Planering av en samverkansprocess

1. Planering av en samverkansprocess När du står inför val av en intern eller extern mötesprocess; antingen du väljer en specifik metod, en blandning av metoder eller en egen design, är planeringen absolut avgörande för ett framgångsrikt möte.

2. Stormöten Användningsområden: Strategisk planering Lösa komplexa problem Visioner och nytänkande Implementering av nya ideér/principer/arbetssätt Vitalisering av organisationen, stärka gemenskapen

3. Metoderna är lika mycket ett förhållningssätt som en metod. Syftet är att skapa en gemensam grund för positiva förändringar i organisation/arbetssätt/produkter/ tjänster o s v. Kontinuerlig utvecklingsprocess som börjar före mötet och fortsätter efter mötet. Systemtänkande - alla delar hänger ihop. Tar vara på den kollektiva visdomen. Vad har storgruppsmetoder gemensamt?

4. På tvärs mot formalia och byråkratiska strukturer. Mångfald - ser olikheter som berikande. Människosyn - alla kan och vill ta ansvar utifrån sitt engagemang. Bygger på dialog med lika inflytande för alla deltagare, hög grad av delaktighet. Öppenhet - alla kan se och höra vad som sker, dokumentation synlig för alla. Cirklar, små och stora. (inga konferensbord i storgrupp) Tydlig struktur skapar trygghet. Neutrala mötesledare.

5. Vad vill du uppnå? Klargör syftet och förväntade effekter. Tänk igenom ramarna, d v s det kreativa utrymmet. Vad är förhandlingsbart och vad är inte förhandlingsbart - uppdrag, policies, ekonomi, organisation, ansvarsområden, regler m.m.? Vilken roll spelar samordningsansvariga/ledningen före, under och efter mötet? Ledningens aktiva stöd och uppbackning i hela processen är avgörande. Mötet planeras och designas allra helst av en styrgrupp som representerar ett tvärsnitt av dem som ska delta i mötet (olika funktioner, olika positioner). Formulering av temat för konferensen förankras hos olika deltagargrupper. Arbetet i designgruppen görs i samma anda som den man vill ska genomsyra konferensen/mötet. Planering

6. Planera för hur uppföljningen ska ske innan mötet. Vilka som är samordnande och drivande. Vilket stöd behövs i form av tid, pengar, mer kunskap? Vilka är nyckelpersonerna här? Planera för hur de som är berörda men inte deltar i mötet ska involveras i arbetet. Vilka ska delta? Inventera olika interna/externa intressentgrupper. Fundera kring vilka personer som kan bidra med Information, Resurser, Beslutsmakt, Stöd och Samarbete.

7. Mötesformer och forum för beslut Open Space Dialog kafé Five to fold

8. Open Space Open Space technology är en metod att genomföra stora deltagarstyrda konferenser – upp till hundratals deltagare och är antagligen den enklaste och mest effektiva mötesformen för att ta vara på engagemang, kunskap och nytänkande i en organisation eller en region/ett lokalsamhälle och har begränsad tid till sitt förfogande. Open Space bygger på dialog och delaktighet och drivs av deltagarnas engagemang och ansvarstagande. Deltagarna skapar dagordningen tillsammans och har därefter frihet att välja vad de vill tala om, med vem och hur länge. Mötet blir på så sätt självorganiserande. Deltagarna skapar själva dagordningen och självorganiserar sig i arbetsgrupper. Att öppna upp fältet innebär att man tar bort hinder (kontrollmekanismer) så att engagerade människor kan agera på ett naturligt sätt, d v s att ta ansvar för det de bryr sig om.

9. SyfteOpen Space används för att skapa system för delaktighet och lärande, göra strategiska planer, utveckla nya produkter eller tjänster, lösa komplicerade problem, bygga nätverk och för att snabbt kunna agera på omvärldsförändringar. Open Space är särskilt effektivt när: Ämnet/frågan verkligen engagerar människor Ämnet är komplext, mångbottnat, ingen vet svaret Deltagarna representerar mångfald och olikhet Konflikter och starka känslor föreligger Det är bråttom Den första punkten - det måste finnas en verklig anledning att mötas - är avgörande för ett framgångsrikt Open Space-möte

10. Strukturen Fyra principer och en lag Mötesformen bygger på fyra principer och en lag. Men först ringen och torget… Det mest typiska för Open Space, är dagordningen, som än så länge lyser med sin frånvaro på whiteboardtavlan. Tavlan är uppdelad i tre stycken arbetspass som är 1½ timme långa med lunch emellan. Ett antal grupprum finns i närheten och namn på dessa finns på post-it lappar. Deltagarna inbjuds att ta upp just den eller de frågor som de brinner för och att skriva ner ämnena på de A4-papper som ligger i mitten av cirkeln. Initiativtagaren till ett ämne är ansvarig för att det kommer ut anteckningar från samtalet, enligt den mall som finns i resp. grupprum.

11. Den första principen lyder: Vem som än kommer är rätt person. Vilket innebär att den eller de personer som anmäler sig till en samtalsgrupp är precis rätt, eftersom de delar intresset för just den frågan. Och vilka är mer kvalificerade att avhandla ett ämne än dom som verkligen brinner för det… Den andra principen lyder: Vad som än händer är rätt eftersom det hände. Den principen låter oss släppa alla måsten och allt vi tycker borde ha hänt eller skulle kunna ha hänt. Vi kan vara närvarande i det som är, acceptera det som sker just nu. Den tredje principen lyder: När man än börjar är rätt tid. Det påminner oss om att kreativiteten inte styrs av klockan, och att vi ska följa den kreativa energin, när den än uppstår.Den fjärde och sista principen lyder: När det är slut är det slut. Varken du eller någon annan kan ju veta precis hur lång tid ett ämne tar innan det är färdigdiskuterat. Så om ni är klara med ert ämne säg efter en timme, ja då löser ni upp gruppen och går någonstans där det är mer meningsfullt att vara. Principerna

12. Lagen- om de två fötterna Den ger dig tillåtelse att använda dina två fötter och gå precis vart du vill. Om du känner att du inte får ut det du tänkt eller kan bidra som du tänkt i en grupp, så lämnar du den och går in i en annan grupp. Du har hela tiden friheten att välja var du lägger din tid och din energi. Hur stor grupp ni än är, kommer ni att ha skapat en intressantare och mer relevant dagordning än vad någon planeringsgrupp kunde ha arbetat fram, och detta på mindre än en halvtimme. Nu är det upp till deltagarna att organisera sig såsom de själv önskar med dom här få men klara spelreglerna. Deltagarna självorganiserar sig i grupper ända fram till återsamlingen i slutet på dagen. Ämnena sitter hela tiden kvar på tavlan, så att alla vet var dom olika grupperna finns någonstans.

13. DIALOGCAFÉ (WORLD CAFÉ) Syfte Avsikten med ettdialogcafé (world café, kunskapscafé o dyl) är att lyssna och tänka tillsammans i en dialog kring viktiga frågor som är förutbestämda, att utbyta erfarenheter, lyfta fram den gemensamma kunskapen samt stärka gemenskapen. • Process • Små samtalsgrupper runt cafébord utforskar ett tema eller en eller flera frågeställningar. Vid bestämda tidpunkter byter deltagarna grupp, utom bordsvärden, som stannar vid respektive bord. • En välkomnande och trygg atmosfär är viktigt för en öppen dialog och kreativa genombrott. • Delaktighet och allas kreativa bidrag underlättas och uppmuntras genom enkla spelregler. • Kunskap växer fram ur en utmanande fråga. Att hitta kärnfrågan, den öppna frågeställning som skapar engagemang och mening är avgörande för resultatet.

14. Kortfattad beskrivning Ett dialogkafé består av två kortare och ett längre samtalspass i smågrupper med max åtta personer i varje. I det första passet tolkar och konkretiserar deltagarna temat. Det andra passet är en fördjupning med samma inriktning men med andra samtalare. I det tredje passet tar deltagarna fram olika strategier för att förverkliga några av de idéer som kom fram under pass 1 och 2. Ett dialogkafé tar 3–4 timmar att genomföra.

15. Five to Fold. Beslut som engagerar TA BESLUT SOM ENGAGERAR – FIVE TO FOLD Five-to-Fold är en effektiv och kraftfull beslutsprocess för komplexa beslut såväl som för enklare vardagsbeslut. Processen ger tillgång till hela gruppens visdom, stärker individuellt ansvarstagande. Och deltagande I beslutsprocessen

16. 1. Inledning & bakgrund. Facilitatorn välkomnar deltagarna, klargör syftet med mötet, agenda och bakgrund till förslaget. 2. Presentera förslaget. Förslagsställaren presenterar förslaget som också är nedskrivet på t.ex blädderblock. Presentationen kan inkludera syfte, bakgrund, vilka som tagit fram förslaget, ansvar för genomförandet etc. 3. Klargörande frågor. Deltagarna ställer klargörande frågor som förslagsställaren besvarar. Dessa frågor ska syfta till att klargöra eventuella otydligheter i förslaget.

17. 4. Samtalscirkel. I samtalscirkeln har varje deltagare möjlighet att dela sin åsikt/perspektiv på förslaget. 5. Övergång till beslut. Innan beslutet fattas, underlättar faciliatorn processen utifrån följande alternativ: a) Deltagarna är redo att ta beslut, och facilitator leder processen till nästa steg. b) Deltagarna är inte redo att ta beslut, utan behöver samtala mer. c) Förslagsställaren vill justera sitt förslag utifrån återkopplingen, och därefter presentera ett reviderat förslag 2. 6. Beslutsfattande. Facilitatorn upprepar förslaget, och inbjuder deltagarna att, med hjälp av ena handens fingrar, visa sitt beslut. Alla deltagare gör detta samtidigt utifrån alternativen härintill. Mötessekreteraren dokumenterar hur respektive Deltagare röstade i ett beslutsprotokoll.

18. 7. Beslut. Baserat på resultatet underlättar facilitatorn processen utifrån följande alternativ: a) Om ingen deltagare visat ”Fold” så meddelar facilitatorn att förslaget har blivit ett beslut. Därefter inbjuds de som visar 2 eller 1 att dela sina invändningar, vilka dokumenteras i mötesprotokollet. b) Om någon deltagare visat ”Fold” så meddelar facilitatorn att förslaget inte är ett beslut. Den/de som blockerat beslutet inbjuds att dela med sig av anledningen till sitt beslut, vilket dokumenteras i mötesprotokollet. 8. Nästa steg. Baserat på om det blev ett beslut eller inte, underlättar facilitatorn den fortsatta processen genom att: a) Om beslut fattats, inbjud till att fira beslutet. Därefter frågar facilitatorn vad som är första aktivitet i genomförandet och gruppen formulerar detta – ett viktigt steg för att gruppen ska gå från beslut till handling. b) Om beslutet blockerats, lämnas förslaget tillbaks till förslagsställaren.

19. Termer och förklaringar: Facilitator – Den person som underlättar processen. Facilitatorn deltar inte i diskussioner eller i omröstningen, utan vägleder gruppen genom processen. Förslagsställare - Ett förslag har alltid en förslagsställare (kan vara en grupp) som presenterar förslaget, svarar på klargörande frågor, eventuellt väljer att justera förslaget. Deltagare - Deltagarna lyssnar, ställer klargörande frågor, delar sin åsikt, deltar i beslutsfattandet.

20. Antal fingrar. 5 betyder att du stödjer förslaget helhjärtat och är beredd att ta en ledande roll i genomförandet. 4 betyder att du starkt stödjer förslaget men inte nödvändigtvis kommer att ta en ledande roll. 3 betyder att du stödjer förslaget.’ 2 betyder att du har invändningar mot förslaget, men stödjer förslaget. 1 betyder att du har allvarliga invändningar mot förslaget och tycker att det går emot syftet medgruppen, men du blockerar inte förslaget och åtardig att inte undergräva det. Fold (visas med knuten hand) innebär att du väljer att, vid denna tidpunkt, blockera ett beslut eftersom du starkt känner att förslaget är skadligt i relation till syftet med gruppen. De som visar 2, 1 eller Fold åtar sig att öppet och ärligt kommunicera sina invändningar.