INSCRIPCIONES

1. INSCRIPCIONES TEMAS: Admisión Inscripción Credencialización Escaneo de Documentos Devolución de documentos Otros servicios

2. INSCRIPCIONES • Con fundamento en la Ley Orgánica vigente de la Universidad en el Articulo 9 apartado II, VIII, XII y XIII y del Estatuto General de la Universidad Autónoma de Zacatecas en su Título VI Capítulo III del Articulo 154 al 169, Titulo VII Capitulo I, Título VIII Capitulo I, se establece el presente Lineamiento de Operación de los Servicios que proporciona la Coordinación de Administración Escolar, y es de observancia obligatoria para todas las personas involucradas

3. INSCRIPCIONES INSCRIPCION • Es otorgar la calidad de alumno al aspirante aceptado por el Programa Académico correspondiente a través del proceso único de admisión, los aspirantes que no hayan cubierto el proceso único de admisión en su totalidad no son sujetos de inscripción a excepción de los casos previstos en el presente lineamiento.

4. INSCRIPCIONES • ¿Qué es inscribir? • Asignar matrícula a alumnos de nuevo ingreso o reasignarle a los que cuentan con una en la UAZ, siempre y cuando ésta no sea rebase el periodo normativo establecido en el RGE a la fecha de la Inscripción, por lo que procedería otorgarle una nueva. • Asignar un nuevo Programa Académico a la matricula ya existente. • Asentar la condición física de los documentos que se encuentran en mal estado

5. INSCRIPCIONES • Se Inscribe de Nuevo Ingreso al aspirante aceptado que hace cambio de un Programa Académico a otro, sin importar que ya cuente con una matrícula como alumno de la UAZ, se procesa de ésta manera también cuando hace cambio de modalidad entre presencial y semi-presencial, aunque sea de la misma Unidad Académica, dentro de los plazos establecidos en el programa de recepción de documentos.

6. REQUISITOS DE INSCRIPCION NUEVO INGRESO: • a) Se hace cuando los aspirantes van de nuevo ingreso a cualquier Programa Académico y nunca han estado inscritos en la UAZ, y se requiere: 1.Pre-Inscripción por Internet en la página: www.escolar.uaz.edu.mx 2.Aceptación en sistema por parte del Responsable de Programa 3.Recibo de pago por concepto de:

7. REQUISITOS DE INSCRIPCION • Inscripción • Credencial de estudiante • Seguro de gastos médicos • Acta de nacimiento original y reciente 4.Examen médico expedido por la clínica universitaria de la UAZ 5.Una fotografía a color, reciente, tamaño credencial

8. CONVALIDACIÓN • Es el reconocimiento de estudios realizados dentro de la misma Universidad en sus distintos Programas Académicos o en Instituciones Educativas Incorporadas dentro del Estado.

9. EQUIVALENCIA • Es el reconocimiento de estudios realizados en Instituciones Educativas que forman parte del Sistema Educativo Nacional, es decir dentro el País, incluso dentro del mismo Estado. • Para los estudiantes que provengan de otro Subsistema de Educación deberán presentar: • Dictamen de equivalencia de estudios emitido por la Secretaria de Educación y Cultura del Estado • Y/o certificado parcial de estudios debidamente legalizado

10. REVALIDACIÓN • Es el reconocimiento de estudios realizados en el Extranjero, siempre y cuando sean equiparables con los Planes de Estudio del Programa Académico de la UAZ al que pretenda ingresar. • Deberán presentar la traducción de la documentación que presentan y acreditar su estancia legal en el País.(Acta de nacimiento, Certificados de estudio) • Apostillado de los estudios realizados, y Dictamen de Revalidación respectivo emitido por la Secretaria de Educación y Cultura del Estado.

11. CAMBIO DE SEMI-PRESENCIAL A PRESENCIAL O VICEVERSA a) Se hace cuando el alumno cambia de modalidad; de Semi Presencial a Presencial o al revés, y se requiere: 1. Pre-Inscripción por Internet www.escolar.uaz.edu.mx 2. Aceptación en sistema por parte del Responsable de Programa

12. CAMBIO DE SEMI-PRESENCIAL A PRESENCIAL O VICEVERSA 3.Recibo de pago por concepto de • Inscripción • Credencial de estudiante • Seguro de gastos médicos 4. Oficio de baja del programa anterior 5. Constancia de estudios del programa académico anterior (Kardex) 6. Documentación requerida para el nivel.

13. CAMBIO DE UN PROGRAMA ACADÉMICO A OTRO • Se hace cuando el alumno va a cambiar de Programa Académico y se requiere: 1.Pre-Inscripción por Internet www.escolar.uaz.edu.mx 2. Aceptación en sistema por parte del Responsable de Programa 3. Recibo de pago por concepto de • a) Inscripción • b) Credencial de estudiante • c) Seguro de gastos médicos

14. CAMBIO DE UN PROGRAMA ACADÉMICO A OTRO 4. Documentación requerida para el nivel 5. Oficio de baja del programa anterior 6.Constancia de estudios del programa académico anterior (Kardex de calificaciones)

15. CAMBIO ENTRE PREPARATORIAS • Se hace para cambiar alumnos de una Preparatoria a otra, y se requiere: • Oficio de Baja de la Preparatoria en la que estaba • Oficio de Aceptación a la Preparatoria que va a ingresar • Documentación requerida para el nivel

16. REINGRESO • Se hace cuando el alumno va a reingresar al mismo Programa Académico y se requiere: • Oficio de aceptación que especifique el semestre al que va a reingresar el alumno • Kardex de calificaciones que especifique las materias cursadas y aprobadas • Dictamen de Convalidación cuando el plan académico haya cambiado

17. INSCRIPCIONES EXTEMPORÁNEAS • Una inscripción extemporánea es aquella que se realiza fuera del periodo que le fue asignado a la Unidad Académica para presentar la documentación de todos los alumnos a inscribirse en sus programas.

18. INSCRIPCIONES EXTEMPORÁNEAS • Las inscripciones extemporáneas se realizan solo con la autorización de la Coordinación Administrativa, a petición del Coordinador de la Unidad Académica siempre y cuando las razones sean justificables; en un tiempo máximo no mayor al 30% de avance del ciclo escolar • Los pasos a seguir son los mismos que si se tratara de una Inscripción normal, la diferencia es que en ésta aplicación se puede seleccionar el ciclo escolar al que se pretende inscribir al aspirante.

19. RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS PARA INSCRIPCIÓN • Para recibir los documentos en paquete, se elabora un Calendario para Recepción de Documentos en la Coordinación de Administración Escolar y se da a conocer con anticipación a los Directores de Unidad y/o Responsables de Programa reconocidos por el Consejo Universitario • Si la documentación para procesar la Inscripción no está completa, deberá procederse con una inscripción provisional a excepción del antecedente académico o constancia de trámite de certificado. • De no contar con el antecedente académico correspondiente o que se dé traslape de fechas. No procederá la inscripción.

20. RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS PARA INSCRIPCIÓN • Los datos personales tienen que cotejarse con el acta de nacimiento original, pues ésta información es la que estará plasmada en la credencial, listas de asistencia, actas de calificaciones, constancia de estudios, certificados y título profesional. • Se deben cotejar todos los datos que se encuentran en la documentación presentada por el aspirante aceptado para evitar posibles incongruencias

21. RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS PARA INSCRIPCIÓN • El nombre personal de un aspirante que ya contaba con número de matrícula UAZ, debe coincidir al 100% con los datos de la pre inscripción en caso contrario se deben solventar incongruencias entre la base de datos y la pre inscripción, partiendo del acta de nacimiento y demás documento originales presentados. • En el caso del tipo de sangre si no se cuenta con el documento específico no se debe modificar a solicitud del interesado. • El lugar de nacimiento se debe indicarse desde Comunidad, Municipio, Estado y País.

22. ADEUDO DE DOC UMENTOS • Se considera adeudo de documentos los faltantes al momento de inscribir al aspirante y pierde esa calidad una vez que dicho adeudo fue presentado y respaldado en el expediente personal digital

23. ADEUDO DE DOCUMENTOS • La falta de algún documento original debe ser sustituida por la el formato de inscripción provisional, por un lapso no mayor de 180 días naturales a partir del inicio de clases del ciclo escolar vigente • Cuando el (los) documento (s) NO se encuentra (n) en el expediente personal del alumno se captura el adeudo correspondiente, se debe notificar al interesado para que subsane dicho faltante, siempre que se trate de una omisión de la Coordinación.

24. ADEUDO DE DOCUMENTOS Se considera adeudo en los casos: • El documento no se encuentra en el expediente personal del Alumno Activo. • Se detecte que no está capturado el adeudo en el Sistema. • Los documentos tiene datos mal escritos, como lo es el nombre, fecha y/o calificaciones, etc. • Algún documento carece de sellos y/o de firmas.

25. ADEUDO DE DOCUMENTOS No son considerados adeudos en los casos: • Están en mal estado; ya sea roto, rayado, mutilado, perforado, manchado, etc. en cuyo caso únicamente se captura como observación en la ficha de Inscripción y posteriormente en la ventana de observaciones del programa de escaneo de documentos • El documento adeudado es un Certificado de la UAZ que está en trámite.

26. ADEUDO DE DOCUMENTOS El adeudo de documentos se elimina cuando: • Es presentado el documento para complementar el proceso de Inscripción definitiva, debe cotejarse con el sistema los datos existentes para verificar que se trata de la misma persona y verificar en los certificados que NO EXISTA TRASLAPE DE FECHAS, es decir,

27. ADEUDO DE DOCUMENTOS que en un lapso de 180 días naturales a partir de la fecha de inicio de clases del ciclo escolar al que se inscribió de nuevo ingreso el interesado, no se cruce con otro nivel a la vez.

28. ADEUDO DE DOCUMENTOS • El documento se encuentra en el expediente personal del Alumno y por error la captura del adeudo correspondiente no se había eliminado, para ello lo primero que se debe hacer es aplicar las indicaciones detalladas en el punto inmediato anterior. • El documento se facilitó en calidad de préstamo y es devuelto para su expediente.

29. CREDENCIALIZACIÓN • Para entregar una credencial de la Universidad Autónoma de Zacatecas con calidad de alumno de la institución debe de cumplirse los siguientes requisitos: 1. Estar inscrito en la Universidad Autónoma de Zacatecas o reinscrito en el Programa Académico correspondiente

30. CREDENCIALIZACIÓN 2. Realizar los pagos correspondientes a los conceptos de Inscripción o Reinscripción, Credencial y Seguro de gastos médicos y entregar dicho recibo en el Departamento escolar de su Unidad Académica para que se le pueda enviar la credencial 3. Estar asignado a grupo en el semestre actual

31. CREDENCIALIZACIÓN 4. No tener adeudo de documentos originales en su expediente personal 5. En caso de requerir una reimpresión, es necesario cubrir el pago correspondiente a la reposición y cumplir con los puntos 1, 3 y 4 de este mismo documento y llenar el formato de Extravío de Credencial.

32. CREDENCIALIZACIÓN 6. En caso de no ser el interesado o quien el Director de su Unidad Académica designe para recoger su credencial, es necesario que en caso de ser requerida por alguno de sus familiares directos como padre, madre o hermanos presenten carta poder simple y carta poder notariada para cualquier otra persona que no sean ellos, adjuntando para ambos casos una fotocopia de la credencial de elector de quien se presente.

33. CREDENCIALIZACIÓN • De la Autorización de reimpresión: • La reimpresión de credenciales que se imprimieron con algún error de captura y/o de fotografía, así como para otorgar una nueva credencial; ésta reimpresión se hace con previa autorización por la Dirección y por no más de tres credenciales para el mismo año escolar para un mismo alumno

34. ESCANEO DE DOCUMENTOS • Solamente se escanean los documentos originales requeridos para cada nivel en la aplicación del mismo nombre anotando en el recuadro inferior las observaciones pertinentes una vez concluido el escaneo de cada expediente.

35. DEVOLUCION DE DOCUMENTOS • Una vez inscrito al Programa Académico se hace un Calendario para la Devolución de Documentos y se hace la notificación al Programa Académico para que en el día y hora señalados pasen a recogerlos al DSE.

36. ACTUALIZACIÓN DE CICLO Y/O STATUS • Cuando el alumno se encuentra inscrito en ciclos anteriores, por lo tanto está inactiva su matrícula, • Cuando está dado de Baja, Egresado o de Baja Administrativa, y decide mediante oficio expedido por el Director de la Unidad Académica correspondiente continuar estudiando en el mismo Programa.

37. ACTUALIZACIÓN DE CICLO Y/O STATUS • para éstos casos el Status del alumno debe quedar como “Activo” con el ciclo escolar “Vigente”, ya que en la base de datos se tiene registrado en el archivo histórico la fecha del Nuevo Ingreso. • Cuando es reactivada la matrícula del alumno, se deben eliminar las anotaciones de Baja o Baja Administrativa.

38. SE CORRIGEN Y/O MODIFICAN DATOS • Está incompleta la información en la base de datos del sistema • Se detecta incongruencia entre la base de datos y los documentos presentados • Se corrige a solicitud interesado para cambiar domicilio, teléfono, tutor, etc. • Se corrige cuando el nombre personal está capturado con acentos, en cuyo caso se deben eliminar (los acentos) para que no aparezcan en el certificado que emite la UAZ a través del Departamento Escolar Central.

39. SE CORRIGEN Y/O MODIFICAN DATOS NOTA: El nombre personal del alumno, el tipo de sangre, calificaciones y/o los demás datos que deriven de un documento oficial, NO SE DEBEN CAMBIAR a menos que se presente otra documentación oficial que avale la solicitud

40. ALTA DE ALUMNOS ANTES DEL 2000 • Para dar de alta en el SIIAF a los alumnos que estudiaron antes del 2000, se debe: • Ser solicitado por escrito de la Dirección de la Unidad Académica o a petición del (la) interesado (a) para realizar trámites o para continuar estudiando y se hace atendiendo los siguientes pasos:

41. ALTA DE ALUMNOS ANTES DEL 2000 1. Se localiza (n) la (s) matricula (s) que pueda tener en la base de datos del SIIAF MATRICULAS ANTIGUAS ya sea por sus apellidos o por nombre personal así como en los listados impresos de alumnos antes del 2000. 2. En caso de contar con matrícula, se sustrae el (los) expediente para verificar que se trate de la misma persona.

42. ALTA DE ALUMNOS ANTES DEL 2000 3. Una vez agotada por completo la búsqueda y en caso de no localizar ninguna matrícula, se le asigna la posterior a la última registrada en el ciclo escolar correspondiente, no sin antes verificar en la base de datos que ésta no haya sido utilizada para alguna otra persona. 4. Para dar altas se toma como referente el Acta de nacimiento para verificar el nombre, sin ella NO se puede realizar.

43. ALTA DE ALUMNOS ANTES DEL 2000 5. Se anota en la esquina superior derecha del expediente mas reciente (en caso de tener varios) la Matrícula, Ciclo y Programa Académico que se van a dar de alta 6. En los demás expedientes se deja la anotación en el folder de donde se encuentra ubicada la documentación original

44. ALTA DE ALUMNOS ANTES DEL 2000 7. Para capturar el ciclo, se accesa a la aplicación “Actualización De La Información Por Unidad” y si se encuentra el interesado, se complementan los datos con la información que éste le proporcione. 8. Concluida la captura, se digitalizan todos los documentos originales que se encuentren en el expediente personal del interesado y se dejan las observaciones necesarias. 9.Se archiva el expediente personal en el lugar que le corresponde para su resguardo.

45. RE-CODIFICACIÓN DE NÚMERO DE MATRÍCULA • La re-codificación se utiliza para adaptar el número de matrícula anterior a la codificación actual de ocho caracteres. • Las matrículas de los expedientes anteriores al 2000 se re-codifican de la siguiente manera:

46. RE-CODIFICACIÓN DE NÚMERO DE MATRÍCULA • a) Para el grupo del ICAZ corresponde al apartado de los ex alumnos del Instituto de Ciencias Autónomo de Zacatecas, mismo que estaba otorgado en número progresivo partiendo del uno (1) , para efecto de adaptar la matrícula al SIIAF se compone de ocho caracteres : X XXXXXX 1 2 3 4 5 6 7 8 5

47. RE-CODIFICACIÓN DE NÚMERO DE MATRÍCULA • El número 5 al inicio y el consecutivo que se tenía asignado, con los ceros a la izquierda que sean necesarios para llenar el espacio de los ocho caracteres. Ejemplos: 1 = 50000001 • 2=50000002 • 13=50000013 • 198=50000198 • 1525=50001525

48. RE-CODIFICACIÓN DE NÚMERO DE MATRÍCULA • b) Del año 1969 a 1984 para el grupo de Bachilleratose codificó la matrícula tomando en cuenta primero con el número de expediente, en seguida el signo diagonal (/) mas los tres últimos números del año de ingreso. • Para efectos de re codificar ésta numeración se coloca primero el año de ingreso YY a dos dígitos finales, posteriormente la clave del nivel (2) complementando con ceros a la izquierda en caso de ser necesario y se termina con el número de expediente XXXXX.

49. RE-CODIFICACIÓN DE NÚMERO DE MATRÍCULA • Y Y2 X X X X X AÑO NIVEL NÚMERO DE EXPEDIENTE Ejemplos: 1/969 = 69200001 957/970 = 70200957 3850/973 = 73203850 10970/80 = 80210970 17520/984 = 84217520

50. RE-CODIFICACIÓN DE NÚMERO DE MATRÍCULA • c) Para el nivel de Profesional de 1969 a 1984, se codificó tomando en cuenta primero el número de expediente, posteriormente el signo guion (-) junto con la letra A (mayúscula), luego el signo diagonal (/) y termina con el año de ingreso. Para efectos de re- codificar ésta numeración se coloca primero el año de ingreso YY a dos dígitos, los finales , posteriormente la clave del nivel (3) complementando con ceros en caso de ser necesario y se termina con el número de expediente XXXXX.