Procedury finansowe

1. Procedury finansowe Toruń, grudzień 2005 r.

2. Wniosek o płatność podstawą ubiegania się o refundację poniesionych wydatków • Wzór określony Rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 22 września 2004 r. w sprawie trybu, terminów i zakresu sprawozdawczości dotyczącej realizacji Narodowego Planu Rozwoju, trybu kontroli realizacji Planu Rozwoju oraz trybu rozliczeń (Dz.U. Nr 216 poz. 2206).

3. Wniosek o płatność należy złożyć: • po zakończeniu całego projektu lub jego etapu • w terminie określonym § 7 umowy o dofinansowanie projektu, • oddzielnie dla każdego etapu realizacji projektu, • w wersji papierowej i elektronicznej, • osobiście przez osoby reprezentujące lub osobiście przez pełnomocnika.

4. W przypadku zmian w zestawieniu rzeczowo-finansowym projektu stanowiącym załącznik nr 1 do umowy, związanych ze zmniejszeniem zakresu lub wysokości kosztów kwalifikowalnych projektu w ramach jednego z etapów i zwiększeniem wysokości kosztów kwalifikowalnych projektu w ramach etapu późniejszego – Beneficjent jest zobowiązany złożyć wniosek o dokonanie zmian w umowie o dofinansowanie najpóźniej w dniu złożenia wniosku o płatność w ramach etapu, którego zakres lub koszt kwalifikowalny został zmniejszony.

5. W przypadku zmian w zestawieniu rzeczowo-finansowym projektu stanowiącym załącznik nr 1 do umowy, związanych ze zwiększeniem zakresu lub wysokości kosztów kwalifikowalnych projektu w ramach jednego z etapów i zmniejszeniem wysokości kosztów kwalifikowalnych projektu w ramach etapu późniejszego – Beneficjent zobowiązany jest złożyć wniosek o dokonanie zmian w umowie o dofinansowanie najpóźniej na40 dni przed upływem terminu do złożenia wniosku o płatnośćw ramach etapu, którego zakres lub koszt kwalifikowalny ma zostać zwiększony.

6. Wniosek o dokonanie zmian dotyczących terminów do złożenia wniosków o płatność Beneficjent winien zgłosić najpóźniej na 40 dni przed upływem terminu złożenia wniosku o płatność określonego w umowie. • W przypadku złożenia wniosku o płatność w terminie wcześniejszym niż przewiduje umowa o dofinansowanie projektu, Agencja dokona płatności na rzecz Beneficjenta nie później, niż gdyby wniosek został złożony w pierwszym dniu terminu określonego w w/w umowie.

7. Beneficjent Wniosek o płatność. Wymagane załączniki. Przekazanie środków na rachunek beneficjenta - nie później niż w terminie 3 miesięcy od złożenia poprawnie wypełnionego wniosku Urząd Marszałkowski Województwa Kujawsko-Pomorskiego Weryfikacja wniosków o płatność. Zlecenie płatności. Okres rozpatrywania wniosku o płatność nie dłuższy niż 2 miesiące od dnia otrzymania kompletnego i poprawnego wniosku Ministerstwo Rolnictwa i Rozwoju Wsi Weryfikacja zapotrzebowania na środki. Przekazywanie środków na realizację płatności na rzecz Beneficjentów. Agencja Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa Weryfikacja formalna zleceń płatności. Przygotowanie zapotrzebowania na środki Programu. Dokonanie płatności na rzecz beneficjentów.

8. Uzupełnienie wniosku • W przypadku otrzymania wniosku o płatność nieprawidłowego lub bez wymaganych załączników BENEFICJENT wezwany jest do poprawienia lub uzupełnienia wniosku w terminie 14 dni kalendarzowych od dnia otrzymania wezwania. • Termin rozpatrywania wniosku o płatność zostaje wówczas przedłużony o okres potrzebny na uzupełnienie lub poprawienie wniosku.

9. UWAGA • Faktury i inne dokumenty poświadczające poniesienie wydatków wraz z dowodami zapłaty wystawione na Urząd Gminy będą honorowane, jeżeli Gmina nie posiada Numeru Identyfikacji Podatkowej, jednak w takiej sytuacji podatek VAT nie może być kosztem kwalifikowalnym (gdy Urząd Gminy jest zarejestrowany jako podatnik VAT).

10. Beneficjent składając wniosek o płatność przedstawia oryginały faktur lub innych dokumentów księgowych równoważnej wartości dowodowej oraz wyciągów bankowych lub przelewów bankowych. • Wszystkie dokumenty po ostemplowaniu, skopiowaniu zostaną zwrócone Beneficjentowi.

11. Załączniki do wniosku: • Poświadczone za zgodność z oryginałem kopie faktur lub dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej, wraz z dowodami zapłaty Dowodami potwierdzającymi poniesienie wydatków mogą być: • Faktury, • Rachunki, • Inne dokumenty o równoważnej wartości dowodowej.

12. Załączniki do wniosku cd. • Poświadczone za zgodność z oryginałem kopie dokumentów potwierdzające odbiór/wykonanie prac: • protokoły odbioru robót, • protokoły z odbioru, zamontowania i uruchomienia urządzeń, • protokoły odbioru wyposażenia z wykazem wszystkich dostarczonych pozycji, • inne protokoły odbioru/przekazania do użytkowania poszczególnych części/całości projektu.

13. Załączniki do wniosku cd. • Oznaczone datą i poświadczone za zgodność z oryginałem kopie wyciągów bankowych lub przelewów bankowych, dokumentujących operacje na rachunku, którego dotyczy wniosek; Dokumentami potwierdzającymi dokonanie płatności mogą być: • kopia wyciągu bankowego lub każdego dokumentu bankowego potwierdzającego dokonanie płatności, • zestawienie dokonanych przelewów przez bank beneficjenta zawierające wartości i daty dokonania poszczególnych przelewów, tytuł, odbiorcę oraz stempel banku, • kopia polecenia przelewu, • inne dokument i równoważnej wartości dowodowej.

14. Załączniki do wniosku cd. • Aktualne zaświadczenie wydane przez naczelnika urzędu skarbowego potwierdzające, że wnioskodawca nie jest podatnikiem podatku od towarów i usług; • Zestawienie rzeczowo-finansowe z realizacji projektu; • Oświadczenie o kwalifikowalności VAT; • Sprawozdanie z realizacji projektu (dołączone do wniosku o płatność końcową); • Zaświadczenie z banku o rachunku bankowym (dołączone do pierwszego wniosku o płatność);

15. Załączniki do wniosku cd. • Wyjaśnienie zmian dokonanych w poszczególnych pozycjach zestawienia rzeczowo-finansowego z realizacji projektu, przekraczających (+/-)10% w stosunku do wartości wykazanych w zestawieniu rzeczowo-finansowym projektu; • Decyzja o pozwoleniu na użytkowanie obiektu budowlanego, jeżeli obowiązek jej uzyskania wynika z przepisów prawa krajowego; • Opinie, zaświadczenia, uzgodnienia lub pozwolenia w zakresie wymogów sanitarnych i ochrony środowiska odnoszące się do realizowanego projektu;

16. Załączniki do wniosku cd. • Opinia niezależnego rzeczoznawcy o wartości rynkowej zakupionej przez Beneficjenta nieruchomości; • Opinia niezależnego rzeczoznawcy stwierdzająca, że budynek lub budowla, spełniają wymagania określone w przepisach prawa krajowego lub wymieniająca elementy, które nie spełniają; • Oświadczenia beneficjenta zawierające informacje dotyczące sprzedającego nieruchomość oraz że sprzedający nieruchomość w ciągu ostatnich 10 lat przed dniem sprzedaży nieruchomości nie otrzymał pomocy krajowej lub wspólnotowej na tę nieruchomość;

17. Załączniki do wniosku cd. • Umowy z dostawcami lub wykonawcami zawierające specyfikację będącą podstawą wystawienia każdej z przedłożonych faktur lub innych dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej – jeżeli nazwa towaru lub usługi w przedłożonej fakturze lub dokumencie księgowym o równoważnej wartości dowodowej odnosi się do umów zawartych przez beneficjenta lub nie pozwala na precyzyjne określenie kosztów kwalifikowalnych.

18. Prefinansowanie projektów/działań współfinansowanych z funduszy strukturalnych UE • Bank Gospodarstwa Krajowego został ustawowo upoważniony do udzielania pożyczek na prefinansowanie projektów/działań, realizowanych w ramach programów operacyjnych współfinansowanych z funduszy strukturalnych Unii Europejskiej. • Prefinansowanie to pożyczka o charakterze pomostowym, przeznaczona na realizację projektów/działań współfinansowanych z funduszy strukturalnych Unii Europejskiej.

19. Prefinansowanie cd. • Kwota pożyczki nie może być wyższa niż kwota wkładu z funduszu strukturalnego w projekt/działanie, która będzie przez UE przekazana na zasadzie zwrotu poniesionych wydatków kwalifikowalnych (refundacji). • Pożyczka jest przeznaczona na sfinansowanie wydatków kwalifikowanych, które nie zostały poniesione w okresie wcześniejszym przez Pożyczkobiorcę. Refundacja środków z UE stanowi spłatę pożyczki.

20. W przypadku wątpliwości i pytań prosimy o kontakt mailowy lub telefoniczny z pracownikami Biura Sektorowego Programu Operacyjnego Alicją Zdziarską E-mail: a.zdziarska@kujawsko-pomorskie.pl Tel: (0-56) 621 85 61 Iwoną Małkiewicz E-mail: i.malkiewicz@kujawsko-pomorskie.pl Tel: (0-56) 621 82 18 Moniką Siemiątkowską E-mail: m.siemiatkowska@kujawsko-pomorskie.pl Tel: (0-56) 621 83 84

21. Dziękuję za uwagę.