yazılarını, randevularını, toplantılarını ve çevre ilişkilerini düzenlemesini sağlar.
  • Programlı çalışmak; ast yöneticilerle, personelle, halkla genel görüşme yapmak, evrak imzalamak için belirli saatler koymak, bu saatlere uymak zaman kazandırır.
  • Sık sık görüşle yardımcıların birimlerin ve danışmanlarının odalarının yakın olması zaman kazandırır.
  • Yapılacak günlük ve haftalık işleri daima önem ve öncelik sırasına göre yapmak zaman kazandırır.
nereden ba lamal s n z
Nereden Başlamalısınız?
  • 1.Kişisel bir zaman analizini yürütmek,
  • 2.Daha çok organize olmak,
  • 3.Daha iyi sonuçlar için daha iyi planlar yapmak,
  • 4.Zamanınızı israf edicileri kontrol etmek,
  • 5.Delege etmek(yetki devri),
  • 6.Şaşkınlığın üstesinden gelmek.
daha yi organize olmak
Daha İyi Organize Olmak
  • Masanız:
  • 1.Masayı bütün lüzumsuz eşyalardan kurtarınız.
  • 2.Masa üzerinde her defasında yalnızca bir proje veya rapor tutulmalıdır.
  • 3.Diğer kişilerin masanızın üzerinde bir şeylerle doldurmasına izin vermeyiniz.
  • 4.Masanın gözlerini bir süper market gibi kullanmayınız.
  • 5.Dosya gözünüzü yalnızca kullanmakta olduğunuz ve lüzumlu dosyalar için kullanınız.
masan z
Masanız;
  • 6.Dosyaların arkalarını kimlik etiketleriyle organize ediniz.
  • 7.Öğle yemeği ve iş günü sonunda masanızın üzerini temizleyiniz.
  • 8.Masanızı acele ile üzerindekileri gözlere koyarak hiçbir zaman temizlemeyiniz.
  • 9.Masa gözlerini düzenli bir şekilde düzenleyerek organize bir durumda tutunuz.
  • 10.Eğer gerçekten bir masaya ihtiyacınız yoksa ondan kurtulunuz.
al ma ortam n z
Çalışma Ortamınız
  • 1.Ara bölmeleri, dosya dolaplarını ve ofis bitkilerini iyi bir tarzda kullanınız.
  • 2.Sandalyenizi kapı veya pencereye karşı kullanmayınız.
  • 3.Eğer bir sekreteriniz varsa masasını kapıya yakın bir yere yerleştiriniz.
  • 4.Sıkça kullanılan referans ve diğer malzemeleri elverişli yerleştiriniz.
  • 5.Astlarınız arasında en çok konuştuğunuz kişileri, ofisinizin yakınına yerleştiriniz.
slide25

I- ZAMAN YÖNETİMİ AŞAMALARI

MİSYON

STRATEJİK HEDEFLER

ÇEVRE ANALİZİ

KİŞİSEL ANALİZ

KARŞILAŞTIRMA

PLANLAMA

UZUN VADELİ HEDEFLER

TAKTİKSEL PLANLAR

KISA VADELİ HEDEFLER

OPERASYONEL PLANLAR

toplanti
TOPLANTI

İş ya da meslek konusunda görüşmek üzere, iki ya da daha fazla sayıda bireyin bir araya gelmesi

slide28

TOPLANTI

İNSANLARIN İLETİŞİMLERİNİ

SAĞLADIKLARI ORTAK

YÖNTEMLERDEN BİRİDİR.

slide29

TOPLANTILARIN VAZGEÇİLMEZLİĞİ

  • TOPLANTILAR EN ETKİN İLETİŞİM ARACIDIR.
  • SORUN ÇÖZME ARACIDIR.
  • KATILIMCI YÖNETİM ANLAYIŞI ARACISIDIR.
  • EKİP ÇALIŞMASINA İMKAN SAĞLAR.
  • ÖRGÜTSEL ÖĞRENMENİN VAZGEÇİLMEZ ARACIDIR.
  • BİLGİ ALIŞVERİŞİ VE DURUM DEĞERLENDİRMESİ.
  • ÇATIŞMALARI SONA ERDİRMESİ.
toplanti t rler
TOPLANTI TÜRLERİ
  • BİLGİLENDİRME AMAÇLI.
  • YÖNLENDİRİCİ.
  • MESLEKİ TOPLANTILAR.
  • DANIŞMA TOPLANTILARI
  • DEĞERLENDİRME TOPLANTILARI
toplanti t rler1
TOPLANTI TÜRLERİ

6. KOMİSYON TOPLANTILARI

7. MÜZAKERE TOPLANTILARI.

8. SORUN ÇÖZME TOPLANTILARI.

toplanti n gerek e
TOPLANTI İÇİN GEREKÇE
  • Kuruluş toplantısız işleyemez
  • Çeşitli bölümler iletişim kuramaz
  • Ortak sorunlar çözülemez
ba kan
BAŞKAN
  • Toplantıyı
    • Başlatan
    • Yapılandıran
    • Yöneten
toplanti hazirli i
TOPLANTI HAZIRLIĞI
  • TOPLANTININ AMACI
  • GÜNDEM
  • DUYURU

a) Tarihi, saati, yeri.

b) Konu.

c) Katılımcılar.

toplanti yer n n n tel kler
TOPLANTI YERİNİN NİTELİKLERİ
  • YETERLİ KAPASİTE.
  • AYDINLATMA.
  • ISI.
  • SESSİZLİK.
  • DONANIM.
toplantinin y r t lmes
TOPLANTININ YÜRÜTÜLMESİ
  • DİKKAT EDİLMESİ GEREKENLER:
  • Zamanında gelmeli.
  • Açık, yalın anlaşılır olmalı.
  • Aydınlatıcı, otoriter ve esprili olmalı.
  • Tarafsız olmalı.
  • Her an kontrolü elinde tutmalı.
katilimci t pler
KATILIMCI TİPLERİ
  • DOBRA KONUŞANLAR
  • HATİPLER.
  • TARTIŞMA TARAFTARLARI.
  • YOK EDİCİLER.
  • UYKUCULAR.
  • TECRÜBELİLER.
toplanti tutana i
TOPLANTI TUTANAĞI
  • Toplantıya katılanlar
  • Tartışılan konular
  • Anlaşmaya varılan konular
  • Eylem ve eylemlerden sorumlular.
  • Bir sonraki toplantı.
  • Teşekkür.
katilimci t pler1
KATILIMCI TİPLERİ
  • GRUP LİDERLERİ.
  • ELEŞTİRİ HASTALARI.
  • KÜSKÜNLER.
  • KARAMSARLAR.
  • ARA BULUCULAR.
  • ACELECİLER
ati manin tanimi
ÇATIŞMANIN TANIMI:
  • Kararsızlık
  • Uyuşmazlık
  • İkilem
ati manin nedenler
ÇATIŞMANIN NEDENLERİ
  • İş bölümü
  • Karşılıklı bağımlılık
  • Ortak karar verme
  • Algılama farklılığı
  • Amaç farklılığı
  • Uzmanlaşma
slide43

ÇATIŞMANIN YÖNETİLMESİ

  • PROBLEM ÇÖZME
  • ÜSTÜN AMAÇLAR SAPTAMA
  • KAYNAKLARIN ARTTIRILMASI
  • KAÇINMA
  • YUMUŞATMA
  • UZLAŞTIRMA
  • YETKİ KULLANMA
ati manin y net lmes
ÇATIŞMANIN YÖNETİLMESİ
  • Politik yaklaşım
  • Hakeme başvurma
  • Yapısal değişkenleri değiştirme
  • Davranış değiştirme
d kkat
DİKKAT !
  • Açık kapı bırak;

- DANIŞMA

- ŞİKAYET KUTULARI

- MÜLAKAT

- ANKET

slide46

SORUNLU İNSANLAR ve

ONLARLA BAŞA ÇIKMA YOLLARI

Bulldog

Saldırgan, katı, kavgaya meyilli, gol atma derdinde, uyarmadan saldırıya geçebilir.

Kemirmeleri için bir kemik verin.

Söyledikleri ile söyleme şeklini birbirinden ayırın.

Soğukkanlı davranın.

Onları suya götürün:

Yapmaları için bir şeyler verin.

Yeniden tekrarlayarak ve özetleyerek görüşlerinden faydalanın.

At

Her şeyi kitabına göre yaparlar.

Zekidir ama her zaman tökezleyebilir.

Tilki

Üçkağıtçı, toplantının altını oyar.

Çok fazla dedikodu yapar.

Potansiyel bir sabotajcı.

Görüşlerini açık seçik ortaya koymaları için onları zorlayın.

Gizli gündemlerini ortaya çıkarın.

Bulldogları üzerlerine salın.

Maymun

Çok bilmiş, her konuda uzman, çaktırmadan dedikodu yapar.

Daldan dala atlar.

Her şeye gönüllü olarak balıklama dalar,

Prosedürü kontrol edin.

Kapalı sorular sorun.

Yapmaları için onlara zor bir iş verin.

Kirpi

Dikenli, devamlı mızmızlanır.

Herkesi küçümser, muhtemelen bir kaç kez ezilmiştir.

Şüpheci, yardımı sevmez, işleri karıştırma eğilimi vardır.

Onları gıdıklayın.

Uzmanlık alanlarına saygı gösterin.

Yardım etmelerini isteyin.

Sorumluluk vererek onlara belli bir statü kazandırın (ve tabii ki bir bardak sıcak süt).

slide47

SORUNLU İNSANLAR ve

ONLARLA BAŞA ÇIKMA YOLLARI

Ceylan

Korkak ve içine kapanık, genç olabilir.

Kaçmaya yatkın, sessiz bir savaşçı.

Kendi ayakları üzerinde durmaktan yoksun.

Sorabilecekleri direkt sorular yöneltin

Onları övün ve cesaretlendirin.

Kurbağa

Geveze,düşünmeden konuşur, yan iş bilgilendirilmiştir, her yere burnunu sokar, tilkinin kurbanıdır.

Gündemden uzaklaşmalarına izin vermeyin, gaflarını görmemezlikten gelin.

Zamana riayet etmelerini isteyin.

Suaygırı

Debelenir, zamanın çoğunda yarı uykulu bir haldedir.

Belirsizlikleri sever. Hemen hemen her şeyde hemfikirdir.

En sevdiği söz ‘niçin ben?’dir.

Uyandırmaya çalışın, aniden sözü ona verin, onları zorlayın.

Zürafa

Çok kolay dikkati dağılır, devamlı hayal kurar.

Oldukça duygusaldır.

Başarısız olmamak için her şeyi yapar.

Ayaklarının yere basması için onları cesaretlendirin Saygı gösterin. Açıklarını aramayın.

slide48

TOPLANTIYI AÇMA

  • ZAMANINDA BAŞLA
  • TOPLANTININ AMACINI ORTAYA KOY
  • GEREKEN TÜM AÇIKLAMALARI YAP
  • TOPLANTININ PROSEDÜRÜNÜ VE ZAMANLAMASINI İLAN ET
  • BAŞKANLIK ETTİĞİNİZ GRUBUN;
    • YENİ OLDUĞUNU
    • UZUN ZAMAN BİRLİKTE OLDUĞUNU
slide49

GÜNDEM İÇİN GEREKEN MADDELERİ TOPLARKEN

  • MANTIKLI BİR SIRALAMA
  • BELLİ BİR AKIŞ
  • RUTİN MADDELER
  • ÖZEL UNSURLAR
  • ZOR YADA DETAYLI MADDELER
  • ACİL VE ÖNEMLİ MADDELER ARASINDAKİ DENGE
slide50

GÜNDEMİ BİR ARAYA GETİRME

  • Gereksiz maddeleri ayıklayın.
  • Her maddeyi detaylandırın.
  • Her madde en azından, grubun ne yapacağını görmesi açısından, bir eylem içermelidir.
  • Her maddeye belli bir zaman verin.
  • Madde ile ilgili özellikle konuşması gereken kişileri işaretleyin.
  • Kaybolma ihtimaline karşı, ekte sunulan kağıtları not edin.
  • Kolay referansta bulunmak için yapılması gerekenleri ayrı bir kağıda yazın.
slide51

HER GÜNDEM MADDESİNİ ELE ALMA

  • GÜNDEME ATIFLARDA BULUNUN
  • BİR MADDEYİ SONUCA BAĞLAMADAN DİĞERİNE GEÇMEYİN
  • HER MADDENİN AMACINI NETLEŞTİRİN
  • TARTIŞMAYI OLUMLU BİR AÇIDAN BAŞLATIN
  • NE KADAR ZAMAN KALDIĞINI KATILIMCILARA HATIRLATIN
  • GEREKLİ ARKA PLAN BİLGİLERİNİ VERİN
  • MADDEDEN MADDEYE YAKLAŞIMINIZI DEĞİŞTİRMEYE ÇALIŞIN
slide52

ÖZETLEME

  • MADDELER ARASINDA ÖZETLEME
  • MADDELERİN SONUNDA ÖZETLEME
  • TOPLANTININ SONUNDA ÖZETLEME
slide53

YAPILACAKLARA YÖNELİK

KARARLAR ALIRKEN

  • BİREYLERİN VE TOPLANTININ HAREKETE GEÇME OTORİTESİ
  • DİĞER KURUM, BÖLÜM VE ELEMANLAR İÇİN MUHTEMEL YAN ETKİLER
  • MUHTEMEL MASRAFLAR
  • MEVCUT KAYNAKLAR
slide54

TOPLANTIYI KAPATIRKEN

  • NEYE KARAR VERİLDİĞİNİ VE BİR SONRAKİ AŞAMALARI ÖZETLEYİN
  • YAPILACAK OLAN ŞEYLERİ, KİMLER TARAFINDAN VE NE ZAMAN YAPILACAĞINI İLAN EDİN
  • KATILIMCILARIN KARARLILIKLARINI TEST EDİN
  • MÜMKÜNSE BİR SONRAKİ TOPLANTININ TARİH VE SAATİNİ BELİRLEYİN
  • HERKESE KATILDIKLARINDAN VE KATKILARINDAN DOLAYI TEŞEKKÜR EDİN
slide55

ETKİLİ TOPLANTI İÇİN

ALTIN KURALLAR

HER TOPLANTI KENDİNE ÖZGÜDÜR.

TOPLANTININ BAŞARISI SONUÇLARI İLE DEĞERLENDİRİLİR.

TOPLANTIYI YÜRÜTMEK, BÜTÜN BİR GRUBUN SORUMLULUĞUNDADIR.