slide1 n.
Download
Skip this Video
Loading SlideShow in 5 Seconds..
E-Beställningar vid HDa Lokal infogrupp 2013 12 04 / bka PowerPoint Presentation
Download Presentation
E-Beställningar vid HDa Lokal infogrupp 2013 12 04 / bka

Loading in 2 Seconds...

play fullscreen
1 / 25

E-Beställningar vid HDa Lokal infogrupp 2013 12 04 / bka - PowerPoint PPT Presentation


  • 120 Views
  • Uploaded on

E-Beställningar vid HDa Lokal infogrupp 2013 12 04 / bka. e–Beställningar - en beskrivning av bakgrunden (Källa: ESV). Reglering avseende elektroniska beställningar Alla svenska myndigheter ska införa elektroniska beställningar

loader
I am the owner, or an agent authorized to act on behalf of the owner, of the copyrighted work described.
capcha
Download Presentation

PowerPoint Slideshow about 'E-Beställningar vid HDa Lokal infogrupp 2013 12 04 / bka' - cruz-bridges


An Image/Link below is provided (as is) to download presentation

Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author.While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server.


- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - E N D - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
Presentation Transcript
slide1

E-Beställningar vid HDa

Lokal infogrupp 2013 12 04/bka

e best llningar en beskrivning av bakgrunden k lla esv
e–Beställningar - en beskrivning av bakgrunden (Källa: ESV)

Reglering avseende elektroniska beställningar

  • Alla svenska myndigheter ska införa elektroniska beställningar
  • Regeringen beslutade i juli 2012 att ca 50 myndigheter i en första etapp ska hantera beställningar elektroniskt senast den 1 juni 2013
  • Införandet av elektroniska inköpsprocesser i statsförvaltningen är högt prioriterat av regeringen. För att göra det extra tydligt har man utöver regeringsbeslut också skrivits in i formell reglering inom området.
slide3

E-handel i staten – en strategiskt långsiktig plan i tre steg…

Ibland

Några

Sällan

Ofta

Många

Upphandla

& hantera avtal

Beställa

Leverans- &

fakturahantering

Strategisk

inköpsplanering

& styrning

Process & ansvar

Användare

Upphandlingssystem

E-handelssystem

Systemstöd

EFH-system

vilka ink p omfattas av kravet p e best llning
Vilka inköp omfattas av kravet på e-beställning?

Huvudregel: ALLA!

Undantag från krav på elektroniska beställningar

Det finns undantag från kravet på elektroniska beställningar. Undantagen handlar om beställningar eller motsvarande som leder till förenklade fakturor som upprättas eller tas emot i pappersform, inköp som görs genom personligt utlägg alternativt betalas med kort och fakturor som inte avser momspliktiga köp, se nedanstående figur.

Periodiska fakturor och abonnemangsfakturor, till exempel telefonräkningar, el, vatten, leasingavgifter och liknande kan av praktiska skäl inte kopplas till enskilda beställningar. Sådana fakturor kan ändå hanteras på ett effektivt sätt genom att myndigheten sätter upp automatisk kontering och automatiska attestregelverk i e-handelstjänsten.

e best llningar bidrar till kad effektivitet vi spar pengar och h jer kvaliteten
e – beställningar bidrar till ökad effektivitet: vi spar pengar och höjer kvaliteten
  • Fördelar med e-beställningar:
  • Billigare inköp – kostnadsbesparingar i form av bättre priser på längre sikt, ökad (ram)avtalstrohet och ökad prismedvetenhet.
  • Enklare inköp – tidsbesparingar genom en mer rationell hantering av beställningar och fakturor för snabbare hantering och färre fel.
  • Bättre inköp – förbättrad kvalitet och service i form av förbättrad intern styrning och kontroll, ökad rättssäkerhet, möjlighet till uppföljning, miljövinster mm
    • Godkännande/attest vid beställning och inte som idag efter köp, i samband med fakturan.
vi f r en f renklad fakturahantering med matchning per orderrad eller hela best llningen
Vi får en förenklad fakturahantering med matchning (per orderrad eller hela beställningen)
  • Mål:
  • Effektivisera hantering av fakturor
  • God intern styrning och kontroll
  • Automatisering

Inleverans

Beställning

Faktura

Godkännande och attest flyttas från faktura till beställning

vergripande ink psprocess hda kopplat mot it st d enligt esv s modell
Övergripande inköpsprocess HDa, kopplat mot IT-stöd(enligt ESV’s modell)
fokus ligger p f r ndringsarbetet
Fokus ligger på förändringsarbetet….
  • En central del i arbetet är att bestämma:
    • mål och strategier för inköpsverksamheten,
    • hur inköpsprocesserna ska se ut
    • hur inköpsorganisationen ska anpassas till inköpsprocesserna
  • Det kan (kommer) innebära nya arbetsrutiner för
    • ekonomisupport (inkl Agressorollen ’Distributör’ (akasekr))
    • personalfunktionen (marginell…. Målsättningen är färre utlägg)
    • beställare
    • upphandlare
    • inköpare/avropare
hur ser processen ut och vart befinner vi oss
Hur ser processen ut och vart befinner vi oss?

genomförandefas

avveckling

PPS förberedelsefas

Besluts

punkt

Besluts

punkt

BP 1-4

BP 5-6

BP 7

BP 8

Business case/ beslut

Analysnuläge

Def varu-grupper

Beskrivanyläge

Implement nyläge*)

Drift-sättning

Ständigaförbättr

Förbereda

Tid

sept

2012

dec

2012

HT

2013

årsskiftet

2013/2014

dec/aug

2012/2013

2 dec

2013

2010 - 2012

  • *) Implementation av nyläge:
  • Våren 2013
    • definiera process, rutiner samt organisation.
    • Kommunikationsplan med information, samråd
    • Besluta utrullningsplan för varugrupper
  • Hösten 2013
    • Implementera process i system
projektorganisation och bemanning
Projektorganisation och bemanning

Projektägare Bengt Eriksson

Styrgrupp Bengt Eriksson Ordförande

Christer Sundin Ekonomi

Lars-Olov Nordqvist Inköp

Magnus Höglund IT

Gustav Boklund akademi IS

Referensgrupp Agnes Sandin avd chef SM

(kommunikationskärlMagnus Jobs avdchef HS

mellan projektgruppMaria Görts avdchef SM

och akademier) Anders Forsman avdchef IS

Projektgrupp Britt Karlsson projektledare

Mattias Dahlberg inköp/e-handel/leverantörskontakt

Anna-Carin Jonsson agressoaffärssystem

Christer Solefält agresso teknik

framtida ink psorganisation hda f rslag
Framtida inköpsorganisation HDa (förslag)

Inköpsavdelning

  • Inköpsråd
  • Rådgivande
  • Strategiska inköpsfrågor och avvägningar
  • Samordning övriga HDa- övergripande strategier
  • Inköpspolicys och regelverk

Inköpschef

Statistik & uppföljn. Juridik, Controlling

Upphandlare

Inköpare, avropare

E-Beställningar,

Systemförv, teknik

Support

  • Referens-grupper:
  • Upphandling
  • Separata ref grupper vid upphandlingar.
  • Sammansättning baserad på varugrupp
  • Varugrupps
  • kategori team
  • Upphandlingsfrågor
  • Sortiment
  • Leverantörsstrategier
  • E-handel
  • Uppföljning och statistik

Akademier och stödenheter

Inköps-samordnare

Godkännare och attestanter

Godsmottagning

Ekonomisupport

Beställare

Ekonomiavd, betalningar

Akademier

Övr enheter

DC

esv s information och tydligg rande g llande framtida resursbehov inom e best llningar e handel
ESV’s information och tydliggörande gällande framtida resursbehov inom e-beställningar/e-handel
  • ESV: ”Förväntat framtida resursbehov i samband med införande av e-beställningar”
  • Systemförvaltning
  • Underhåll av behörigheter, roller med mera för systemanvändare
  • Användarsupport och utbildning
  • Leveransadresser
  • Underhåll av register för automatisk hantering
  • Designa produktträdet och förkonterade artiklar
  • Beställningar och fakturahantering
  • Leverantörsanslutning
  • Löpande kontakter med varu- och tjänsteleverantörer i e-handelsfrågor
  • Registrera avtal med varu- och tjänsteleverantörer
  • Godkänna produkturval och prislistor
  • Varu- och tjänsteleverantörer som använder leverantörsportal
  • Tekniska arbetsuppgifter vid köp av tjänst eller vid lokal drift
  • Tester av nya leverantörsanslutningar
  • Utforma rutiner för tjänstebeställningar
  • Uppföljning
  • Strategiskt arbete

Tydliggör hur resursförskjutning sker från kärnverksamhet och övriga stödfunktioner gentemot inköp. Besparingarna sker i övrig organisation medan det inom inköp skapas helt nya arbetsuppgifter och roller.

analys av v ra ink p s k spend hda bas 2011 2012 samt en varugruppsindelning
Analys av våra inköp (s k ”spend”) HDa (bas: 2011/2012) samt en varugruppsindelning
ink p spend under ett r basfakta
Inköp (’spend’) under ett år, basfakta

67 % av de 1 009 fakturorna understiger 20 000 kr

Antag: Upplägg av leverantör inkl registerunderhåll kostnad (vedertagen std (gamla siffror)): 700 kr/st

Kan vi halvera antalet leverantörer till nästa år: 500 lev á 700 kr = 350 000 kr i besparing!

en versikt ver v ra ink p
En översikt över våra inköp

OBS samma leverantör kan förekomma inom flera varugrupper

piloter och testgrupper i implementationsprojektet ht 13 desamma som startar i skarp produktion
Piloter och testgrupper i implementationsprojektet HT -13, desamma som startar i skarp produktion

Not: Att införa e-Beställningar är i stora stycken en lärprocess för både oss och våra leverantörer

ink p litteratur 2012
Inköp litteratur 2012

Inköp från Adlibris och Bokuspå akademierna; ca 17 köp per vecka totalt för HDa eller 1,2 böcker per anställd och år.

f rteckning best llare i organisationen
Förteckning beställare i organisationen
  • Två varianter kommer att testas i organisationen:
  • Centraliserad beställare inom akademi/stödenheter
  • Decentraliserade ” -
tester och utv rdering
Tester och utvärdering
  • Sedan 15 oktober har tester genomförts av testgruppen
    • 3 inköpare från biblioteket
    • 2 inköpare från vaktmästeriet
    • 4 ekonomer (fakturahantering samt redovisningsansvarig)
    • 3 projektmedlemmar
    • Agresso applikationskonsult
  • Olika tekniska lösningar på e-handel har testats; Agresso e-handel, punch-outlösningoch fritextbeställning
  • 440 rekvisitioner och 380 order har producerats
    • Samtliga testare i testgruppen har lämnat testprotokoll och med gott resultat.
      • Systemet fungerar
      • Systemet upplevs som enkelt att använda
      • Inga problem med webbläsare (testat olika typer och versioner)
  • Fakturaflödet testat av ekonomer – inga problem upptäckta
  • Fortfarande visst efterarbete med ett par leverantörers filformat på faktura
vad terst r
Vad återstår ?
  • Få bemanning på plats inom e-handel på inköp
    • Utbildning
  • Överlämning till förvaltningsorganisation
    • Avslut av implementationsprojektet senast jan 2014
  • Fortsatt leverantörsanslutning – ”fylla vår e-handelsbutik”
  • Fortsatt utrullning av e-handel i organisationen
    • Information och utbildning