slide1 l.
Download
Skip this Video
Loading SlideShow in 5 Seconds..
Planet GV d.o.o. Novosti e-arhiviranja na področju zdravstva PowerPoint Presentation
Download Presentation
Planet GV d.o.o. Novosti e-arhiviranja na področju zdravstva

Loading in 2 Seconds...

play fullscreen
1 / 48

Planet GV d.o.o. Novosti e-arhiviranja na področju zdravstva - PowerPoint PPT Presentation


  • 172 Views
  • Uploaded on

Planet GV d.o.o. Novosti e-arhiviranja na področju zdravstva. mag. Vladimir Žumer Arhiv Republike Slovenije. ELEKTRONSKO ARHIVIRANJE Predpisi

loader
I am the owner, or an agent authorized to act on behalf of the owner, of the copyrighted work described.
capcha
Download Presentation

PowerPoint Slideshow about 'Planet GV d.o.o. Novosti e-arhiviranja na področju zdravstva' - hayes


An Image/Link below is provided (as is) to download presentation

Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author.While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server.


- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - E N D - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
Presentation Transcript
slide1

Planet GV d.o.o.

Novosti e-arhiviranja na področju

zdravstva

mag. Vladimir Žumer Arhiv Republike Slovenije

slide2

ELEKTRONSKO ARHIVIRANJE

Predpisi

Postopki elektronskega arhiviranja (notranja pravila, zajem, pretvorba, digitalna hramba, pogoji pretvorbe in digitalne hrambe, tehnološki standardi)

Infrastruktura (strojna in programska oprema, ponudniki opreme in storitev, registracija, akreditacija, nadzor)

slide3

Poslujmo v celoti elektronsko s pomočjo

informacijske tehnologije

Dokumentarno gradivo oziroma poslovno dokumentacijo arhivirajmo v celoti v elektronski digitalni obliki!

Vzporedno pa obvezno arhivirajmo na papirju še vedno trajno dokumentarno gradivo, arhivsko gradivo in gradivo, kadar tako zahtevajo posebni predpisi, če to gradivo nastane v izvirni obliki na papirju!!!

Izvirnega arhivskega gradiva

na papirju je vse manj!

slide4

Predpisi o elektronskem poslovanju

Zakon o elektronskem poslovanju in elektronskem

podpisu (Uradni list RS, št.57/2000)

Uredba o pogojih za elektronsko poslovanje in

elektronsko podpisovanje (Uradni list RS, št. 77/2000)

novi arhivski predpisi o elektronskem poslovanju
Novi arhivski predpisi o elektronskem poslovanju
  • Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (Uradni list RS št. 30/2006)
  • Uredba o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva (Uradni list RS, št. 86/2006)
  • Enotne tehnološke zahteve elektronske hrambe – ETZ (tik pred objavo, na spletni strani Arhiva RS)

I. SPLOŠNE DOLOČBE

slide7

Izbor mednarodnih standardov in

  • priporočil
  • ISO 15489 – sistemi upravljanja dokumentov
  • ISO 14721 – za izdelavo arhivskih sistemov
  • elektronskih virov
  • ISO 23081 – načela metapodatkov za dokumente
  • ISO/IEC 17799/BS7799 – varnost informacijskih
  • sistemov
  • ISO/IEC 27001 – Information security management
  • systems
  • ISO 20000-1 - Specification for Service Management
priporo ilo evropske komisije
Priporočilo Evropske komisije
  • Specifikacija MoReq - Model zahtev za upravljanje elektronskih dokumentov, DLM Forum 2001, Arhiv Republike Slovenije 2005, www.gov.si/ars, mju.gov.si

I. SPLOŠNE DOLOČBE

slide9

Uredba o upravnem poslovanju(Uradni list RS, št. 20/2005)

Pravilnik o izvrševanju uredbe o upravnemposlovanju (Uradni list RS, št. 75/2005)

Navodilo za določanje rokov hranjenja dokumentarnega gradiva organov javne uprave

(Uradni list RS, št. 81/2005)

slide10

Drugi predpisi

  • Zakon o zbirkah podatkov s področja zdravstvenega
  • varstva (Uradni list RS, št. 65/2000)
  • Zakon o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št.
  • 86/2004)
  • Zakon o splošnem upravnem postopku (Uradni list RS,
  • št. 80/1999, dopolnitev št. 73/2004)
  • Zakon o tajnih podatkih (Uradni list RS, št. 87/2001)
  • Zakon o dostopu do informacij javnega značaja
  • (Uradni list RS, št. 24/2003)
slide11

Drugi predpisi

  • Zakon o gospodarskih družbah (Uradni list RS, št. 42/2006)
  • Slovenski računovodski standardi, št. 21, 22 in 23 (Uradni list RS, št. 118/2005)
  • Zakon o davku na dodano vrednost (Uradni list RS, št. 89/1998, čistopis št. 97/2004)
  • Zakon o davčnem postopku (Uradni list RS, št. 54/2004)
slide12

Seznam oblik (formatov) zapisa za

dolgoročno hrambo, ki ustrezajo zahtevam ETZ

Tekstovni in mešani dokumenti Grafični dokumenti

ISO Latin-1 8859-1TIFF – v6.0 - ISO 12639

PDF/A - ISO 19005-1 SVG – v1.1 – W3C

XML - SGML – ISO 8879

ODF – ISO/IEC DIS 26300

Film/Video/AudioKompresija

 ANSI/SMPTE 268M LZW – barvni dokumenti

MPEG-2 - ISO/IEC 13818CCIT group 4 – č/b dok.

MPEG-4 - ISO/IEC 14496

slide13

Temeljni pogoji elektronskega arhiviranja

Po 12. členu Zakona o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisuse podatki oziroma dokumenti lahko hranijo tudi v elektronski obliki če:

1. so podatki, vsebovani v elektronskem dokumentu ali zapisu,

DOSEGLJIVI IN PRIMERNI ZA KASNEJŠO UPORABO,

2. so podatki shranjeni v obliki, v kateri so bili oblikovani, poslani

ali prejeti, ali v kakšni drugi obliki, ki VERODOSTOJNO

predstavlja oblikovane, poslane ali prejete podatke,

3. je iz shranjenega elektronskega sporočila mogoče ugotoviti,

OD KOD izvira, KOMU je bilo poslano ter ČAS in KRAJ

njegovega pošiljanja ali prejema, in

4. če uporabljena tehnologija in postopki v zadostni meri

ONEMOGOČAJO SPREMEMBO ALI IZBRIS PODATKOV.

slide15

Veljavnost in dokazna vrednost

dokumentarnega gradiva v digitalni obliki

Enakost izvirnemu gradivu na podlagi zakona!

Na podlagi zakona se vsaka enota varno hranjenega gradiva v digitalni obliki šteje za enako posamezni enoti izvirnega gradiva, če sta bila zajem in varna hramba opravljena v skladu s pri državnem arhivu potrjenimi notranjimi pravili ter če drug zakon izrecno ne določa drugače.

Presojanje enakosti izvirnemu gradivu glede na notranja pravila

Metapodatki o preverjanju avtentičnosti in celovitosti

slide16

Avtentičnost in celovitost zajetega gradiva v

  • digitalni obliki za dolgoročno hrambo se
  • zagotavljata na tehnološki in organizacijski
  • način na ravni posameznih enot, skupine enot
  • ali celotnega zajetega gradiva:
    • z dodajanjem varnostnih vsebin gradivu (npr. dodani
    • metapodatki o preverjanju avtentičnosti in celovitosti,
    • elektronski podpis, časovni žig in podobno)
    • z drugimi sorodnimi tehnološkimi sredstvi
    • ali z zagotavljanjem dodatnih organizacijskih
    • ukrepov
slide17

Faze organizacije hrambe

  • gradiva v digitalni obliki
  • Priprava na zajem in hrambo
  • Priprava in sprejetje notranjih pravil za zajem in
  • hrambo gradiva v digitalni obliki
  • Izvedba hrambe ter spremljanje izvajanja notranjih
  • pravil in ukrepanje ob odstopanjih v skladu z
  • notranjimi pravili (notranji nadzor)
  • Spremembe in dopolnitve notranjih pravil zaradi
  • spremembe veljavnih predpisov ali internih aktov,
  • tehnološkega napredka, …
slide18

Priprava na zajem in hrambo zajema:

      • Predhodno raziskavo
      • Analizo poslovnih aktivnosti, popis virov
      • gradiva, priprava študije upravičenosti,
      • priprava študije izvedljivosti
      • Določitev zahtev za hrambo
      • Ocena obstoječih sistemov (priprava analize
      • tveganj in ukrepov za njihovo zmanjševanje)
      • Načrtovanje hrambe in vzpostavitve
  • informacijskega sistema za hrambo
slide20

Notranja pravila morajo vsebovati

  • Določbe o notranji organizaciji, vlogah in pooblastilih
  • ter številu, sestavi in usposobljenosti osebja
  • Določbe o upravljanju dokumentarnega gradiva
  • Določbe o infrastrukturi informacijskega sistema za
  • hrambo, ki obsegajo osnovne tehnične in
  • postopkovne lastnosti ter podatke o varnosti in
  • zanesljivosti infrastrukture
  • Določbe o spreminjanju in dopolnjevanju
  • notranjih pravil ter njihovi veljavnosti
  • Dodatne določbe o hrambi arhivskega gradiva v
  • digitalni obliki
slide21

Upravljanje dokumentarnega gradiva obsega

  • določbe o:
    • Sprejemanju in ustvarjanju vseh vrst gradiva
    • Razvrščanju (klasificiranju)
    • Dodeljevanju (signiranju)
    • Evidentiranju gradiva (metapodatki)
    • Reševanju in odpravi gradiva
    • Klasični in elektronski hrambi
    • Zajemu in pretvorbi dokumentarnega gradiva
    • Določanju rokov hranjenja
    • Izločanju in uničevanju dokumentarnega gradiva
    • Odbiranju arhivskega gradiva
    • Notranjem in morebitnem zunanjem nadzoru
    • Vzpostavitvi, prehodnem obdobju ter morebitnem
    • masovnem zajemu in pretvorbi
slide23

Klasifikacijski načrt / primer

  • 1 DELOVNA RAZMERJA IN POLITIKA KADROVANJA
  • 10 KADROVSKA POLITIKA rok hrambe
  • 100 SPLOŠNO O KADROVSKI POLITIKI 10 let
  • 101 KADROVSKE ZADEVE IN EVIDENCE A
  • 102 AKTI S PODROČJA DELOVNIH RAZMERIJ T
  • 103 PLANI KADROV 5 let
  • 104 KADROVSKO ŠTIPENDIRANJE 5 let
  • 108 IMENOVANJE IN RAZREŠITVE T
  • 109 PRIZNANJA, ODLIKOVANJA, PLAKETE A
  • 11 ZAPOSLOVANJE
  • 110 SPLOŠNO O ZAPOSLOVANJU 5 let
  • 111 BREZPOSELNOST 5 let
  • 112 POTREBE PO DELAVCIH 5 let
  • 113 ZAPOSLOVANJE INVALIDOV 5 let

III. SIGNIRANJE IN KLASIFICIRANJE

slide24

Metapodatki elektronskih dokumentov -MoReq

Identifikator (šifra, številka ali druga temeljna oznaka dokumenta)

Naslov, zadeva, kratka vsebina dokumenta

Avtor (pravna ali fizične oseba)

Naslovniki

Datum nastanka, prejema ali odprave in datum evidentiranja

Dostopne pravice

Stopnja tajnosti

Metapodatki o e-hrambi (ime datoteke, odvisnost od strojne opreme,

operacijskih sistemov, aplikacijske programske opreme, formati datotek,

resolucija, verzije in parametri kompresije, shema kodiranja, podatki za

prikazovanje)

Rok hrambe

Status prenosa

Elektronski podpis, certifikat, digitalno kvalificirano potrdilo

Datum pošiljanja, datum prejema

Verzija zapisa

Jezik

Informacije o šifriranju …

slide25

Roki hrambe

  • Roke hranjenja dokumentarnega gradiva določi predstojnik organa v skladu s predpisanimi roki in potrebami poslovanja
  • Arhivsko gradivo določi pristojni arhiv
  • Roki hranjenja in določbe o arhivskem gradivu se vpišejo v klasifikacijski načrt

X. HRAMBA DOKUMENTARNEGA GRADIVA

slide26

Vrste dokumentarnega gradiva

Vrste dokumentarnega gradiva glede na rok hranjenja:

A - arhivsko gradivo

T - trajno dokumentarno gradivo

LLLL -gradivo z določenim rokom hranjenja

(2 leti, 3 leta, 5 let, 10 let, 20 let)

X. HRAMBA DOKUMENTARNEGA GRADIVA

slide27

ARHIVSKO GRADIVO je tisti del dokumentarnega

gradiva, ki ima TRAJEN POMEN ZA ZGODOVINO,

ZNANOST ALI KULTURO ALI PRAVNO

VARNOST OSEB.

Arhivsko gradivo za javne pravne osebe s pisnim navodilom

za odbiranje arhivskega gradiva DOLOČI PRISTOJNI ARHIVv klasifikacijski načrt.

Arhivsko gradivo se izroči pristojnemu javnemu arhivu v

izvirni obliki(na papirju ali v e-obliki) najkasneje v 30 letih

od nastanka!

Splošne sezname arhivskega gradiva določa tudi priloga nove

Uredbe o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva (Uradni list RS, št. 86/2006) in Navodilo za določanje rokov hranjenja dokumentarnega gradiva organov javne uprave (Uradni list RS, št. 81/2005).

slide28

Trajno dokumentarno

gradivo (tudi arhivsko gradivo)

  • uradne evidence (evidence, registri, katastri, seznami)
  • sejno gradivo s potrjenimi zapisniki
  • gradivo v zvezi s pripravo in sprejemanjem predpisov in drugih splošnih aktov
  • poročila in analitična gradiva o stanju in pojavih na posameznih upravnih področjih
  • zbirna statistična poročila in rezultati raziskav
  • vse tiskane in elektronske publikacije;
  • zadeve v zvezi z odločanjem o upravnih zadevah
  • premoženjskopravne zadeve
  • investicijske, projektne, lokacijske, gradbene zadeve

X. HRAMBA DOKUMENTARNEGA GRADIVA

izlo anje nepotrebne poslovne dokumentacije in odbiranje arhivskega gradiva
Izločanje nepotrebne poslovne dokumentacije in odbiranje arhivskega gradiva
  • Komisija za izločanje in odbiranje
    • določi direktor
    • pisno obvesti pristojni arhiv o odbiranju
  • Izločanje dokumentarnega gradiva
    • najmanj vsakih 5 let
    • gradivo, ki mu je potekel rok hranjenja
    • zapisnik o izločitvi oziroma uničenju
    • okvirni popis izločenega gradiva
  • Odbiranje arhivskega gradiva
    • najmanj vsakih 5 let
    • izročanje pristojnemu arhivu najkasneje 30 let od nastanka gradiva
    • zapisnik o izročitvi

X. HRAMBA DOKUMENTARNEGA GRADIVA

slide31

Po pretvorbi (skeniranju) se NE SME UNIČITI,

  • ampak arhivirati tudi v izvirniku NA PAPIRJU: 
  • Arhivsko gradivo, ki v izvirniku nastane na papirju!
  • Seznam arhivskega gradiva v Pravilniku o odbiranju in
  • izročanju javnega arhivskega gradivu arhivu iz leta 1999 in
  • Navodilu za določanje rokov hranjenja dokumentarnega
  • gradiva organov javne uprave iz leta 2005, ter v navodilih
  • pristojnih arhivov
  • Trajno dokumentarno gradivo (zadeve)in zadeve, ki
  • imajo značaj arhivskega gradiva po Uredbi o upravnem
  • poslovanju
  • Letni obračunipo Računovodskih standardih (št. 23)
  • Drugo gradivo, če tako določajo predpisi
slide33

Varna standardizirana dolgoročna hramba

  • dokumentarnegagradiva v digitalni obliki
  • (dolgoročno ohranjanje vsebine in oblike)
    • Oblika zapisa (format)
  • Oblika zapisa mora zagotavljati ohranitev vsebine gradiva in vse druge pogoje hrambe gradiva v digitalni obliki in sicer več kot pet let ter omogočati po tem obdobju pretvorbo v novo digitalno obliko zapisa, ki bo takrat izpolnjevala pogoje varne hrambe gradiva.  
  • Nosilec zapisa (medij)
  • Nosilec zapisa mora zagotavljati vse pogoje varne hrambe gradiva in omogočati večje število prepisov s sedanjih na bodoče nosilce zapisa.
slide34

Oblika (format) zapisa za dolgoročno hrambo

  • Zagotavlja ohranitev izvirne vsebine gradiva
  • Je široko priznana, uveljavljena oziroma uporabljana
  • Neposredno uporabna za reprodukcijo vsebine
  • Omogoča samodejno pretvorbo zapisa
  • Je neodvisna od posamezne programske ali strojne
  • opreme oziroma okolja
  • Zagotavlja varno hrambo več kot pet let
  • Omogoča po tem obdobju pretvorbo v novo, takrat
  • določeno obliko zapisa za dolgoročno hrambo
  • Temelji na mednarodnem, državnem ali splošno
  • priznanem in praviloma odprtem standardu
slide35

Nosilec zapisa za dolgoročno hrambo

  • mora:
  • Biti široko priznan in uveljavljen oziroma
  • uporabljan ter njegova uporaba podprta z na trgu
  • uveljavljeno strojno in programsko opremo
  • Temeljiti na mednarodnem, državnem ali splošno
  • priznanem in praviloma odprtem standardu, če
  • obstaja
  • Omogočati ohranitev zapisa podatkov na nosilcu
  • zapisa tudi ob prekinitvi dobave energije
slide36

Varna dolgoročna hramba izvirnega in

zajetega dokumentarnega gradiva v

digitalni obliki mora zagotavljati:

1. Dostopnost-varovanje pred izgubo in stalno

zagotavljanje dostopa ves čas trajanja hrambe

 2. Uporabnost-zagotavljanje reproduciranja in primernostreprodukcij za uporabo

3. Avtentičnost- dokazljivost povezanosti reproduciranevsebine z vsebino izvirnega gradiva oziroma izvorom tega gradiva (verodostojnost, dokazljivost)

4. Celovitost -nespremenljivost in neokrnjenost ter

urejenost reprodukcije vsebine glede na vsebino

izvirnega gradiva.

slide37

Varna dolgoročna hramba mora obsegati:

  • Varno okolje za hrambo in delovanje elektronskih
  • nosilcev zapisa (fizična, okoljska in elektronska varnost)
  • Dostopnost podatkov in nosilcev podatkov samo
  • pooblaščenim osebam
  • Obvezno uporabo varnih šifriranih povezav pri
  • pošiljanju občutljivih podatkov in pri uporabi storitev
  • hrambe zunanjih izvajalcev
  • Glede na vrsto dokumentarnega gradiva ustrezno število
  • varnostnih kopij na različnih lokacijah
  • Prepis podatkov na nove nosilce zapisa pred propadom
  • obstoječih nosilcev zapisa
  • Stalno kontrolo nosilcev zapisa, itd.
slide38

25. člen Uredbe

Storitve e-hrambevelikih registrov, evidenc ali drugih zbirkpodatkov javnopravnih oseb morajo zagotavljati:

·   izdelavo varnostne kopije celotne zbirke podatkov praviloma enkrat letno;

·zaporedno izdelavo varnostnih kopij posameznih enot zbirke podatkov, ki so bile spremenjene od zadnjeizdelave varnostne kopije celotne zbirke podatkov;

·sledenje spremembam v zbirkah podatkov inhrambo celotne zgodovine sprememb zbirk podatkov.

slide39

ZAGOTAVLJANJE

INFRASTRUKTURE IN STORITEV

ELEKTRONSKEGA ARHIVIRANJA

Strojna in programska oprema (splošni pogoji, ki jih mora izpolnjevati strojna in programska oprema)

Storitve e-hrambe in spremljevalne storitve

(splošni pogoji hrambe in spremljevalnih storitev)

Ponudniki opreme in storitev (registracija in akreditacija)

slide40

Strojna in programska oprema za zajem

  • gradiva, hrambo gradiva v digitalni obliki in
  • spremljevalne storitve mora biti:
    • široko priznana in uveljavljena oziroma
    • uporabljana
    • skladna z mednarodnimi, državnimi in drugimi
    • splošno priznanimi in praviloma odprtimi
    • standardi, če obstajajo
    • skladna z določbami zakona, uredbe ter enotnimi
    • tehnološkimi zahtevami
slide41

NALOGE DRŽAVNEGA ARHIVA

Potrditev notranjih pravil

Register potrjenih notranjih pravil(na spletu)

Registracija ponudnikov opreme in storitev

Register ponudnikov opreme in storitev

Akreditacija ponudnikov opreme in storitev

Register akreditrianih ponudnikov opreme in storitev

Akreditacijski nadzor