1 / 35

Dokumentasi Sistem Manajemen Mutu (Quality Management System)

Dokumentasi Sistem Manajemen Mutu (Quality Management System). Dokumentasi Sistem Manajemen Mutu. MENGAPA MENDOKUMENTASIKAN ? (1/3). Merupakan persyaratan standar Menyediakan panduan kerja yang standar utk menjamin konsistensi & proses yg sistematis

devon
Download Presentation

Dokumentasi Sistem Manajemen Mutu (Quality Management System)

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. Dokumentasi Sistem Manajemen Mutu (Quality Management System)

  2. Dokumentasi Sistem Manajemen Mutu

  3. MENGAPA MENDOKUMENTASIKAN ?(1/3) • Merupakanpersyaratanstandar • Menyediakanpanduankerja yang standarutk • menjaminkonsistensi & prosesygsistematis • Menyediakanbuktiobjektifkepadapelanggan • & auditor bahwa SMM telahadadanditerapkan • Merupakanpedomanbagi Auditor dalammem • verifikasisistemmanajemenmutu • Sebagaibahanpelatihan, khususnyauntuk • personelbaru • Sebagaialatpengendali & monitor prosesoperasionalSekolah

  4. MENGAPA MENDOKUMENTASIKAN ?(3/3) Jangan mendokumentasikan hanya untuk memperoleh sertifikat ATAU hanya untuk menyenangkan Auditor Eksternal saja

  5. DOKUMENTASI MANUAL MUTU I PROSEDURE MUTU II INSTRUKSI KERJA III IV FORM,REKAMAN

  6. APA YANG HARUS DIDOKUMENTASIKAN ? (1/2) PEDOMAN MUTU / MANUAL MUTU Manual Mutumerupakandokumentingkatpertama yang memberikangambaranmengenai : - Kebijakansekolahygberkaitandengan mutujasapendidikan yang dihasilkan - Tanggungjawabdanwewenangpersonel - Prosesataukegiatan yang dibutuhkan un- tukmenjaminmutululusananakdidik - ReferensiSilang (hubunganantaraManual MutudenganProsedurMutu)

  7. CONTOHManual Mutu/MM MANUAL MUTU SEKOLAH TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN MM-SKLH- 5 No. Revisi : 0.0 Tgl. Berlaku : 25-05-00 Halaman : 1/4 5.1 KomitmenManajemen KepalaSekolahmempunyaikomitmenuntukmenetapkan, menerapkan, danmemeliharasistemmanajemenmutu, yaitudengancara : • menetapkanKebijakanMutudanSasaranMutu; • menetapkanstruktursekolah; • menetapkantanggungjawabdanwewenang; • menyediakansumberdayapersonel yang memadai; • menunjukWakilManajemen; • meninjausistemmanajemenmutusecaraberkala;

  8. MANUAL MUTU / PEDOMAN MUTU / QUALITY MANUAL • BAB I PENDAHULUAN MM-SKLH-01 • BAB II RUANG LINGKUP MM-SKLH-02 • BAB III ISTILAH DAN DIFINISI MM-SKLH-03 • BAB IV SISTEM MENEJEMEN MUTU MM-SKLH-04 • BAB V TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN MM-SKLH-05 • BAB VI MANAJEMEN SUMBER DAYA MM-SKLH-06 • BAB VII REALISASI PRODUK MM-SKLH-07 • BAB VIII PENGUKURAN ANALISA DAN MM-SKLH-08 • PENINGKATAN LAMPIRAN MANUAL MUTU / PEDOMAN MUTU / QUALITY MANUAL • I DIAGRAM PROSES LAM.01/MM-SKLH • II KEBIJAKAN MUTU LAM.02/MM-SKLH • III DESKRIPSI & SPESIFIKASI KERJA LAM.03/MM-SKLH • IV STRUKTUR ORGANISASI LAM.04/MM-SKLH • V SASARAN MUTU LAM.05/MM-SKLH • VI RENCANA MUTU/ QUALITY PLAN LAM.06/MM-SKLH • VII FORM KORESPONDENSI LAM.07/MM-SKLH • VIII AGENDA TINJAUAN MANAJEMEN LAM.08/MM-SKLH

  9. APA YANG HARUS DIDOKUMENTASIKAN ? (4) PROSEDUR MUTU Standar ISO-9000 tidaksecarakhususmemberikanbentukatau format ProsedurMutu. Hal iniberartibahwasekolahdapatmerancangsehinggabentukatau format sesuaidengankebutuhan. ProsedurMutumerupakandokumen yang berisimengenaiurutansuatuprosessecarakronologis yang melibatkanfungsi-fungsidalamsekolah.

  10. APA YANG HARUS DIDOKUMENTASIKAN ? (5) PROSEDUR MUTU Format ProsedurMutu TUJUAN RUANG LINGKUP STANDART YANG BERLAKU KRITERIA KEBERHASILAN RINCIAN PROSEDUR CATATAN/REKAMAN MUTU DEFINISI/SINGKATAN CATATAN PERUBAHAN

  11. APA YANG HARUS DIDOKUMENTASIKAN ? (6) PROSEDUR MUTU (FORMAT) 1. TUJUAN Suatupernyataansingkat yang menerang-kanmengapaprosedurinidiberlakukandanapa yang harusdicapai. 2. RUANG LINGKUP Suatupernyataansingkat yang menerang- kankegiatansekolahyang dicakupdalamprosedur. 3. STANDAR YANG BERLAKU Klausul-klausul ISO yang menjadidasarprosedurmutu. 4. KRITERIA KEBERHASILAN Suatuuraianmengenaiukuransecarakuantitatifmaupunkualitatifkeberhasilanpelaksanaanprosedurdikaitkandengantujuanproseduritusendiri.

  12. APA YANG HARUS DIDOKUMENTASIKAN ? (8) PROSEDUR MUTU (FORMAT) 5. RINCIAN PROSEDUR Suatuuraianlangkahdemilangkahdarisetiaptahapanproses ataukegiatan. 6. CATATAN /REKAMAN MUTU Suatudaftarhasilkegiatan yang dituangkandalambentuk dokumen yang berasaldaripemilikprosesataudari unit kerja lain ataupundariluarsekolah yang disimpanolehpemilik Proses (dalambentuk hardcopymaupunsoftcopy). 7. DEFINISI SINGKATAN/DEFINISI Suatudaftarketerangandarisingkatanatauterminologiatau istilahkhusus yang digunakandalamprosedur. 8. CATATAN PERUBAHAN Suatuuraianringkasmengenaiperubahan yang terjadiantara prosedur yang berlakudenganprosedurrevisisebelumnya.

  13. CONTOH Prosedur Mutu Prosedur Mutu SEKOLAH PENANGANAN KELUHAN PELANGGAN No. Dokumen : No. Revisi : 0.0 Tgl. Berlaku : 25-05-00 Halaman : 1/4 1. TUJUAN Memberikanpenjelasanmengenaiprosespenanganankeluhanpelanggan agar keluhantersebutdapatdiselesaikandantidakterjadilagidikemudianhari. 2. RUANG LINGKUP Proseduriniberlakumulaidaripenerimaankeluhanpelanggansampaidengankeluhantersebutdiselesaikan. 3. STANDAR YANG BERLAKU 7.1 Responterhadapkeluhanpelanggan

  14. CONTOH Prosedur Mutu CONTOH Prosedur Mutu Prosedur Mutu SEKOLAH PENANGANAN KELUHAN PELANGGAN No. Dokumen : No. Revisi : 0.0 Tgl. Berlaku : 25-05-00 Halaman : 2/4 4. KRITERIA KEBERHASILAN Pekerjaan yang tidak sesuai dan keluhan pelanggan dapat ditindak-lanjuti dan diselesaikan dengan baik 5. RINCIAN PROSEDUR 5.1 Staf Marketing menerimakeluhanpelanggan, baikmelaluiteleponataupunsurat/fax danmencatatnyaformulirKeluhanPelanggan. Data yang dicatatantara lain : • Namapelanggan; • Alamatpelanggan/lokasi; • Nomorteleponpelanggan; • Jeniskeluhan;

  15. CONTOH Prosedur Mutu CONTOH Prosedur Mutu CONTOH Prosedur Mutu Prosedur Mutu SEKOLAH PENANGANAN KELUHAN PELANGGAN No. Dokumen : No. Revisi : 0.0 Tgl. Berlaku : 25-05-00 Halaman : 3/4 5.2 Berdasarkan jenis keluhan, staf Marketing kemudian menyampaikannya kepada bagian terkait. 5.3 Manajer terkait mempelajari keluhan tersebut dan mencatat penyebab terjadinya keluhan. 5.4 …dst…. dst…. 6. CATATAN MUTU 6.1 Formulir Formulir keluhan pelanggan

  16. CONTOH Prosedur Mutu CONTOH Prosedur Mutu CONTOH Prosedur Mutu Prosedur Mutu SEKOLAH PENANGANAN KELUHAN PELANGAN No. Dokumen : No. Revisi : 0.0 Tgl. Berlaku : 25-05-00 Halaman : 4/4 7. DEFINISI DAN ISTILAH LPPTS & KP : LaporanPengendalianPekerjaan yang TidakSesuai & KeluhanPelanggan 8. CATATAN PERUBAHAN Belumada

  17. PROSEDUR MUTU DIBAWAH WMM • PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN PM-SKLH/WMM-01 • PROSEDUR PENGENDALIAN REKAMAN MUTU PM-SKLH/WMM-02 • PROSEDUR AUDIT INTERNAL PM-SKLH/WMM-03 • PROSEDUR TINDAKAN PERBAIKAN, TINDAKAN PM-SKLH/WMM-04 • PENCEGAHAN & PENANGANAN KELUHAN • PELANGGAN • PROSEDUR PENGENDALIAN PRODUK YANG PM-SKLH/WMM-05 • TIDAK SESUAI • PROSEDUR SURVEY PELANGGAN PM-SKLH/WMM-06 • PROSEDUR TINJAUAN MANAJEMEN PM-SKLH/WMM-07

  18. PROSEDUR MUTU OPERASIONAL • HUMAS • PROSEDUR PROMOSI SEKOLAH PM-SKLH/HUM-01 • PROSEDUR PENGADAAN NARASUMBER/ PM-SKLH/HUM-02 • GURU TAMU • KESISWAAN • PROSEDUR PENERIMAAN SISWA BARU & PM-SKLH/SIS-01 • PELAKSANAAN MOS • PROSEDUR PENGORGANISASIAN SISWA PM-SKLH/SIS-02 • PROSEDUR PENGEMBANGAN DIRI MELALUI PM-SKLH/SIS-03 • EXTRAKULIKULER • PROSEDUR PERENCANAAN & PELAKSANAAN PM-SKLH/SIS-04 • WISUDA PURNASISWA

  19. PROSEDUR MUTU OPERASIONAL • KURIKULUM • PR. PENYUSUNAN, PENGEMBANGAN VALIDASI & PM-SKLH/KUR-01 • EVALUASI KURIKULUM • PR. PELAKSANAAN IN HOUSE TRAINING PM-SKLH/KUR-02 • PR. PENYUSUNAN JADWAL PELAJARAN PM-SKLH/KUR-03 • PR. PERENCANAAN, PELAKSANAAN, PEMANTAUAN PM-SKLH/KUR-04 • & EVALUASI KBM • PR. KEGIATAN BELAJAR MENGAJAR PM-SKLH/KUR-05 • PR. PIKET PENGENDALIAN KBM PM-SKLH/KUR-06 • PR. PENINGKATAN & PENGEMBANGAN PENDIDIK PM-SKLH/KUR-07 • PR. PELAKSANAAN MGMP SEKOLAH PM-SKLH/KUR-08 • PR. PELAKSANAAN UTS/UAS/UAK PM-SKLH/KUR-09 • PR. KENAIKAN KELAS PM-SKLH/KUR-10 • PR. PELAKSANAAN UN DAN US PM-SKLH/KUR-11 • PR. KELULUSAN PM-SKLH/KUR-12 • PROSEDUR PENGAJUAN KEBUTUHAN PENDIDIK PM-SKLH/KUR-13

  20. PROSEDUR MUTU OPERASIONAL • SARANA DAN PRASARANA • PROESEDUR PENGADAAN BARANG PM-SKLH/SAR-01 • PROSEDUR PENERIMAAN, PENYIMPANAN PM-SKLH/SAR-02 • DAN PENGELUARAN BARANG • PROSEDUR PENGHAPUSAN BARANG PM-SKLH/SAR-03 • PROSEDUR PEMELIHARAAN DAN PERBAIKAN PM-SKLH/SAR-04 • SARANA PRASARANA

  21. PROSEDUR MUTU OPERASIONAL • BIMBINGAN KONSELING • PROSEDUR BIMBINGAN KONSELING PM-SKLH/BK-01 • LABORATORIUM • PROSEDUR PEMBELAJARAN DI LAB. FISIKA PM-SKLH/LAB-01 • PROSEDUR PEMBELAJARAN DI LAB. BIOLOGI PM-SKLH/LAB-02 • PROSEDUR PEMBELAJARAN DI LAB. KIMIA PM-SKLH/LAB-03 • PROSEDUR PEMBELAJARAN DI LAB. KOMPUTER PM-SKLH/LAB-04 • PROSEDUR PEMBELAJARAN DI LAB. BAHASA PM-SKLH/LAB-05

  22. PROSEDUR MUTU OPERASIONAL • TATA USAHA • PROSEDUR PELAYANAN PEMBAYARAN UANG PM-SKLH/TU-01 • SPI & PARTISIPASI KOMITE • PROSEDUR SURAT MENYURAT PM-SKLH/TU-02 • PROSEDUR PENGAJUAN TENAGA KEPENDIDIKAN PM-SKLH/TU-03 • PROSEDUR PENINGKATAN DAN PENGEMBANGAN PM-SKLH/TU-04 • TENAGA KEPENDIDIKAN • PROSEDUR PENERIMAAN UANG PM-SKLH/TU-05 • PROSEDUR PEMAKAIAN KEUANGAN PM-SKLH/TU-06

  23. PROSEDUR MUTU OPERASIONAL • PERPUSTAKAAN • PROSEDUR PENGELOLAAN PERPUSTAKAAN PM-SKLH/PUS • LINKUNGAN HIDUP • PROSEDUR PEMELIHARAAN LINGKUNGAN HIDUP PM-SKLH/LH • UNIT USAHA SEKOLAH • PROSEDUR PENGELOLAAN UNIT USAHA SEKOLAH PM-SKLH/US

  24. PROSEDUR MUTU OPERASIONAL • USAHA KESEHATAN SEKOLAH • PROSEDUR PENGELOLAAN UKS PM-SKLH/UKS • SATUAN KEAMANAN SEKOLAH • PROSEDUR SATPAM SEKOLAH PM-SKLH/SAT • CLEANING SERVICE • PROSEDUR CLEANING SERVICE PM-SKLH/CS

  25. APA YANG HARUS DIDOKUMENTASIKAN ? (10) DOKUMEN PENDUKUNG Instruksi Kerja Instruksi Kerja merupakan dokumen yang berisi uraian langkah demi langkah yang lebih rinci suatu aktivitas dari satu fungsi organisasi dan biasanya bersifat teknis. Suatu contoh yang baik mengenai Instruksi Kerja adalah mengenai pengoperasian komputer. Instruksi Kerja dapat berupa : narasi, diagram alir, gambar,foto, sampel material, atau kombinasi dari bentuk tersebut.

  26. CONTOH Instruksi Kerja Instruksi Kerja SEKOLAH CARA MENGOPERASIKAN KOMPUTER No. Dokumen : No. Revisi : 0.0 Tgl. Berlaku : 25-05-00 Halaman : 1/1 1. PELAKSANA : StafSistemInformasi 2. RINCIAN INSTRUKSI KERJA 2.1 Pastikansemuainstalasikabeltelahtersam- bung denganbenar 2.2 Tekantombol “Power” pada monitor dan CPU 2.3 Tunggusampailayar monitor menampilkan icon-icon program 2.4 Pilih menu yang akandigunakan, lalutekan dengantombolkiri mouse 2.4 …dst….dst 3. CATATAN PERUBAHAN Belumada

  27. INSTRUKSI KERJA • PEMBENTUKAN PANITIA RAPAT KERJA TAHUNAN • MELAKUKAN EVALUASI ROGRAM RAPAT KERJA TAHUNAN • PENYUSUNAN PROGRAM KERJA TAHUNAN • MENYUSUN RENCANA ANGGARAN BIAYA SEKOLAH (RAPBS) • MEMPERSIAPKAN RAKER PUNCAK PELAKSANAAN RAKER PUNCAK • PEMBENTUKAN PANITIA PPD PEMBUATAN PROPOSAL PPD • PENYUSUNAN BIAYA ANGGARAN PPD • PERSIAPAN ADMINISTRASI &SOUVENIR PPD • PUBLIKASI PPD • PENDAFTARAN PPD • OBSERVASI CALON SISWA BARU • KEPUTUSAN PENERIMAAN DAN PENGUMUMAN • DAFTAR ULANG • MENSOSIALISASIKAN PROGRAM KERJA TAHUNAN KE ORTU • PEMBENTUKAN PANITIA OPEN HOUSE • PERSIAPAN KEGIATAN OPEN HOUSE • GLADI BERSIH OPEN HOUSE

  28. INSTRUKSI KERJA • PELAKSANAAN OPEN HOUSE • PEMBENTUKAN PANITIA MATRIKULASI • PENYUSUNAN PROPOSAL DAN RENCANA KEGIATAN MATRIKULASI • PENYUSUNAN BIAYA ANGGARAN MATRUKILASI • PELAKSANAAN KEGIATAN MATRIKULASI • PELAPORAN KEGIATAN MATRIKULASI • PEMBENTUKAN PANITIA MOS • PENYUSUNAN PROPOSAL DAN RENCANA KEGIATAN MOS • PENYUSUNAN ANGGARAN BIAYA MOS • PELAKSANAAN KEGIATAN MOS • PELAPORAN KEGIATAN MOS • PENEMPATAN KELAS BARU/AWAL • PENEMPATAN KELAS LAMA • PENYUSUNAN PROGRAM KERJA TAHUNAN PEMBELAJARAN • PENYUSUNAN PROGRAM SEMESTER • PEMBELAJARAN PENYUSUNAN SYLABUS DAN RENCANA PROGRAM • PEMBELAJARAN • MENENTUKAN KRITERIA KETUNTASAN MINIMAL • PELAKSANAAN PEMBELAJARAN DI KELAS

  29. INSTRUKSI KERJA • PELAKSANAAN PEMBELAJARAN DI LABORATORIUM FISIKA • PELAKSANAAN PEMBELAJARAN DI LABORATORIUM BIOLOGI • PELAKSANAAN PEMBELAJARAN DI LABORATORIUM KOMPUTER • PELAKSANAAN PEMBELAJARAN DI LABORATORIUM BAHASA • MELAKUKAN ULANGAN HARIAN • MEMBERIKAN TUGAS MENILAI KINERJA PRAKTEK LABOR • PELAKSANAAN PEMBELAJARAN DI LABORATORIUM FISIKA • MELAKUKAN ULANGAN TENGAH SEMESTER • MELAKUKAN ULANGAN AKHIR SEMESTER I • MELAKUKAN ULANGAN AKHIR SEMSTER II • UJIAN SEKOLAH TERTULIS • UJIAN SEKOLAH PRAKTEK • MENENTUKAN KRITERIA KENAIKAN KELAS • MENENTUKAN KRITERIA PENJURUSAN • MENENTUKAN KRITERIAN KELULUSAN • MELAKSANAKAN EKSTRA KURIKULER (EKSKUL) PILIHAN/WAJIB • MELAKSANAKAN EKSTRA KURIKULER KHUSUS • MELAKSANAKAN EKSTRA KURIKULER WAJIB • PENGENALAN LINGKUNGAN DAN EKSPLORASI LINGKUNGAN

  30. INSTRUKSI KERJA • PENGENALAN EKSPLORASI PROFESI/KEAHLIAN • PEMBENTUKAN PANITIA PESANTREN SEKOLAH • PENYUSUNAN PROPOSAL DAN ANGGARAN PESANTREN SEKOLAH • TUGAS WALISANTRI • PEMBENTUKAN PANITIA KHATAMAN QURAN • PENYUSUNAN PROPOSAL DAN ANGGARAN BIAYA KHATAMAN QURAN • PELAKSANAAN KHATAMAN QURAN • PELAPORAN KEGIATAN KHATAMAN QURAN • PEMBENTUKAN PANITIA WISUDA • PENYUSUNAN PROPOSAL DAN ANGGARAN WISUDA • RENCANA KEGIATAN WISUDA • PELAKSANAAN WISUDA • PELAPORAN KEGIATAN WISUDA • PENERIMAAN BIAYA-BIAYA (SPP, DPP, OPS, CATERING, JEMPUT-ANTAR) • SETOR TUNAI • TRANSFER ATM • PENGELUARAN BIAYA OPERASIOANAL UNIT (ADA DALAM RABS) • PENGELUARAN KEGIATAN INSIDENTAL (ADA DALAM RABS)

  31. INSTRUKSI KERJA • PENGELUARAN INSIDENTAL • PEMBAYARAN GAJI LEWAT BANK • PEMBAYARAN GAJI LEWAT KAS • PEMBAYARAN GURU NGAJI LAPORAN KEUANGAN OPERASIONAL UNIT • LAPORAN KEUANGAN KEGIATAN INSIDENTAL • PENGADAAN BARANG PENGAJUAN ATK UNIT • DRIVER SEKOLAH • KATERING SEKOLAH • CLEANING SERVICE • RUMAH TANGGA SEKOLAH • BAGIAN KOMPUTER • SATUAN TUGAS KEAMANAN • USULAN KARYAWAN BARU (SDM) • FLOWCHART MAPPING PROSES • CASH FLOW KEUANGAN • MANAJEMEN KELEMBAGAAN (FC)/A • SITEM INFORMASI (FC)/A • TATA PAMONG (FC)/A • KEMITRAAN DAN HUMAS TATA PAMONG-ADMINISTRASI AKADEMIK (FC)/A • TATA PAMONG-ADMINISTRASI HUMAS (FC)/A

  32. APA YANG HARUS DIDOKUMENTASIKAN ? (11) DOKUMEN PENDUKUNG Formulir Formulirmerupakan media untukmencatathasilprosesdandigunakansebagaibuktiditerapkannyasistemmanajemenmutu. Mengenai format Formulir, standar ISO-9000 tidakmemberikanpedomankhusus. Sekolahdapatmenggunakan format Formuliryang sudahadaataumerancang format yang sesuaidenganprosedurnya

  33. PENGENDALIAN DOKUMENTASI Yang dimaksud dengan dokumen mutu TERKENDALI adalah dokumen mutu yang jika terjadi perubahan (revisi), maka Wakil Manajemen bertanggung jawab untuk menarik seluruh dokumen mutu yang telah beredar (revisi lama) dan mendistribusikan kembali dokumen mutu yang baru (revisi baru) Sedangkan dokumen mutu yang TAK TERKENDALI adalah dokumen mutu yang jika terjadi perubahan (revisi), maka Wakil Manajemen tidak bertanggung jawab untuk menarik seluruh dokumen mutu yang telah beredar (revisi lama) dan tidak harus mendistribusikan kembali dokumen mutu yang baru (revisi baru)

  34. PENGENDALIAN DOKUMENTASI 5. Perhatikan pengendalian dokumen kadaluarsa Standar mensyaratkan bahwa harus ada jaminan dokumen kadaluarsa (tidak berlaku lagi) tidak digunakan lagi dan tidak berada di unit kerja. Dokumen mutu kedaluarsa (tidak berlaku lagi) adalah master (asli) dokumen mutu revisi lama, jika dokumen tersebut diperbaharui (revisi baru).

  35. Terima Kasih

More Related