1 / 66

Prof. Dr. Ir. Bustami Syam, MSME Wakil Direktur Unit Manajemen Mutu (UMM)

PENGANTAR AUDIT MUTU (AKADEMIK) INTERNAL (AMI) SMM USU. Prof. Dr. Ir. Bustami Syam, MSME Wakil Direktur Unit Manajemen Mutu (UMM) Universitas Sumatera Utara Biro Rektor USU Lti 2, Jl. Dr. Mansur 68B Medan TELP: 061-8211057; E-mail: bustamisyam@yahoo.com.

havily
Download Presentation

Prof. Dr. Ir. Bustami Syam, MSME Wakil Direktur Unit Manajemen Mutu (UMM)

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. PENGANTAR AUDIT MUTU (AKADEMIK) INTERNAL (AMI) SMM USU Prof. Dr. Ir. Bustami Syam, MSME Wakil Direktur Unit Manajemen Mutu (UMM) Universitas Sumatera Utara Biro Rektor USU Lti 2, Jl. Dr. Mansur 68B Medan TELP: 061-8211057; E-mail: bustamisyam@yahoo.com WORKSHOP SISTEM MANAJEMEN MUTU (SMM) USU UNTUK GJM DAN GKMSIKLUS – 2 TAHUN 2008 ANGKATAN - I : 16 - 17 JUNI 2008 ANGKATAN – II : 18 – 19 JUNI 2008

  2. Kondisi Sekarang Perguruan Tinggi EPS BED Evaluasi Program Studi Berbasis Evaluasi Diri M Penjaminan Mutu Internal QA Penjaminan Mutu Eksternal Akredi tasi Evaluasi Diri

  3. Kondisi Yang Direncanakan Perguruan Tinggi Penjaminan Mutu Internal (PMI) M Pangkalan Data Perguruan Tinggi (PDPT) Penjaminan Mutu Eksternal (PME)

  4. Standar Mutu PP. No.19 Tahun 2005 • Ditetapkan sendiri oleh PT : • a. Penelitian dan publikasi • b. Pengabdian kepada • masyarakat; • c. Sistem informasi; • d. Kerjasama institusional • dalam dan luar negeri; • e. Kemahasiswaan; • f. Suasana akademik; • g. Sumber pendanaan • (revenue generating); • h. Bidang lain sesuai ciri • khas perguruan tinggi • yang bersangkutan. Standar Lain (Melampaui SNP) Internally driven Psl 2 ayat (1) PP No 19/2005 1. Standar Isi 2. Sandar Proses 3. Standar Kompetensi Lulusan 4. Standar Pendidik dan Tenaga Kependidikan 5. Standar Sarana dan Prasarana 6. Standar Pengelolaan 7. Standar Pembiayaan 8. Standar Penilaian Pendidikan 8 Jenis SNP (Standar Minimal) Wajib

  5. SMM USU SIKLUS I EoC: Dec 2007 PLAN DO CHECK DOKUMEN AKADEMIK 1 - N KEGIATAN 1 - N MONITORING DOKUMEN MUTU (MM – MP) Oct 2007 EVALUASI DIRI EoC: Dec 2007 Sept 2007 BM ACTION AUDIT INTERNAL PERBAIKAN/ PENINGKATAN MUTU RAPAT TINJAUAN MANAJEMEN UTiKor Nov 2007 Dec 2007 RUMUSAN KOREKSI

  6. Komponen Mutu yang Harus Dipertimbangkan REALISASI PRODUK (PROSES) INPUT OUTPUT STAKEHOLDERS

  7. Mutu PS Keabsahan, integritas, visi, misi, tujuan dan sasaran Lulusan 15 14 1 Tata Pamong 13 2 Sistem Pengelolaan SDM 3 Suasana Akademik 12 Sarana Prasarana 11 4 1 Sistem Jaminan Mutu 2 3 5 Keuangan 4 10 P,P,KI,PM Sistem Informasi 9 6 SistemPembelajaran 8 7 Kemahasiswaan Kurikulum

  8. Mutu PS Keabsahan, integritas, visi, misi, tujuan dan sasaran Lulusan 15 14 1 Tata Pamong 13 2 Sistem Pengelolaan SDM 3 Suasana Akademik 12 Sarana Prasarana 11 4 1 Sistem Jaminan Mutu 2 3 5 Keuangan 4 10 P,P,KI,PM Sistem Informasi 9 6 SistemPembelajaran 8 7 Kemahasiswaan Kurikulum

  9. Mutu PS Keabsahan, integritas, visi, misi, tujuan dan sasaran Lulusan 15 14 1 Tata Pamong 13 2 Sistem Pengelolaan SDM 3 Suasana Akademik 12 KRITIS! Sarana Prasarana 11 4 1 Sistem Jaminan Mutu 2 3 5 Keuangan 4 10 P,P,KI,PM Sistem Informasi 9 6 SistemPembelajaran 8 7 Kemahasiswaan Kurikulum

  10. Mutu PS Keabsahan, integritas, visi, misi, tujuan dan sasaran Lulusan 15 14 1 Tata Pamong 13 2 Sistem Pengelolaan SDM 3 Suasana Akademik 12 BERUBAH! Sarana Prasarana 11 4 1 Sistem Jaminan Mutu 2 3 5 Keuangan 4 10 P,P,KI,PM Sistem Informasi 9 6 SistemPembelajaran 8 7 Kemahasiswaan Kurikulum

  11. Mutu PS Keabsahan, integritas, visi, misi, tujuan dan sasaran Lulusan 15 14 1 Tata Pamong 13 2 Sistem Pengelolaan SDM HEBAT! 3 Suasana Akademik 12 Sarana Prasarana 11 4 1 Sistem Jaminan Mutu 2 3 5 Keuangan 4 10 P,P,KI,PM Sistem Informasi 9 6 SistemPembelajaran 8 7 Kemahasiswaan Kurikulum

  12. PROTRET SEKARANG HEBAT BERUBAH KRITIS

  13. PROTRET SETELAH BERUBAH HEBAT BERUBAH KRITIS

  14. Audit Mutu

  15. Audit Mutu Suatu pemeriksaan yang sistematis dan independen untuk menentukan apakah kegiatan menjaga mutu serta hasilnya telah dilaksanakan secara efektif sesuai dengan rencana yang ditetapkan untuk mencapai tujuan

  16. Mari kita ingat kembaliSistem Mutu (SM) Sistem yang mencakup struktur organisasi, tanggungjawab, prosedur, proses dan sumber daya untuk melaksanakan manajemen mutu.

  17. Masukan Proses Keluaran Pelanggan Mari kita ingat kembali3 TipePENJAMINAN MUTU a) Jaminan Mutu Produk: Memastikan mutu produk/keluaran b) Jaminan Mutu Proses: Memastikan mutu suatu proses c) Jaminan Mutu Sistem: Memastikan mutu sistem (semua proses) Proses Keluaran

  18. 3 Tipe UtamaAudit Mutu • Audit Mutu Produk/Pelayanan: berdasar atas karakteristik produk/pelayanan tersebut. • Audit Mutu Proses: berdasar atas indikator kinerja kunci. • Audit Mutu Sistem: berdasar pada elemen-elemen dari sistem.

  19. Tipe-tipe Lain • Audit Pengamatan: untuk memantau kendali proses. • Inspeksi: untuk penerimaan produk. • Penilaian: untuk pertimbangan berdasar hasil evaluasi seberapa baik pencapaian tingkat mutu.

  20. Tujuan Audit Mutu Antara lain untuk: • Menentukan kesesuaian atau ketidaksesuaian elemen-elemen Sistem Mutu (SM) dengan persyaratan-persyaratan yang telah ditetapkan. • Menentukan keefektifan pencapaian dari tujuan-tujuan mutu yang telah ditetapkan (Indikator Kinerja Kunci). • Menyempurnakan SM. • Memenuhi persyaratan peraturan. • Memantau SM sebagaimana tercantum dalam program atau kebijakan organisasi.

  21. Alasan-alasan Audit Mutu • Untuk mengevaluasi pemasok (rekanan) sesuai dengan kontrak. • Untuk memverifikasi SM organisasi yang masih berlaku untuk tujuan tertentu. • Untuk mengevaluasi SM dibandingkan dengan standar SM lain.

  22. Lingkup Audit Mutu • Lingkup Audit: Aktivitas-aktivitas yang perlu didesain untuk audit tertentu agar mencapai target atau tujuan audit. Klien harus menentukan standar atau referensi dokumennya.

  23. Klasifikasi Audit

  24. Klasifikasi Audit:Ada Tiga Tipe Audit 1) Audit tipe pertama (audit internal) 2) Audit tipe kedua (audit eksternal) • Audit tipe ketiga (audit eksternal secara independen) Ketiga tipe audit tersebut dapat menggunakan auditor eksternal.

  25. Klasifikasi Audit: AUDIT INTERNAL 1) Audit tipe pertama (audit internal): Audit secara internal dalam organisasi berdasarkan standar yang dimiliki organisasi itu sendiri untuk menganalisis kekuatan, kelemahan, ancaman, dan peluang penyempurnaan.

  26. MANFAAT AUDIT INTERNAL • Mengenal dengan baik pekerjaan-pekerjaannya. • Menyempurnakan dan mengembangkan SM. • Mengurangi risiko kegagalan audit eksternal.

  27. Klasifikasi Audit: AUDIT EKSTERNAL 2) Audit tipe kedua (audit eksternal) Audit secara eksternal yang tergantung pada perjanjian kerja. Misal: audit kontraktor, audit pemasok, audit kantor pusat.

  28. Klasifikasi Audit: AUDIT EKSTERNAL Secara Independen 3)Audit tipe ketiga (audit eksternal secara independen) Audit secara eksternal tanpa perjanjian atau ikatan kontrak yang dilakukan oleh suatu badan yang independen. Misal: audit oleh lembaga sertifikasi, audit untuk penghargaan atau sertifikat.

  29. Frekuensi Audit • Sesuai persyaratan peraturan. • Terdapat perubahan yang signifikan dalam manajemen, kebijakan, dan teknik. • Terdapat perubahan sistem. • Atas permintaan klien. • Sesuai kebutuhan penyempurnaan.

  30. Tahapan audit: • Audit Sistem • Audit Kepatuhan

  31. Audit Sistem • Audit Sistem: audit terhadap kecukupan kebijakan dan prosedur organisasi untuk memenuhi persyaratan-persyaratan standar sistem audit mutu. Dilakukan di Kantor/Desk Evaluation

  32. Audit Kepatuhan • Audit Kepatuhan: memeriksa/memastikan apakah setiap prosedur atau Instruksi Kerja (IK) dilaksanakan secara tertib dan benar. Dilakukan di tempat teraudit/visitasi

  33. AUDIT SISTEM Desk evaluation AUDIT KEPATUHAN Site visit Aras dan Kedalaman Audit MM DANGKAL MP PROGRAM ATAU RENCANA AUDIT MUTU IK, DP, BO DALAM

  34. Badan Sertifikasi (BS) • Badan Sertifikasi: suatu badan yang memberikan sertifikat kepada individu/organisasi yang memenuhi seluruh karakteristik standar yang ditentukan.

  35. Badan Sertifikasi Luar Negeri

  36. Badan Akreditasi (BA) • Badan Akreditasi (BA): adalah badan yang mengakreditasi Badan Sertifikasi, untuk menjamin bahwa sertifikat yang dikeluarkan sesuai dengan standar yang berlaku.

  37. AUDIT MUTU AKADEMIK INTERNAL (AMAI) Audit penjaminan dan konsultasi yang independen dan objektif secara internal dalam organisasi penyelenggara pendidikan berdasarkan standar yang dimiliki organisasi itu sendiri

  38. TUJUAN UMUM AMAI untuk menganalisis kekuatan, kelemahan, ancaman, dan peluang penyempurnaan mutu akademik.

  39. TUJUAN AMAI • Memberi nilai tambah dan memperbaiki kegiatan operasional akademik atau proses akademik Universitas. • Mengetahui bahwa pelaksanaan standar mutu akademik Univesitas telah tepat dan efektif, serta terdapat upaya-upaya peningkatan standar mutu akademik tersebut. • Mengidentifikasi lingkup perbaikan dan mengembangkannya secara profesional berkelanjutan.

  40. Siklus AMAI 1) Menetapkan tujuan audit 2) Merencanakan audit tahunan 3) Menetapkan sasaran dan lingkup audit 4) Membentuk tim audit 5) Mengkaji ulang dokumen dan menyiapkan daftar pengecekan (audit sistem) 6) Menyelenggarakan rapat tim audit 7) Menetapkan jadwal audit 8) Melaksanakan audit di tempat obyek audit (Audit kepatuhan) 9) Menyusun laporan audit [Temuan (KTS,OB) & PTK] 10) Melakukan kajiulang oleh manajemen (+ auditor/konsultan).

  41. Menentukan kebijakan AMAI Tentukan Tujuan Audit Perencanaan Audit LAPORAN AUDIT Membentuk Tim Audit Menentukan kajiulang kebijakan Jadwal Audit (Visitasi) Rapat Tim Audit Pemilihan Pelatihan MANAJEMEN 1 MPAMAI Kualifikasi AMAI 3 Kelompok Auditor 10 2 4 9 Tim Audit 5 Audit Kepatuhan Audit Sistem 8 Melaksanakan Audit Lapangan Kajiulang Dokumen dan Persiapan checklist 7 6 Siklus Audit Mutu Akademik Internal

  42. Perencanaan Audit dan Unsur di dalam Audit

  43. Pertimbangan dalamPerencanaan Audit • Struktur Organisasi. • Lingkup kegiatan. • Lingkup produk dan pelayanan. • Ukuran dan lokasi. • Harapan pelanggan/stakeholders. • Tujuan dan kebijakan organisasi. • Pengalaman auditor.

  44. MWA DEWAN AUDIT SA REKTOR DGB Unit Manajemen Mutu PR-I Tim Audit Mutu Internal UMM DEKAN DPF PD-I Gugus Jaminan Mutu GKM-F GJM Gugus Kendali Mutu Ketua Dep/Prodi GKM-D Organisasi SMM USU (tingkat Fakultas dan Departemen)

  45. Tim Audit • Ditunjuk oleh Manajer Program Audit Mutu Akademik Internal (MP-AMAI), disetujui oleh klien/teraudit, dan diangkat oleh manajemen (Rektor/Dekan). • Terdiri dari 3 - 5 orang auditor, seorang sebagai Ketua Tim dan lainnya sebagai anggota.

  46. Peran dan TanggungjawabManajemen (Rektor/Dekan) • Menugaskan staf senior sebagai MP-AMAI. • Mengesahkan rencana audit tahunan. • Melakukan kajiulang dan menyempurnakan kebijakan manajemen. • Mendukung dan menyediakan sumberdaya untuk pengauditan.

  47. MANAJEMEN MANAJER PROGRAM AUDIT MUTU AKADEMIK INTERNAL (MPAMAI) TERAUDIT PIMPINAN UNIT TERAUDIT TIM AUDIT KETUA & ANGGOTA Kesalingkaitan dalam Audit

  48. Peran dan TanggungjawabMP-AMAI • Mempersiapkan rencana audit tahunan. • Memilih, melatih dan menetapkan kualifikasi auditor. • Menunjuk Tim Audit. • Melaksanakan program audit. • Mengelola laporan audit. • Melaporkan hasil audit untuk kajiulang oleh manajemen.

  49. Peran dan TanggungjawabKetua Tim Auditor • Membuka rapat. • Memilih anggota tim audit (jika prodi lebih dari satu). • Menyiapkan jadwal dan program audit. • Memimpin audit. • Membuat keputusan akhir atas temuan audit. • Memantau tindak lanjut OB. • Menyerahkan laporan audit. • Menutup rapat.

More Related