上海市卫生局办公室 2011 年 5 月

1. 办公室公文管理漫谈 上海市卫生局办公室 2011年5月 艾晓金

2. 一、公文写作ABC 二、几种容易混淆公文的辨识 三、办公室几类常见公文的写作 四、办公室档案管理

3. 一、公文写作ABC

4. （一）公文的基本概念 • 什么叫公文，公是相对私来讲，我们常见的文体如小说、散文、诗歌、日记等可称之为“私文”，这些文体的产生主要源于个人的主观创造、爱好兴趣、经济收益等，之外的文体主要就是公文。 • 公文：党政机关、团体、企事业单位（主体）在日常管理中，为实现公共性目标，解决公共性问题（目的）而形成的文书 • 办公室职责≈公文管理 • 产生公文、管理公文是办公室工作的重要职责之一，（办文、办会、办事） • 管理部门开展管理工作的重要形式之一

5. （二）公文的种类 • 行文方向：上行文、下行文、平行文 • 涉密程度：公开、限制公开、秘密、机密…… • 处理时限：平件、急件、特急…… • 处理方式：阅件、办件 • 适用领域：通用公文、专用公文 • 通用公文：各类机关、事业、企业单位普遍适用的文体（通知、请示、报告、函） • 专用公文：特定部门使用的专门公文，如外交、司法、军事……用文专业性强，文书要求较高，适用范围较窄，比如诉状、照会、国书（专用的格式、语言，固定的使用范围，如国书，仅仅使用在国与国之间的交往中） 公文特有性质 公文使用范围

6. 通用公文的主要类型（适用于一般的机关、企事业单位）通用公文的主要类型（适用于一般的机关、企事业单位） • 命令指导性公文：命令、指示、决定、通知 • 呈报型公文：请示、报告 • 公布型公文：公告、通告 • 商洽型公文：函 • 日常管理公文：会议文书、领导讲话、总结 计划、往来信件等 • 行政法规、规章和规范性文件公文：条例、 规定、办法、规章……（主要适用于各类 政府机构） 常用管理类 法律规章类

7. 目前机关、企事业单位常用的公文分类，主要参考依据：2000年国务院颁布的《国家行政机关公文处理办法》，办法中规定的公文种类主要有13种：1、命令（令） 2、决定 3、公告 4、通告 5、通知 6、通报 7、议案 8、报告9、请示 10、批复 11、意见 12、函 13、会议纪要等

8. (一)命令（令） 适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。 《 ╳ ╳ 市关于实行灯火管制的命令》 （二）决定 适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。 《中共中央、国务院关于卫生工作的决定》 《关于撤销╳ ╳公司后勤处“文明班组”的决定》 （三）公告 适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。 《全国人民代表大会公告》人事任命 《中华人民共和国卫生部公告》食品安全

9. （四）通告 适用于公布各有关方面应当遵守或者周知的事项，对象不确定，面较宽，如： 《 ╳ ╳ 市关于解放路进行道路维修的通告》 （五）通知 适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员 （六）通报 适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。 《关于╳ ╳局违规购买公务用车的通报 》

10. （七）议案 适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。 （八）报告 适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问，由下至上，工作报告、情况报告、答复报告 （九）请示 适用于向上级机关请求指示、批准。 《╳ ╳ 公司关于增加2010年度世博会接待预算的请示》 （十）批复 适用于答复下级机关请示事项。 《关于╳ ╳ 公司增加2010年度世博会接待预算的批复》

11. （十一）意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法。 《 ╳ ╳市政府关于开展节能减排工作的意见》 （十二）函 适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。 （十三）会议纪要 适用于记载、传达会议情况和议定事项。

12. （三）公文作用和功能 口说无凭、立字为据 文山会海、繁文缛节 • 传情达意：单位之间、单位与公众之间，体现公共意志 • 公共管理： • 规范社会关系，典型的例子——法律法规（宪法　××法） • 规范内部管理，典型的例子——单位制度（××医院关于加强全院奖惩考核管理的通知）

13. （四）公文特点和写作的基本要求 • 公文特点（与一般的文书相比）： • 公共性－为解决公众、法人的问题 • 工具性－服务于实际管理工作 • 实用性－为解决实际问题而产生 • 真实性－内容必须实事求是 • 规范性－内容有相应的法律法规依据 • 程序性－公文产生有特有的流程规定

14. 公文的三点基本要求 • 第一：形式上 • 1、符合公文的基本格式要求，文头、正文、签发 • 2、选择合适文体类型，报告、请示、通知、函 • 第二：程序上 • 1、不同种类的公文有特定的产生程序，法律、法规、行政规章 • 2、不同单位对公文的产生有特殊要求，如党政机关、事业单位、企业不同主体单位有各自规定的流程 • 第三：内容上 • 1、内容真实 • 2、逻辑清楚 • 3、目的明确 • 4、文字简练

15. 二、几种容易混淆公文的辨识

16. （一）公告与通告 • 都是周知性的公文，但是适用范围不同： • 公告 • 适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项，重大性、严肃性、权威性：如人大公告、法院公告（适用场合较少） • 通告 • 适用于公布各有关方面应当遵守或者周知的事项，如《某某区人民政府关于开展食品安全专项行动的通告》

17. 误用公告的例子 • ××公司开业庆典公告 • ××公司开业酬宾公告 • ××厂迁址公告 • ××医院举行５０周年庆典活动的公告

18. （二）通知与通告 • 周知性公文，但是受众面、影响面不同： • 通知，有明确的受众面、影响面 • 如《**医院关于加强节假日值班的通知》，受众面明确，主要是下属单位、内部科室、职工等 • 通告，没有明确的受众面和影响面，普遍适用（与告示类似，一般比告示要严肃） • 如《**区人民政府关于加强节日烟花爆竹管理的的通告》，受众面不明确，对社区各方面普遍适用

19. 误用通告、通知的例子 • 通 知 • 各位患者朋友： • ××医院即将在节日期间对门急诊时间进行调整，具体情况如下…… • 通 知 • 各科室、各部处： • 为提高全院职工的科研水平，从今年起我院将加强对科研创新工作的奖励

20. （三）通告与启事 通告 法定常用公文; 庄重严肃，郑重其事;无求于人，不需回应 启事 日常事务文书 ； 随意随和，简捷便利；有求于人，邀约回应

21. 通告/启事的例子 • ××公司招聘通告 • 失物招领启事 • 寻人启事 • 寻人启示

22. （四）请示与报告 • 行文目的 主送机关 行文时间 结果 • 请示 请求批准、 逐级、单一 事前 需回复 • 指示 • 报告 汇报工作 有时可多级、 事后 不定回复 • 反映情况 多头

23. 内容重点 办复方式 篇幅 • 请示 请求事项 办件 较短 • 报告 情况 阅件 较长 请示：有去有回；报告，有去不一定有回

24. （五）请示与请求批准函 • 商洽函 • 函 询答函 • 请批函 请求批准函 • 审批函 请示：上下级之间，有隶属关系，最后结果是批复办结 请求批准函：一般是同级之间，没有隶属关系，最后结果 是函复办结

25. 请示、请求批准函误用的例子 • 《××市××局关于成立市宠物管理协调工作小组的请示》主送对象是市政府，两者是上下级关系 • 《××市××局关于请求批准录用5名专业技术人员的请示》主送对象为同级人事部门，两者不相隶属 • 《××市××局关于请求批准录用5名专业技术人员的函》

26. 三、办公室几类常见公文的写作

27. （一）总结计划 • （二）请示 • （三）函 • （四）报告 • （五）调查报告 • （六）会议纪要 • （七）大事记 • （八）领导讲话稿

28. （一）总结计划 • 总结：分类全面，内容充实，有理有据 • 　　　数据翔实，画龙点睛 • 充分展示成绩，查找问题不足 • 计划：指引方向，目标明确，突出重点 • 统领本单位、本系统的各项工作，解决扛什 么旗的问题

29. （二）请示 • 向上级反映某一问题，要求给予批复答疑、解决 • 内容简要、明确，切忌长篇大论 • 文字精练 • 一事一报、主送一处 • 逐级上报，不能越级 • 职责适当，不能推卸责任

30. （三）函 • 使用范围较广，比较灵活；主要适用在上对下、平级之间单位之间 • 用好几类函：商洽函、询答函、请批函 • 用词得体、语气谦和，内容简明

31. （四）报告 • 主要用于向上级反映情况和工作进展，汇报工作，反映情况，答复询问 • 内容要全面反映工作进展，篇幅不限 • 主题突出，逻辑清楚，结构简单

32. （五）调查报告 • 公文类调查报告要与科研报告、学术报告区别开来 • 调查报告要突出“调查”两次，从实际情况出发，不能无病呻吟 • 全面收集情况材料，最好用数据说话，用典型案例说明 • 调查报告的常用格式结构：调查什么问题，为何出现这类问题，如何解决这类问题（要如实反映问题，提出解决方案） • 调查报告切忌写成总结、流水帐 • 发现问题、分析问题、解决问题

33. （六）会议纪要 • 基本要件不能缺失，地点、时间、主题、主持人、参加人等 • 文字精练 • 不是会议白描，不能写成会议记录 • 会议纪要是集体意志，不能强调个人意见 • 会议纪要主要功能是：突出会议达成或者决定的事项内容 • 常用词为第三人称：会议认为、会议指出、会议号召、会议决定等

34. （七）大事记 • 明确本单位大事标准（机构、领导变更，全局性会议，全局行重大方针政策，重要荣誉，上级视察活动，重大对外交往活动，社会舆论的表扬、批评） • 全面，不能遗漏，定期整理汇总 • 有专人落实 • 一周一计、一月一计

35. （八）领导讲话稿 • 几个层次：初学、入门、提高、合格 • 初学：领导讲啥你写啥 • 入门：领导少讲你多写 • 提高：领导不讲也能写 • 合格：领导不讲能写好

36. 主要类型 • 礼节性文书：致辞、贺信、卷首语 • 关键是热情洋溢，三段：肯定、意义、希望 • 工作报告：内容实在，强调做了什么，准备做什么（一般往往与总结、计划有关系） • 动员讲话：讲思想认识、有高度，讲政治，有要求 • 几个关键点 • 身份转化，从发言人角度来梳理把握问题 • 把握对象特点 • 语句精练，切忌冗长 • 口语化 • 排列好1、2、3（重点是几个、难易繁简排列）

37. 四、办公室档案管理

38. （一）档案管理 • （二）归档工作

39. 1、卫生档案的范围和意义 （一）档案管理 • 卫生档案，是指各级各类卫生机构，在工作中形成的，具有保存价值的各种形式和载体的文件材料。

40. 凡具有保存价值的各种形式和载体的文件材料，如：凡具有保存价值的各种形式和载体的文件材料，如： • 文书档案 • 声像档案 • 人事档案 • 会计档案 • 基建档案 • 科研档案 • 设备档案 • 教学档案 • ……

41. 卫生档案管理的意义 • 卫生工作的重要组成部分； • 提高卫生机构管理水平与服务质量，维护公民和国家卫生机构合法权益的基础性工作； • 卫生行政部门、医疗卫生单位的重要职责和法定。

42. ２、档案工作管理体制 • 由上级卫生行政管理部门和同级档案行政管理部门监督、指导 • 负责本单位档案管理工作 • 对直属单位档案工作进行监督和指导

43. ３、档案部门职责 • 贯彻执行国家档案管理的法律、法规和卫生档案管理制度、业务规范和技术标准； • 制订本单位各项档案管理制度，统一管理本单位各种门类和载体的档案； • 指导本单位各职能业务部门文件材料的收集、整理和归档工作，负责下属单位档案工作的业务指导和监督； • 负责本单位档案的提供利用、信息开发和网络化服务，开展档案宣传工作。

44. 组建单位内部的档案管理网络

45. 各项档案管理制度 • 档案部门和兼职档案人员岗位责任制 • 归档范围和档案保管期限表 • 档案分类方案 • 借阅利用登记制度 • 保密制度 • 鉴定销毁制度 • 安全保管制度 • 防灾应急预案

46. ４、档案工作基本内容 • 档案的收集 • 档案的整理 • 档案的鉴定、销毁 • 档案的保管 • 档案的利用 • 档案的登记和统计

47. 保存期满的档案的鉴定、销毁 • 鉴定销毁工作步骤： • 组成鉴定小组 • 鉴定时应直接审查档案 • 编制“档案销毁清册”，报单位分管领导审批 • 准备销毁的档案应系统地单独保管 • 销毁时指派两名以上专人监销 • 为防止错毁，可暂缓执行 • “档案销毁清册”永久保存

48. 档案的保管 • 专用库房或专柜保管 • 八防措施到位：防火、防高温、防潮、防光、防蛀、防腐、防盗 • 定期检查温湿度、灭火器等情况，使用二氧化碳灭火器

49. 档案的利用 • 实行借阅登记，利用重要档案须经领导审批 • 保管的与公民、法人和其他社会组织人身权益、财产权益等直接相关的档案资料，一般应允许当事人查阅利用 • 应当注意保护相关权益人的合法利益和个人隐私

50. 档案的登记和统计 • 建立“总登记簿”，反映档案室全部档案的总量和变化情况 • 对档案实体及其管理状况进行定期统计