1 / 24

Internt handlingsrom (IHR)

Internt handlingsrom (IHR). Møte for teknisk- og administrativt tilsatte på Det humanistiske fakultet 30. januar 2012 Universitetsdirektør Gunn-Elin Aa . Bjørneboe og prosjektleder Ingar Pettersen, IHR. Hva vil vi med IHR?. Øke vårt økonomiske handlingsrom

dava
Download Presentation

Internt handlingsrom (IHR)

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript


  1. Internt handlingsrom (IHR) Møte for teknisk- og administrativt tilsatte på Det humanistiske fakultet 30. januar 2012 Universitetsdirektør Gunn-Elin Aa. Bjørneboe og prosjektleder Ingar Pettersen, IHR

  2. Hva vil vi med IHR? • Øke vårt økonomiske handlingsrom • Bruke en større andel av ressursene på forskning og utdanning • Skape en enda bedre arbeidsdag for studenter og ansatte • Kultur for kontinuerlig forbedring

  3. Ingen oppsigelser • Styret har vedtatt at vi ved utgangen av 2013 skal vise et positivt resultat på mellom 10-30%

  4. Klar tale fra styret • Vi skal utvikle en handlingskraftigorganisasjon med større muligheter for effektivisering og kvalitetsheving • Brukerne skal settes i fokus • Endringene i organisasjonen skal skje gjennom gode prosesser

  5. Pågående prosjekter • Roller og ansvar knyttet til administrative nivåer • Administrativ IT • Eksternfinansierte prosjekter • Studieadministrasjon • Bilagslønn • Eksamen Nye prioriterte områder 2012 • www.uio.no • Arkiv • Ph.D utdanningen

  6. Roller ogansvarknyttettil administrative nivåer • Kartlegge nåsituasjonen – januar • Vurdere organisasjonsmodeller – februar • Analysefase avsluttes – april • Drøfting i universitetsstyret i juni – styrebehandling etter sommerferien

  7. Plangruppe for administrativ IT • Hovedutfordringer • Mange av tjenestene oppleves som lite brukervennlige • Nye tjenester og løsninger innføres usystematisk og lite planlagt • Beslutninger knyttet til de administrative IT-systemene er kun unntaksvis sporbare • Tiltak gjennomføres uten at konsekvenser for andre tjenester eller systemene er klarlagt og tatt hensyn til

  8. Prioriterte oppgaver for plangruppen • Kortsiktige tiltak • Etablere en entydig systemeierfunksjon • Tydeliggjøre de viktigste rollene rundt administrative IT-systemer • Strategi for trinnvis utvikling / oppgradering av systemer (veikart) innen administrative IT-løsninger

  9. Fremdrift • Det arbeides fortløpende med kortsiktige løsninger • Etter hvert som nye og bedre løsninger innføres blir disse publisert på hjemmesiden. • Forslag til organisering av systemeierrollen ble vedtatt i styremøtet 27/1 • Forslag til et veikart avsluttes april 2012

  10. Eksternfinansierte prosjekter • Kartlegging av grunnbehov gjennomført ved MNF og MED • fokusgrupper • intervjuer • Plangruppe etablert • 10 deltakere fra MNF, MED, SV, ØPA, OPA • Utvides med deltakere fra de andre fakultetene som deltar på utvalgte møter

  11. Hovedproblemstillinger • Effektiv styring krever informasjon som ikke finnes i våre hovedsystemer: • Søknaden • Milepeler for forskningsaktivitetene • Forbruk av frikjøp • Vi mangler gode mekanismer for porteføljestyring

  12. Hovedproblemstillinger • Totalkostnadsføring krevende • Prosjektoppfølging ekstra krevende • Personalkostnader belastes feil • Dato for start og stopp, og konteringsinformasjon er for ofte feil • Prosedyrene for feilretting er for tungvinte og tidkrevende

  13. Fase 1 iprosjektetskal: • Beskriveogavgrenseproblemområdet • Lagekortsiktigløsning • Organiserearbeidetogarbeidsflytenutfradagenstilgjengeligesystemerogregistre • Fase 1 avsluttes 30.06.12

  14. Fase 2 skal: • Beskriveogavgrenseproblemområdet • Lagekravspesifikasjon for IT-støtte • Anskaffe/utvikle IT-støttesystem • Revidereorganiseringogsaksflytsomfølgeavnytt IT-system • Fase 2 skalværeferdigmedio 2013

  15. IHR studier • Studentmobilitet • Lokalopptak • Eksamen

  16. Studentmobilitet • Ferdig utredet: • Godkjenning av norsk utdanning, enkle saker • Forhåndsgodkjenninger • Registrering av alternative forkunnskapskrav • Noen arbeidsprosesser trenger videre utredning/ policyavklaring: • Godkjenning av norsk utdanning, tunge saker • Godkjenning utenlandsk utdanning • Vurdering av videre arbeid herunder høring under utarbeidelse

  17. Lokalopptak Utarbeidet forslag: • Samordning og sentralisering av opptak til masterprogram til UiO • Enhetene skal fortsatt: • Foreta faglig vurdering og rangering av kvalifiserte søkere som oversendes fra STA • Behandle saker som ikke kan poengberegnes (individuell behandling) • Forslaget er sendt på høring

  18. Eksamen • Arbeidsgruppen skal • analysere og foreslå endringer innenfor planlegging, gjennomføring og etterarbeid knyttet til eksamensavvikling • ha spesiell oppmerksomhet rettet mot digitalisering av arbeidsprosessene • gjennomgå arealbruk, arkiv og bruk av eksamensvakter

  19. Bilagslønn • Kartlegging av dagens arbeidsprosesser og • organisering er i hovedsak avsluttet • Ulike løsninger er under vurdering • Forslag til endelige løsninger fremlegges • mars/april 2012

  20. Fra Sentraladministrasjonen til forskning og utdanning • Målsetningen er å frigjøre 10 % av driftsbudsjettet på 500 millioner kr • 2012: 10 millioner kr er inndratt fra Sentraladministrasjonen • Forslag til disponering legges fram for styret i mars 2012

  21. Mulige tiltak i Sentraladministrasjonen • Felles strategisk vurdering hver gang det er en ledig stilling • Redusert ressursbruk på utvalgte områder • Tenke stort, men også handle i det små

  22. Mulige tiltak i Sentraladministrasjonen • Aktivitetskutt (årsverk og oppgaver) • Ambisjonsnivå (godt nok) • Alternative måter å jobbe på (felles løsninger, systemer og tjeneste)

  23. Hva skal pengene brukes til? • Til prosjekter innen forskning og utdanning Forslag til disponering av pengene: • Økt studentoppfølging • Styrking av inntekter gjennom eksternt finansierte prosjekter • Styrking av Småforsk • Finansiering av stillinger for å sikre større fleksibilitet ved omstillinger (tre års finansiering)

  24. Mer informasjon/kontakt oss www.uio.no/ihr ihr-kontakt@admin.uio.no

More Related