E-Beställningar vid HDa Lokal infogrupp 2013 12 04 / bka

1. E-Beställningar vid HDa Lokal infogrupp 2013 12 04/bka

2. e–Beställningar - en beskrivning av bakgrunden (Källa: ESV) Reglering avseende elektroniska beställningar • Alla svenska myndigheter ska införa elektroniska beställningar • Regeringen beslutade i juli 2012 att ca 50 myndigheter i en första etapp ska hantera beställningar elektroniskt senast den 1 juni 2013 • Införandet av elektroniska inköpsprocesser i statsförvaltningen är högt prioriterat av regeringen. För att göra det extra tydligt har man utöver regeringsbeslut också skrivits in i formell reglering inom området.

3. E-handel i staten – en strategiskt långsiktig plan i tre steg… Ibland Några Sällan Få Ofta Många Upphandla & hantera avtal Beställa Leverans- & fakturahantering Strategisk inköpsplanering & styrning Process & ansvar Användare Upphandlingssystem E-handelssystem Systemstöd EFH-system

4. Vilka inköp omfattas av kravet på e-beställning? Huvudregel: ALLA! Undantag från krav på elektroniska beställningar Det finns undantag från kravet på elektroniska beställningar. Undantagen handlar om beställningar eller motsvarande som leder till förenklade fakturor som upprättas eller tas emot i pappersform, inköp som görs genom personligt utlägg alternativt betalas med kort och fakturor som inte avser momspliktiga köp, se nedanstående figur. Periodiska fakturor och abonnemangsfakturor, till exempel telefonräkningar, el, vatten, leasingavgifter och liknande kan av praktiska skäl inte kopplas till enskilda beställningar. Sådana fakturor kan ändå hanteras på ett effektivt sätt genom att myndigheten sätter upp automatisk kontering och automatiska attestregelverk i e-handelstjänsten.

5. e – beställningar bidrar till ökad effektivitet: vi spar pengar och höjer kvaliteten • Fördelar med e-beställningar: • Billigare inköp – kostnadsbesparingar i form av bättre priser på längre sikt, ökad (ram)avtalstrohet och ökad prismedvetenhet. • Enklare inköp – tidsbesparingar genom en mer rationell hantering av beställningar och fakturor för snabbare hantering och färre fel. • Bättre inköp – förbättrad kvalitet och service i form av förbättrad intern styrning och kontroll, ökad rättssäkerhet, möjlighet till uppföljning, miljövinster mm • Godkännande/attest vid beställning och inte som idag efter köp, i samband med fakturan.

6. Vi får en förenklad fakturahantering med matchning (per orderrad eller hela beställningen) • Mål: • Effektivisera hantering av fakturor • God intern styrning och kontroll • Automatisering Inleverans Beställning Faktura Godkännande och attest flyttas från faktura till beställning

7. Övergripande inköpsprocess HDa, kopplat mot IT-stöd(enligt ESV’s modell)

8. Övergripande inköpsprocess HDa, kopplat mot roller(enligt ESV’s modell) Inköp Fakt distr Godsmott

10. Fokus ligger på förändringsarbetet…. • En central del i arbetet är att bestämma: • mål och strategier för inköpsverksamheten, • hur inköpsprocesserna ska se ut • hur inköpsorganisationen ska anpassas till inköpsprocesserna • Det kan (kommer) innebära nya arbetsrutiner för • ekonomisupport (inkl Agressorollen ’Distributör’ (akasekr)) • personalfunktionen (marginell…. Målsättningen är färre utlägg) • beställare • upphandlare • inköpare/avropare

11. Hur ser processen ut och vart befinner vi oss? genomförandefas avveckling PPS förberedelsefas Besluts punkt Besluts punkt BP 1-4 BP 5-6 BP 7 BP 8 Business case/ beslut Analysnuläge Def varu-grupper Beskrivanyläge Implement nyläge*) Drift-sättning Ständigaförbättr Förbereda Tid sept 2012 dec 2012 HT 2013 årsskiftet 2013/2014 dec/aug 2012/2013 2 dec 2013 2010 - 2012 • *) Implementation av nyläge: • Våren 2013 • definiera process, rutiner samt organisation. • Kommunikationsplan med information, samråd • Besluta utrullningsplan för varugrupper • Hösten 2013 • Implementera process i system

12. Högskolan dalarnas e-handelssystem

13. Projektorganisation och bemanning Projektägare Bengt Eriksson Styrgrupp Bengt Eriksson Ordförande Christer Sundin Ekonomi Lars-Olov Nordqvist Inköp Magnus Höglund IT Gustav Boklund akademi IS Referensgrupp Agnes Sandin avd chef SM (kommunikationskärlMagnus Jobs avdchef HS mellan projektgruppMaria Görts avdchef SM och akademier) Anders Forsman avdchef IS Projektgrupp Britt Karlsson projektledare Mattias Dahlberg inköp/e-handel/leverantörskontakt Anna-Carin Jonsson agressoaffärssystem Christer Solefält agresso teknik

14. Framtida inköpsorganisation HDa (förslag) Inköpsavdelning • Inköpsråd • Rådgivande • Strategiska inköpsfrågor och avvägningar • Samordning övriga HDa- övergripande strategier • Inköpspolicys och regelverk Inköpschef Statistik & uppföljn. Juridik, Controlling Upphandlare Inköpare, avropare E-Beställningar, Systemförv, teknik Support • Referens-grupper: • Upphandling • Separata ref grupper vid upphandlingar. • Sammansättning baserad på varugrupp • Varugrupps • kategori team • Upphandlingsfrågor • Sortiment • Leverantörsstrategier • E-handel • Uppföljning och statistik Akademier och stödenheter Inköps-samordnare Godkännare och attestanter Godsmottagning Ekonomisupport Beställare Ekonomiavd, betalningar Akademier Övr enheter DC

15. ESV’s information och tydliggörande gällande framtida resursbehov inom e-beställningar/e-handel • ESV: ”Förväntat framtida resursbehov i samband med införande av e-beställningar” • Systemförvaltning • Underhåll av behörigheter, roller med mera för systemanvändare • Användarsupport och utbildning • Leveransadresser • Underhåll av register för automatisk hantering • Designa produktträdet och förkonterade artiklar • Beställningar och fakturahantering • Leverantörsanslutning • Löpande kontakter med varu- och tjänsteleverantörer i e-handelsfrågor • Registrera avtal med varu- och tjänsteleverantörer • Godkänna produkturval och prislistor • Varu- och tjänsteleverantörer som använder leverantörsportal • Tekniska arbetsuppgifter vid köp av tjänst eller vid lokal drift • Tester av nya leverantörsanslutningar • Utforma rutiner för tjänstebeställningar • Uppföljning • Strategiskt arbete Tydliggör hur resursförskjutning sker från kärnverksamhet och övriga stödfunktioner gentemot inköp. Besparingarna sker i övrig organisation medan det inom inköp skapas helt nya arbetsuppgifter och roller.

16. Analys av våra inköp (s k ”spend”) HDa (bas: 2011/2012) samt en varugruppsindelning

17. Inköp (’spend’) under ett år, basfakta 67 % av de 1 009 fakturorna understiger 20 000 kr Antag: Upplägg av leverantör inkl registerunderhåll kostnad (vedertagen std (gamla siffror)): 700 kr/st Kan vi halvera antalet leverantörer till nästa år: 500 lev á 700 kr = 350 000 kr i besparing!

18. En översikt över våra inköp OBS samma leverantör kan förekomma inom flera varugrupper

19. Piloter och testgrupper i implementationsprojektet HT -13, desamma som startar i skarp produktion Not: Att införa e-Beställningar är i stora stycken en lärprocess för både oss och våra leverantörer

20. Inköp litteratur 2012 Inköp från Adlibris och Bokuspå akademierna; ca 17 köp per vecka totalt för HDa eller 1,2 böcker per anställd och år.

21. (Prel) Utrullningsplan e-handel i organisationen samt per leverantör

22. Förteckning beställare i organisationen • Två varianter kommer att testas i organisationen: • Centraliserad beställare inom akademi/stödenheter • Decentraliserade ” -

23. Tester och utvärdering • Sedan 15 oktober har tester genomförts av testgruppen • 3 inköpare från biblioteket • 2 inköpare från vaktmästeriet • 4 ekonomer (fakturahantering samt redovisningsansvarig) • 3 projektmedlemmar • Agresso applikationskonsult • Olika tekniska lösningar på e-handel har testats; Agresso e-handel, punch-outlösningoch fritextbeställning • 440 rekvisitioner och 380 order har producerats • Samtliga testare i testgruppen har lämnat testprotokoll och med gott resultat. • Systemet fungerar • Systemet upplevs som enkelt att använda • Inga problem med webbläsare (testat olika typer och versioner) • Fakturaflödet testat av ekonomer – inga problem upptäckta • Fortfarande visst efterarbete med ett par leverantörers filformat på faktura

25. Vad återstår ? • Få bemanning på plats inom e-handel på inköp • Utbildning • Överlämning till förvaltningsorganisation • Avslut av implementationsprojektet senast jan 2014 • Fortsatt leverantörsanslutning – ”fylla vår e-handelsbutik” • Fortsatt utrullning av e-handel i organisationen • Information och utbildning