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Digitalização customizada Solution para documentos de RH. Estudo de caso: Necessidade do cliente. Certa empresa precisava digitalizar os documentos de todos os funcionários, disponibilizando estes documentos digitais para consulta do RH.
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Estudo de caso: Necessidade do cliente • Certa empresa precisava digitalizar os documentos de todos os funcionários, disponibilizando estes documentos digitais para consulta do RH. • Cada documento deve ser nomeado com o tipo (RG, CPF, etc), número da matrícula do funcionário e data da digitalização. • A criação da estrutura de pastas no servidor deve ser automática, e feita sob demanda. • Adicionalmente, deseja-se ter um controle que liste os documentos em débito, por funcionário.
Início do processo… • Pressionar o botão “Documentos RH”, disponível no painel LCD Touch Screen da multifuncional
Seleção do tipo de documento a ser digitalizado • Exemplo 1: Digitalização do RG do funcionário:
Ajustesindependentesparacadatipo de documento • Para cadatipo de documentoexiste um perfil de digitalizaçãoespecífico, selecionadoautomatica-mente.
Opções de digitalização • O Equipamentodispõe de ADF de altavelocidade e leitura dual scan simultânea. Com esterecurso, osdocumentosfrente-e-verso são lidos emumaúnicapassada.
“PreView” dos documentos • Pré-visualização do documentodigitalizado: Para controle de qualidade e aprovaçãoou eventual descarte da imagem.
Confirmação de criação de arquivo • O nome do arquivo é formadopelotipo do documento, seguidopelonúmero da matrícula e data da digitalização: Facilmentelocalizável
Performance de digitalização: Maior velocidade de leitura e maior capacidade de documentos que boa parte dos Scanners disponíveis no mercado, combinado-se recursos de leitura frente e verso em uma única passagem. Adicionalmente, nossos equipamentos podem possuir um disco rígido interno de 80GB ou mais de capacidade e que permite construir trabalhos de 100, 200 ou mais páginas. Com isto, o arquivo só é enviado para a pasta quando estiver completo. Com scanners de mesa é comum ter que se dividir o documento em várias partes, que normalmente precisam ser juntadas manualmente.
Atribuição de nomes intuitivos aos arquivos: Através da entrada de dados feita diretamente pelo painel touch screen do equipamento, é atribuído ao documento um nome intuitivo, composto pelos dados inseridos. Desta forma, torna-se mais fácil localizar o arquivo na rede, eliminando-se o retrabalho de se renomear os arquivos manualmente, visto que os scanners convencionais costumam atribuir nomes aleatórios a estes.
Criação automática de pastas na rede: É possível criar-se vários tipos de estruturas de pastas durante o processo de digitalização, organizando assim a disposição dos documentos. Este processo é feito sob demanda, ou seja, as pastas vão sendo criadas a medida em que os documentos são digitalizados. Com isto, elimina-se a necessidade de se criar pastas manualmente para arquivar os documentos, com ganhos de tempo e produtividade.
Seleção automática de perfis de digitalização: Cada tipo de documento definido na solução embarcada pode possuir um perfil específico de digitalização (composto por tamanho do documento, resolução, cor/p&b, qualidade, etc). Desta forma, quando o operador pressionar o botão “RG”, por exemplo, todo perfil para este tipo de documento será selecionado automaticamente. Da mesma forma pode ocorrer para documentos como “Comprovante de residência”, “CPF” e etc. Adicionalmente, este recurso pode ser customizado especificamente para os tipos de documentos de cada cliente em particular.
Curva de aprendizagem reduzida: Com a utilização de telas sequenciais e intuitivas, aliado a um processo totalmente guiado, a possibilidade de erros de operação é reduzida, ao mesmo tempo em que o processo de aprendizagem de utilização do equipamento torna-se extremamente rápido. Com um mínimo de treinamento (20 minutos ou menos) o operador está apto a utilizar a solução, sendo esta mais amigável do que o modelo tradicional scanner/computador.
Necessidade adicional do cliente: • Como efetuar um levantamento de quais documentos de cada funcionário não foram entregues ou ainda não foram digitalizados? Quais documentos não estão disponíveis para consulta?
O RH Checklist Service é um serviço instalado no Servidor onde os documentos estão armazenados. A partir de uma solicitação de envio de relatório feita via painel da Multifuncional, o serviço pesquisa a pasta do funcionário, determina quais documentos estão faltando e envia o resultado por email
Início do processo… • Pressionar o botão “Documentos RH” e depois, “GerarRelatórios” através do painel LCD Touch Screen da multifuncional
Entrada do número da matrícula do funcionário - Pesquisa 123
Vantagens Competitivas • Iniciativa VERDE, que evita impressões desnecessárias de relatórios que ficam rapidamente desatualizados; • Com o monitoramento de documentos de pessoal, podem ser evitadas ações trabalhistas e prejuízos para as empresas; • Os emails gerados pelo sistema podem ser encaminhados para os funcionários, de forma a ratificar a solicitação de apresentação dos documentos dos mesmos; • Nossas soluções são personalizadas para cada cliente, de acordo com suas necessidades específicas.
