Badan Standardisasi Nasional

1. RANCANGAN PEDOMAN PENERAPAN SNI ISO 9001:2008 BAGI UKMArifin LambagaKetuaPanitiaTeknisSistemManajemenMutu Badan Standardisasi Nasional

2. OUTLINES • SIAPA UKM • MENGAPA UKM YANG MENJADI TARGET • TENTANG PEDOMAN SNI ISO 9001:2008 UNTUK UKM • PENUTUP

3. SIAPA UKM • MERUPAKAN TULANG PUNGGUNG PEREKONOMIAN DI BANYAK NEGARA • DI DUNIA, LEBIH DARI 95% USAHA ADALAH UKM • DI EROPA, UKM MEWAKILI 99,8% PERUSAHAAN, MENYEDIAKAN 67% LAPANGAN KERJA DAN MENCIPTAKAN 59% TOTAL PDB • DI INDONESIA, JUMLAH UKM SEKITAR 55,2 JUTA USAHA, MERUPAKAN TULANG PUNGGUNG PEREKONOMIAN INDONESIA, MENYUMBANG 60% PDB DAN MENAMPUNG SEKITAR 97% TENAGA KERJA

4. SIAPA UKM KLASIFIKASI UKM DI EROPA : • Jumlah karyawan : 1 – 9 orang (mikro), 10 – 49 orang (kecil) 50 – 249 orang (menengah) • Pendapatan tahunan: - maksimum EU 2 juta (mikro) - maksimum EU 10 juta (kecil) - maksimum EU 50 juta (menengah)

5. SIAPA UKM KLASIFIKASI UKM DI INDONESIA Nilai Asset ( diluar tanah dan bangunan ): - Maksimum Rp 50 juta ( mikro ) - Antara Rp 50 juta – 500 juta ( kecil ) - Antara Rp 500 juta – 10 M ( menengah ) Omset - Maksimum Rp 300 juta (mikro) - Antara Rp 300 juta – Rp 2,5 M (kecil) - Antara Rp 2,5 M – 50 M (menengah)

6. MENGAPA UKM MENJADI TARGET Beberapa karakteristik UKM digambarkan sbb* • Kurang peduli terhadap standard. UKM belum sadar tentang keberadaan suatu standard khususnya standard terkait bidang kegiatan usahanya • Belum memahami pentingnya standard dalam meningkatkan nilai tambah bagi industrinya. UKM melihat standard sebagai hambatan, bukan sebagai solusi • Belum mengetahui standard yang relevan dengan kegiatannya • Kesulitan memperoleh standard karena biaya atau karena ketidak tahuan dimana harus diperoleh

7. MENGAPA UKM MENJADI TARGET • Kesulitan memahami isi standard, baik karena masalah teknis atau karena bahasanya • Kesulitan dalam penerapannya, baik karena kurangnya pengetahuan maupun ketrampilan • Kurang aktifnya UKM dalam menerapkan standard dapat dijelaskan melalui fakta bahwa mereka kurang dalam hal biaya, pengetahuan dan ketrampilan serta waktu * Dikutip dari :”SME access to European standard – Enabling SME to achieve greater benefit from standard and from involvement in standardisation” oleh Henk J.de Vries, Knut Blind, Axel Mangelsdorf, Hugo Verheul dan Jappe van der Zwan

8. MENGAPA UKM MENJADI TARGET Beberapa karakter yang membedakan UKM dengan Organisasi besar: • management - informal, motivasi secara langsung, struktur organisai sederhana,membutuhkan defenisi yang jelas tentang tanggung jawab/hak • personnel – beberapa orang, multi skill, fungsi terakumulasi, tidak bertanggungjawab secara eksklusif untuk SMM • dokumentasi– lemah dalam hal prosedur terdokumentasi • kommunikasi - bentuk danalat sederhana • Hubungan supplier-purchaser, customer focus – tergantung lebih kepada subjek khusus, terbatas pada regional area • process – sedikit, struktur agak simple

9. TENTANG PEDOMAN ISO 9001 UNTUK UKM • Pedoman Penerapan SNI ISO 9001:2008 untuk UKM ini diadopsi dari “Handbook ISO 9001 for small business, What to do” • Pedoman ini dikembangkan ISO TC 176 bekerjasama dengan ITC (The International Trade Centre) • Tujuannya adalah agar UKM dapat mengambil manfaat maksimum dari ISO 9001 dimana standard ini telah menjadi alat utama dari aktivitas kegiatan ekonomi dunia

10. TENTANG PEDOMAN ISO 9001 UNTUK UKM • Standard ISO 9001 telah digunakan di 176 negara oleh business dan organisasi besar maupun kecil, oleh pabrikan maupun di sektor layanan • Manfaat yang diharapkan adalah: - Membentuk kerangka kerja dlm rangka peningkatan berkelanjutan dan kepuasan pelanggan. - Memberikan jaminan tentang mutu dalam hubungan supplier-customer - Melakukan harmonisasi persyaratan mutu pada bidang dan sektor kegiatan

11. TENTANG PEDOMAN ISO 9001 UNTUK UKM - Merupakan alat untuk kualifikasi pada rantai pasok global - Menyediakan dukungan teknis untuk regulator - Memberikan kerangka kerja bagi organisasi di negara2 berkembang dan negara transisi untuk ikut berpartisipasi dalam rantai pasok global, perdagangan, eksport maupun alihdaya proses bisnis. - Membantu kemajuan ekonomi negara berkembang dan negara transisi - Mentransfer praktek-praktek manajemen terbaik - Mendorong peningkatan kualitas layanan

12. TENTANG PEDOMAN ISO 9001 UNTUK UKM ISI PEDOMAN INI Memberikanpanduanbagiusahakecilmenengahdalammenerapkan SNI ISO 9001:2008

13. Outline Panduan SNI ISO 9001:2008 untuk UKM Sumber: Presentasi Ibu Arini

14. Outline Panduan SNI ISO 9001:2008 untuk UKM

15. TENTANG PEDOMAN ISO 9001 UNTUK UKM Panduan tentang SNI ISO 9001:2008 untuk UKM • Panduan SNI ISO 9001:2008 ini disusun sesuai pemanfaatannya. • Setiap klausul dijelaskan secara terperinci, meliputi: - Persyaratan standard SNI ISO 9001:2008 - Panduanpenerapanuntuksetiappersyaratan - Memberikancontohsederhanadalampenerapan setiappersyaratan - Memberikancontohpanduan mutu

16. PENDAHULUAN • Tujuan pedoman ini memberikan panduan bagi organisasi UKM dalam menerapkan SNI ISO 9001:2008 • Pedoman SNI ISO 9001:2008 : persyaratan, panduan penerapan, penjelasan prinsip, langkah, sekilas gambaran sertifikasi dan lampiran contoh penerapan • Pedoman ini tidak menetapkan persyaratan

17. 1. Persyaratan umum • Pedoman penerapanpasal 4 sistemmanajemen mutu • Membangun sistem manajemen mutu • Mencatat proses yang dilakukan, • mengurutkantahapanproses tersebut, • menetapkancaramenjalankanprosestersebutsecarabenar, • Menyediakan personel, peralatan, mesin, modal, dan lainnya yang diperlukan untuk menjalankan proses tersebut, • Melakukan pengecekan apakah proses berjalan dengan baik sesuai dengan yang dikehendaki, • Melakukan perbaikan yang diperlukan apabila terdapat kesalahan dalam pelaksanaan proses.

18. 1. Persyaratan umum Gambar hubungan antara usaha sendiri, suplier, dan proses yang dilakukan oleh orang lain.

19. 1. Persyaratan umum Persyaratan dokumentasi • Dokumen yang dibuat dan digunakan (disesuai dengan usaha sendiri (Pedoman mutu,Prosedur,Instruksi kerja, misal Persyaratan produk, petunjuk proses, gambar,Petunjuk pemakaian peralatan, Persyaratan aturan pemerintah, Standar Industri(SNI), Jadwal produksi, Daftar suplier) • daftar 6 prosedur wajib (pengendalian dokumen, pengendalian rekaman, audit internal, pengendalian produk yang tidak sesuai, tindakan korektif dan tindakan pencegahan) • Isi pedoman mutu, contoh rekaman yang dikendalikan

20. 2. Tanggung jawab manajemen • Komitmen manajemen thd mutu dan pelanggan • Cara memperoleh informasi keinginan pelanggan • Penetapan kebijakan mutu (contoh pada lampiran) • Penetapan sasaran mutu (contoh pada lampiran) • Penunjukan wakil manajemen (pemilik atau orang kepercayaan) • Bagaimana melakukan komunikasi dalam organisasi • Tinjauan manajemen sebagai alat manajemen untuk mengukur sistem berjalan dan terkendali

21. 3. Pengelolaan sumber daya • Penjelasan bagaimana menyediakan sumber daya yang dibutuhkan • Sumber daya tidak hanya terbatas kepada personel saja, tetapi mencakup juga sumberdaya yg diperlukan untuk mengembangkan proses atau metoda, seperti: keuangan, fasilitas peralatan/mesin • Menentukan siapa yang mengerjakan apa • Menetapkan kebutuhan kompetensi, pelatihan bagi karyawan (contoh prosedur pengelolaan sumber daya manusia terlampir) • Metode Pemeriksaan terhadap kompetensi karyawan • Memastikan kondisi kerja yang cocok

22. 4. Realisasi produk Bagaimana menetapkan perencanaan manajemen proses: • mempertimbangkan apa persyaratan pelanggan • menetapkan sasaran untuk peningkatan produktivitas, pengurangan limbah, atau ketidaksesuaian, dan bagaimana semua ini akan dicapai, • menetapkan sumber daya yang diperlukan, • menyusun anggaran, membeli mesin, melakukan perencanaan produksi, menetapkan instruksi kerja, • mengkaji ulang rencana desain • menentukan rekaman apa yang diperlukan (misalnya laporan inspeksi akhir). • memastikan organisasi mengerti dan bisa memenuhi persyaratan pelanggan

23. Persyaratanpelanggan Masukandesain Keluarandesain Produk/jasa verifikasi validasi 4. Realisasi produk Proses desain dan pengembangan (jika diberlakukan)

24. 4. Realisasi produk • Pembelian • Penetapanprosespembelian • Organisasi harus menetapkan proses pembelian material/jasa yang • mempengaruhi mutu atau produk yang dihasilkan • Kriteria dan dasar pemilihan pemasok: • Kehandalan pemasok • Kemampuan pemasok dalam penyediaan material/ jasa • Waktu penyerahan dan harga • Pengalaman sebelumnya

25. 4. Realisasi produk • Produksi dan Penyediaan Jasa • Berbagai jenis pengendalian yang dibutuhkan oleh organisasi. Contohpengendalian: • Sasaran, persyaratan produk, proses dan sumber daya, • Gambar, jadwal produksi, spesifikasi jasa, kriteria kinerja jasa, instruksi operator yang berdampak pada produk akhir. • Pemeliharaan alat proses • Lingkungan kerja yang ditetapkan oleh pelanggan atau peraturan

26. 4. Realisasi produk • Kegiatan validasi dilakukan pada produk yang tidak bisa diverifikasi. Ketidak sesuaian terhadap produk hanya dapat diidentifikasi ketika klien mengajukan keluhan atas ketidak sesuaian tersebut, Contoh: • Prosespembuatanroti, • Prosespenuanganpelatbeton • Prosespengelasan • Prosesperlakuanpanas • Contohidentifikasiuntukmamputelusur • Contoh produk milik pelanggan: • instrumen pengukuran • sepeda motor yang ditinggal untuk diservis atau diperbaiki, • komponen yang akandipasang pada papan sirkuit cetak • pengepakan khusus untuk barang jadi, • perlengkapan rumah tangga (mis. mesin cuci) yang ditinggal untuk diservis,

27. 4. Realisasi produk • Contohpreservasiproduk • Pencegahan korosi pada saat penyimpanan pada logam. • Tangki penyimpan bahan cair harus dibersihkan atau dilakukan proses dekontaminasi sebelum diisi ulang dengan bahan cair yang berbeda. • Tempat penyimpanan yang dingin untuk makanan • Tempat penyimpanan media magnet (mis. video tape, audio tape dan disket komputer) di lingkungan yang tidak ada magnet. • Perbedaan antara pemantauan dan pengukuran: • Pemantauan adalah kegiatan pengamatan dan pengawasan dalam suatu kurun waktu, misalnya survei, kuisioner • Pengukuran berkaitan dengan penggunaan alat ukur, misalnya pita ukur, nilai kuantitatif akan diketahui. • Alat ukur dapat dikalibrasi atau diverifikasi, atau keduanya, sementara alat pemantau dapat divalidasi namun tidak bisa dikalibrasi.

28. 5. Pengukuran, analisis, dan perbaikan • Pemantauan kepuasan pelanggan dapat didasari oleh kriteria seperti: • Dampak pelanggan terhadap organisasi • Tingkat kritikal produk atau jasa • Jenis sistem produksi seperti volume, batch tunggal atau penyedia jasa • Order ulang dari pelanggan • Cara memantau persepsi pelanggan: • Menghubungi lewat telepon secara berkala atau setelah mengantar produk dan jasa, • Kuisioner dan survei, • Keluhan, memantau tagihan, klaim jaminan, saran atau komplimen yang diterima dari pelanggan • Permintaan internal terhadap petugas yang berhubungan dengan pelanggan • Menganalisis kerugian usaha

29. 5. Pengukuran, analisis, dan perbaikan • Proses internal audit mencakup: • Perencanaan audit, misalnya program audit keseluruhan, rencana dan lingkup audit individu termasuk penugasan internal auditor. • Kaji ulang terhadap dokumentasi sistem manajemen mutu terkait; • Kaji ulang informasi terkait seperti laporan produksi, kecenderungan kegagalan, keluhan pelanggan • Pelaksanaan audit , • Pelaporan hasil audit, dan • Verifikasi tindakan perbaikan (lihat 8.5.2) dengan mengecek laporan hasil audit sebelumnya. • Faktor yang perlu dipertimbangkan dalam pengelolaan program audit: • Kompleksitas prosedur atau proses untuk melaksanakan audit individu • Kematangan sistem manajemen • Pengalaman audit sebelumnya pada bagian yang bermasalah • Identifikasi kebutuhan audit untuk frekuensi audit yang lebih banyak

30. 5. Pengukuran, analisis, dan perbaikan • Pemantauan dan pengukuran terdiri dari pekerjaan pemeriksaan dan pengujian. • Beberapa contoh kegiatan pemantauan dan pengukuran adalah: • Pengukuran dimensi, • Persetujuan sebelum publikasi pada percetakan, • Pencocokan warna, • Pemantauan atau mengukur parameter-parameter proses seperti waktu, kecepatan atau suhu. • Analisis kimiawi • Cara pencatatan pemantauan dan pengukuran: • Rencana mutu • Rencana pengambilan contoh, • Rencana pemeriksaan dan pengujian, • Prosedur, • Instruksi, • Daftar periksa, dan • Order pelanggan.

31. 5. Pengukuran, analisis, dan perbaikan • Pengendalianproduktidaksesuai • Metode dan teknik yang digunakan untuk mengendalikan dan merekam ketidaksesuaian menggunakan format laporan ketidaksesuaian, atau formulir keluhan pelanggan, berisi informasi tentang: • Sifat dari masalah, • Evaluasi produk, • Disposisi material (di-scrap, dikerjakan ulang, di-down grade, konsesi, dikembalikan kepada pemasok), • Orang yang berwenang melakukan disposisi, • Acuan tindakan perbaikan. • contoh data dan informasi yang direkam dan dianalisis: • Penyimpangan kinerja proses, • Evaluasi mengenai efektivitas pelatihan, • Keluhan pelanggan, • Waktu yang hilang karena mati mesin (downtime machine) • Jumlah limbah dan barang yang dikerjakan ulang, • Tanggal pengiriman yang terlambat, • Kinerja pemasok, • Waktu antrian, • Tingkat kepuasan pelanggan, • Waktu siklus,

32. 5. Pengukuran, analisis, dan perbaikan • Penggunaanhasilanalisis • Proses peningkatanterdiri dari: • Identifikasi peluang potensial untuk meningkatkan sistem manajemen mutu, • Analisis dan justifikasi (biaya/manfaat) untuk melaksanakan tindakan perbaikan, • Menentukan ketersediaan sumber daya yang diperlukan, • Keputusan untuk melaksanakan perbaikan, • Pelaksanan perbaikan. • Contoh peningkatan area sistem manajemen mutu: • Komunikasi internal, • Tindaklanjut kegiatan, • Prosedur terdokumentasi, • Efektivitas dari rapat kaji ulang manajemen, • Sistem umpan balik pelanggan, dan • Program pelatihan (mis. untuk manajemen atau untuk internal auditor).

33. 5. Pengukuran, analisis, dan perbaikan • Tindakan korektif diperlukan saat adanya ketidaksesuaian internal (produk • atau sistem manajemen mutu), atau yang berasal dari sumber luar seperti • keluhan pelanggan, klaim jaminan atau masalah yang dihadapi dengan • pemasok • Kegiatan tindakan pencegahan sebaiknya direkam dan ditindaklanjuti untuk • mengetahui apakah kegiatan- tersebut sudah efektif. • Contoh penerapan tindakan pencegahan: • Analisis risiko • Rencana pemeliharaan preventif, • Alarm, indikator • Teknik mistake-proofing (pembuktian kesalahan)

34. Langkah Menuju Sistem Manajemen Mutu • Memuat tentang salahsatu contoh langkah2 sukses penerapan sistim manajemen mutu • Ada 7 (Usulan : 8)langkah yang diusulkan, yang meliputi: - Langkah 1 : Melibatkan pimpinan puncak - Usulan Tambahan : Pemahaman *) - Langkah 2 : Mengidentifikasi proses kunci dan interaksi yg dibutuhkan agar memenuhi sasaran mutu - Langkah 3 Menerapkan dan mengelola Sistim Manajemen Mutu dan prosesnya

35. ( lanjutan ).... - Langkah 4 : Membangun Sistim Manajemen Mutu berbasis SNI ISO 9001:2008 - Langkah 5 : Menerapkan sistim, melatih staf dan melakukan verifikasi terhadap efektifitas operasi - Langkah 6 Mengelola Sistim Manajemen Mutu dan - Langkah 7 Bila diperlukan, gunakan sertifikasi pihak ketiga, atau sebagai alternatif, terbitkan pernyatan diri kesesuaian

36. Gambaran mengenai sertifikasi • Berisi hal2 yang harus dipersiapkan sebelum melakukan sertifikasi • Menjelaskan apa dan siapa lembaga sertifikasi itu • Langkah2 proses audit sertifikasi • Kewajiban pasca sertifikasi

37. Penjelasan prinsip sistem manajemen mutu • Berisi 8 prinsip manajemen mutu sebagaimana dijelaskan dalam ISO 9000:2005 • Apabila prinsip manajemen mutu ini diterapkan oleh pemimpin dalam mengarahkan organisasi maka kinerja organisasi akan meningkat.

38. 8 prinsip2 manajemen mutu • Fokus kepada pelanggan • Kepemimpinan • Keterlibatan personel • Pendekatan proses • Pendekatan sistem terhadap manajemen • Peningkatan berkelanjutan • Pendekatan faktual dalam pengambilan keputusan • Hubungan pemasok yang saling menguntungkan

39. Lampiran informatif • Contoh panduan mutu • Contoh bisnis proses, kebijakan mutu, sasaran mutu untuk pangan dan dan kerajinan • contoh prosedur audit internal, pengelolaan SDM

40. TERIMA KASIH