Ing. Milena Smržová vedoucí OKČ

1. Výběr dodavatele a správné chování zadavatele Ing. Milena Smržová vedoucí OKČ

2. Obsah • Cíl semináře • Představení prostředí zakázek • Zásady • Zákon 137/2006 Sb. X 320/2001 Sb. • Hodnotící a kvalifikační kritéria • Chyby jako prevence krácení www.rr-jihozapad.cz

3. Rozlišení zakázek • Veřejný zadavatel (dotovaný, sektorový) • Do 1 000 000 Kč bez DPH dodávky, služby • Do 3 000 000 Kč bez DPH stavební práce • VZMR a řídí se Závaznými postupy pro zadávání zakázek spolufinancovaných ze zdrojů EU verze 5/2012 • Nad 1 000 000 Kč bez DPH dodávky, služby • Nad 3 000 000 Kč bez DPH stavební práce • Zákon č. 137/2006 Sb. o veřejných zakázkách v pozdějším znění, novela 55/2012 účinná od 1. 4. 2012 + vyhlášky (Novela k dispozici jako samostatná prezentace na webu ÚRR) • Zadavatel mimo režim zákona • Závazné postupy www.rr-jihozapad.cz

4. Zákon 137/2006 Sb. • Pozor 1. 4. 2012 vstoupila v platnost novela ZVZ • Podstata zůstává, ostatní jinak • 1. 9. 2012 vstoupily v účinnost prováděcí právní předpisy týkající se veřejných zakázek • 230/2012 Sb. Vyhláška, kterou se stanoví podrobnosti vymezení předmětu veřejné zakázky • 231/2012 Sb. Vyhláška, kterou se stanoví obchodní podmínky pro veřejné zakázky na stavební práce • 232/2012 Vyhláška o podrobnostech rozsahu odůvodnění účelnosti veřejné zakázky a odůvodnění zakázky • 133/2012 Sb. o uveřejňování a vyhlášení, profil zadavatele (vstoupila v platnost dříve) www.rr-jihozapad.cz

5. Závazné postupy Z důvodu absence legislativního prostředí pro VZMR a mimo režim zákona Nutnost upravit prostředí zakázek spolufinancovaných ze zdrojů EU Byly vytvořeny Závazné postupy pro zadávání zakázek spolufinancovaných ze zdrojů EU, nespadajících pod aplikaci zákona č. 137/2006 Sb., které od 5. výzvy upravují zadávání VZMR, Definují povinnosti a postupy pro zadávání zakázek Pro smlouvy uzavření po 1. 7. 2012 platí nejaktuálnější závazné postupy MO č. 29 + PPP www.rr-jihozapad.cz

6. Cíl dnešního semináře • Seznámení s upravujícím se prostředím veřejných zakázek a výběrových řízení • Zamyslet se nad těmito zakázkami jinak, než jen na zbytečnou, zatěžující, náročnou administrativu ve výběru dodavatelů…. • Propojení důležitých oblastí pro uvědomění si konání činností komplexně • Chyby jako prevence www.rr-jihozapad.cz

7. Prostředí zakázek • Je nutné ho co nejvíce otevřít – ztransparentnit • Z důvodů následných přezkumů dozorových orgánů • Pro získání co nejefektivnější zakázky s co největším přínosem pro zadavatele www.rr-jihozapad.cz

8. Zásady • Transparentnost • Rovné zacházení • Nediskriminace • Co si pod těmito zásadami představujete? www.rr-jihozapad.cz

9. Transparentnost • Jakákoliv zakázka musí být vždy zadána transparentním způsobem. Základním účelem zásady je zajištění co největší průhlednosti řízení, která podstatnou měrou přispívá k přezkoumatelnosti celého řízení a k možnosti kontroly postupu v řízení, ale též k získání efektivní zakázky www.rr-jihozapad.cz

10. Transparentnost • činit veškeré úkony při zadávání zakázky jednoznačným, průhledným a srozumitelným způsobem,tzn. stanovit jednoznačným způsobem předmět VZ, způsob prokázání kvalifikace, hodnotící kritéria a metodu hodnocení ……. • o všech významných úkonech souvisejících s výběrem dodavatele pořizovat a uchovávat písemnou dokumentaci v dostatečném rozsahu umožňujícím úkony zadavatele nezávisle přezkoumat, všechna rozhodnutí řádně odůvodnitapod. www.rr-jihozapad.cz

11. Rovné zacházení • Každý zadavatel je povinen, od okamžiku přípravy řízení a v průběhu zadávání zakázky, přistupovat stejným způsobem ke všem uchazečům, kteří mohou podat či podávají nabídky • Zadavatel definuje v ZD či výzvě přesné podmínky tak, aby všichni uchazeči předem věděli, jak bude řízení probíhat. www.rr-jihozapad.cz

12. Nediskriminace • Zadavatel je povinen v průběhu zadávání zakázky postupovat tak, aby jeho jednáním nedošlo k diskriminaci žádného z uchazečů a to i potenciálních. • Podmínky pro zadávání zakázky musí být zadavatelem vždy stanoveny tak, aby umožňovaly výběr nejvhodnějšího dodavatele, ale na druhé straně neuzavíraly přístup jinému uchazeči do řízení z důvodů, které nesouvisejí s předmětem zakázky. www.rr-jihozapad.cz

13. Porušení zásad • Vede k rozbourání celého VŘ • K výběru nesprávného uchazeče • K vystavení se riziku korekce dotace… • Atd. … www.rr-jihozapad.cz

14. Je dobré se při zadání každé zakázky zamyslet nad zásadami tak, abychom zakázku zadali bez jejich porušení. • Nutné je správné pochopení zásad!!! • Transparentnost • Rovné zacházení • Nediskriminace www.rr-jihozapad.cz

15. Pokračujeme dále… • Vztah zákona 137/2006 Sb./Závazné postupy (3 zásad) vs.320/2001 Sb. www.rr-jihozapad.cz

16. 137/2006 Sb./Závazné postupy vs. 320/2001 Sb. • Zákon 137/2006 Sb. o veřejných zakázkách v pozdějším znění / Závazné postupy • Transparentnost • Rovné zacházení • Nediskriminace • Zákon 320/2001 Sb. o finanční kontrole • Hospodárnost • Účelnost • Efektivnost • Těchto 6 zásad se musí skloubit a každý realizovaný výdaj je musí dodržet!!! • Správně zadaná zakázka musí reflektovat oba zákony www.rr-jihozapad.cz

17. Účelnost • Takové použitý veřejných prostředků, které zajistí optimální míru dosažení cílů při plnění stanovených úkolů – dělat věci správně • Mám definované cíle a záměry? • Stanovil jsem si kvalitu výstupu? • Můžu potom porovnat či zkontrolovat, že jsem svých cílů dosáhl? • Vztahuje se můj cíl vůbec k danému projektů? • Jsou k dispozici odpovídající zdroje a prostředky? www.rr-jihozapad.cz

18. Efektivnost • Je takové použití prostředků, kterým se dosáhne nejvýše možného rozsahu, kvality a přínosu plněných úkolů ve srovnání s objemem prostředků, vynaložených na jejich plnění; vztah mezi vstupy výstupy – dělat správné věci • Dělat pouze projekt, který je nezbytný (nakupovat SP, S, D, které jsou nezbytně nutné) • Je v souladu schválený cíl a očekávání projektu? • Existuje více variant řešení? Která je nejefektivnější? • Postupy, které konám v rámci projektu mě efektivně vedou ke stanovenému cíli? • Je dodržena hospodárnost ve vztahu k efektivnosti? www.rr-jihozapad.cz

19. Hospodárnost • Je použití prostředků k zajištění stanovených úkolů s co nejnižším vynaložením těchto prostředků a to při dodržení odpovídající kvality plněných úkolů – dělat správné věci levně • Průběžně během roku ověřovat průměrné ceny na trhu (před vypsáním zakázky zaktualizovat předpokládanou hodnotu zakázky) • Správně vysoutěžit dodavatele • Je vstup potřeba k dosažení cíle? (potřebuji to?) • Pozor – neovlivnila nejnižší cena kvalitu výstupů? (zde možná rozpor s ZVZ) • Jak jsou přidělené zdroje využívány? • Byla vybrána nejvhodnější nabídka? • Existují důvody, proč nebylo vybráno finančně nejméně náročné řešení? • Byl dodržen optimální poměr mezi cenou a kvalitou? www.rr-jihozapad.cz

20. Hospodárnost x zásady 137/2006 Sb. • Řešení problému, jak má zadavatel postupovat při zadávání veřejných zakázek, aby naplnil ustanovení zákona o veřejných zakázkách/závazných postupů a zároveň ve svých postupech respektoval principy 3E, jak mu ukládá zákon o finanční kontrole. • Nedodržením principu 3E dochází k promrhávání zdrojů a též ke kritickým závěrům následných kontrol www.rr-jihozapad.cz

21. Nehospodárnost výdajů • MO č. 12 • Upravuje maximální výše určitých výdajů • Pozor uvedeny jsou maximální hranice, avšak ne optimální • Předražené stavby • Předražená vybavení • Důrazná kontrola • Zvolit stropy na základě vlastních průzkumů!!! • Nepodcenit!!! www.rr-jihozapad.cz

22. Nehospodárnost výdajů • V rámci hospodárnosti výdajů za stavební práce porovnáváme stavební rozpočty na průměrné ceny dle ÚRS • Rozdíl mezi Vaším rozpočtem a průměrnými cenami bude pokrácen • Před vypsáním zakázky si zaktualizujte stavební rozpočet dle průměrných cen • Do zakázky stanovte maximálně přípustnou cenu • Vybavení kontrolováno na běžné ceny pořízení www.rr-jihozapad.cz

23. Nutné • Důsledně dodržovat zákon – pro ty, kteří jsou povinni se jím řídit • Důsledně dodržet Závazné postupy – kuchařka pro zadání zakázky, nic nevynechejte • Na co důsledně dbát? • Chyby jako prevence……….. www.rr-jihozapad.cz

24. Stanovení předmětu zakázky • Všechna obdobná spolusouvisející plnění, která zadavatel zamýšlí zadat v průběhu jednoho účetního období a která spolu věcně, místně a časově souvisí • Všechna plnění, jejichž předmět tvoří jeden funkční celek • Stavební práce • Služby • Dodávky www.rr-jihozapad.cz

25. Definování předmětu veřejné zakázky • Rozvaha o uvažované zakázce • Jedná se o jeden z nejdůležitějších kroků, předcházející vlastnímu zadání zakázky. Klíčové i pro volbu správného typu hodnotících kritérií. • Zadavatel si musí ujasnit, co chce pořídit • základem je nákup takového produktu či služby, které opravdu potřebujete; • je důležité nedojít ke zjištění, že jste nakonec pořídili něco, co nepotřebujete či to nyní chcete jinak www.rr-jihozapad.cz

26. Důležité: • správně definovat předmět veřejné zakázky, • určit si, co od zakázky potřebujeme, co chci!!!!!!!!!!! • jaké má naplnit cíle, • zaktualizovat dokumentaci, rozpočty k nacenění, • rozmyslet si, zda to potřebuji (účelné, efektivní, hospodárné), • nadefinovat si kritéria, která mi pomohou správně vybrat (účelně, efektivně, hospodárně), • Neměnit vysoutěžené!!!!!!! – důsledek velkého krácení www.rr-jihozapad.cz

27. Chyby při vymezení zakázky • Nejednoznačnost vymezení • Příliš široce vymezený předmět ?! • Za správnost a úplnost zadávacích podmínek odpovídá zadavatel • Porovnatelnost nabídek • Pozor na diskriminační vymezení www.rr-jihozapad.cz

28. Chyby při vymezení zakázky • Není-li to odůvodněno předmětem VZ, nesmí zadávací dokumentace obsahovat požadavky nebo odkazy na obchodní firmy, názvy nebo jména a příjmení, specifická označení zboží a služeb, které platí pro určitou osobu, popřípadě její organizační složku za příznačné, patenty na vynálezy, užitné vzory, průmyslové vzory, ochranné známky nebo označení původu, pokud by to vedlo ke zvýhodnění nebo vyloučení určitých dodavatelů nebo určitých výrobků. Takový odkaz lze výjimečně připustit, není-li popis předmětu veřejné zakázky provedený postupem podle § 45 a 46 dostatečně přesný a srozumitelný. Zadavatel v takovém případě umožní pro plnění veřejné zakázky použití i jiných, kvalitativně a technicky obdobných řešení. www.rr-jihozapad.cz

29. Stanovení předpokládané hodnoty zakázky • ZVZ § 13 • Předpokládanou hodnotou veřejné zakázky se pro účely tohoto zákona rozumí zadavatelem předpokládaná výše peněžitého závazku vyplývající z plnění veřejné zakázky, kterou je zadavatel povinen stanovit pro účely postupu v zadávacím řízení před jeho zahájením. Při stanovení předpokládané hodnoty je vždy rozhodná cena bez daně z přidané hodnoty. www.rr-jihozapad.cz

30. Stanovení předpokládané hodnoty zakázky • Předpokládanou hodnotu stanoví zadavatel v souladu s pravidly stanovenými v tomto zákoně a na základě údajů a informacío zakázkách stejného či podobného předmětu plnění; nemá-li zadavatel k dispozici takové údaje, stanoví předpokládanou hodnotu na základě údajů a informací získaných průzkumem trhus požadovaným plněním, popřípadě na základě údajů a informací získaných jiným vhodným způsobem. Pro stanovení výše předpokládané hodnoty je rozhodný den odeslání oznámení či výzvy o zahájení zadávacího řízení k uveřejnění. www.rr-jihozapad.cz

31. Dělení předmětu zakázky • Zadavatel je oprávněn stanovit či definovat předmět veřejné zakázky dle vlastního rozhodnutí, je vždy povinen ale dodržet pravidlo zákazu dělení VZ, pokud by v důsledku došlo ke snížení předpokládané hodnoty zakázky pod finanční limity stanovené v § 12. • §13 odst.3 • Pozor i sloučení nemusí být správně • Záměr? • Nehospodárnost ? www.rr-jihozapad.cz

32. Dělení předmětu zakázky • Analogicky dle Závazných postupů: • Zadavatel je povinen postupovat tak, aby nedocházelo k dělení předmětu zakázky na menší zakázky s cílem snížit hodnotu zakázky pod stanovené limity pro jednotlivé postupy uvedené v článku 13. a 14. Závazných postupů www.rr-jihozapad.cz

33. Dělení předmětu zakázky • Při posouzení, zda se jedná o jednu či více veřejných zakázek, je potřeba přihlížet k následujícím souvislostem: • Věcné hledisko - předmět veřejné zakázky může být vymezen zcela totožně, shodně; • Místní hledisko – v sousedních objektech, v navazujících budovách….; • Časové hledisko – současně, v navazujícím období, v jednom časovém úseku – pro potřeby zákona se bere jedno účetní období. www.rr-jihozapad.cz

34. Dělení předmětu zakázky • Povinností zadavatele je i určitým způsobem předvídat pořizované dodávky, služby či stavební práce a tedy jaksi již do budoucna počítat při vymezení předmětu VZ s tím, aby zpětně nemohlo být konstatováno, že došlo k jednání v rozporu s §13 odst. 3. či Závaznými postupy bod 6.4.1 www.rr-jihozapad.cz

35. Dělení předmětu zakázky • § 13 ZVZ odst. 3 a 4 hovoří • (3) Zadavatel nesmí rozdělit předmět veřejné zakázky tak, aby tím došlo ke snížení předpokládané hodnoty pod finanční limity stanovené v tomto zákoně. • (4) Je-li veřejná zakázka rozdělena na části, je pro stanovení předpokládané hodnoty rozhodující součet předpokládaných hodnot všech částí veřejné zakázky. www.rr-jihozapad.cz

36. Dělení předmětu zakázky • Zadavatel není oprávněn předmět VZ rozdělit tak, aby v důsledku tohoto rozdělení zadával dle zákona např. více podlimitních zakázek místo zakázky nadlimitní nebo zakázky malého rozsahu místo podlimitní. • Pokud ovšem zadavatel rozdělí předmět nadlimitní VZ tak, že i po tomto rozdělení bude zadávat dvě či více zakázek nadlimitních, lze tento postup považovat za přípustný. Analogicky na VZMR... www.rr-jihozapad.cz

37. Dělení předmětu zakázky • Zadavatel může rozhodnout, že předmět veřejné zakázky spočívající v témže nebo obdobném plnění bude plněn po částech v jiné době, za jiných podmínek a odlišnými dodavateli. Rozdělování veřejných zakázek však nemůže vést k umělému snižování předpokládané hodnoty či-li obcházení zákona. www.rr-jihozapad.cz

38. Dělení předmětu zakázky • Zadavatel je povinen při určování předpokládané hodnoty zakázky sečíst předpokládané hodnoty věcně (podle charakteru plnění) obdobných a spolu souvisejících plnění, které hodlá poptávat na základě zadávacího řízení v průběhu příslušného účetního období – tedy v průběhu příslušného kalendářního roku, případně hospodářského roku je-li odlišný od kalendářního. www.rr-jihozapad.cz

39. Dělení předmětu zakázky • To neplatí pro dodávky nebo služby, jejichž jednotková cena je v průběhu účetního období proměnlivá a zadavatel tyto dodávky nebo služby pořizuje opakovaně podle svých aktuálních potřeb; zadavatel je však povinen vždy dodržet zásady podle § 6. • Lze tedy říci, že dodávky a služby, jejichž jednotková cena je v průběhu roku proměnlivá a zadavatel je pořizuje opakovaně podle svých aktuálních potřeb, se podle zákona o veřejných zakázkách vůbec nezadávají. Plnění tedy přestavují samostatnou veřejnou zakázku. Ta je pak nutně zadávána v každém jednotlivém případě dle režimu, který zákon pro její zadání předepisuje. www.rr-jihozapad.cz

40. Dělení předmětu zakázky • Důležité body: • Vytvořit vnitřní systém komunikace a mechanizmů; • Jakási povinnost zadavatele předvídat svou budoucí poptávku v rámci konkrétního období; • Při určování předmětu VZ musí zadavatel brát v úvahu věcnou, časovou, místní a funkční souvislost poptávaného plnění; • Pokud zadavatel VZ rozdělil, musí při stanovení PHZ a následné volbě zadávacího postupu vycházet ze součtu předpokládaných hodnot všech částí. • Nutné prozkoumat trh!!! www.rr-jihozapad.cz

41. Dělení zakázek a rámcová smlouva • Při nejistotě zajištění finančních prostředků na úhradu plnění v budoucnu lze využít institutu rámcové smlouvy. • Pojem rámcová smlouva je vymezen v ZVZ §11, a to výhradně pro účely tohoto zákona. • Je platformou pro zadávání jednotlivých dílčích veřejných zakázek. • Aby mohly být jednotlivé veřejné zakázky zadávány na základě rámcové smlouvy, je nezbytné, aby rámcová smlouva byla uzavřena postupem podle zákona. www.rr-jihozapad.cz

42. Pochybení Rozhodnutí Úřadu č. j. S321/2010 ze dne 18.2.2011: • Smlouvy na zajištění tisku propagačních materiálů. • 4 výběrová řízení na základě výzev k podání a předložení nabídky ze dne 25.8.2009. • V případě všech VZ zaslána výzva šesti dodavatelům, vždy stejný okruh uchazečů. • Ve všech čtyřech případech VZMR vybrána nabídka stejného uchazeče. www.rr-jihozapad.cz

43. Pochybení • Zadavatel:služba zajištění tisku požadovaná v jednotlivých VŘ spolu věcně nesouvisí, neboť tisk předmětných propagačních materiálů byl realizován na různá média, která vyžadují jiné tiskové a přístrojové vybavení u dodavatelů. U VŘ „Tisk - skládačka osobností“ byl např. podkladem papír, který musí být následně ohýbán a upravován. U VŘ „Tisk mapy“ se jednalo o tisk na plastový podklad. • ÚOHS: vzhledem k tomu, že ve všech VŘ bylo vyzváno k podání nabídky stejných šest dodavatelů a byly podány nabídky stejných čtyř vyzvaných uchazečů, je zřejmé, že tisk specifikovaných propagačních materiálů na různá média byli schopni všichni tito dodavatelé realizovat. Pro závěr, že se v daném případě jedná o stejný předmět plnění, svědčí i skutečnost, že ve všech výběrových řízeních byla vybrána jako nejvhodnější nabídka stejného uchazeče. www.rr-jihozapad.cz

44. Pochybení Časová souvislost: všechny VZMR byly zadány na základě výzev ze stejného dne, a to dne 25.8.2009, přičemž lhůta pro podání nabídky byla zadavatelem ve všech případech stanovena jednotně, a to do 4.9.2009. Z výzev k podání nabídky dále vyplynulo, že zadavatel požaduje realizaci předmětu plnění ve všech veřejných zakázkách v jednotném termínu, a to „nejpozději do listopadu 2009. www.rr-jihozapad.cz

45. Co si myslíte, že je na celém procesu zadání jedna z nejtěžších věcí? www.rr-jihozapad.cz

46. Stanovení hodnotících a kvalifikačních kritérií a jejich vyhodnocení • Pro stanovení hodnotících kritérií je podstatný detailní rozbor předmětu plnění ještě před zpracováním zadávací dokumentace a před stanovením hodnotících kritérií. • Základem je přesné uvědomění si zadavatele: • jaké plnění, • v jaké struktuře, • v jaké kvalitě, • v jakém čase potřebuje, • jaké finanční prostředky je schopen na požadované plnění vynaložit. www.rr-jihozapad.cz

47. Transparentnost • Velmi tenká hranice…. • Riziko subjektivity…. • V souladu se zásadou transparentnosti je zadavatel povinen stanovit, jaké údaje bude v rámci kritérií hodnotit a jakým způsobem. Toto je nutné nastavit již do zadávací dokumentace. Je nutné se držet nastaveného způsobu hodnocení. • V rámci hodnocení nabídek je zadavatel povinen prokázat jakým způsobem byla nabídka hodnocena, do zápisu přesně popsat průběh hodnocení!!! www.rr-jihozapad.cz

48. Transparentnost, rovný přístup, nediskriminace • Uchazeči by měli být na základě stanovených kritérií objektivně schopni předložit konkrétní a vzájemně porovnatelné nabídky a měli by si předem vytvořit představu o způsobu jejich hodnocení. www.rr-jihozapad.cz

49. Stanovení hodnotících kritérií a j jejich následné vyhodnocení • Musí být dodržena pravidla, která zabezpečí soulad mezi popisem hodnocení uvedeném v zadávací dokumentaci a skutečně provedeném následném hodnocení nabídek. • Způsob zpracování nabídkové ceny, který je nutno ošetřit tak, aby jednotlivé ceny byly navzájem porovnatelné!! • Stejně důležité je pro hodnocení i zpracování obchodních podmínek v zadávací dokumentaci. Pokud například nastavíme napevno záruční dobu, splatnost faktur, nebo sankce, může to mít každopádně vliv na výši nabídkových cen. www.rr-jihozapad.cz

50. Základní hodnotící kritéria • Cena • Je-li základním hodnotícím kritériem nejnižší nabídková cena, stanoví hodnotící komise pořadí nabídek podle výše nabídkové ceny (je nutné posoudit ve vztahu k mimořádně nízké nabídkové ceně) • Do protokolu vepsat např.: základním hodnotícím kritériem je nejnižší nabídková cena, komise nabídky posoudila dle tohoto kritéria, posoudila nabídky i z hlediska mimořádně nízké nabídkové ceny a seřadila obdržené nabídky od nejlevnější po nejdražší. Jako nejvýhodnější považuje nabídku….. • Pozor vždy hodnoťte cenu bez DPH www.rr-jihozapad.cz