Proyecto: DIGREG

1. Proyecto: DIGREG " Administración Electrónica y Transparencia Administrativa " José Luis Lainez Pérez Dtor. Área de Implantación

2. WWW • Para elRegistro • Simplificación y eficacia operativa de los procesos. • Conservación adecuada de originales de valor legal. • Acceso y reproducción de la documentación más fácil y rápida. • Sistematización y modernización de los criterios de gestión. • Eliminación de la manipulación de documentos originales. • Disminución de costos. • Para el Usuario • Mayor rapidez en la transmisión de la información. • Mayor oferta de servicios. • Disponibilidad de información actualizada. • Seguridad y fiabilidad de los datos. OBJETIVO Digitalización de los 947 Registros de España e implantación de un Sistema de Gestión Documental.

3. No existencia de precedentes anteriores en el ámbito internacional de un proyecto de tal magnitud. Proyecto líder y referencia europea en la captura electrónica de documentos y datos (C.E.D.D.). Homogeneización de los procesos en un universo de 947 Registros de España.

4. 15.000 Usuarios. 888 Registros de la propiedad 22 Registros Mercantiles 37 Registros Mixtos 500 localizaciones geográficas diferentes. Más de 600.000 TOMOS ANTIGUOS. Más de 400.000 TOMOS MECANIZADOS. Más de 400 millones de páginas digitalizadas Más de 2 “B”illones de caracteres a grabar CIFRAS DEL PROYECTO

5. Gestión del Cambio • Adecuación de la jornada laboral. • Adecuación de las oficinas de registro. • Parque tecnológico heterogéneo. • Heterogeneidad de herramientas informáticas. • Interactuación de procedimientos, personas y herramientas. • Impacto • Acción recomendada • Cambio en los procesos operativos actuales. • Simplificación operativa. • Conversión de documentos históricos (Legacy). • Integración de recursos humanos, tecnologías y procesos operativos. • Nuevos roles dentro de la organización. • Formación. • Reasignación de cargas de trabajo / Análisis coste / Beneficio. • Entorno especializado de conversión (SW / Escáneres / Método…) y gestión de la productividad. • Selección del sistema de gestión documental y diseño de la integración / arquitectura. • Identificar /definir y formar en nuevas ocupaciones (responsable funcional, consumidor, contibuidor). IMPLICACIONES PARA LOS REGISTROS

6. DIMENSIÓN DEL PROYECTO • Recursos Humanos: Equipo de gestión Equipo operativo 40 300 • Inversiones del CORPME: Más de 30 Millones de Euros

7. TECNOLOGÍA EMPLEADA • Integración de la mayor plataforma tecnológica móvil de Europa con los sistemas de información más novedosos del mercado • SOFTWARE • HARDWARE Plataforma producción de Proyecto Plataforma del Registro 17 scanners tomos no encuadernados 1.000 Equipo CORPME 70 scanners tomos encuadernados 90 servidores 1.000 Escáner Fb 4603 100 portátiles • ADECUACIÓN DE PROCESOS TECNOLÓGICOS DISEÑO Y DESARROLLO DE APLICACIONES DE PRODUCCIÓN IMPLANTACIÓN DE LA APLICACIÓN DE USUARIO SERVICIO DE ATENCIÓN AL CLIENTE FASE DE PILOTAJE: PREPRODUCCIÓN ANÁLISIS DE REQUERIMIENTOS PUESTA EN PRODUCCIÓN DISEÑO Y DESARROLLO DE APLICACIONES DE USUARIO FORMACIÓN

8. FASES DEL PROYECTO DE PROYECTO Coordinación y dirección logística, de equipamiento y de RR.HH. Fase-3: ImplantaciónSoftware Registro Digital Fase-2: Servicio de Digitalización y Captura de información Fase-1:Auditoria / Visita a los Registros

9. Fase-1: AUDITORÍA Objetivo Recoger información sobre el estado de los registros que influirá decisivamente en los procesos de digitalización e implantación de un sistema de gestión documental. La información a analizar tratará los siguientes aspectos: • Infraestructura física. • Infraestructura técnica. • Censo de tomos viejos y nuevos. El análisis de estos ítems ofrece una visión global de la situación de los registros a partir de la cual se elaborará el informe de recomendaciones para planificar los equipos humanos y técnicos necesarios para la ejecución de los siguientes lotes.

10. Fase-1: AUDITORÍA Metodología de proyecto • Análisis de la información a identificar. • Elaboración de los instrumentos de recogida de información. • Dimensionamiento de los recursos humanos y logísticos necesarios para la recogida de información. • Plan de actuación: • Programación detallada de visitas. • Plan de comunicación sobre los objetivos del proyecto y las actividades a realizar. • Diseño funcional y desarrollo de la base de datos de la información inventariada. • Recopilación, tratamiento y análisis de la información: • 900 visitas en dos meses. • Recogida de información: 48 preguntas, 35.000 registros de información. La información a analizar tratará los siguientes aspectos: • Infraestructura física. • Infraestructura técnica. • Censo de tomos viejos y nuevos.

11. Fase-1: AUDITORÍA Productos resultantes • Plan de comunicación. • Informe final de auditoria: análisis de la situación de los fondos documentales y de infraestructura técnica utilizada en los registros . • Base de datos para la explotación de la información: • Página Web de consulta de los datos.

12. Registro SoporteTécnico Grabación Fase-2: DIGITALIZACIÓN Y CAPTURA Escenario Infraestructura de Digitalización Dimensionada en función al volumen de documentos y plazo de ejecución establecido para cada registro (Fase 1) Infraestructuras independiente tomos nuevos y tomos viejos- Tomos viejos con Bookscaner- Tomos nuevos con escáner producción. Consulta Datos Proyecto Seguimiento progreso proyecto Estadísticas

13. TOMOS NUEVOS TOMOS ANTIGUOS TOMOS NUEVOS TOMOS ANTIGUOS Omniscan Kodak Switch Portátil 1 Portátil 2 Portátil 3 PROCEDIMIENTO OPERATIVO Fase-2: DIGITALIZACIÓN Y CAPTURA Instalación y puesta en marcha • Instalación del entorno tecnológico de proyecto:   Se instala una red separada de la Red del registro que consta de los siguiente puestos: • Un escáner cenital (Omniscan 5000). • Un escáner de alta producción (Kodak 3590). • Un servidor multifuncional, que servirá para controlar el flujo de trabajo de las operaciones de digitalización, y además será el encargado de controlar el escáner de alta producción. • Equipos portátiles para grabación de datos.

14. Escáner Fujitsu Fb4603c Area de digitalización A3 Resolución 600x1200 dpi Velocidad de digitalización: B&N 200 dpi: 1,54 seg B&N 300 dpi: 1,56 seg Color 200 dpi: 3,6 seg Color 300 dpi: 3,63 seg Dimensiones mm: 590x135x425 Interfaz SCSI (2 Conectores Mini50) Alimentador Fb4603c (Opcional) Servidor Compaq Proliant PROCEDIMIENTO OPERATIVO Fase-2: DIGITALIZACIÓN Y CAPTURA Dotación de hardware: • Análisis de las necesidades de Hardware en función del tamaño y del volumen de inscripciones de los registros. • Instalación de los equipos de la dotación de Hardware establecida para este Registro por el Colegio de Registradores.

15. Sección SECCIÓN PROCEDIMIENTO OPERATIVO Fase-2: DIGITALIZACIÓN Y CAPTURA Control de calidad El objetivo principal de este proceso es el de realizar un control visual sobre las imágenes, con el fin de chequear el número de finca introducido en las propiedades de la imagen, con el número de finca que aparece en la propia imagen. Por otra parte, la herramienta permite comprobar la calidad de la imagen digitalizada y la clave de cada imagen, esto es el número de folio, dentro del tomo y libro.

16. Migración de imágenes digitalizadas Diseño Funcional y Técnico Instalación del Sistema Desarrollo del Sistema Tunning del Sistema Implantación en el resto de registros Fase-3: IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA Escenario Puesta en producción del Software Registral en Registros Pilotos

17. Fase-3: IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA Desarrollo del Sistema adaptado a las necesidades de los Registros.

18. Fase-3: IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA Interfaz de Digitalización:  • Digitalización de Folios Registrales. • Grabación de Folios Registrales. • Digitalización y grabación de documentos asociados a un folio registral.

19. Fase-3: IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA Interfaz de Consulta: • Consulta por tomo registral completo. • Consulta por finca. • Consulta por inscripción. • Impresión de fincas completas o parciales. • Consulta de datos en Ágora, Sistema de Gestión de los Registros.

20. DISTRIBUCIÓN DE ZONAS PAIS VASCO, NAVARRA, CANTABRIA, ASTURIAS, LEÓN y GALICIA CATALUÑA, ARAGÓN CASTELLÓN y VALENCIA MADRID y CASTILLA-LEÓN CASTILLA-LA MANCHA MURCIA, ALMERÍA ALICANTE, BALEARES y CANARIAS ANDALUCÍA yEXTREMADURA

21. PLANO DE ACTUACIÓN