CAPITOLUL 5 NOŢIUNI PRIVIND DOCUMENTAŢIA DE ATRIBUIRE

1. CAPITOLUL 5 NOŢIUNI PRIVIND DOCUMENTAŢIA DE ATRIBUIRE Problematica documentaţiei de atribuire prezintă puncte de legătură cu tipologia procedurilor de atribuire prezentate în capitolul anterior. Documentaţia de atribuire reprezintă acele documente care conţin toate informaţiile legate de obiectul contractului de achiziţie publică şi de prevederea de atribuire a acestuia, inclusiv caietul de sarcini sau documentaţia descriptivă. Ca regulă, documentaţia de atribuire trebuie să fie finalizată înainte de transmiterea anunţului de participare spre publicare sau a invitaţiei de participare către operatorii economici, autoritatea contractantă având dreptul de a opta între transmiterea acesteia pe suport de hârtie sau pe suport magnetic. Documentaţia de atribuire trebuie să cuprindă, cel puţin: ▪ caietul de sarcini sau, după caz, documentaţia descriptivă; ▪clauzele contractuale obligatorii; ▪ fişa de date a achiziţiei; ▪ formularele şi modelele; ▪ alte informaţii privind impozitarea, protecţia mediului, protecţia muncii.

2. I. Caietul de sarcini – punct de pornire al elaborării documentaţiei de atribuire Caietul de sarcini reprezintă descrierea obiectivă a bunurilor, serviciilor sau lucrărilor necesare autorităţii contractante, conţinând în mod obligatoriu specificaţiile tehnice. Caietul de sarcini se întocmeşte de către autoritatea contractantă pentru licitaţia deschisă, licitaţia restrânsă, cererea de oferte cu respectarea prevederilor legale referitoare la concurenţă şi conflictul de interese. Specificaţiile tehnicesunt, în general, acele cerinţe, prescripţii, caracteristici tehnice cu ajutorul cărora sunt descrise bunurile, serviciile sau lucrările. Notă: Specificaţiile tehnice trebuie să permită accesul liber şi egal la procedura de atribuire şi nu trebuie să conţină elemente care să aibă ca efect introducerea unor obstacole nejustificate de natură să restrângă concurenţa. Atunci când este posibil, specificaţiile tehnice se definesc în aşa fel încât să corespundă necesităţilor sau exigenţelor oricărui utilizator, inclusiv a persoanelor cu dizabilităţi. Specificaţiile tehnice definesc, după caz: caracteristicile referitoare la nivelul calitativ, tehnic şi de performanţă; cerinţele privind impactul asupra mediului înconjurător; siguranţa în exploatare;

3. - dimensiunile, terminologia, simbolurile, testele şi metodele de testare; ambalarea, etichetarea, marcarea şi instrucţiunile de utilizare a bunului; tehnologiile şi metodele de producţie; sistemele de asigurare a calităţii şi condiţiile pentru certificarea conformităţii cu standardele relevante sau altele asemenea. Notă: Trimiterile la unul din elementele de mai sus pentru definirea specificaţiilor tehnice ale caietului de sarcini trebuie să fie însoţită întotdeauna de menţiunea “sau echivalent”. Inserarea menţiunii “sau echivalent” asigură respectarea principiilor instituite la nivel comunitar în domeniul achiziţiilor publice. Specificaţiile tehnice pot fi definite şi prin precizarea performanţelor şi/sau cerinţelor funcţionale, care pot include şi caracteristici de mediu. a. În cazul în care specificaţiile tehnice se definesc prin referire la performanţe sau cerinţe funcţionale, atunci acestea trebuie să fie suficient de precise încât să permită operatorilor economici determinarea obiectului contractului, iar autorităţii contractante atribuirea acestuia. Cerinţele funcţionale, susţinute prin referirea la standarde, omologări tehnice, specificaţii tehnice comune, ca mijloc de prezumţie a conformităţii cu nivelul de performanţă şi/sau cerinţe funcţionale solicitate servesc de asemenea la definirea specificaţiilor tehnice.

4. Notă: În cazul în care la o procedură de atribuire participă un operator economic dintr-un stat membru al Uniunii Europene care depune împreună cu oferta un certificat emis în ţara de origine, autoritatea contractantă este obligată să îl accepte, asigurându-se astfel respectarea principiului nediscriminării între operatorii economici participanţi. b. Prin caietul de sarcini, autoritatea contractantă poate solicita îndeplinirea anumitor caracteristici de mediu, pentru a căror definire se pot utiliza, integral sau parţial, specificaţii definite prin: ▪ “etichete ecologice” europene; ▪ “etichete ecologice” (multi-)naţionale; ▪ orice alte “etichete ecologice”. Definirea caracteristicilor de mediu prin trimiterea la etichetele ecologice presupune îndeplinirea cumulativă a următoarelor condiţii: ▪ specificaţiile sunt adecvate definirii caracteristicilor bunurilor sau serviciilor a căror furnizare/prestare reprezintă obiectul contractului de achiziţie publică; ▪ cerinţele pentru “eticheta ecologică” au fost elaborate pe baze ştiinţifice; ▪ “eticheta ecologică” a fost adoptată printr-o procedură specifică ce a permis implicarea tuturor părţilor interesate – organisme guvernamentale, consumatori, producători, distribuitori, organizaţii de mediu; ▪ “eticheta ecologică” este accesibilă/disponibilă oricărei persoane interesate.

5. Notă: O propunere tehnică nu poate fi considerată ca fiind neconformă, pentru singurul motiv că bunurile sau serviciile ofertate nu deţin “eticheta ecologică” solicitată, dacă ofertantul demonstrează, prin orice mijloc adecvat că acestea corespund cpecificaţiilor tehnice solicitate. În vederea asigurării principiului nediscriminării este interzisă definirea în cietul de sarcini a specificaţiilor tehnice care indică o anumită origine, sursă, producţie, un procedeu special, o marcă de fabrică sau de comerţ, un brevet de invenţie, o licenţă de fabricaţie, care au ca efect favorizarea sau eliminarea anumitor operatori economici sau anumitor bunuri. O astfel de referire este posibilă în mod excepţional în situaţia în care o descriere suficient de precisă a obiectului contractului nu este posibilă şi trebuie însoţită de menţiunea “sau echivalent”. II. Documentaţia descriptivă Documentaţia descriptivă ţine loc de caiet de sarcini în cazul procedurilor de negociere şi dialog competitiv şi însoţeşte documentaţia de atribuire care îi este înaintată candidatului care a fost selectat. Documentaţia descriptivă conţine: ▪ descrierea necesităţilor, obiectivelor şi constrângerilor autorităţii contractante; ▪ orice alte informaţii pe baza cărora se va derula dialogul pentru identificarea soluţiilor viabile;

6. ▪ în cazul dialogului competitiv, dacă s-a hotărât astfel, primele care vor fi acordate participanţilor la dialog; ▪ posibilitatea de a realiza dialogul sau negocierea în runde succesive, cu scopul de a reduce numărul de soluţii discutate sau propuneri de oferte. III. Stabilirea cerinţelor minime de calificare/criterii de selectare Documentaţia de atribuire trebuie să conţină aceleaşi cerinţe minime ca în anunţul de participare. În cazul în care cerinţele din anunţul de participare nu se regăsesc în documentaţia de atribuire se aplică cele din anunţ. Notă: Criteriile, în general, sunt acele condiţii şi/sau cerinţe minime impuse, ce trebuie îndeplinite de către operatorul economic care doreşte să devină parte într-un contract de achiziţie publică. Criteriile de calificare şi selecţie se referă numai la: ▪ situaţia personală a candidatului sau ofertantului; ▪ capacitatea de exercitare a activităţii profesionale; ▪ situaţia economică şi financiară; ▪ capacitatea tehnică şi/sau profesională; ▪ standarde de asigurare a calităţii şi ; ▪ standarde de protecţie a mediului, dacă este cazul.

7. Criteriile de calificare şi selecţie odată stabilite nu mai pot fi schimbate pe parcursul aplicării procedurii. De regulă, criteriile de calificare şi selecţie se stabilesc în funcţie de exigenţele specifice ale contractului şi întotdeauna cu respectarea principiului proporţionalităţii. Pentru a demonstra îndeplinirea cerinţelor minime de calificare şi selecţie, operatorii economici vor prezenta certificate emise de către: ▪ autoritatea publică competentă; ▪ un organism de drept public/privat care respectă standarde europene de certificare; ▪ orice alte documente echivalente cu certificarea solicitată sau care să probeze îndeplinirea cerinţelor. Notă: Autoritatea contractantă nu are dreptul de a impune candidaţilor sau ofertanţilor prezentarea unei anumite certificări specifice. Prin urmare, se vor lua în considerare şi alte documente echivalente. Este interzis a se solicita îndeplinirea unor cerinţe minime referitoare la situaţia economică şi financiară sau capacitatea tehnică şi/sau profesională. Este interzis a se restricţiona participarea la procedura de atribuire prin stabilirea unor cerinţe minime de calificare care nu prezintă relevanţă în raport cu natura şi complexitatea contractului de achiziţie publică sau sunt disproporţionate în raport cu natura şi complexitatea contractului de achiziţie publică.